مدیریت کارها و مشتریان در شرکتهای حسابداری و خدمات مالی
کارهای مشتریان، سررسیدها، مسئولیتها و زمان تیم را در یک سیستم مشخص مدیریت کنید و بدانید هر کار برای کدام مشتری، دست چه کسی و در چه وضعیتی است.
وقتی تعداد مشتریها بیشتر میشود، مدیریت کارها سختتر میشود
در یک شرکت حسابداری، مسئله فقط انجام درست محاسبات نیست. باید همزمان بدانید برای هر مشتری چه تعهداتی دارید، چه کاری عقب افتاده، چه چیزی منتظر بررسی است و زمان تیم دقیقاً کجا صرف شده است.
هر مشتری، چندین کار و تعهد
یک مشتری فقط یک پرونده نیست. کارهای ماهانه، گزارشها، امور مالیاتی، بیمه، پیگیری مدارک و درخواستهای جدید میتوانند همزمان در جریان باشند.
موعدهایی که نمیشود فراموش کرد
بسیاری از خدمات مالی و حسابداری به تاریخ مشخص وابستهاند. وقتی پیگیری سررسیدها بین اکسل، تقویم، پیامرسان و حافظه افراد تقسیم شود، احتمال جا ماندن یک کار بالا میرود.
نمیدانید زمان تیم کجا مصرف شده
مبلغ قرارداد مشخص است؛ اما آیا میدانید برای ارائه آن خدمت چند ساعت از وقت تیم صرف شده و کدام مشتری بیش از انتظار منابع شما را درگیر کرده است؟
کار بین چند نفر دستبهدست میشود
یک نفر مدارک را دریافت میکند، کارشناس بررسی میکند، سرپرست کنترل میکند و گاهی دوباره برای اصلاح برمیگردد. بدون جریان مشخص، معلوم نیست کار دقیقاً کجا متوقف شده است.
وقتی این اطلاعات پراکنده باشند، مدیر برای فهمیدن وضعیت کارها باید مدام از افراد سؤال کند. مسئلهای که بهتایم قرار است حل کند، همین شفاف شدن جریان واقعی کار است.
هر مشتری را به یک جریان کاری قابل پیگیری تبدیل کنید
بهجای اینکه کارهای هر مشتری بین فایلهای اکسل، پیامها و ذهن افراد پخش شود، خدمات و فعالیتهای او را در یک ساختار مشخص نگه دارید؛ از کارهای دورهای تا درخواستهای موردی و پروندههای خاص.
کارهای هر مشتری یکجا
خدمات مستمر، پروندههای مالیاتی، گزارشها و درخواستهای موردی را زیر همان مشتری نگه دارید تا تصویر کاملی از کارهای در جریان داشته باشید.
مسئول و وضعیت هر فعالیت مشخص است
برای فهمیدن اینکه کار دست چه کسی است یا چرا متوقف شده، لازم نیست سراغ پیامها یا افراد مختلف بروید.
زمان و پیشرفت کنار خود کار قرار میگیرد
علاوه بر وضعیت فعالیتها، میتوانید ببینید تیم برای هر مشتری چقدر زمان صرف کرده و کارها تا چه مرحلهای پیش رفتهاند.
نتیجه این است که مدیر بهجای دنبال کردن آدمها، خودِ جریان کار را دنبال میکند.
فرایندی که هر ماه تکرار میشود، نباید هر ماه از اول ساخته شود
بخش بزرگی از کار شرکتهای حسابداری و خدمات مالی، دورهای است؛ دریافت مدارک، ثبت و کنترل، تهیه گزارش، بررسی سرپرست و تحویل به مشتری. این فعالیتها را یکبار تعریف کنید و اجازه دهید در زمان مناسب دوباره ایجاد شوند.
کارهای ماهانه و دورهای را استاندارد کنید
مراحل ثابت هر خدمت را مشخص کنید تا روش انجام کار به حافظه افراد وابسته نباشد.
سررسید هر دوره از ابتدا مشخص باشد
فعالیتهای جدید با تاریخ و مسئول مشخص وارد برنامه شوند و لازم نباشد هر ماه دوباره ایجادشان کنید.
هر دوره سابقه خودش را داشته باشد
کار ماه قبل، توضیحات و زمان صرفشده آن از بین نمیرود؛ هر دوره بهصورت مستقل قابل پیگیری باقی میماند.
فقط ندانید کار انجام شده یا نه؛ بدانید الان دقیقاً کجاست
در خدمات حسابداری، یک کار ممکن است منتظر مدارک مشتری باشد، در دست کارشناس قرار داشته باشد، برای اصلاح برگشته باشد یا منتظر تأیید سرپرست باشد. با گردش کار بهتایم، مسیر هر فعالیت روشن و قابل پیگیری است.
وضعیت واقعی کار را ببینید
«باز» یا «بسته» بودن یک فعالیت همیشه کافی نیست. مشخص کنید کار در چه مرحلهای است و مرحله بعدی آن چیست.
مشخص باشد کار دست چه کسی است
با جابهجایی فعالیت بین مراحل، مسئولیتها هم روشن میشوند و تیم میداند در هر مرحله چه کسی باید اقدام کند.
توقفها زودتر دیده شوند
اگر کاری منتظر مدارک مشتری، بررسی سرپرست یا اصلاح باشد، در همان جریان کاری دیده میشود؛ نه وقتی که سررسید گذشته است.
در یک فرایند خوب، سؤال مدیر نباید این باشد که «این کار چه شد؟» وضعیت کار باید خودش این پاسخ را بدهد.
مبلغ قرارداد را میدانید؛ هزینه واقعی ارائه خدمت را هم بدانید
وقتی اعضای تیم زمان صرفشده را روی مشتری و فعالیت مربوطه ثبت میکنند، میتوانید ببینید هر مشتری واقعاً چه مقدار از ظرفیت تیم را مصرف کرده و هزینه نیروی انسانی ارائه خدمت چقدر بوده است.
زمان را روی خود مشتری ثبت کنید
اعضای تیم مشخص میکنند چند ساعت برای کدام مشتری و چه فعالیتی کار کردهاند؛ نه فقط اینکه امروز چند ساعت مشغول بودهاند.
مشتریهای پرهزینه را زودتر بشناسید
بعضی قراردادها روی کاغذ سودآور بهنظر میرسند، اما زمان زیادی از کارشناسان و سرپرستان میگیرند. تایمشیت این تفاوت را آشکار میکند.
برای قرارداد بعدی با داده تصمیم بگیرید
سابقه زمان و هزینه خدمات به شما کمک میکند برای تمدید قرارداد، قیمتگذاری یا تغییر محدوده خدمات، فقط به حدس و تجربه تکیه نکنید.
اگر ندانید برای هر مشتری چقدر زمان صرف شده، سودآوری واقعی خدمات هم قابل محاسبه نیست.
فقط تعداد کارها را نبینید؛ ببینید فشار کار روی چه کسی افتاده است
در دورههای شلوغ، مسئله فقط زیاد بودن کارها نیست. مهم است بدانید چه کسی بیش از ظرفیت درگیر شده، چه کسی هنوز ظرفیت دارد و کارهای حساس روی دوش کدام اعضای تیم قرار گرفتهاند.
فشار کاری را قبل از تبدیل شدن به تأخیر ببینید
اگر چند مشتری مهم همزمان به یک کارشناس وابسته باشند، ریسک تأخیر قبل از رسیدن موعد قابل تشخیص است.
کار جدید را به فرد مناسب بسپارید
قبل از تخصیص یک فعالیت جدید، ببینید اعضای تیم چه میزان کار برنامهریزیشده دارند و ظرفیت واقعی آنها چقدر است.
وابستگی بیش از حد به چند نفر را بشناسید
اگر بخش بزرگی از کارهای حساس همیشه روی دوش چند نفر مشخص باشد، این موضوع در توزیع بار کاری دیده میشود و میتوان برای آن تصمیم گرفت.
هدف این نیست که همه همیشه ۱۰۰٪ مشغول باشند؛ هدف این است که کار مهم بهدلیل توزیع نامناسب ظرفیت متوقف نشود.
فایل، توضیح و تصمیمها بین چند ابزار پراکنده نمانند
وقتی بخشی از اطلاعات در پیامرسان، بخشی در ایمیل و نسخه دیگری از فایل روی سیستم افراد باشد، پیدا کردن سابقه واقعی کار دشوار میشود. در بهتایم، گفتگوها، فایلها و تغییرات هر فعالیت کنار همان کار باقی میمانند.
توضیحات را کنار همان فعالیت ثبت کنید
سؤال، پاسخ، اصلاح و تصمیم مرتبط با یک کار در همان محل ثبت میشود تا بعداً مشخص باشد چه اتفاقی افتاده و چرا.
فایل مرتبط با کار را همانجا نگه دارید
فایلهای موردنیاز یک فعالیت در کنار خود آن قرار میگیرند و دیگر لازم نیست برای پیدا کردن نسخه مرتبط بین پیامها و پوشههای مختلف بگردید.
سابقه کار با خروج یک نفر از تیم از بین نرود
اطلاعات مهم فقط در حافظه یا پیامهای شخصی کارکنان باقی نمیماند؛ نفر بعدی میتواند سابقه فعالیت را ببیند و کار را ادامه دهد.
بهتایم جای نرمافزار تخصصی مدیریت اسناد یا نرمافزار حسابداری نیست؛ اما کمک میکند اطلاعات لازم برای انجام و پیگیری کار از خودِ کار جدا نشوند.
همه لازم نیست همهچیز را ببینند
اطلاعات مالی مشتریان حساس است و هر عضو تیم فقط باید به بخشی از اطلاعات دسترسی داشته باشد که برای انجام کارش لازم است. در بهتایم میتوانید دسترسیها را متناسب با نقش افراد، پروژهها و نوع اطلاعات تنظیم کنید.
هر کارشناس فقط مشتریان مرتبط را ببیند
لازم نیست تمام اعضای تیم به همه پروژهها و اطلاعات مشتریان دسترسی داشته باشند. دسترسی را متناسب با مسئولیت واقعی هر فرد محدود کنید.
مدیر و سرپرست دید گستردهتری داشته باشند
مدیر میتواند وضعیت چند مشتری و تیم را همزمان ببیند، در حالی که کارشناس فقط روی محدوده کاری خودش تمرکز میکند.
دسترسی به هزینه و اطلاعات حساس را جدا کنید
مشاهده پروژه، ثبت فعالیت و دسترسی به اطلاعات مدیریتی یا هزینهها الزاماً نباید برای همه یکسان باشد.
دسترسی مناسب یعنی هر فرد اطلاعات موردنیازش را ببیند؛ نه بیشتر و نه کمتر.
بدون پرسیدن از تکتک افراد، بدانید کارها کجا هستند
مدیر یک شرکت حسابداری نباید برای فهمیدن وضعیت مشتریها مدام از اعضای تیم سؤال کند. بهتایم کمک میکند کارهای عقبافتاده، سررسیدهای نزدیک، زمان صرفشده و وضعیت مشتریان را در یک تصویر مدیریتی ببینید.
کارهای عقبافتاده زودتر دیده شوند
فعالیتهای نزدیک سررسید، متوقفشده یا عقبافتاده را یکجا ببینید تا مسئله قبل از تبدیل شدن به نارضایتی مشتری مشخص شود.
وضعیت چند مشتری را همزمان مقایسه کنید
لازم نیست وارد پروژه هر مشتری شوید تا بفهمید چه خبر است. یک نمای مدیریتی کمک میکند سریعتر نقاط نیازمند توجه را پیدا کنید.
از جزئیات به تصمیم مدیریتی برسید
زمان ثبتشده، پیشرفت کارها، ظرفیت تیم و وضعیت سررسیدها کنار هم تصویر بهتری برای تصمیمگیری میسازند.
مدیر لازم نیست همه جزئیات را دنبال کند؛ باید بتواند سریع بفهمد کجا نیاز به توجه و تصمیم دارد.
نرمافزار حسابداری دارید؛ چرا بهتایم؟
چون نرمافزار حسابداری و بهتایم دو مسئله متفاوت را حل میکنند. نرمافزار حسابداری برای ثبت و پردازش اطلاعات مالی است؛ بهتایم برای مدیریت کاری است که تیم شما برای ارائه خدمات به مشتری انجام میدهد.
اطلاعات مالی را مدیریت میکند
کارِ پشت ارائه خدمت را مدیریت میکند
یکی جای دیگری را نمیگیرد
نرمافزار حسابداری مشخص میکند در حسابهای مشتری چه اتفاقی افتاده است. بهتایم کمک میکند بدانید چه کسی، چه کاری، تا چه زمانی و با صرف چه میزان وقت و هزینهای باید برای آن مشتری انجام دهد.
بهتایم قرار نیست حسابداری کند؛ قرار است شرکت حسابداری را بهتر مدیریت کند.
برای تیمهایی که خدمات مالی را برای چند مشتری مدیریت میکنند
هر جا کار مالی فقط «ثبت اطلاعات» نیست و باید مجموعهای از فعالیتها، مسئولیتها، موعدها و تحویلدادنیها برای مشتریان مختلف مدیریت شود، بهتایم میتواند به نظم دادن جریان کار کمک کند.
شرکتهای حسابداری
برای مدیریت خدمات مستمر مشتریان، کارهای ماهانه، تقسیم کار بین کارشناسان و پیگیری سررسیدها.
مؤسسات حسابرسی
برای برنامهریزی مأموریتها، تقسیم کار، کنترل مراحل بررسی و پیگیری فعالیتهای هر پرونده.
شرکتهای خدمات مالی و مالیاتی
برای مدیریت پروندهها، موعدهای حساس، درخواست مدارک و گردش کار خدمات مالیاتی مشتریان.
تیمهای مشاوره مالی
برای مدیریت پروژههای مشاورهای، فعالیتهای تحلیلی، تحویلدادنیها و زمان صرفشده برای هر مشتری.
مشتری بیشتر، نباید به معنی بینظمی بیشتر باشد
کارهای مشتریان، سررسیدها، زمان تیم و هزینه خدمات را در یک سیستم مشخص مدیریت کنید و بهجای پیگیری پراکنده، تصویر روشنی از جریان واقعی کار داشته باشید.
