نرم افزار مدیریت پروژه برای فریلنسرها و تیمهای کوچک
وقتی چند پروژه، چند مشتری و چند موعد تحویل را همزمان مدیریت میکنید، یک فهرست کار ساده خیلی زود کافی نیست. بهتایم کمک میکند کارها، زمان، پیشرفت و هزینه پروژهها را در یک تصویر روشن ببینید؛ بدون اینکه برای مدیریت یک تیم کوچک سراغ سیستمهای پیچیده بروید.
پروژههای جاری
نمای یکپارچه کارهای این هفته
بازطراحی وبسایت
مشتری: آوید
تدوین استراتژی محتوا
مشتری: رهام
پروژه مشاوره
مشتری: هرمس
قبل از قبول پروژه بعدی، ظرفیت واقعیتان را ببینید.
تیم کوچک است؛ اما کارها لزوماً کوچک نیستند
وقتی چند مشتری و چند پروژه همزمان دارید، همه آنها از یک منبع محدود استفاده میکنند: زمان و ظرفیت شما و تیمتان. یک کار فوری کافی است تا برنامه بقیه پروژهها بههم بخورد.
چند تعهد، در یک هفته
تحویل نسخه اول وبسایت
اصلاحات پروژه طراحی
جلسات و پروژه مشاوره
کارهای داخلی تیم
کار بیشتر میشود، اما ظرفیت نامحدود نیست.
چند مشتری
هر مشتری موعد، درخواست و اولویت خودش را دارد.
یک ظرفیت محدود
زمان شما و اعضای تیم بین همه پروژهها تقسیم میشود.
یک تغییر، چند اثر
عقبافتادن یک کار میتواند برنامه پروژههای دیگر را هم جابهجا کند.
وقتی فقط چند کار ندارید، To-do List دیگر کافی نیست
فهرست کار برای یادآوری خوب است؛ اما وقتی قرار است پروژهای را برنامهریزی کنید، تحویل دهید و بفهمید چقدر زمان و هزینه برده، مسئله دیگر فقط ثبت چند کار نیست.
فهرست کار
برای اینکه بدانید چه کارهایی را نباید فراموش کنید.
مدیریت کار
وقتی باید بدانید هر کار دست چه کسی است و در چه وضعیتی قرار دارد.
مدیریت پروژه
وقتی باید بدانید پروژه طبق برنامه پیش میرود یا نه و واقعاً چقدر برایتان تمام میشود.
اگر فقط میخواهید چند کار را فراموش نکنید، یک ابزار ساده کافی است. اما اگر قرار است پروژه را سر موعد و با زمان و هزینه قابلکنترل تحویل دهید، مسئله دیگر فقط To-do List نیست.
بهتایم کجای کار به درد شما میخورد؟
برای یک فریلنسر یا تیم کوچک، مدیریت پروژه قرار نیست فرایند اداری تازهای ایجاد کند. باید کمک کند تعهدها را ببینید، ظرفیت را درست تقسیم کنید و بفهمید هر پروژه واقعاً چقدر زمان و هزینه برده است.
چند پروژه را همزمان مدیریت کنید
همه تعهدها جلوی چشم باشندپروژههای هر مشتری را جدا نگه دارید و در عین حال از وضعیت همه کارهای جاری یک تصویر کلی داشته باشید؛ بدون اینکه اطلاعات بین پیامها، فایلها و فهرستهای مختلف گم شود.
برنامهای بدهید که بتوانید تحویلش دهید
قبل از قول دادن، ظرفیت را ببینیدوقتی چند پروژه همزمان دارید، فقط تاریخ تحویل مهم نیست. ببینید زمان شما و اعضای تیم در روزهای آینده چطور پر شده و آیا واقعاً ظرفیت پذیرش کار تازه را دارید یا نه.
بدانید وقتتان کجا رفته است
زمان فقط چیزی نیست که میگذردزمان صرفشده روی پروژهها و فعالیتها را ثبت کنید تا ببینید چه مقدار از ظرفیت واقعی شما صرف هر مشتری، پروژه یا نوع کار شده است.
بفهمید پروژه واقعاً چقدر برایتان تمام شده
مبلغ قرارداد همه داستان نیستوقتی زمان واقعی کار مشخص باشد، بهتر میتوانید هزینه انجام پروژه را محاسبه کنید و بفهمید پروژهای که درآمد داشته، واقعاً چقدر برایتان بهصرفه بوده است.
هدف این نیست که برای مدیریت یک تیم کوچک، سیستم بزرگتری بسازید؛ هدف این است که قبل از اینکه کارها از کنترل خارج شوند، تصویر روشنتری از پروژهها داشته باشید.
پروژهای که درآمد دارد، الزاماً پروژه خوبی نیست
ممکن است مبلغ قرارداد خوب به نظر برسد؛ اما اگر پروژه دو برابر چیزی که پیشبینی کرده بودید زمان ببرد، داستان عوض میشود. وقتی زمان و هزینه واقعی پروژه را بدانید، تازه میتوانید درباره ارزش آن پروژه قضاوت کنید.
بازطراحی وبسایت مشتری
این اطلاعات برای پروژه بعدی ارزش دارد
اگر بدانید کاری که ۴۰ ساعت تخمین زده بودید در عمل ۶۳ ساعت طول کشیده، دفعه بعد میتوانید دقیقتر زمان بدهید، قیمت واقعبینانهتری پیشنهاد کنید و پروژه مناسبتری انتخاب کنید.
تخمینهای واقعیتر
پروژههای قبلی به شما نشان میدهند کارهای مشابه واقعاً چقدر زمان میبرند.
قیمتگذاری بهتر
قیمت پروژه را فقط با حس و تجربه تعیین نکنید؛ هزینه واقعی کارهای قبلی را هم ببینید.
انتخاب پروژه بهتر
بهمرور میفهمید کدام نوع پروژه ارزش زمان و ظرفیت محدود شما را دارد.
ثبت زمان فقط برای این نیست که بدانید چند ساعت کار کردهاید؛ دادهای است برای اینکه پروژه بعدی را بهتر تخمین بزنید، بهتر قیمتگذاری کنید و بهتر انتخاب کنید.
وقتی دیگر تنها نیستید، کار باید از ذهن شما خارج شود
در یک تیم دو یا سه نفره شاید هنوز بتوان خیلی چیزها را با پیام و حافظه مدیریت کرد. اما با بیشترشدن پروژهها و اعضای تیم، باید مشخص باشد چه کاری دست چه کسی است، الان کجاست و قدم بعدی چیست.
چه کسی مسئول است؟
هر فعالیت باید مسئول مشخص داشته باشد، نه اینکه «یکی از بچهها انجامش میدهد».
کار الان کجاست؟
لازم نباشد برای فهمیدن وضعیت هر کار بین پیامها و گفتگوها جستوجو کنید.
قدم بعدی چیست؟
بعد از طراحی، بازبینی است یا تأیید مشتری؟ جریان کار باید برای همه روشن باشد.
طراحی تا تأیید مشتری
آمادهسازی نسخه موبایل
طراحی صفحه تماس
طراحی صفحه اصلی
تدوین متن خدمات
صفحه درباره ما
صفحه خدمات
ساختار کلی سایت
مسئولیت روشن
هر فعالیت مسئول، موعد و وضعیت مشخص دارد.
جریان کار قابل مشاهده
همه میدانند کار در چه مرحلهای است و بعد از آن چه اتفاقی میافتد.
وابستگی کمتر به حافظه
وضعیت پروژه در سیستم است، نه فقط در ذهن یک نفر یا بین پیامها.
تیم کوچک به ساختار اداری سنگین نیاز ندارد؛ اما به مسئولیت روشن، جریان کار مشخص و یک منبع مشترک برای دیدن وضعیت پروژه نیاز دارد.
برای فهمیدن یک پروژه، بین چند جا نگردید
فایل در یک پوشه، توضیح در پیامرسان، آخرین اصلاح مشتری در ایمیل و وضعیت کار در ذهن یکی از اعضای تیم؛ این پراکندگی با بیشترشدن پروژهها دردسرساز میشود. اطلاعات هر کار بهتر است کنار همان کار بماند.
هر تکه از پروژه در یک جا
پیامها و اصلاحات
«مشتری گفت لوگو کمی کوچکتر شود…»
فایلهای پروژه
final-v2-new-final-approved.pdf
تأیید مشتری
آخرین تصمیم در یک ایمیل چند روز قبل
وضعیت واقعی کار
«فکر کنم سارا داشت روی این کار میکرد.»
طراحی و نهاییسازی صفحه اصلی
فایل کنار فعالیت
نسخه مرتبط با همان کار را پیدا کنید، نه میان انبوه فایلهای پروژه.
گفتگو با زمینه مشخص
وقتی درباره یک فعالیت صحبت میکنید، گفتگو کنار همان فعالیت باقی میماند.
سابقه قابل پیگیری
تغییر مسئول، موعد و وضعیت کار در تاریخچه پروژه گم نمیشود.
قرار نیست بهتایم جای همه ابزارهای ارتباطی شما را بگیرد؛ اما اطلاعاتی که برای انجام پروژه لازم است، بهتر است کنار خود پروژه و فعالیت مربوط به آن باقی بماند.
بهتایم قرار نیست همه ابزارهای کسبوکارتان باشد
برای اداره یک کسبوکار کوچک به ابزارهای مختلفی نیاز دارید و قرار نیست همه آنها را با یک نرمافزار جایگزین کنید. بهتایم روی یک مسئله مشخص تمرکز دارد: مدیریت پروژه و کاری که باید تحویل داده شود.
قرار نیست جای همه نرمافزارها را بگیرد
برای هرکدام از این نیازها ابزار تخصصی خودش وجود دارد و در بسیاری از موارد همان ابزار تخصصی انتخاب بهتری است.
وقتی باید کار را واقعاً مدیریت کنید
پروژه و فعالیت
چه کاری باید انجام شود، مسئولش کیست و موعد آن چه زمانی است؟
برنامه و پیشرفت
پروژه کجای برنامه قرار دارد و چه چیزی ممکن است تحویل را عقب بیندازد؟
زمان و ظرفیت
وقت تیم روی چه چیزی صرف شده و برای کار جدید چقدر ظرفیت باقی مانده است؟
هزینه پروژه
انجام پروژه واقعاً چقدر زمان و هزینه برده و نتیجه آن چه بوده است؟
برای یک تیم کوچک، ابزار مناسب لزوماً ابزاری نیست که بیشترین امکانات را داشته باشد؛ بلکه ابزاری است که برای مسئلهای که واقعاً دارید، عمق کافی داشته باشد.
برای کسانی که کارشان از «چند کار ساده» عبور کرده است
تعداد نفرات بهتنهایی تعیینکننده نیست. ممکن است یک نفر باشید اما همزمان چند پروژه جدی را مدیریت کنید، یا یک تیم کوچک داشته باشید که پروژه، مشتری، موعد و ظرفیت محدود را باید کنار هم کنترل کند.
فریلنسرهای چندپروژهای
وقتی همزمان برای چند مشتری کار میکنیدبرای هر مشتری پروژه و تعهد جدا دارید و باید بدون قاطیشدن کارها، زمان، موعدها و پیشرفت همه آنها را مدیریت کنید.
تیمهای خدمات حرفهای کوچک
وقتی خروجی مشخصی به مشتری تحویل میدهیدتیمهای مشاوره، طراحی و خدمات تخصصی که باید مسئولیت کارها، زمان صرفشده و وضعیت هر پروژه را برای چند مشتری مدیریت کنند.
استودیوها و تیمهای خلاق کوچک
وقتی کار بین طراحی، بازبینی و اصلاح میچرخدبرای تیمهایی که خروجی پروژه چند مرحله دارد و باید مشخص باشد هر کار در چه مرحلهای است، چه کسی روی آن کار میکند و چه چیزی منتظر تأیید است.
تیمهای پروژهمحور کوچک
وقتی ساختار بزرگ ندارید، اما پروژه واقعی داریدمجموعههایی که هنوز سازمان بزرگی نیستند، اما چند پروژه، چند عضو تیم و تعهدهای مشخص دارند و دیگر نمیتوانند همه چیز را با اکسل و پیام مدیریت کنند.
اگر چند مورد از اینها برایتان آشناست، احتمالاً از یک To-do List عبور کردهاید.
لازم نیست تیم بزرگی داشته باشید تا به مدیریت پروژه نیاز پیدا کنید. گاهی پیچیدگی کار خیلی زودتر از تعداد اعضای تیم رشد میکند.
برای یک تیم کوچک، ابزار مدیریت پروژه هم باید به اندازه باشد
یک ابزار خیلی ساده ممکن است با بیشترشدن پروژهها زود محدودتان کند؛ یک سیستم سنگین هم میتواند بیشتر از خود پروژه، زمان و انرژی بخواهد. بهتایم برای جایی میان این دو ساخته شده است.
ابزار خیلی ساده
برای چند کار روزمره عالی است؛ اما وقتی پروژه، زمان، هزینه و چند نفر وارد ماجرا میشوند، تصویر کافی از کار نمیدهد.
مدیریت پروژه به اندازه
بهاندازه کافی ساده که تیم کوچک بتواند از آن استفاده کند؛ و بهاندازه کافی جدی که بتوانید پروژه را واقعاً برنامهریزی، پیگیری و تحلیل کنید.
سیستم سنگین سازمانی
برای پروژهها و سازمانهای بزرگ ممکن است لازم باشد؛ اما برای یک تیم کوچک، پیچیدگی زیاد میتواند خودش تبدیل به سربار مدیریتی شود.
هدف این نیست که برای یک تیم پنجنفره، نرمافزاری در اندازه یک سازمان چند هزار نفره راه بیندازید. هدف این است که هر وقت پروژه از یک فهرست ساده کارها پیچیدهتر شد، ابزار کافی برای مدیریت واقعی آن داشته باشید.
ساده برای شروع
برای شروع لازم نیست ساختار پیچیدهای تعریف کنید؛ پروژه و کارهایتان را وارد کنید و جلو بروید.
عمیق برای ادامه
وقتی به برنامه، وابستگی، زمان، هزینه یا گزارش دقیقتر نیاز پیدا کردید، ابزار آن را هم دارید.
بدون سربار اضافه
مدیریت پروژه باید به انجام کار کمک کند، نه اینکه خودش تبدیل به یک پروژه جدید شود.
برای تیم کوچک، بهترین ابزار لزوماً سادهترین یا بزرگترین ابزار نیست؛ ابزاری است که با پیچیدگی واقعی کار شما اندازه باشد.
کارها را فقط ثبت نکنید؛ بفهمید واقعاً چه خبر است
پروژهها، موعدها، زمان و هزینه را کنار هم ببینید و بدون اضافهکردن یک سیستم سنگین، کنترل بیشتری روی کار خودتان و تیمتان داشته باشید.
