گردش کار (Workflow) مجموعهای از مراحل، وظایف و تصمیمهای بههمپیوسته است که برای رسیدن به یک نتیجه مشخص انجام میشوند. گردش کار مشخص میکند هر کار توسط چه فرد یا بخشی، در چه مرحلهای و با چه ترتیبی انجام شود و میتواند بهصورت دستی یا خودکار اجرا شود.
در نرمافزار مدیریت پروژه آنلاین بهتایم نیز میتوانید برای پروژهها گردش کار فرایندی تعریف و اجرا کنید. بیشتر بخوانید.
فهرست مطالب
گردش کار (Workflow) چیست؟
گردش کار یا Workflow مجموعهای مشخص و سازمانیافته از فعالیتها، تصمیمها و مراحل مرتبط است که یک کار را از نقطه شروع تا رسیدن به نتیجه نهایی هدایت میکند. در یک گردش کار معمولاً مشخص است که چه کاری، توسط چه کسی، در چه مرحلهای و پس از چه اقدامی باید انجام شود.
برای مثال، یک Workflow ساده برای درخواست خرید میتواند شامل این مراحل باشد: ثبت درخواست توسط کارمند، بررسی و تأیید مدیر، ارسال درخواست به واحد تدارکات و در نهایت انجام خرید. در این مسیر، هر مرحله ورودی مشخصی دریافت میکند و نتیجه آن میتواند آغازکننده مرحله بعد باشد.
گردش کارها ممکن است دستی یا خودکار، متوالی یا موازی باشند و در فعالیتهایی مانند مدیریت پروژه، استخدام کارکنان، تأیید درخواستها، پشتیبانی مشتریان و فرآیندهای اداری استفاده شوند. طراحی صحیح گردش کار باعث میشود مسئولیتها شفافتر شوند، تأخیر و دوبارهکاری کاهش پیدا کند و وضعیت انجام کار در هر لحظه قابل پیگیری باشد.
نمونههای Workflow
- رفتن کارکنان از سازمان
- استخدام کارکنان جدید
- درخواست خدمات از فناوری اطلاعات
- درخواست سفارش خرید
- درخواست بازپرداخت هزینه
گردش کار تقریباً در هر فعالیت تکرارشوندهای که چند مرحله، مسئول یا نقطه تصمیمگیری دارد قابل استفاده است. در جدول زیر چند نمونه رایج Workflow در سازمانها را میبینید:
| نمونه گردش کار | مراحل ساده |
|---|---|
| درخواست مرخصی | ثبت درخواست ← بررسی مدیر ← تأیید یا رد ← ثبت نهایی |
| درخواست خرید | ثبت درخواست ← تأیید مدیر ← بررسی تدارکات ← خرید |
| استخدام نیروی جدید | درخواست جذب ← بررسی رزومه ← مصاحبه ← تأیید ← استخدام |
| پشتیبانی مشتری | ثبت درخواست ← بررسی ← ارجاع به مسئول ← رفع مشکل ← بستن درخواست |
| بازپرداخت هزینه | ثبت هزینه ← بررسی مدارک ← تأیید مدیر ← پرداخت |
| تولید محتوا | انتخاب موضوع ← نگارش ← بازبینی ← تأیید ← انتشار |
| درخواست خدمات فناوری اطلاعات | ثبت درخواست ← بررسی مشکل ← ارجاع به کارشناس ← رفع مشکل ← تأیید کاربر |
نگاهی به گردش کار استخدام کارکنان جدید
نگاهی به گردش کار جذب مشتری
- ارسال یک ایمیل خودکار درباره تماسهای آموزشی آتی
- پشتیبان یک تماس آموزشی برگزار میکند.
- پشتیبان ارسال یک سری ایمیل را بر اساس نیاز مشتری آغاز میکند.
- ده روز بعد، پشتیبان دادههای استفاده مشتری را بررسی میکند تا مطمئن شود که آنها به طور فعال از محصول استفاده میکنند.
- پشتیبان جلسه بعدی با مشتری را پیگیری میکند.
در حالت ایدهآل، باید برای هر فرآیند، گردش کاری به همراه نمودار وجود داشته باشد.
مزایای گردش کار
گردش کارها به دلیل تواناییشان در سادهسازی فرآیندها، افزایش همکاری و بهبود کارایی، مزایای متعددی را در صنایع مختلف ارائه میدهند. برخی از مزایای کلیدی اجرای workflow عبارتند از:
- بهبود کارایی: گردش کارها توالی ساختاریافته و استانداردی از وظایف را فراهم میکنند و زمان صرف شده برای تصمیمگیری و هماهنگی دستی را کاهش میدهند که منجر به تکمیل سریعتر فرآیندها و پروژهها میشود.
- کاهش خطا: با مراحل و قوانین از پیش تعریف شده، Workflow تضمین میکند که وظایف به طور مداوم و مطابق با دستورالعملهای تعیین شده اجرا میشوند و خطاها را به حداقل میرساند.
- حذف وظایف اضافی: گردش کارها با خودکارسازی برخی کارها میتوانند وظایف تکراری و روتین را انجام دهند و با حذف کارهای اضافی، منابع انسانی را برای فعالیتهای استراتژیک و خلاقانهتر آزاد کنند. این موضوع خطر خطای انسانی را کاهش داده و بهرهوری کلی را افزایش میدهد.
- شفافیت: گردش کار پیشرفت وظایف را برای همه ذینفعان قابل مشاهده میکند و شفافیت و مسئولیتپذیری را ارتقا میدهد. اعضای تیم میتوانند وضعیت وظایف را ردیابی کنند، گلوگاهها را شناسایی کنند و بر عملکرد کلی نظارت کنند.
- افزایش همکاری: با تعریف نقشها و مسئولیتها، گردش کارها همکاری مؤثر را تشویق میکنند، زیرا اعضای تیم از مشارکت و وابستگیهای خود، آگاه هستند.
- کاهش تاخیر: Workflow به شناسایی تنگناها و قسمتهای ناکارآمد کمک میکند و به سازمانها اجازه میدهد تا به این مسائل رسیدگی کنند و تاخیر در فرآیندها را کاهش دهند.
- بهبود مستمر و انطباقپذیری: Workflow را میتوان برای تطبیق با نیازهای در حال تغییر کسب و کار تغییر داد و اطمینان حاصل کرد که فرآیندها با اهداف و استراتژیهای در حال تحول همسو میشوند.
- رضایت کارکنان: Workflow واضح و نقشهای به خوبی تعریف شده منجر به بهبود رضایت شغلی میشود.
سه جزء اصلی یک گردش کار
- ورودی Input: مواردی (کارکنان، مواد، منابع، اطلاعات و غیره) که برای تکمیل یک مرحله از یک فرآیند استفاده میشوند. به عنوان نقطه شروع فرآیند عمل میکنند.
- تحول Transformation: قوانین یا مراحل مربوط به نحوه دریافت ورودی و اتفاقی که پس از دریافت برای آن میافتد. تحول نشاندهنده اقدامات، تصمیمگیریها یا شرایطی است که تعیین میکند روند کار چگونه پیش برود.
- خروجی Output: محصول یا موارد قابل تحویلی که در نتیجه تحول ایجاد میشوند. خروجی میتواند به عنوان ورودی برای مرحله بعدی یک فرآیند در نظر گرفته شود.
عناصر یک گردش کار عملی
برای طراحی و اجرای یک گردش کار واقعی، فقط مشخصکردن ورودی، تحول و خروجی کافی نیست. معمولاً هر Workflow از چند عنصر عملی تشکیل میشود که مسیر انجام کار را مشخص میکنند:
- رویداد آغازکننده (Trigger): اتفاقی که گردش کار را شروع میکند؛ مانند ثبت یک درخواست، دریافت سفارش یا ایجاد یک وظیفه جدید.
- فعالیت یا وظیفه (Task): کاری که باید در هر مرحله انجام شود؛ مانند بررسی درخواست، تأیید مدارک یا آمادهسازی گزارش.
- مسئول انجام کار: فرد، نقش یا واحد سازمانی که انجام یک مرحله بر عهده اوست.
- وضعیت (Status): نشان میدهد کار در چه مرحلهای قرار دارد؛ مانند «در انتظار بررسی»، «تأیید شده» یا «تکمیل شده».
- تصمیم یا شرط (Decision): نقطهای که بر اساس یک شرط، مسیر گردش کار تغییر میکند. برای مثال، اگر مبلغ خرید از حد مشخصی بیشتر باشد، تأیید مدیر ارشد نیز لازم میشود.
- انتقال بین مراحل (Transition): مشخص میکند پس از پایان یک فعالیت، کار به کدام مرحله یا مسئول منتقل شود.
- خروجی: نتیجه نهایی گردش کار؛ مانند تأیید یک درخواست، تحویل محصول یا بستهشدن یک تیکت پشتیبانی.
وجود این عناصر باعث میشود مشخص باشد هر کار چگونه شروع میشود، چه مراحلی را طی میکند، چه کسی مسئول آن است و تحت چه شرایطی به مرحله بعد میرود.
نمودار گردش کار چیست؟
نمودار workflow که گاهی به آن نمودار جریان فرآیند نیز میگویند، یک نمای گرافیکی/بصری از یک فرآیند تکرارپذیر است. هدف آن آسانتر کردن جریانهای کاری پیچیده با بصری کردن آنها است.
نمادهای رایج در نمودار گردش کار
در نمودار Workflow از نمادهای مختلف برای نمایش شروع و پایان فرآیند، فعالیتها، تصمیمها و مسیر حرکت کار استفاده میشود. مهمترین نمادها عبارتاند از:
| نماد | کاربرد در نمودار گردش کار |
|---|---|
| بیضی | نمایش نقطه شروع یا پایان گردش کار |
| مستطیل | نمایش یک فعالیت، وظیفه یا مرحله از کار |
| لوزی | نمایش یک تصمیم یا شرط که میتواند مسیر گردش کار را تغییر دهد |
| فلش | نمایش جهت حرکت و ارتباط بین مراحل |
| سند | نمایش یک سند، فرم یا اطلاعاتی که در گردش کار ایجاد یا استفاده میشود |
| دایره یا رابط | اتصال بخشهای مختلف یک نمودار، بهویژه در گردش کارهای بزرگ |
برای مثال، در یک گردش کار تأیید درخواست خرید، «ثبت درخواست» میتواند داخل مستطیل نمایش داده شود و «آیا مدیر درخواست را تأیید کرده است؟» داخل لوزی قرار گیرد. سپس فلشها مسیر تأیید یا رد درخواست را مشخص میکنند.
نمودارهای گردش کار به کارکنان کمک میکند تا نقش خود را در شرکت یا تیم بهتر درک کنند.
انواع گردش کار از نظر ماهیت کار
گردش کارها را میتوان بر اساس ماهیت فعالیت و میزان قابل پیشبینی بودن مسیر انجام کار به سه دسته اصلی تقسیم کرد:
- گردش کار فرآیند – Process Workflow
- گردش کار موردی – Case Workflow
- گردش کار پروژه – Project Workflow
فرآیندی (Process Workflow)
گردش کار فرآیند، زمانی اتفاق میافتد که وظایف قابل پیشبینی و تکراری باشند. یعنی قبل از اینکه یک آیتم گردش کار را شروع کند، دقیقاً میدانید که چه مسیری را باید طی کند.
یک مثال برای این نوع، تایید درخواست خرید است. پس از ایجاد Workflow، میتوانید تعداد نامحدودی درخواست را در آن پردازش کنید.
موردی (Case Workflow)
در یک Workflow موردی، ابتدا مسیر مورد نیاز برای تکمیل آیتم را نمیدانید. با جمعآوری دادههای بیشتر، مسیر مشخص میشود. تیکتهای پشتیبانی نمونهای خوبی از این نوع workflow است. در ابتدا مشخص نیست که این موارد چگونه برطرف خواهند شد. تنها پس از بررسی هر آیتم، مسیر خود را نشان میدهد.
مشابه گردش فرآیند، گردش موردی هم میتواند تعداد نامحدودی آیتم را مدیریت کند، اگرچه برای تشخیص مسیر درست به یک انسان یا یک ربات هوشمند وابسته است.
پروژهای (Project Workflow)
پروژهها دارای یک مسیر ساختار یافته مشابه فرآیندها هستند، اما ممکن است در طول مسیر انعطافپذیری بیشتری وجود داشته باشد. به انتشار نسخه جدیدی از وبسایت خود فکر کنید. میتوانید با دقت خوبی ترتیب وظایف مورد نیاز برای تکمیل پروژه را پیشبینی کنید. با این حال، گردش کار پروژه برای آیتمهای نامحدود کاربرد ندارد. ممکن است انتشار وبسایت بعدی دقیقاً همان مسیر قبل را دنبال نکند.
الگوهای اجرای گردش کار
علاوه بر تقسیمبندی بر اساس ماهیت کار، میتوان گردش کارها را بر اساس نحوه حرکت فعالیتها بین مراحل نیز دستهبندی کرد.
1) متوالی
گردش کاری که در آن وظایف بعدی به تکمیل وظایف قبلی بستگی دارند. به عنوان مثال، زمانی که برای مرخصی درخواست دادید، باید منتظر بمانید تا توسط مدیرتان تایید شده و سپس به بخش مالی ارسال شود. تا زمانی که مدیر شما آن را تایید نکند، درخواست به امور مالی نمیرسد.
2) موازی
گردش کاری که در آن چندین کار را میتوان به طور همزمان انجام داد. به عنوان مثال، زمانی که بخش منابع انسانی کارمند جدیدی را استخدام میکند، میتواند به طور همزمان نیازهای نرم افزاری و سخت افزاری را از تیم فناوری اطلاعات و سایر اسناد مربوط به قرارداد را از تیم مالی و حقوقی درخواست کند. در این نوع workflow، در صورت تاخیر در انجام وظایف فرعی، مزاحمتی برای سایر وظایف ایجاد نخواهد شد.
3) ماشین حالت (State machine)
در این نوع گردش، شما از یک حالت به حالت دیگر پیشرفت میکنید. این نوع گردش کار، ترتیب اجرای مشخصی ندارد. به عبارت دیگر گردش کار از یک وضعیت اولیه شروع میشود و در طی اجرا مشخص میشود که وضعیت بعدی چیست. این عملیات تا وضعیت خاتمه ادامه پیدا میکند. این نوع workflow معمولاً در پروژهای استفاده میشود که نیاز به ارزیابی و بررسیهای متعدد از سوی مشتریان یا مدیریت دارد.
محبوبترین و رایجترین نمونه Workflow حالت، چراغ راهنمایی است که برای آن 3 حالت وجود دارد:
- چراغ سبز روشن است و 2 چراغ دیگر خاموش است.
- چراغ قرمز روشن است و 2 چراغ دیگر خاموش است.
- چراغ زرد روشن است و 2 چراغ دیگر خاموش است.
هر یک از این سه سناریو، حالت نامیده میشود. سیستم چراغ راهنمایی زمانی که ورودی دریافت میکند، تغییر حالت میدهد، معمولاً فقط یک تایمر تعیین میکند چراغهای راهنمایی چه مدت باید سبز، زرد و قرمز باشند. تایمر در این حالت ورودی سیستم است. در یک ماشین حالت، حالت فقط میتواند در پاسخ به یک ورودی تغییر کند.
4) قانون – محور
گردش قانون – محور روشی سیستماتیک برای مدیریت وظایف یا فرآیندها با پیروی از مجموعهای از قوانین از پیش تعریف شده است. این قوانین، جریان کار را هدایت کرده و کمک میکند تا اطمینان حاصل شود که اقدامات مشخص بر اساس شرایط یا معیارهای مختلف انجام میشود. این رویکرد معمولاً در صنایع مختلف برای سادهسازی فرآیندها و حفظ ثبات استفاده میشود.
در ادامه یک مثال ساده برای کمک به درک گردش کار قانون محور آورده شده است. پشتیبانی مشتری یک گردش کار قانون محور است:
ارسال تیکت:
مشتری یک تیکت پشتیبانی را آنلاین ارسال می کند و مشکل یا سؤال خود را شرح میدهد.
طبقهبندی اولیه:
بر اساس قوانین از پیش تعریف شده، سیستم به طور خودکار فوریت و ماهیت تیکت را طبقهبندی میکند. به عنوان مثال، مسائل مربوط به پرداخت ممکن است متفاوت از سوالات عمومی طبقهبندی شوند.
اختصاص به پشتیبان:
بسته به طبقهبندی، تیکت به طور خودکار به یک نماینده پشتیبانی مشتری مناسب اختصاص داده میشود. تیکتهای فوری به یک تیم تخصصی ارسال میشوند، در حالی که سوالات عمومی به تیم پشتیبانی عمومی اختصاص داده میشوند.
ارزیابی پشتیبان:
پشتیبان تعیین شده جزئیات تیکت را بررسی میکند و تعیین میکند که آیا تخصص لازم برای رسیدگی به آن را دارد یا خیر. اگر نه، ممکن است آن را به یک نماینده سطح بالاتر ارجاع دهد.
پاسخهای خودکار:
بر اساس قوانین از پیش تعریف شده، سیستم میتواند به طور خودکار ایمیلها یا پیامهای تایید اولیه را برای مشتری ارسال کند و زمان پاسخگویی را به آنها ارائه دهد.
مراحل حل مساله:
پشتیبان مجموعهای از مراحل از پیش تعریف شده را بر اساس طبقهبندی تیکت دنبال میکند. این مراحل میتواند شامل عیبیابی، جمعآوری اطلاعات بیشتر، یا ارجاع موضوع به یک سرپرست باشد.
نظرسنجی رضایت مشتری:
پس از بسته شدن تیکت، یک نظرسنجی خودکار برای مشتری ارسال میشود و از آنها میخواهد به تجربه خود امتیاز دهند و بازخورد ارائه کنند.
این سناریو مبتنی بر قانون است، زیرا بر قوانین و معیارهای از پیش تعریف شده برای خودکارسازی طبقهبندی، تخصیص و حل تیکتهای پشتیبانی مشتری متکی است.
5) انسان محور و سیستم محور
در گردشهای کاری انسان محور، بیشتر وظایف به انسان محول میشود. به عنوان مثال، تأیید دادهها یا بررسی مجدد اطلاعات.
در گردشهای کاری سیستم محور، بیشتر کارها توسط یک ماشین انجام میشود و به دخالت انسان نیاز نیست (یا دخالت کمی نیاز است). به عنوان مثال، برای ایجاد یک گزارش مالی، گردش کار ممکن است در هر زمان از ماه راهاندازی شود تا دادههای خاصی را از سیستمهای مختلف دریافت کند، آنها را در یک گزارش کنار هم قرار دهد و گزارش را برای همه ذینفعان ایمیل کند. یک سیستم میتواند تمام این وظایف را انجام دهد.
6) سند محور
این workflow بر روی مدیریت و پردازش اسناد، مانند تایید، بررسی و تجدید نظر متمرکز است. به عنوان مثال زمانی که یکی از افراد سندی مانند پروپوزال یا گزارش را برای تایید از طریق یک پلتفرم دیجیتال برای مدیران سطح بالاتر ارسال میکند.
تفاوت گردش کار و فرآیند چیست؟
گردش کار و فرآیند به یکدیگر مرتبط هستند، اما یکسان نیستند. گردش کار بیشتر بر ترتیب انجام فعالیتها، انتقال کار بین افراد یا واحدها و مشخصکردن مرحله بعدی تمرکز دارد؛ در حالی که فرآیند مفهوم گستردهتری است و علاوه بر گردش کار، میتواند شامل قوانین، دادهها، فرمها، منابع، محدودیتها و خروجی نهایی نیز باشد.
برای مثال، در فرآیند خرید یک سازمان، Workflow ممکن است به شکل زیر باشد:
ثبت درخواست خرید ← تأیید مدیر ← بررسی واحد تدارکات ← انجام خرید
اما فرآیند خرید علاوه بر این مراحل، مواردی مانند بودجه، مشخصات کالا، اطلاعات تأمینکنندگان، قوانین تأیید و ثبت اسناد مالی را نیز در بر میگیرد.
| مورد مقایسه | گردش کار | فرآیند |
|---|---|---|
| تمرکز اصلی | ترتیب و جریان انجام کارها | کل سازوکار انجام یک فعالیت سازمانی |
| اجزا | فعالیت، مسئول، وضعیت و انتقال بین مراحل | گردش کار، داده، قوانین، فرمها، منابع و خروجی |
| هدف | هدایت یک کار از مرحله شروع تا پایان | دستیابی به یک نتیجه مشخص کسبوکار |
| مثال | درخواست خرید ← تأیید مدیر ← تدارکات | کل فرآیند خرید از درخواست تا پرداخت و ثبت اسناد |
درباره مدیریت فرآیند بیشتر بخوانید.
آیا گردش کار و چک لیستها یکسان هستند؟
خیر. چک لیست یک نسخه ابتدایی از Workflow است. چک لیستها فقط برای فرآیندها و پروژهها کار میکنند، اما بیشتر اوقات توانایی اشتراکگذاری بین اعضای تیم را ندارند. چک لیستها ردیابی مواردی را که نیاز به بازگشت به مرحله قبلی در یک گردش کار دارند، دشوار میکند.
چک لیستها در برخورد با گردش کارهایی که مشروط به دادههای خاصی هستند، ضعیف عمل میکنند. برای مثال، اگر در حال ساخت کمپینهای بازاریابی هستید، اما میخواهید در پلتفرمهای مختلف، Workflow متفاوتی را دنبال کنید، باید به تعداد پلتفرمهایی که دارید چک لیست داشته باشید. در حالی که با یک Workflow پیچیدهتر، میتوانید همه موارد را در یک گردش کار واحد مدیریت کنید.
تفاوت گردش کار دستی و خودکار چیست؟
در گردش کار دستی، افراد مسئول انتقال کار یا اطلاعات از یک مرحله به مرحله بعد هستند. برای مثال، کارمند درخواست بازپرداخت هزینه را برای مدیر ارسال میکند و پس از تأیید، درخواست بهصورت دستی برای واحد مالی فرستاده میشود.
در مقابل، در گردش کار خودکار، سیستم بر اساس قوانین از پیش تعیینشده کار را به مرحله بعد منتقل میکند و میتواند اعلانها، یادآوریها، سررسیدها و ارجاع وظایف را نیز بهصورت خودکار انجام دهد. برای مثال، پس از ثبت درخواست بازپرداخت، سیستم میتواند آن را مستقیماً برای مدیر ارسال کند و پس از تأیید نیز به واحد مالی ارجاع دهد.
| ویژگی | دستی | خودکار |
|---|---|---|
| انتقال بین مراحل | توسط افراد | توسط سیستم |
| اطلاعرسانی | تماس، پیام یا ایمیل دستی | اعلان و یادآوری خودکار |
| احتمال خطای انسانی | بیشتر | کمتر |
| پیگیری وضعیت | دشوارتر | سریع و لحظهای |
| سرعت انجام کار | وابسته به پیگیری افراد | معمولاً سریعتر |
| مناسب برای | کارهای ساده و کمتکرار | فرآیندهای تکراری و چندمرحلهای |
یکی از مهمترین مزایای Workflow خودکار، قابلیت ردیابی وضعیت کار است. در Workflow دستی ممکن است برای فهمیدن وضعیت یک درخواست نیاز به بررسی ایمیلها، پیامها یا فایلهای مختلف باشد؛ اما در یک سیستم خودکار میتوان مشاهده کرد هر آیتم در چه مرحلهای قرار دارد و مسئول فعلی آن چه کسی است.
چگونه یک گردش کار طراحی کنیم؟
برای طراحی یک گردش کار مؤثر، ابتدا باید مشخص کنید کار از کجا شروع میشود، چه مراحلی را طی میکند، مسئول هر مرحله چه کسی است و در نهایت چه خروجیای باید ایجاد شود. هرچه این مسیر شفافتر باشد، اجرای کار، پیگیری وضعیت و شناسایی گلوگاهها آسانتر خواهد بود.
1. هدف Workflow را مشخص کنید.
ابتدا مشخص کنید این Workflow برای حل چه مسئلهای ایجاد میشود و نتیجه نهایی آن چیست. برای مثال، هدف یک گردش کار خرید میتواند «ثبت، تأیید و انجام درخواست خرید» باشد.
2. نقطه شروع و پایان را تعیین کنید.
مشخص کنید چه رویدادی گردش کار را آغاز میکند و چه زمانی آن را کاملشده در نظر میگیرید. برای مثال، ثبت درخواست میتواند نقطه شروع و تحویل کالا نقطه پایان باشد.
3. مراحل و فعالیتها را فهرست کنید.
تمام اقداماتی را که از شروع تا پایان باید انجام شوند مشخص کنید. مراحل غیرضروری یا تکراری را حذف کنید تا گردش کار تا حد امکان ساده باقی بماند.
4. مسئول هر مرحله را تعیین کنید
برای هر فعالیت مشخص کنید چه فرد، نقش یا واحد سازمانی مسئول انجام آن است. این کار از ابهام در مسئولیتها و معطل ماندن کار جلوگیری میکند.
5. نقاط تصمیمگیری و شرطها را مشخص کنید.
برخی گردش کارها همیشه یک مسیر ثابت ندارند. برای مثال، اگر مبلغ خرید بیشتر از حد مشخصی باشد، ممکن است تأیید مدیر ارشد نیز لازم شود. چنین شرطهایی باید هنگام طراحی گردش کار مشخص شوند.
6. ترتیب و وابستگی مراحل را تعیین کنید.
مشخص کنید کدام فعالیتها باید به ترتیب انجام شوند و کدام فعالیتها میتوانند همزمان پیش بروند.
7. Workflow را بهصورت نمودار ترسیم کنید.
نمایش بصری گردش کار کمک میکند مسیر انجام کار، نقاط تصمیمگیری و ارتباط بین مراحل راحتتر دیده شود و اشکالات احتمالی قبل از اجرا شناسایی شوند.
8. Workflow را آزمایش و بهینه کنید.
پیش از اجرای گسترده، Workflow را با یک نمونه واقعی آزمایش کنید. زمان انتظار، مراحل اضافی، گلوگاهها و نقاطی را که باعث سردرگمی میشوند شناسایی و اصلاح کنید.
اگر یک Workflow بهطور مداوم تکرار میشود، میتوان بخشی از انتقال مراحل، اطلاعرسانیها و پیگیری وضعیت را با استفاده از نرمافزار مدیریت گردش کار، خودکار کرد.
قابلیت طراحی و مدیریت گردش کار یکی از ویژگیهای مهم نرمافزارهای مدرن مدیریت پروژه است. اگر در حال بررسی گزینههای مختلف هستید، راهنمای بهترین نرم افزار مدیریت پروژه میتواند به شما در انتخاب ابزار مناسب کمک کند.
گردش کار در بهتایم
در نرمافزار مدیریت پروژه و مدیریت کارهای بهتایم میتوانید برای پروژههایی که فعالیتهای آنها مراحل مشخص و تکرارشوندهای دارند، گردش کار پروژه تعریف کنید. به این ترتیب، وضعیت هر فعالیت مشخص است و اعضای تیم میتوانند ببینند کار در چه مرحلهای قرار دارد.
در گردش کار پروژه بهتایم بهصورت پیشفرض سه مرحله «شروع نشده»، «شروع شده» و «انجام شده» وجود دارد؛ اما میتوانید متناسب با فرآیند واقعی پروژه، مراحل دیگری نیز به گردش کار اضافه کنید و برای هر مرحله تیم مربوط را مشخص کنید.
یک مثال از Workflow در بهتایم
فرض کنید پروژه شما ساخت کابینت است و هر سفارش باید مراحل زیر را طی کند:
طراحی و برنامهریزی ← انتخاب مواد ← برشکاری ← اتصالات ← مونتاژ ← حملونقل
میتوانید این مراحل را بهعنوان گردش کار پروژه در بهتایم تعریف کنید و برای هر مرحله تیم یا افراد مربوط را مشخص کنید. سپس ساخت هر کابینت را بهصورت یک فعالیت ثبت کنید و با حرکت آن بین مراحل، وضعیت پیشرفت کار را مشاهده و پیگیری کنید.
به این ترتیب، بهجای پیگیری وضعیت فعالیتها از طریق پیام، تماس یا فایلهای پراکنده، مسیر انجام هر کار در یک Workflow مشخص قابل مشاهده خواهد بود.
برای استفاده از Workflow بهتایم، میتوانید به رایگان ثبت نام کنید.
مراجع: