نرم افزار مدیریت وظایف برای برنامهریزی و پیگیری کارها
با نرم افزار مدیریت وظایف بهتایم، کارهای فردی و تیمی را در یک محیط فارسی تعریف، زمانبندی و پیگیری کنید. وظایف را به افراد اختصاص دهید، برای آنها اولویت و سررسید تعیین کنید و پیشرفت کارها را در تسک بورد، تقویم و گانت چارت ببینید.
✓ محیط فارسی و تقویم شمسی
✓ مدیریت کارهای فردی و تیمی
✓ تسک بورد و گانت چارت
✓ یادآوری سررسیدها
✓ تایمشیت و گزارش عملکرد
نرم افزار مدیریت وظایف چیست؟
نرم افزار مدیریت وظایف ابزاری برای ثبت، سازماندهی و پیگیری کارهای فردی و تیمی است. با استفاده از این نرمافزار میتوان وظایف را تعریف کرد، آنها را به افراد مختلف اختصاص داد و برای هر کار، اولویت، تاریخ شروع و سررسید تعیین کرد. کاربران همچنین میتوانند وضعیت انجام وظایف را بررسی کنند، از نزدیکشدن به موعدها مطلع شوند و پیشرفت کارها را در نماهایی مانند فهرست، تسک بورد، تقویم یا گانت چارت مشاهده کنند.
این ابزار کمک میکند کارها فراموش نشوند، مسئولیت هر وظیفه مشخص باشد و افراد دید واضحتری از برنامه روزانه، کارهای در حال انجام و وظایف تکمیلشده داشته باشند. نرم افزار مدیریت وظایف میتواند برای برنامهریزی شخصی، هماهنگی تیمها و مدیریت فعالیتهای پروژه مورد استفاده قرار گیرد.
برای آشنایی بیشتر با مراحل برنامهریزی، اولویتبندی، تفویض و پیگیری کارها، راهنمای کامل مدیریت وظایف را مطالعه کنید.
امکانات نرم افزار مدیریت وظایف بهتایم
نرم افزار مدیریت وظایف بهتایم مجموعهای از ابزارهای موردنیاز برای تعریف، برنامهریزی و پیگیری وظایف را در یک محیط یکپارچه در اختیار شما قرار میدهد.
تعریف و تخصیص وظایف به اعضای تیم
در بهتایم میتوانید هر وظیفه را بهصورت یک فعالیت ثبت کرده و آن را به یک یا چند نفر از اعضای تیم اختصاص دهید. پس از تخصیص، افراد مربوط از طریق اعلان از وظیفه جدید مطلع میشوند تا احتمال فراموششدن یا نادیدهماندن کارها کاهش پیدا کند.
مشخصبودن مسئول هر فعالیت، شفافیت بیشتری در تقسیم کار ایجاد میکند و افراد را در برابر وظایفشان پاسخگو میکند. همچنین میتوانید مهارتهای هر فرد را در نرم افزار مدیریت وظایف بهتایم ثبت کنید و هنگام تعریف فعالیت، مهارتهای موردنیاز آن را مشخص کنید تا بهتایم اعضای مناسب برای انجام فعالیت را پیشنهاد دهد.
تعیین تاریخ شروع و سررسید وظایف
در نرم افزار مدیریت وظایف بهتایم میتوانید برای هر فعالیت، تاریخ شروع و تاریخ سررسید مشخص کنید تا زمان انجام کارها و موعد مورد انتظار برای تکمیل آنها روشن باشد. فعالیتهای زمانبندیشده در تقویم فارسی بهتایم نمایش داده میشوند و کاربران میتوانند کارهای روزانه، وظایف پیشرو و فعالیتهای عقبافتاده را بهسادگی مشاهده و پیگیری کنند.
همچنین با نزدیکشدن به تاریخ سررسید، در صورتی که فعالیت هنوز تکمیل نشده باشد، نرم افزار مدیریت وظایف بهتایم از طریق اعلان به افراد مربوط اطلاع میدهد. به این ترتیب، احتمال فراموششدن وظایف و تأخیر در انجام کارها کاهش پیدا میکند.
تنظیم یادآوری برای وظایف
در بهتایم میتوانید برای هر فعالیت، یادآورهای زمانبندیشده تنظیم کنید تا وظایف مهم و موعدهای انجام کار فراموش نشوند. یادآوری میتواند چند روز قبل یا بعد از تاریخ شروع یا سررسید و در ساعت مشخصی ارسال شود.
نرم افزار مدیریت وظایف بهتایم یادآوریها را از طریق اعلان داخل برنامه، ایمیل، پیامک، تلگرام و بله ارسال میکند. این قابلیت به افراد کمک میکند برنامه کاری خود را بهتر دنبال کنند، همچنین احتمال تأخیر در شروع یا تکمیل وظایف کاهش پیدا میکند.
مدیریت وظایف با تسک بورد و کانبان
تسک بورد نرم افزار مدیریت وظایف بهتایم امکان مدیریت وظایف به روش کانبان را فراهم میکند و تصویری روشن از وضعیت کارها در اختیار شما قرار میدهد. در این نما، فعالیتها براساس مرحله انجام در ستونهایی مانند «منتظر انجام»، «در حال انجام» و «انجامشده» نمایش داده میشوند؛ بنابراین میتوانید در یک نگاه تشخیص دهید هر وظیفه در چه وضعیتی قرار دارد و چه کارهایی هنوز نیازمند پیگیری هستند.
اعضای تیم نیز میتوانند فعالیتهای خود را در تسک بورد مشاهده و ترتیب انجام آنها را براساس اهمیت یا برنامه کاری مشخص کنند. این نمایش بصری، پیگیری روند انجام وظایف، شناسایی کارهای متوقفشده و هماهنگی میان اعضای تیم را سادهتر میکند.
زمانبندی و تعریف وابستگی وظایف با گانت چارت
گانت چارت بهتایم، فعالیتهای پروژه را همراه با تاریخ شروع، تاریخ سررسید، مدت انجام و میزان همپوشانی آنها در یک نمای زمانی نمایش میدهد. به این ترتیب میتوانید برنامه فعالیتها را در یک نگاه بررسی کنید و در صورت نیاز، زمانبندی آنها را بهسادگی و با استفاده از موس تغییر دهید.
همچنین میتوانید میان وظایف وابستگی تعریف کنید تا ترتیب انجام کارها مشخص باشد؛ برای مثال، شروع یک فعالیت را به پایان فعالیت دیگری وابسته کنید. با تغییر زمان یک وظیفه، اثر آن بر فعالیتهای وابسته نیز در گانت چارت قابل مشاهده است. این قابلیت به برنامهریزی دقیقتر پروژه، شناسایی تأخیرهای احتمالی و هماهنگی بهتر میان فعالیتها کمک میکند.
افزودن چکلیست، فایل و توضیحات
در نرم افزار مدیریت وظایف بهتایم میتوانید تمام اطلاعات موردنیاز برای انجام هر وظیفه را در همان فعالیت ثبت کنید. توضیحات فعالیت، هدف و جزئیات کار را برای مسئولان آن روشن میکند و با افزودن چکلیست میتوان یک وظیفه را به مراحل کوچکتر تقسیم کرد و میزان انجام آنها را پیگیری کرد.
همچنین میتوانید فایلها و مستندات مرتبط را به فعالیت پیوست کنید تا اعضای تیم برای دسترسی به اطلاعات موردنیاز، ناچار به جستوجو در پیامها یا پوشههای پراکنده نباشند. قرارگرفتن توضیحات، چکلیست و فایلها در کنار هر وظیفه، ابهام در انجام کارها را کاهش میدهد و دسترسی اعضای تیم به آخرین اطلاعات را آسانتر میکند.
گفتگو و ثبت دیدگاه روی هر وظیفه
در بهتایم میتوانید دیدگاهها و توضیحات مرتبط با هر فعالیت را مستقیماً روی همان فعالیت ثبت کنید تا تصمیمها، پیگیریها و نکات مهم در کنار وظیفه باقی بمانند و اعضای مرتبط بهسادگی به آنها دسترسی داشته باشند.
همچنین برای هر فعالیت یک چتروم اختصاصی در نظر گرفته شده است که تمام اعضای تیم فعالیت در آن عضو میشوند. اعضا میتوانند درباره نحوه انجام کار گفتگو کنند، فایلهای موردنیاز را ارسال کنند و هماهنگیهای مرتبط با فعالیت را در همان محیط انجام دهند. سابقه پیامها و فایلها نیز نگهداری میشود؛ بنابراین اطلاعات مربوط به کار پراکنده نمیشود و نیاز به استفاده از پیامرسانها یا پلتفرمهای دیگر کاهش پیدا میکند.
مدیریت مراحل انجام کار با گردش کار
در نرم افزار مدیریت وظایف بهتایم میتوانید برای فعالیتهایی که مسیر مشخص و تکرارشوندهای دارند، گردش کار تعریف کنید و مراحل انجام آنها را از ابتدا تا پایان مشخص کنید. به این ترتیب، هر فعالیت در یکی از مراحل فرایند قرار میگیرد و اعضای تیم در هر لحظه میدانند کار در چه وضعیتی است و باید به کدام مرحله منتقل شود.
مراحل گردش کار میتوانند بهصورت دستی یا خودکار مدیریت شوند. در حالت خودکار، با انتقال فعالیت به مرحله بعد، مسئولان مرتبط نیز بر اساس تنظیمات از پیش تعیینشده مشخص میشوند. این قابلیت باعث میشود فرایندها منظمتر اجرا شوند، مسئولیتها شفافتر باشند و احتمال توقف یا فراموششدن فعالیتها کاهش پیدا کند.
ثبت زمان انجام وظایف
با تایمشیت بهتایم، اعضای تیم میتوانند زمان صرفشده برای انجام هر فعالیت را ثبت کنند و توضیح دهند در آن بازه چه کاری انجام شده است. به این ترتیب، زمان واقعی مصرفشده برای وظایف مشخص میشود و سابقه دقیقی از فعالیتهای انجامشده در دسترس قرار میگیرد.
مدیران نیز میتوانند تایمشیت اعضا را بررسی کنند و ببینند هر فرد چه میزان از زمان خود را به پروژهها و وظایف مختلف اختصاص داده است. این اطلاعات به ارزیابی بهتر حجم کار، بررسی اختلاف میان زمان برآوردشده و زمان واقعی و تهیه گزارشهای دقیقتر از عملکرد افراد و پروژهها کمک میکند.
گزارش و نمودار در نرم افزار مدیریت کارها و وظایف بهتایم
گزارشها و نمودارهای بهتایم، اطلاعات ثبتشده درباره وظایف و زمان انجام آنها را به تصویری روشن از عملکرد افراد و پروژهها تبدیل میکنند. با استفاده از این گزارشها میتوانید بررسی کنید در یک بازه زمانی مشخص چه فعالیتهایی انجام شدهاند، هر فعالیت مربوط به کدام پروژه بوده و مسئول انجام آن چه کسی بوده است.
همچنین میتوانید زمان صرفشده برای هر فعالیت، پروژه یا عضو تیم را مشاهده و اطلاعات را براساس معیارهای مختلف تحلیل کنید. این گزارشها به مدیران کمک میکنند روند انجام کارها، نحوه توزیع زمان و عملکرد تیم را بهتر ارزیابی کرده و برای دورههای بعدی دقیقتر برنامهریزی کنند.
مدیریت وظایف در بهتایم چگونه انجام میشود؟
بهتایم ابزارهای لازم برای مدیریت یک وظیفه را از زمان تعریف تا تکمیل و گزارشگیری در اختیار شما قرار میدهد. با طیکردن مراحل زیر میتوانید کارهای شخصی و تیمی را منظمتر برنامهریزی و پیگیری کنید.
-
۱
وظیفه را تعریف کنید
کار موردنظر را بهصورت یک فعالیت ثبت کنید و توضیحات، چکلیستها، فایلها و اطلاعات لازم برای انجام آن را در همان فعالیت قرار دهید.
-
۲
مسئولان انجام کار را مشخص کنید
فعالیت را به یک یا چند نفر اختصاص دهید. در صورت ثبت مهارتهای اعضا، میتوانید مهارتهای موردنیاز فعالیت را نیز مشخص کنید تا بهتایم افراد مناسب را پیشنهاد دهد.
-
۳
زمانبندی و یادآوری تنظیم کنید
برای فعالیت تاریخ شروع و سررسید تعیین کنید و با تنظیم یادآور، پیش از شروع یا پایان مهلت انجام کار از موعد آن مطلع شوید.
-
۴
وضعیت وظیفه را پیگیری کنید
وضعیت انجام فعالیتها را در تسک بورد مشاهده کنید و برای بررسی زمانبندی، همپوشانی و وابستگی میان وظایف از گانت چارت کمک بگیرید.
-
۵
زمان انجام کار را ثبت کنید
اعضای تیم میتوانند زمان صرفشده برای هر فعالیت را در تایمشیت ثبت کنند تا زمان واقعی انجام وظایف مشخص باشد.
-
۶
پیشرفت و عملکرد را بررسی کنید
با استفاده از گزارشها و نمودارهای بهتایم، فعالیتهای انجامشده، زمان صرفشده و عملکرد افراد و پروژهها را بررسی کنید.
تفاوت نرم افزار مدیریت وظایف با نرم افزار مدیریت پروژه
نرم افزار مدیریت وظایف بیشتر بر تعریف، تخصیص، زمانبندی و پیگیری کارهای فردی و تیمی تمرکز دارد. در این نوع نرمافزار معمولاً میتوان وظایف را ثبت کرد، مسئول انجام آنها را مشخص کرد، برای هر کار تاریخ شروع و سررسید تعیین کرد و وضعیت انجام آن را در ابزارهایی مانند فهرست وظایف یا تسک بورد پیگیری کرد.
نرم افزار مدیریت پروژه علاوه بر مدیریت وظایف، امکانات گستردهتری برای برنامهریزی و کنترل پروژه در اختیار شما قرار میدهد؛ از جمله گانت چارت، وابستگی میان فعالیتها، مدیریت منابع، ثبت زمان، کنترل هزینه، بررسی پیشرفت و تهیه گزارشهای مدیریتی.
بهتایم هر دو نیاز را در یک سامانه یکپارچه پوشش میدهد؛ بنابراین میتوانید هم کارهای روزانه و وظایف شخصی یا تیمی را مدیریت کنید و هم پروژههای بزرگتر را از نظر زمانبندی، پیشرفت، منابع و عملکرد کنترل کنید.
بهتایم برای چه کسانی مناسب است؟
بهتایم برای افرادی و تیمهایی مناسب است که میخواهند کارهای روزانه، وظایف تیمی و فعالیتهای پروژه را در یک محیط یکپارچه برنامهریزی و پیگیری کنند. ساختار منعطف این نرمافزار باعث میشود هم برای مدیریت کارهای شخصی و هم برای هماهنگی تیمها و کنترل پروژههای سازمانی قابل استفاده باشد.
بهتایم میتواند برای گروههای زیر کاربردی باشد:
افراد
برای برنامهریزی کارهای شخصی، تعیین سررسید و پیگیری وظایف روزانه
تیمهای نرمافزاری
برای مدیریت توسعه محصول، رفع خطاها و پیگیری نسخهها
تیمهای بازاریابی و تولید محتوا
برای مدیریت تقویم محتوا، کمپینها و مراحل تأیید
استارتاپها و کسبوکارهای کوچک و متوسط
برای مدیریت یکپارچه وظایف، زمان و عملکرد تیم
واحدهای اداری و منابع انسانی
برای مدیریت فرایندها، امور جاری و درخواستهای داخلی
شرکتهای مهندسی
برای زمانبندی فعالیتها، تعیین مسئولان و کنترل پیشرفت
