تصور کنید که تیم شما در حال راهاندازی یک پروژه جدید است و شما به یک روش ساده و مؤثر برای مشاهده پیشرفت کار نیاز دارید. باید بتوانید به راحتی ببینید که هر فرد بر روی چه وظیفهای کار میکند، هر وظیفه در چه مرحلهای قرار دارد و سررسید انجام این وظایف چه زمانی است. به جای بررسی مداوم اسناد، صفحات گسترده، ایمیلها و پیامهای مختلف، میتوانید همه این اطلاعات را بهطور یکپارچه و بصری در یک بورد کانبان مشاهده کنید. برای آشنایی کامل با کانبان، بورد کانبان و معرفی یک نرم افزار برای پیادهسازی روش کانبان این مقاله را تا انتها بخوانید.
پیش از مطالعهی مقاله میتوانید برای استفاده از بورد کانبان در نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین بهتایم ثبت نام کنید.
فهرست مطالب:
کانبان چیست؟
کانبان یک روش مدیریت جریان کار است که با بصریسازی فعالیتها، محدود کردن کارهای در حال انجام و بهبود مستمر فرآیندها، به تیمها کمک میکند کارها را سریعتر و منظمتر به پایان برسانند. این روش ابتدا در صنعت تولید شکل گرفت و امروزه در مدیریت پروژه، توسعه نرمافزار، بازاریابی، پشتیبانی و بسیاری از فعالیتهای تیمی کاربرد دارد.
در کانبان، هر کار بهصورت یک کارت روی بورد کانبان نمایش داده میشود. این بورد از ستونهایی تشکیل شده است که مراحل مختلف جریان کار، مانند «برای انجام»، «در حال انجام» و «انجامشده» را نشان میدهند. با پیشرفت هر فعالیت، کارت مربوط به آن از یک ستون به ستون بعدی منتقل میشود. به این ترتیب، اعضای تیم میتوانند وضعیت کارها، حجم فعالیتهای در حال انجام و گلوگاههای فرآیند را بهصورت شفاف مشاهده کنند.
تاریخچه کانبان
کانبان در اواخر دهه ۱۹۴۰ توسط تایچی اونو، مهندس تویوتا، برای بهبود جریان تولید و کاهش موجودی به کار گرفته شد. این روش با جایگزینکردن سیستم فشاری با سیستم کششی، تولید را بر اساس تقاضای واقعی تنظیم میکرد. این روش بعدها از صنعت تولید وارد حوزههایی مانند توسعه نرمافزار و مدیریت پروژه شد.
کانبان چگونه کار میکند؟
کانبان با نمایش بصری مراحل انجام کار، محدود کردن فعالیتهای همزمان و انتقال تدریجی کارها در طول فرآیند عمل میکند. در این روش، تیم بهجای شروع تعداد زیادی کار، تلاش میکند فعالیتهای آغازشده را سریعتر تکمیل کند و جریان کار را روان نگه دارد.
جریان کار
جریان کار مسیری است که هر فعالیت از زمان شروع تا پایان طی میکند. این مسیر روی بورد کانبان با ستونهایی مانند «برای انجام»، «در حال انجام» و «انجامشده» نمایش داده میشود. با پیشرفت هر کار، کارت مربوط به آن به ستون بعدی منتقل میشود. تجمع کارتها در یک ستون نیز میتواند وجود گلوگاه یا کندی در آن مرحله را نشان دهد.
سیستم کششی (Pull System)
کانبان از سیستم کششی استفاده میکند؛ یعنی کار جدید فقط زمانی وارد یک مرحله میشود که در آن مرحله ظرفیت آزاد وجود داشته باشد. اعضای تیم بهجای شروع مداوم فعالیتهای جدید، ابتدا کارهای در حال انجام را تکمیل میکنند. این روش از انباشتهشدن کارها جلوگیری کرده و سرعت تحویل را افزایش میدهد.
محدودیت WIP
WIP مخفف Work in Progress و به معنای «کار در حال انجام» است. در کانبان برای تعداد کارهایی که میتوانند همزمان در هر مرحله قرار بگیرند، محدودیت تعیین میشود. برای مثال، اگر محدودیت ستون «در حال انجام» سه کارت باشد، تا زمانی که یکی از آنها تکمیل نشود، کار جدیدی وارد این ستون نخواهد شد. این محدودیت تمرکز تیم را افزایش میدهد و از چندوظیفگی و ایجاد گلوگاه جلوگیری میکند.
بورد کانبان چیست؟
بورد کانبان ابزاری بصری برای نمایش و مدیریت جریان کار است. در این بورد، مراحل مختلف انجام کار بهصورت ستون نمایش داده میشوند و هر فعالیت نیز در قالب یک کارت قرار میگیرد. یک بورد ساده کانبان معمولاً شامل ستونهای زیر است:
- برای انجام (To Do): کارهایی که هنوز شروع نشدهاند.
- در حال انجام (In Progress): کارهایی که تیم مشغول انجام آنهاست.
- انجامشده (Done): کارهایی که به پایان رسیدهاند.
با پیشرفت هر فعالیت، کارت آن از یک ستون به ستون بعدی منتقل میشود. به این ترتیب، اعضای تیم میتوانند وضعیت کارها، حجم فعالیتهای در حال انجام و گلوگاههای احتمالی را بهسرعت مشاهده کنند.
بورد کانبان میتواند فیزیکی باشد، مانند یک تخته و یادداشتهای چسبان، یا بهصورت آنلاین استفاده شود. بورد کانبان آنلاین برای تیمهای حضوری و دورکار مناسبتر است؛ زیرا امکان دسترسی همزمان، بهروزرسانی سریع و پیگیری دقیقتر وظایف را فراهم میکند.
برای مدیریت کارها بهصورت بصری میتوانید بورد کانبان بهتایم را امتحان کنید.
اجزای بورد کانبان
یک بورد کانبان مؤثر معمولاً از اجزای زیر تشکیل میشود:
۱. ستونها
هر ستون یکی از مراحل جریان کار را نشان میدهد؛ مانند «برای انجام»، «در حال انجام» و «انجامشده». تعداد و نام ستونها باید با فرآیند واقعی تیم هماهنگ باشد.
۲. کارتهای کانبان
هر کارت نمایانگر یک وظیفه یا فعالیت است. اطلاعاتی مانند عنوان کار، مسئول انجام، اولویت، سررسید، توضیحات و برچسبها میتواند روی کارت ثبت شود.
۳. محدودیت کار در حال انجام
برای برخی ستونها تعداد مشخصی بهعنوان محدودیت WIP تعیین میشود. این محدودیت مانع شروع همزمان تعداد زیادی کار شده و به تیم کمک میکند فعالیتهای آغازشده را زودتر به پایان برساند.
۴. قوانین انتقال کارتها
باید مشخص باشد هر کارت تحت چه شرایطی میتواند به مرحله بعد منتقل شود. برای مثال، یک فعالیت تنها پس از بررسی و تأیید میتواند وارد ستون «انجامشده» شود.
۵. مسیرهای افقی
در بوردهای پیشرفته میتوان از مسیرهای افقی یا Swimlane برای تفکیک کارها بر اساس پروژه، تیم، اولویت یا نوع فعالیت استفاده کرد.
۶. نشانههای وضعیت کار
برچسبها، رنگها و علامتهایی مانند «مسدودشده»، «فوری» یا «منتظر تأیید» به اعضای تیم کمک میکنند وضعیت هر کار را سریعتر تشخیص دهند.
این اجزا باعث میشوند بورد کانبان فقط یک فهرست وظایف نباشد، بلکه تصویری روشن از جریان کار، ظرفیت تیم و گلوگاههای فرآیند ارائه دهد.
اصول کانبان چیست؟
اصول کانبان به دو گروه «مدیریت تغییر» و «تحویل خدمت» تقسیم میشوند. این اصول کمک میکنند کانبان بدون ایجاد تغییرات ناگهانی در سازمان اجرا شود و جریان کار بر اساس نیاز مشتری بهبود پیدا کند.
اصول مدیریت تغییر
- از وضعیت فعلی شروع کنید: کانبان را روی فرایندها، نقشها و روشهای کاری موجود اجرا کنید و پیش از هر تغییری، وضعیت فعلی را بشناسید.
- بهبود را از طریق تغییرات تدریجی دنبال کنید: بهجای ایجاد تغییرات بزرگ و ناگهانی، فرایند را با تغییرات کوچک، کنترلشده و مستمر بهبود دهید.
- رهبری را در همه سطوح تشویق کنید: شناسایی مشکلات و پیشنهاد راهحل فقط وظیفه مدیران نیست و همه اعضای تیم میتوانند در بهبود فرایند مشارکت کنند.
اصول تحویل خدمت
- بر نیازها و انتظارات مشتری تمرکز کنید: تیم باید بداند چه ارزشی به مشتری ارائه میدهد و تصمیمهای خود را بر اساس نیاز واقعی او بگیرد.
- کار را مدیریت کنید، نه افراد را: تمرکز کانبان بر بهبود جریان کار و رفع موانع فرایند است، نه کنترل دائمی عملکرد افراد.
- سیاستها را بهطور منظم بازبینی کنید: قوانین و روشهای انجام کار باید با همکاری تیم بررسی و در صورت نیاز اصلاح شوند تا نتیجه بهتری برای مشتری و سازمان ایجاد کنند.
6 روش اجرایی کانبان
برای اجرای مؤثر کانبان، فقط ساختن یک بورد و جابهجایی کارتها کافی نیست. تیم باید جریان کار را مشاهده و کنترل کند، محدودیتهای مشخصی تعیین کند و براساس بازخورد و دادهها، فرایند را بهطور مستمر بهبود دهد.
1. بصریسازی کارها
ابتدا مراحل واقعی انجام کار را مشخص کرده و آنها را بهصورت ستونهایی روی بورد کانبان نمایش دهید. هر فعالیت نیز در قالب یک کارت روی بورد قرار میگیرد و با پیشرفت کار، از یک ستون به ستون بعدی منتقل میشود.
بصریسازی به اعضای تیم کمک میکند وضعیت هر فعالیت، حجم کار موجود و نقاطی را که کارها در آنها متوقف یا انباشته شدهاند، بهسرعت مشاهده کنند.
2. محدود کردن کارهای در حال انجام
محدودیت WIP مشخص میکند که در هر مرحله، حداکثر چند فعالیت میتواند همزمان در حال انجام باشد. برای مثال، اگر محدودیت ستون «در حال انجام» سه کارت باشد، تا زمانی که یکی از این کارتها خارج نشود، کار جدیدی وارد این مرحله نخواهد شد.
این محدودیت باعث میشود تیم بهجای شروع همزمان کارهای متعدد، فعالیتهای آغازشده را زودتر تکمیل کند. در نتیجه، چندوظیفگی، تأخیر و انباشتهشدن کارها کاهش مییابد.
3. مدیریت جریان کار
هدف کانبان فقط مشغول نگهداشتن اعضای تیم نیست؛ بلکه باید کارها با کمترین توقف از شروع به پایان برسند. برای مدیریت جریان، لازم است مدت توقف کارتها، تعداد کارهای تکمیلشده و میزان تجمع فعالیتها در هر مرحله بررسی شود.
اگر تعداد زیادی کارت در یک ستون باقی مانده باشند، احتمالاً در آن مرحله گلوگاهی وجود دارد. کمبود ظرفیت، مشکلات فنی، تأخیر در تأیید یا نامشخصبودن مسئولیتها میتوانند از دلایل ایجاد گلوگاه باشند. تیم باید ابتدا این موانع را برطرف کند و سپس کارهای جدید را آغاز کند.
4. شفافسازی قوانین فرآیند
همه اعضای تیم باید بدانند هر کارت تحت چه شرایطی وارد یک مرحله میشود و چه زمانی میتواند به مرحله بعد منتقل شود. این قوانین که «سیاستهای صریح» نامیده میشوند، باید ساده، قابلمشاهده و مورد توافق تیم باشند.
برای مثال، میتوان مشخص کرد که یک فعالیت فقط زمانی وارد ستون «انجامشده» شود که بررسی نهایی شده، تمام پیوستهای آن ثبت شده و مسئول مربوط آن را تأیید کرده باشد. این قوانین باید بهطور دورهای بازبینی و در صورت نیاز اصلاح شوند.
5. پیادهسازی چرخههای بازخورد
بازخورد منظم به تیم کمک میکند مشکلات جریان کار را زودتر شناسایی کند. این بازخورد میتواند از مشتریان، اعضای تیم، مدیران و دادههای ثبتشده روی بورد به دست آید.
تیم باید در جلسات کوتاه و منظم، وضعیت بورد، کارهای متوقفشده، گلوگاهها و دلایل تأخیر را بررسی کند. بازخورد مشتری نیز نشان میدهد که خروجی نهایی تا چه اندازه با نیاز و انتظار او هماهنگ بوده است.
6. بهبود همکاری و تکامل تدریجی
کانبان بر تغییرات کوچک، آزمایشی و مستمر تأکید دارد. اعضای تیم باید براساس دادهها و تجربههای خود، پیشنهادهایی برای بهترشدن جریان کار ارائه دهند و نتیجه تغییرات را بررسی کنند.
برای مثال، تیم میتواند محدودیت WIP را تغییر دهد، یک مرحله اضافی برای بررسی ایجاد کند یا قوانین انتقال کارتها را اصلاح کند. اگر تغییر ایجادشده نتیجه مثبتی داشت، حفظ میشود؛ در غیر این صورت، تیم میتواند روش دیگری را آزمایش کند. به این ترتیب، فرایند بدون ایجاد تغییرات ناگهانی و پرریسک، بهتدریج تکامل پیدا میکند.
کانبان برای چه تیمهایی مناسب است؟
کانبان برای تیمهایی مناسب است که کارهای متعددی بهصورت پیوسته دریافت میکنند و نیاز دارند وضعیت فعالیتها، ظرفیت اعضا و گلوگاههای فرایند را بهوضوح مشاهده کنند.
این روش میتواند در تیمهای زیر کاربرد داشته باشد:
- تیمهای توسعه نرمافزار: برای مدیریت قابلیتها، خطاها، بررسی کد و انتشار نسخهها
- تیمهای بازاریابی و محتوا: برای مدیریت ایده، تولید، بررسی، طراحی و انتشار محتوا
- تیمهای پشتیبانی: برای پیگیری درخواستها، اولویتبندی مشکلات و کنترل زمان پاسخگویی
- تیمهای فروش: برای نمایش مراحل ارتباط با مشتری و پیگیری فرصتهای فروش
- تیمهای منابع انسانی: برای مدیریت استخدام، آموزش و درخواستهای کارکنان
- تیمهای تولید و عملیات: برای کنترل جریان تولید، سفارشها و رفع گلوگاهها
- تیمهای مدیریت پروژه: برای پیگیری فعالیتها و مشاهده وضعیت اجرای پروژه
- افراد: برای مدیریت کارهای روزانه، شخصی یا فریلنسری
کانبان بهویژه برای محیطهایی مناسب است که اولویتها مرتب تغییر میکنند، کارها بهصورت مداوم وارد فرایند میشوند و تیم به انعطاف بیشتری نسبت به برنامههای زمانبندیشده نیاز دارد. بااینحال، در پروژههایی که به زمانبندی دقیق، وابستگیهای پیچیده و کنترل بلندمدت نیاز دارند، بهتر است کانبان در کنار ابزارهایی مانند گانت چارت و برنامه زمانبندی استفاده شود.
تفاوت کانبان و اسکرام
کانبان و اسکرام هر دو برای مدیریت کار و بهبود عملکرد تیمها استفاده میشوند، اما شیوه اجرای آنها متفاوت است. اسکرام کارها را در دورههای زمانی مشخص به نام اسپرینت سازماندهی میکند، درحالیکه کانبان بر جریان پیوسته کار و تکمیل تدریجی فعالیتها تمرکز دارد.
| معیار | کانبان | اسکرام |
| شیوه انجام کار | جریان پیوسته | اسپرینتهای زمانبندیشده |
| دوره زمانی ثابت | ندارد | معمولاً ۱ تا ۴ هفته |
| محدودیت کار | با محدودیت WIP | با ظرفیت اسپرینت |
| نقشهای مشخص | نقش الزامی ندارد | مالک محصول، اسکراممستر و تیم توسعه |
| تغییر اولویتها | در صورت وجود ظرفیت، در هر زمان ممکن است | معمولاً در طول اسپرینت محدود میشود |
| برنامهریزی | مستمر و براساس ظرفیت | در ابتدای هر اسپرینت |
| تحویل خروجی | بهصورت پیوسته | معمولاً در پایان اسپرینت |
| میزان انعطاف | زیاد | ساختارمندتر |
| مناسب برای | کارهای مستمر و اولویتهای متغیر | پروژههایی با اهداف کوتاهمدت و تیم ثابت |
البته این دو روش الزاماً رقیب یکدیگر نیستند. برخی تیمها از ترکیب آنها، که معمولاً «اسکرامبان» نامیده میشود، استفاده میکنند؛ یعنی ساختار جلسات و اسپرینتهای اسکرام را در کنار بورد کانبان و محدودیت WIP به کار میگیرند.
دربارهی انواع متدولوژی مدیریت پروژه مانند اسکرامبان بیشتر بخوانید.
مزایای کانبان
۱. بصریسازی جریان کار
کانبان با استفاده از بورد، ستونها و کارتها، مراحل انجام کار را بهصورت بصری نمایش میدهد. به این ترتیب، اعضای تیم میتوانند بهسرعت ببینند هر فعالیت در چه مرحلهای قرار دارد، چه کسی مسئول آن است و چه میزان کار باقی مانده است.
۲. انعطافپذیری بالا
کانبان را میتوان بدون تغییر کامل ساختار تیم، روی فرایندهای موجود اجرا کرد. این روش به تیم اجازه میدهد اولویتها، قوانین و مراحل جریان کار را بهتدریج و متناسب با شرایط جدید اصلاح کند.
۳. تمرکز بر بهبود مستمر
در کانبان، تیم بهطور منظم جریان کار، زمان انجام فعالیتها و دلایل تأخیر را بررسی میکند. این بررسی مداوم به شناسایی مشکلات و بهبود تدریجی فرایند کمک میکند.
۴. شناسایی و کاهش گلوگاهها
تجمع کارتها در یک ستون نشان میدهد که آن مرحله از فرایند با مشکل یا کمبود ظرفیت روبهرو است. کانبان به تیم کمک میکند این گلوگاهها را سریعتر شناسایی و برای رفع آنها اقدام کند.
۵. کاهش چندوظیفگی
با تعیین محدودیت WIP، تعداد کارهایی که میتوانند همزمان در حال انجام باشند کنترل میشود. در نتیجه، اعضای تیم تمرکز بیشتری روی تکمیل کارهای آغازشده دارند و فعالیتها کمتر نیمهتمام باقی میمانند.
۶. افزایش شفافیت و همکاری
ازآنجاکه وضعیت کارها برای همه اعضای تیم قابلمشاهده است، هماهنگی بهتر میشود و نیاز به پیگیریهای مکرر کاهش پیدا میکند. اعضا همچنین راحتتر میتوانند مشکلات و کارهای مسدودشده را شناسایی کنند.
محدودیتهای کانبان
۱. نقشها و مسئولیتهای مشخصی تعیین نمیکند
کانبان برخلاف اسکرام، نقشهای مشخص و الزامی تعریف نمیکند. بنابراین اگر مسئولیتها از قبل روشن نباشند، ممکن است در تصمیمگیری یا پیگیری کارها ابهام ایجاد شود.
۲. بهروزرسانینشدن بورد، آن را بیفایده میکند
بورد کانبان باید وضعیت واقعی کارها را نشان دهد. اگر اعضای تیم کارتها را جابهجا نکنند یا اطلاعات آنها را بهروز نگه ندارند، بورد تصویر نادرستی از جریان کار ارائه خواهد داد.
۳. تعیین نادرست محدودیت WIP مشکلساز است
اگر محدودیت WIP بیش از حد زیاد باشد، تمرکز تیم کاهش مییابد و کارها انباشته میشوند. اگر این محدودیت بیش از حد کم باشد، ممکن است برخی اعضای تیم بدون کار بمانند یا جریان فعالیتها کند شود.
۴. برای زمانبندی بلندمدت بهتنهایی کافی نیست
کانبان بیشتر بر مدیریت جریان جاری کار تمرکز دارد. در پروژههایی که وابستگیهای پیچیده، مسیر بحرانی، بودجه و برنامه زمانبندی بلندمدت دارند، بهتر است در کنار ابزارهایی مانند گانت چارت و برنامه پروژه استفاده شود.
۵. چهارچوب زمانی ثابتی ندارد
در کانبان برخلاف اسکرام، اسپرینت یا دوره زمانی الزامی وجود ندارد. این انعطاف مفید است، اما اگر تیم سررسیدها و معیارهای جریان را بهدرستی مدیریت نکند، ممکن است زمان تحویل فعالیتها قابل پیشبینی نباشد.
۶. ساختن بورد بهتنهایی کافی نیست
صرفاً ایجاد ستونهای «برای انجام»، «در حال انجام» و «انجامشده» به معنای اجرای کامل کانبان نیست. تیم باید محدودیت WIP، قوانین انتقال، شاخصهای جریان و فرایند بهبود مستمر را نیز تعریف کند.
استفاده از بورد کانبان در بهتایم
در بهتایم میتوانید فعالیتهای تیم را بهصورت کارت روی تسکبورد مشاهده و وضعیت آنها را بهسادگی مدیریت کنید. این نمایش بصری کمک میکند مشخص باشد هر فعالیت در چه مرحلهای قرار دارد، چه کسی مسئول آن است و کدام کارها هنوز شروع نشده یا به پایان رسیدهاند.
تسکبورد بهتایم فقط برای جابهجایی کارتها نیست. برای هر فعالیت میتوانید مسئول، سررسید، اولویت و توضیحات تعیین کنید، فایل پیوست کنید، برای آن برنامهریزی انجام دهید و زمان صرفشده را در تایمشیت ثبت کنید. به این ترتیب، مدیریت وظایف، برنامهریزی و ثبت عملکرد واقعی در یک محیط یکپارچه انجام میشود.
برای استفاده از بورد کانبان بهتایم مراحل زیر را طی کنید:
۱. در بهتایم ثبتنام کنید.
ابتدا از طریق صفحه ثبتنام، حساب کاربری رایگان خود را ایجاد کنید.
۲. وارد تسکبورد شوید.
از منوی اصلی، روی آیکن «تسکبورد» کلیک کنید. در این صفحه سه ستون اصلی زیر نمایش داده میشوند:
- منتظر انجام
- در حال انجام
- انجام شده
۳. فعالیت جدید ایجاد کنید.
برای تعریف یک فعالیت جدید، روی علامت «+فعالیت جدید» کلیک کنید. هر فعالیت بهصورت یک کارت روی بورد نمایش داده میشود.
۴. وضعیت فعالیت را تغییر دهید.
با کشیدن و رهاکردن کارت، آن را از ستون «منتظر انجام» به «در حال انجام» منتقل کنید.
۵. اطلاعات فعالیت را تکمیل کنید.
برای هر فعالیت میتوانید برنامهریزی کنید، تایمشیت ثبت کنید و به آن فایل پیوست کنید.
۶. فعالیت را تکمیل کنید.
پس از پایان کار، کارت فعالیت را به ستون «انجامشده» منتقل کنید. به این ترتیب، وضعیت تمام کارهای تیم بهصورت شفاف و بهروز روی بورد قابل مشاهده خواهد بود.
سایر امکانات تسک بورد بهتایم:
- نکته جذاب بورد بهتایم قابلیت فیلتر کردن فعالیتها بر اساس پروژه و کاربر است. اگر دسترسی لازم را داشته باشید با کلیک بر روی دکمه فیلتر میتوانید تسک بورد کاربران دیگر را هم مشاهده نمایید. علاوه بر این، قابلیت فیلتر کردن فعالیتها بر اساس پروژهها را هم دارید.
- میتوانید فعالیتهای موجود در بورد را براساس تاریخ سررسید و عنوان فعالیت هم فیلتر کنید.
- اگر به فعالیت برچسب اختصاص داده شده باشد، در بورد فعالیتها نمایش داده میشود. دربارهی تسک بورد بهتایم بیشتر بخوانید.
مطالب مرتبط:
- برای آشنایی بیشتر با روش کانبان این ویدئو را تماشا کنید.
- درباره مدیریت پروژه چابک بیشتر بخوانید.
- بهترین تکینکهای مدیریت زمان را هم بخوانید.