نرمافزار مدیریت پروژه برای مجموعههای آموزشی
وقتی برگزاری دورهها، تولید محتوا، هماهنگی مدرسها و کارهای اجرایی همزمان پیش میروند، بهتایم کمک میکند کارها، مسئولیتها، زمان و پیشرفت تیم را در یک تصویر مشترک ببینید.
آموزش فقط زمانی نیست که مدرس وارد کلاس میشود
پشت هر دوره یا برنامه آموزشی، مجموعهای از کارها جریان دارد؛ از آمادهسازی محتوا و هماهنگی مدرس تا تبلیغات، اجرا و پیگیریهای داخلی. وقتی چند برنامه همزمان پیش میروند، هماهنگ نگهداشتن همه این کارها سختتر از چیزی است که در تقویم دیده میشود.
برگزاری دورهها
برنامهریزی، مدرس، محتوا، زمانبندی و اجرای دوره
تولید محتوای آموزشی
تولید، بازبینی علمی، اصلاح، طراحی و انتشار
بازاریابی و ارتباطات
کمپینها، شبکههای اجتماعی، اطلاعرسانی و پیگیری
کارهای اجرایی مجموعه
جلسات، قراردادها، امور داخلی و پیگیریهای روزمره
همه این کارها از ظرفیت همان تیم استفاده میکنند
مسئله کمبود فهرست کار نیست؛ مسئله این است که بدانید چه کاری در جریان است، چه کسی مسئول آن است و ظرفیت محدود تیم کجا مصرف میشود.
از برگزاری یک دوره تا تولید محتوا، هر کار شکل خودش را دارد
بعضی کارها یک پروژه با شروع و پایان مشخصاند، بعضی از چند مرحله عبور میکنند و بعضی هم بخشی از کارهای روزمره مجموعه هستند. بهتایم کمک میکند هر کدام را متناسب با ماهیت خودش مدیریت کنید.
طراحی و برگزاری دوره
از تصمیم برای برگزاری تا روز اجرای دوره، کارهای مختلفی باید در زمان درست انجام شوند.
تولید محتوای آموزشی
یک محتوا ممکن است بارها بین تولیدکننده، بازبین علمی و طراح جابهجا شود تا به نسخه نهایی برسد.
رویدادها و پروژههای آموزشی
وبینار، همایش، راهاندازی یک دوره جدید یا اجرای یک برنامه آموزشی سازمانی، موعد و خروجی مشخص دارد.
کارهای روزمره مجموعه
همه چیز پروژه نیست. بسیاری از پیگیریهای اجرایی و داخلی فقط باید در زمان مناسب به دست فرد مناسب برسند.
پروژهها را برنامهریزی و پیگیری کنید، فرایندهای چندمرحلهای را با گردش کار پیش ببرید و کارهای روزمره را ساده و مستقیم مدیریت کنید.
دورهای که قرار است برگزار شود، باید قبل از روز اول آماده باشد
وقتی آمادهسازی یک دوره از چند فعالیت وابسته تشکیل شده، فقط دانستن اینکه «چه کارهایی مانده» کافی نیست. باید ببینید کدام بخش عقب افتاده و این تأخیر چه اثری روی تاریخ اجرای دوره دارد.
سرفصل و ساختار کلی دوره نهایی شده است.
مدرس دوره مشخص شده و زمانبندی جلسات تأیید شده است.
بیشتر محتوای دوره آماده شده، اما یک فصل هنوز به نسخه نهایی نرسیده است.
بازبینی فصل چهار به دلیل تأخیر در تولید محتوا هنوز شروع نشده است.
فایلهای نهایی جلسات و تمرینهای دوره باید آماده شوند.
شروع برنامهریزیشده دوره.
به دلیل تکمیل نشدن محتوای اولیه، ۲ روز عقب است.
هنوز مسئول مشخصی برای آمادهسازی آن تعیین نشده است.
تولید محتوا فقط یک «کار» نیست؛ یک فرایند است
محتوای آموزشی معمولاً از چند نفر و چند مرحله عبور میکند. با گردش کار بهتایم میتوانید مشخص کنید هر محتوا الان در چه مرحلهای است، مسئول مرحله بعد چه کسی است و چه چیزی هنوز منتظر تأیید مانده است.
منتظر بازبینی علمی نسخه نهایی
قبل از اضافه کردن کار جدید، ظرفیت واقعی تیم را ببینید
در یک مجموعه آموزشی، اعضای تیم معمولاً همزمان در چند دوره، پروژه و فعالیت اجرایی درگیرند. بهتایم کمک میکند ببینید برنامه هر فرد چقدر پر شده و کار جدید را واقعبینانهتر تقسیم کنید.
اضافه کردن تولید محتوای یک دوره جدید، بدون جابهجایی برنامه، احتمال عقب افتادن کارهای فعلی را افزایش میدهد.
گاهی مشکل این نیست که کاری انجام نمیشود؛ مشکل این است که همان فرد همزمان در چند دوره و چند مسئولیت دیگر درگیر است. دیدن ظرفیت تیم کمک میکند قبل از ایجاد تأخیر، تصمیم بهتری بگیرید.
وقت مجموعه واقعاً صرف چه چیزی میشود؟
برنامهریزی میگوید قرار بوده تیم روی چه چیزی کار کند؛ ثبت زمان نشان میدهد در عمل چه اتفاقی افتاده است. با بهتایم میتوانید ببینید زمان افراد بین دورهها، تولید محتوا، کارهای اجرایی و فعالیتهای داخلی چگونه مصرف شده است.
۳۸۶ ساعت ثبت شده؛ اما کجا و چرا؟
ارزش ثبت زمان وقتی مشخص میشود که بتوانید آن را به دوره، پروژه، فعالیت و فرد مرتبط کنید.
کدام دوره بیشترین زمان تیم را گرفته است؟
تولید محتوا بیشتر از چیزی که پیشبینی کرده بودیم زمان برده؟
چه مقدار از ظرفیت تیم صرف کارهای داخلی شده است؟
کدام فعالیتها مرتب بیشتر از برآورد زمان میبرند؟
ثبت زمان فقط برای پر کردن تایمشیت نیست. وقتی زمان را به کار و پروژه وصل کنید، میتوانید بفهمید هزینه واقعی فعالیتهای آموزشی از کجا شکل گرفته است.
برگزاری این دوره واقعاً چقدر هزینه داشته است؟
بخشی از هزینه یک برنامه آموزشی در فاکتورها مشخص است؛ اما بخشی دیگر در ساعتهایی است که تیم برای طراحی، تولید محتوا، هماهنگی و اجرا صرف کرده است. بهتایم کمک میکند این دو را کنار هم ببینید.
زمان تیم هم هزینه دارد
اگر چند نفر برای آمادهسازی یک دوره ساعتها کار کردهاند، این زمان بخشی از هزینه واقعی آن دوره است؛ حتی اگر هیچ فاکتوری بابت آن صادر نشده باشد.
افزایش زمان بازبینی و اصلاح محتوا، هزینه نیروی انسانی این بخش را حدود ۳۸٪ بالاتر برده است.
وقتی هزینههای مستقیم را کنار زمان مصرفشده تیم قرار دهید، تصویر واقعیتری از هزینه هر دوره، پروژه یا برنامه آموزشی به دست میآورید.
آخرین نسخه فایل آموزشی کجاست؟
وقتی فایلها، توضیحات و تصمیمها در چند ابزار مختلف پخش باشند، بخش زیادی از زمان تیم صرف پیدا کردن اطلاعات میشود. در بهتایم میتوانید اطلاعات مربوط به هر فعالیت را کنار همان کار نگه دارید.
«نسخه جدید فصل چهار رو فرستادم. لطفاً همین رو بررسی کنید.»
امروز، ۱۰:۴۲بازبینی محتوای جلسه سوم
فایل مرتبط با کار، همان جایی میماند که تیم به آن نیاز دارد.
تصمیمها و توضیحات بدون جدا شدن از موضوع اصلی ثبت میشوند.
مشخص است چه چیزی تغییر کرده و آخرین وضعیت کار چیست.
هدف این نیست که همه ابزارهای ارتباطی را حذف کنید؛ هدف این است که اطلاعات مهم یک کار، از خود آن کار جدا نشود.
بهتایم نرمافزار مدیریت آموزشگاه نیست
بهتایم قرار نیست ثبتنام فراگیر، برگزاری کلاس آنلاین یا نمرهدهی را مدیریت کند. جای بهتایم، مدیریت کارها و پروژههایی است که پشت صحنه یک مجموعه آموزشی انجام میشوند.
ابزار تخصصی آموزشی لازم دارید
ثبتنام، پرونده و اطلاعات آموزشی دانشجویان یا زبانآموزان
کلاس مجازی، پخش ویدئو و حضور آنلاین فراگیران
آزمون آنلاین، ارزیابی فراگیر و ثبت نمره
ارائه محتوای آموزشی و مدیریت مسیر یادگیری
دریافت شهریه، اقساط و حسابداری فراگیران
مدیریت کارهای پشت صحنه آموزش
طراحی، آمادهسازی و اجرای دورهها و رویدادهای آموزشی
مشخص بودن اینکه چه کاری، تا چه زمانی و به عهده چه کسی است
مدیریت مراحل تولید، بازبینی، تأیید و انتشار محتوا
دیدن زمان مصرفشده و میزان درگیری اعضای تیم
کنترل پیشرفت برنامهها و شناخت هزینه واقعی پروژههای آموزشی
بهتایم قرار نیست کلاس شما را برگزار کند؛ کمک میکند کارهایی که برای برگزاری آن کلاس باید انجام شوند، از کنترل خارج نشوند.
میتوانید برای آموزش و ارتباط با فراگیران از ابزارهای تخصصی خودتان استفاده کنید و مدیریت پروژهها، کارهای داخلی، محتوا و زمان تیم را به بهتایم بسپارید.
وقتی آموزش فقط یک کلاس نیست، بهتایم بیشتر به کار میآید
هرچه تعداد دورهها، پروژهها، افراد و جریانهای کاری بیشتر شود، نیاز به یک تصویر مشترک از کارها هم بیشتر میشود. بهتایم برای مجموعههایی مناسب است که پشت فعالیت آموزشیشان یک تیم و مجموعهای از کارهای قابل برنامهریزی وجود دارد.
آموزشگاهها و مؤسسات آموزشی
وقتی چند دوره بهصورت همزمان برگزار میکنید و باید کارهای آموزشی، اجرایی، مدرسها و محتوا را هماهنگ نگه دارید.
آکادمیها و شرکتهای آموزشی
وقتی آموزش، تولید محتوا، بازاریابی و توسعه محصولات آموزشی در کنار هم پیش میروند و چند تیم روی خروجی مشترک کار میکنند.
واحدهای آموزش سازمانی
وقتی آموزش کارکنان مجموعهای از دورهها، برنامههای توسعه، هماهنگی مدرس و فعالیتهای اجرایی است که باید قابل پیگیری باشند.
تیمهای تولید محتوای آموزشی
وقتی هر محتوا باید از چند مرحله تولید، بازبینی، اصلاح، طراحی و تأیید عبور کند و افراد مختلف در آن نقش دارند.
آیا بهتایم برای مجموعه شما مناسب است؟
اگر چند نفر روی چند دوره، پروژه یا جریان کاری همزمان کار میکنند و هماهنگی بین آنها مهم است.
اگر کل مجموعه یک یا دو نفر است و تمام کارها با یک تقویم و فهرست ساده بهراحتی مدیریت میشوند.
اندازه مجموعه بهتنهایی تعیینکننده نیست؛ مهم این است که چند جریان کاری، چند مسئولیت و چند نفر باید در یک برنامه مشترک با هم هماهنگ شوند.
بهجای ساختن گزارش، از پروژه سؤال بپرسید
وقتی فعالیتها، زمانها و وضعیت پروژهها در بهتایم ثبت شدهاند، پندار(هوش مصنوعی بهتایم) میتواند به مدیر کمک کند سریعتر از میان این دادهها به نکات مهم برسد؛ از کارهای عقبافتاده تا وضعیت بار کاری تیم.
برنامههای آموزشی نیازمند توجه را سریعتر پیدا کنید.
ببینید زمان تیم بیشتر صرف کدام دوره یا فعالیت شده است.
درباره بار کاری، پیشرفت و وضعیت اجرای برنامهها سؤال بپرسید.
پندار جای تصمیم مدیر را نمیگیرد؛ کمک میکند از میان دادههای پروژه، سریعتر به چیزی برسید که ارزش بررسی دارد.
کارهای پشت صحنه آموزش را هم بهاندازه خود آموزش جدی بگیرید
اگر چند دوره، پروژه و جریان کاری همزمان دارید، بهتایم کمک میکند برنامهها، مسئولیتها، زمان و پیشرفت تیم را در یک فضای مشترک مدیریت کنید.
