نرم افزار مدیریت پروژه برای شرکتهای فناوری اطلاعات
وقتی توسعه محصول، پروژههای مشتری، پشتیبانی و کارهای داخلی همزمان روی یک تیم پیش میروند، دانستن اینکه «چه کاری دست چه کسی است» دیگر کافی نیست. بهتایم کمک میکند برنامه، زمان، پیشرفت و هزینه کارها را در یک تصویر واحد ببینید.
یک تیم؛ چند جور کار که برای یک ظرفیت رقابت میکنند
در بسیاری از شرکتهای فناوری اطلاعات، توسعهدهندهای که امروز روی نسخه بعدی محصول کار میکند، ممکن است فردا برای تحویل پروژه یک مشتری یا حل یک مشکل فوری پشتیبانی درگیر شود. در کنار اینها، جلسات، مستندسازی و کارهای داخلی هم از همان ظرفیت تیم استفاده میکنند.
مسئله کمبود فهرست کارها نیست؛ مسئله این است که مدیر بداند ظرفیت واقعی تیم کجا مصرف میشود، کدام تعهد در حال عقب افتادن است و ورود یک کار فوری چه اثری روی بقیه برنامه دارد.
وقتی یک درخواست فوری پشتیبانی وارد میشود، فقط یک کار جدید به فهرست اضافه نشده است؛ بخشی از ظرفیت همان تیم از یک کار برنامهریزیشده به کار دیگری منتقل شده است.
هر کار جدید روی برنامه بقیه کارها اثر میگذارد. مسئله فقط ثبت فعالیت نیست؛ باید بدانید هر جریان کاری چه فشاری به ظرفیت محدود تیم وارد میکند.
همه این کارها پروژه نیستند؛ اما همه باید مدیریت شوند
جنس کار در یک شرکت فناوری اطلاعات یکسان نیست. یک نسخه نرمافزار ممکن است ماهها توسعه پیدا کند، پروژه مشتری موعد تحویل داشته باشد، یک درخواست پشتیبانی همین امروز پاسخ بخواهد و در کنار همه اینها کارهای داخلی شرکت هم باید پیش بروند.
توسعه محصول نرمافزاری
Feature، Bug، بهبود فنی و کارهای مربوط به انتشار نسخه را میتوان به فعالیتهای مشخص تبدیل کرد و میان اعضای تیم تقسیم کرد. وابستگیها، اولویتها و پیشرفت کار نیز در کنار هم دیده میشوند.
پروژههای مشتری
در پروژهای که برای مشتری انجام میشود، فقط وضعیت تسکها مهم نیست. باید بتوانید زمانبندی، پیشرفت، وابستگی فعالیتها، ساعات مصرفشده و هزینه پروژه را هم دنبال کنید.
پشتیبانی و درخواستهای مشتری
درخواست پشتیبانی معمولاً برنامه پروژه را رعایت نمیکند. میتوان این کارها را جداگانه ثبت و پیگیری کرد، مسئول مشخص داشت و در نهایت فهمید چه مقدار از ظرفیت تیم صرف پشتیبانی شده است.
کارهای داخلی و فرایندهای شرکت
خرید تجهیزات، تمدید قرارداد، آمادهسازی سرور، پیگیری یک درخواست داخلی یا هر فرایند تکرارشونده را میتوان به شکل فعالیت یا گردش کار مدیریت کرد؛ بدون اینکه برای هر کار کوچک یک پروژه مصنوعی بسازید.
هدف این نیست که همه چیز را «پروژه» بنامیم. هدف این است که کارهای مختلف سازمان در یک فضای مدیریتی مشترک دیده شوند تا مدیر بداند چه چیزی در حال انجام است، چه کسی درگیر آن است و چه مقدار زمان برایش صرف میشود.
مدیریت پروژه، بیشتر از جابهجا کردن کارتهاست
برای مدیریت کارهای روزانه، دیدن اینکه هر فعالیت در چه وضعیتی است بسیار مفید است. اما وقتی در برابر مشتری زمان تحویل، دامنه کار و هزینه تعهد دارید، Task Management بهتنهایی کافی نیست.
مدیر پروژه باید بتواند بفهمد پروژه واقعاً چقدر پیش رفته، چه فعالیتی عقب افتاده، کدام کار به فعالیت دیگری وابسته است و تأخیر امروز چه اثری روی ادامه پروژه خواهد داشت.
بهتایم قرار نیست جای ابزارهای بسیار سنگین برنامهریزی پروژه را بگیرد؛ اما برای بسیاری از شرکتهای نرمافزاری، سطح مناسبی بین یک Task Manager ساده و ابزارهای پیچیده مدیریت پروژه فراهم میکند.
تیم شما وقتش را واقعاً صرف چه چیزی میکند؟
در یک شرکت فناوری، بخش بزرگی از هزینه سازمان مستقیماً به زمان متخصصان برمیگردد. به همین دلیل فقط دانستن اینکه افراد مشغول هستند کافی نیست؛ مهم است بدانید زمان تیم میان محصول، پروژههای مشتری، پشتیبانی و کارهای داخلی چگونه توزیع شده است.
یعنی بیش از یکپنجم زمان ثبتشده تیم در این هفته صرف پاسخگویی و پیگیری درخواستهای مشتریان شده است.
مدیر باید بتواند به این سؤالها پاسخ دهد
کدام پروژه بیشتر از چیزی که انتظار داشتیم زمان تیم را مصرف کرده است؟
پشتیبانی مشتریان چه سهمی از ظرفیت تیم فنی را گرفته است؟
آیا بار کاری بین اعضای تیم منطقی توزیع شده است؟
چه مقدار زمان برای توسعه محصول خودمان باقی مانده است؟
پروژهای که سودآور به نظر میرسید، واقعاً چقدر هزینه داشته است؟
در پروژههای نرمافزاری، بخش مهمی از هزینه داخل فاکتورهای خرید دیده نمیشود؛ بلکه در ساعاتی است که اعضای تیم روی پروژه صرف کردهاند. اگر این زمان اندازهگیری نشود، ممکن است پروژه تحویل شده باشد، مشتری هم راضی باشد، اما هنوز ندانید انجام آن واقعاً چقدر برای شرکت هزینه داشته است.
هدف فقط حسابداری پروژه نیست. وقتی هزینه به زمان و فعالیت متصل باشد، میتوانید بفهمید کدام نوع پروژه، مشتری یا خدمت واقعاً برای شرکت اقتصادیتر است.
بعضی کارها پروژه نیستند؛ فرایند هستند
انتشار یک نسخه، استقرار برای مشتری یا بررسی یک درخواست معمولاً از چند مرحله مشخص عبور میکند. اگر این مراحل فقط در ذهن افراد، پیامها یا یک فایل اکسل باشند، خیلی زود معلوم نیست کار الان دست چه کسی است و مرحله بعد چیست.
گردش کار زمانی ارزشمند است که ترتیب، مسئولیت و وضعیت کار به خود فرایند متصل باشد؛ نه اینکه برای فهمیدن مرحله بعد مجبور باشید سراغ پیامها، فایلها یا حافظه افراد بروید.
دادههای پروژه را دارید؛ حالا از آنها سؤال بپرسید
وقتی پروژهها، فعالیتها، زمان و هزینه در بهتایم ثبت شدهاند، برای رسیدن به یک پاسخ مدیریتی همیشه لازم نیست بین چند گزارش بگردید. با پندار، دستیار هوش مصنوعی بهتایم میتوانید درباره دادههای پروژه سؤال بپرسید و سریعتر به موارد نیازمند توجه برسید.
همه اینها، در یک فضای کاری
پروژه، فعالیت، زمان، هزینه و گردش کار وقتی جدا از هم نگهداری شوند، هرکدام فقط بخشی از واقعیت را نشان میدهند. در بهتایم این اطلاعات به هم متصلاند؛ بنابراین میتوانید از یک فعالیت به زمان صرفشده، هزینه، پروژه و وضعیت اجرای آن برسید و تصویر کاملتری از کار سازمان داشته باشید.
برای یک شرکت فناوری اطلاعات، مسئله فقط داشتن ابزار بیشتر نیست. ارزش زمانی ایجاد میشود که اطلاعات کار تیم به یکدیگر متصل باشند و مدیر بتواند از آنها یک تصویر قابلاعتماد بسازد.
حالا بهتایم را روی کار واقعی تیم خودتان ببینید
لازم نیست برای تصمیمگیری، همه فرایندهای شرکت را از روز اول تغییر دهید. یک پروژه واقعی، چند عضو تیم و بخشی از کارهای جاری را وارد کنید و ببینید آیا بهتایم میتواند تصویر روشنتری از پروژه، زمان، ظرفیت و هزینه تیم در اختیار شما قرار دهد.
