ابزارهای متعددی برای مدیریت پروژه وجود دارد. برخی از آنها خیلی پیچیده هستند و برخی دیگر خیلی ساده! برای برطرف کردن نیازهای مربوط به مدیریت پروژه شما، نرم افزار مدیریت پروژه بهتایم امکاناتی را برای مدیریت پروژه به اندازه فراهم کرده است.
تعریف و تخصیص پروژه‌ها
در بهتایم می‌توانید پروژه‌های خود را تعریف کنید و آنها را به به افراد تیم پروژه اختصاص دهید. کافیست در منوی پروژه‌ها آنها را تعریف کرده و ساختار شکست کار هر پروژه را هم مشخص کنید. به این ترتیب پروژه‌ها را به وظایفی قابل انجام تجزیه می‌کنید و می‌توانید درصد پیشرفت پروژه‌ها را ردیابی کنید.
تعیین دسترسی برای اعضای تیم پروژه
علاوه بر اینکه می‌توانید برای پروژه‌ها مدیر مشخص کنید، می‌توانید نقش هر یک از اعضای تیم پروژه را هم مشخص کنید.
در واقع می‌توانید به هر یک از اعضای تیم پروژه، دسترسی متفاوتی بدهید. به عنوان مثال:
- یک فرد تنها فعالیت‌های خود را در پروژه مشاهده کند.
- فردی دیگر بتواند تمام فعالیت‌های مربوط به پروژه را مشاهده کند و
- یا فردی با مسئولیت بیشتر، بتواند تمام فعالیت‌ها را، هم ببیند و هم ویرایش کند.
تعریف ساختار شکست کار برای پروژه‌ها
پروژه‌ها را به فعالیت‌های قابل مدیریت تجزیه کنید. در بهتایم می‌توانید summarytask و یا بسته کاری هم تعریف کنید. در مرحله بعدی فعالیت‌های زیرمجموعه هر بسته کاری را تعریف کنید و به اعضای تیم پروژه اختصاص دهید. برای فعالیت‌ها تاریخ شروع و سررسید مشخص کنید و زمان تخمینی مشخص کنید. با این کار گزارش پیشرفت پروژه و همینطور نمودار گانت پروژه برای شما آماده می‌شود.
البته در بهتایم این امکان را دارید که از Trello و MSP فعالیت به بهتایم ایمپورت کنید. همچنین اگر پروژه‌های تکراری داشته باشید، می‌توانید از امکان کپی پروژه در بهتایم استفاده کنید.
گانت چارت و نمودار پیشرفت پروژه
پس از تعریف و تخصیص فعالیت‌های لازم برای انجام پروژه، بهتایم نمودار گانت را برای شما رسم می‌کند تا زمانبندی پروژه را آسان کند. گانت چارت بهتایم تعاملی است و کار کردن با آن آسان است، کافیست تاریخ شروع و پایان یا بازه انجام فعالیت‌ها را با حرکت موس تغییر دهید.
با تعریف فعالیت‌ها و شروع پروژه بهتایم گزارش پیشرفت پروژه را آماده می‌کند. اطلاعات این گزارش در نمودار پیشرفت پروژه خلاصه می‌شود که پیشرفت برنامه‌ای را با پیشرفت واقعی پروژه مقایسه می‌کند.
مدیریت دانش پروژه
از آنجایی که مدیریت دانش پروژه بخش جدایی‌ناپذیری از مدیریت پروژه است، بنابراین در بهتایم برای این موضوع امکاناتی در نظر گرفته شده است.
هنگام کار بر روی یک پروژه در بهتایم، همواره می‌توانید دانش کسب شده را به شیوه‌های مختلف به پروژه الحاق کنید:
- می‌توانید فایل‌های لازم برای حفظ دانش پروژه را به آن پیوست کنید.
- بهتایم برای هر یک از پروژه‌ها چت روم اختصاصی متشکل از اعضای تیم پروژه تشکیل می‌دهد که در این چت روم هر یک از اعضای تیم پروژه می‌تواند دانش خود را به گوش سایر اعضا برساند و حتی فایل‌های لازم را در چت روم ارسال کند.
- در قسمت توضیحات پروژه هم که برای اعضای تیم پروژه قابل مشاهده است، می‌توانید بخشی از اطلاعات و دانش پروژه را منتقل کنید.
داشبورد مدیریتی
پروژه‌های خود را در بهتایم وارد کنید و پیشرفت آنها را به کمک ابزارهای متعدد از جمله داشبورد مدیریتی بهتایم کنترل کنید و به این ترتیب از موفقیت پروژه‌های خود اطمینان حاصل کنید.
از نمودارهای موجود در داشبورد مدیریتی بهتایم برای ارزیابی پروژه‌ها استفاده کنید و اگر به نمودار جدیدی نیاز دارید از ابزار تحلیلگر برای ساخت آن استفاده کنید.
مدیریت پروژه، مدیریت فعالیت، مدیریت زمان و برنامه‌ریزی را
بـه آسـانـی، بـا آگـاهـی و بـه مـوقـع
انجام دهید.