راهکارهای مدیریت وظایف؛ از برنامهریزی تا پیگیری کارها
وقتی تعداد کارها افزایش پیدا میکند، بدون یک روش مشخص ممکن است وظایف مهم فراموش شوند، سررسیدها عقب بیفتند و زمان زیادی صرف کارهای کماهمیت شود. مدیریت صحیح وظایف کمک میکند کارها را منظمتر برنامهریزی کنید، مسئولیتها را مشخص کنید و پیشرفت فعالیتهای فردی و تیمی را بهتر زیر نظر داشته باشید.
در این مقاله با راهکارهای کاربردی مدیریت وظایف آشنا میشوید؛ از تقسیم کارهای بزرگ، تهیه فهرست وظایف و برنامهریزی روزانه تا تفویض کارها، پیگیری پیشرفت و استفاده از روشهایی مانند اسکرام و کانبان.
پیش از مطالعه راهکارهای این مقاله، میتوانید برای تعریف و پیگیری کارهای فردی و تیمی، نرم افزار مدیریت وظایف بهتایم را بهصورت رایگان امتحان کنید.
فهرست مطالب:
مدیریت وظایف چیست؟
مدیریت وظایف فرایند تعریف، سازماندهی، اولویتبندی، زمانبندی، تخصیص و پیگیری کارها از زمان ایجاد تا تکمیل آنهاست. در این فرایند باید مشخص باشد چه کاری انجام میشود، مسئول آن چه کسی است، چه زمانی باید آغاز و تمام شود و در حال حاضر در چه وضعیتی قرار دارد.
مدیریت وظایف در کارهای فردی باعث تمرکز بیشتر و جلوگیری از فراموششدن فعالیتها میشود. در کارهای تیمی نیز به شفافشدن مسئولیتها، هماهنگی اعضا، کنترل سررسیدها و پیگیری دقیقتر پیشرفت کمک میکند.
برای تعداد محدودی از کارها میتوان از فهرست یا تقویم استفاده کرد؛ اما با افزایش تعداد وظایف، پروژهها و اعضای تیم، استفاده از نرمافزار مدیریت وظایف، برنامهریزی و پیگیری کارها را سادهتر و دقیقتر میکند.
بهترین راهکارهای مدیریت وظایف کدامند؟
برای مدیریت بهتر کارها، باید ابتدا وظایف را به بخشهای کوچکتر و قابلکنترل تقسیم کنید، سپس آنها را اولویتبندی، زمانبندی و پیگیری کنید. راهکارهای زیر کمک میکنند کارهای فردی و تیمی را منظمتر انجام دهید، از فراموششدن وظایف جلوگیری کنید و پیشرفت کارها را بهتر زیر نظر داشته باشید.
پروژهها و کارهای بزرگ را به فعالیتهای کوچکتر تقسیم کنید.
انجام یک پروژه بزرگ بدون تقسیم آن به بخشهای کوچکتر، معمولاً دشوار و گیجکننده است. وقتی پروژه را به فعالیتهای مشخص و قابلانجام تقسیم میکنید، درک بهتری از حجم کار، ترتیب انجام وظایف و منابع موردنیاز به دست میآورید. همچنین تکمیل هر فعالیت کوچک، پیشرفت پروژه را ملموستر میکند و انگیزه بیشتری برای ادامه کار ایجاد میشود.
در مدیریت پروژه به این فرایند «تجزیه» گفته میشود. تجزیه به معنای شکستن پروژه به بخشهای کوچکتر و قابلکنترل است و یکی از مراحل اصلی ایجاد ساختار شکست کار یا WBS به شمار میرود. ساختار شکست کار، پروژه را به بستههای کاری و فعالیتهایی تقسیم میکند که بتوان آنها را بهطور جداگانه برنامهریزی، تخصیص و پیگیری کرد.
فهرستی از وظایف خود تهیه کنید.
تمام کارهای روزانه، هفتگی و پروژهای خود را در یک فهرست مشخص ثبت کنید. داشتن فهرست وظایف کمک میکند هیچ کاری از قلم نیفتد و بتوانید وظایف را براساس اهمیت، فوریت و زمان انجام مرتب کنید. با مرور منظم این فهرست، دید واضحتری از حجم کارها خواهید داشت و میتوانید برنامه واقعبینانهتری برای انجام آنها تنظیم کنید.
برای هر وظیفه بهتر است اطلاعاتی مانند عنوان کار، مسئول انجام، تاریخ شروع، سررسید و وضعیت فعلی مشخص باشد. همچنین فهرست وظایف باید بهطور مرتب بهروزرسانی شود تا کارهای تکمیلشده، در حال انجام و عقبافتاده بهراحتی قابل تشخیص باشند.
در تصویر زیر، تسک بورد نرم افزار مدیریت وظایف بهتایم نمایش داده شده است. با استفاده از بورد فعالیتها میتوانید وظایف واگذارشده را در مراحل مختلف مشاهده کنید، وضعیت هر کار را با یک نگاه تشخیص دهید و برای ادامه فعالیتهای خود برنامهریزی دقیقتری داشته باشید.
برای هر وظیفه تاریخ شروع و سررسید تعیین کنید.
تعیین زمان مشخص برای شروع و پایان هر کار، تمرکز را افزایش میدهد و احتمال بهتعویقافتادن وظایف را کاهش میدهد. وقتی برای یک فعالیت تاریخ سررسید تعیین میکنید، بهتر میتوانید اهمیت و فوریت آن را بسنجید و زمان خود را میان کارهای مختلف تقسیم کنید.
نبودن مهلت مشخص باعث میشود بعضی وظایف بیش از حد طول بکشند یا در میان کارهای روزانه فراموش شوند. بهتر است تاریخ سررسید را واقعبینانه تعیین کنید و در صورت نیاز، برای نزدیکشدن به موعد انجام کار یادآور قرار دهید.
در نرم افزار مدیریت وظایف بهتایم میتوانید برای هر فعالیت تاریخ شروع و سررسید مشخص کنید و برای پیش از شروع، پیش از سررسید یا بعد از آن یادآور دریافت کنید.
برای مدیریت وظایف برنامهریزی روزانه داشته باشید.
در ابتدای هر روز، زمانی کوتاه را به مرور وظایف و تنظیم برنامه اختصاص دهید. کارهای مهمتر، فوریتر و دشوارتر را مشخص کنید و براساس زمان و انرژی در دسترس، آنها را در برنامه روزانه خود قرار دهید.
برنامهریزی روزانه کمک میکند بدانید در طول روز دقیقاً روی چه کارهایی باید تمرکز کنید و از جابهجایی مداوم میان وظایف جلوگیری شود. بهتر است برنامه بیش از حد فشرده نباشد و زمانی نیز برای کارهای پیشبینینشده در نظر گرفته شود.
در بخش برنامهریزی روزانه بهتایم میتوانید فعالیتهای خود را برای هر روز انتخاب کنید، زمان موردنیاز آنها را برآورد کنید و در پایان روز، زمان برنامهریزیشده را با زمان واقعی انجام کارها مقایسه کنید.
فهرستی از کارهای انجام شده داشته باشید.
ثبت وظایف تکمیلشده فقط برای بایگانی کارها نیست؛ مشاهده پیشرفت میتواند انگیزه شما را برای ادامه فعالیتهای باقیمانده افزایش دهد. با داشتن فهرستی از کارهای انجامشده، بهتر میتوانید میزان پیشرفت خود را ارزیابی کنید، دستاوردهای روزانه یا هفتگی را ببینید و برای برنامههای بعدی تصمیم دقیقتری بگیرید.
این فهرست همچنین نشان میدهد چه کارهایی بیش از حد انتظار زمان بردهاند، کدام وظایف تکرار میشوند و چه مقدار از برنامه واقعاً اجرا شده است. در تسک بورد بهتایم میتوانید فعالیتهای تکمیلشده را در کنار وظایف در حال انجام مشاهده و روند پیشرفت کارها را پیگیری کنید.
مهمترین و دشوارترین وظیفه روز را ابتدا انجام دهید.
وظایف دشوار معمولاً به تمرکز و انرژی بیشتری نیاز دارند و به همین دلیل بیشتر در معرض بهتعویقافتادن هستند. بهتر است زمانی از روز را که بیشترین تمرکز را دارید، به انجام مهمترین و پیچیدهترین کار اختصاص دهید؛ برای بسیاری از افراد این زمان، ساعات ابتدایی روز است.
با انجام دشوارترین وظیفه در ابتدای روز، فشار ذهنی ناشی از آن کاهش پیدا میکند و ادامه کارهای دیگر سادهتر میشود. این رویکرد با تکنیک «قورباغهات را قورت بده» شناخته میشود؛ یعنی کاری را که بیشترین اهمیت دارد و احتمال بهتعویقانداختن آن بیشتر است، پیش از سایر وظایف انجام دهید.
برای مدیریت وظایف، برخی از کارها را محول کنید.
لازم نیست همه کارها را شخصاً انجام دهید. تفویض وظایف به افراد مناسب کمک میکند از زمان و تخصص اعضای تیم بهتر استفاده شود و کارها در مهلت تعیینشده به پایان برسند. برای واگذاری صحیح یک وظیفه باید نتیجه مورد انتظار، مسئول انجام، سررسید، اطلاعات لازم و حدود اختیار فرد بهروشنی مشخص شود.
پس از واگذاری کار، پیشرفت آن را در زمانهای مناسب بررسی کنید؛ اما از کنترل مداوم و دخالت در جزئیات اجرای کار پرهیز کنید. هدف از پیگیری این است که موانع زودتر شناسایی شوند و در صورت نیاز، منابع یا راهنمایی لازم در اختیار مسئول وظیفه قرار گیرد.
در نرم افزار مدیریت وظایف بهتایم میتوانید فعالیتها را به اعضای تیم اختصاص دهید، مسئول و زمانبندی هر کار را مشخص کنید و وضعیت انجام آنها را از طریق تسک بورد و گزارشهای پیشرفت پیگیری کنید.
حواسپرتیها را کاهش دهید.
هنگام کار بر روی کارهایی که به تمرکز زیادی احتیاج دارند، باید سعی کنید از پرت شدن حواستان جلوگیری کنید. سادهترین راهکار این است که اعلانها یا نوتیفیکیشنها را خاموش کنید. یک فرد بهطور متوسط، روزانه ۴۶ نوتیفیکیشن دریافت میکند. برای جلوگیری از انگیزهی ذاتی ما در پاسخ به آنها، به سادگی نوتیفیکیشنها را خاموش کنید.
اما گاهی برای تکمیل وظایف به تعامل با همکارانتان نیاز دارید، بسیاری از افراد و تیمها ممکن است از ابزارهای چت اجتماعی مانند واتساپ و تلگرام برای تعامل سازمانی خود استفاده کنند، اما استفاده از این ابزارها بیشتر باعث حواسپرتی و عدم تمرکز خواهد شد. برای همین توصیه ما به شما استفاده از ابزار چت و یا تعامل غیراجتماعی است. در بهساد بخشی از گفتگوی بین همکاران و به خصوص در مورد یک پروژه با نرم افزار مدیریت وظایف بهتایم صورت میگیرد. زمانی که پیشبرد فعالیتهایی که به ما سپرده شده را در گروه چت با دیگر اعضای تیم پروژه در میان میگذاریم و با مشورت همدیگر پروژه را پیش میبریم.
از تقویم برای زمانبندی و پیگیری وظایف استفاده کنید.
تقویم به شما کمک میکند تاریخ شروع، سررسید و بازه انجام فعالیتها را در یک نمای زمانی مشاهده کنید. با استفاده از تقویم، بهتر میتوانید حجم کار روزها و هفتههای آینده را بسنجید، وظایف نزدیک به سررسید را تشخیص دهید و برای انجام کارها برنامه واقعبینانهتری داشته باشید.
در تقویم فعالیتهای نرم افزار مدیریت وظایف بهتایم میتوانید تمام فعالیتهایی را که به شما اختصاص داده شدهاند، براساس ماه انتخابشده مشاهده کنید. همچنین امکان بررسی تاریخ شروع و سررسید، وضعیت برنامهریزی فعالیتها و تنظیم برنامه کارها از طریق خود تقویم وجود دارد. این دید یکپارچه کمک میکند وظایف مهم را بهموقع پیگیری کنید و از همپوشانی یا عقبافتادن کارها جلوگیری شود.
وظایف و زمان صرفشده برای آنها را ردیابی کنید.
برای مدیریت وظایف، فقط دانستن وضعیت هر وظیفه کافی نیست؛ باید بررسی کنید هر فعالیت چقدر زمان برده، تا چه اندازه مطابق برنامه پیش رفته و آیا در موعد مقرر تکمیل میشود یا نه. ثبت زمان انجام وظایف در تایمشیت کمک میکند تصویر دقیقتری از نحوه صرف زمان خود و اعضای تیم داشته باشید و برآوردهای آینده را واقعبینانهتر انجام دهید.
با بررسی گزارشهای حاصل از ردیابی وظایف میتوانید:
- فعالیتهای عقبافتاده را شناسایی و برای آنها اقدام مناسب انجام دهید.
- بررسی کنید وظایف واگذارشده مطابق برنامه پیش میروند یا خیر.
- کارهای زمانبر را پیدا کنید و علت طولانیشدن آنها را بررسی کنید.
- زمانهای تلفشده و عوامل کاهش بهرهوری را شناسایی کنید.
- زمان واقعی انجام کارها را با زمان برآوردشده مقایسه کنید.
- برای پروژهها و فعالیتهای مشابه، برنامهریزی دقیقتری داشته باشید.
در نرم افزار مدیریت وظایف بهتایم با ثبت تایمشیت میتوانید زمان صرفشده برای هر فعالیت را مشاهده کنید و از طریق گزارشها و نمودارهای مختلف، وضعیت پیشرفت، نحوه توزیع زمان و عملکرد اعضای تیم را تحلیل کنید. نمونههایی از این نمودارها در تصویر زیر نمایش داده شدهاند.
مدیریت وظایف تیمی با روشهای چابک
رویکرد چابک در مدیریت وظایف
چابک یا Agile رویکردی تکرارشونده و انعطافپذیر برای انجام کارهاست که اصول آن در سال ۲۰۰۱ در قالب «بیانیه چابک» تدوین شد. این رویکرد ابتدا در توسعه نرمافزار گسترش یافت، اما امروزه در بسیاری از پروژهها و فرایندهای تیمی نیز کاربرد دارد.
در روش چابک، بهجای برنامهریزی کامل و اجرای یکباره پروژه، کارهای بزرگ به بخشهای کوچکتر تقسیم میشوند و در دورههای کوتاه انجام میگیرند. تیم پس از تکمیل هر بخش، نتیجه را بررسی میکند، بازخورد میگیرد و برنامه مراحل بعدی را متناسب با شرایط جدید اصلاح میکند. به همین دلیل، تیم میتواند سریعتر به تغییر نیازها، اولویتها یا بازخورد مشتری پاسخ دهد.
در مدیریت وظایف به روش چابک:
- کارهای بزرگ به وظایف کوچک و قابل انجام تقسیم میشوند.
- وظایف براساس ارزش و اهمیت اولویتبندی میشوند.
- اعضای تیم بهصورت مستمر با یکدیگر و با ذینفعان در ارتباط هستند.
- نتیجه کار در فاصلههای زمانی کوتاه بررسی میشود.
- برنامه و اولویتها براساس بازخورد و تغییر شرایط اصلاح میشوند.
- تیم بهطور منظم روش انجام کار خود را ارزیابی و بهبود میدهد.
این رویکرد باعث افزایش شفافیت، همکاری و مسئولیتپذیری اعضای تیم میشود و امکان شناسایی زودهنگام مشکلات را فراهم میکند. همچنین بهجای آنکه نتیجه پروژه فقط در پایان قابل مشاهده باشد، بخشهای قابل استفاده یا قابل ارزیابی بهتدریج ارائه میشوند.
چابک یک روش اجرایی واحد نیست، بلکه مجموعهای از ارزشها و اصول است. چهارچوبهایی مانند اسکرام و کانبان، راههای مشخصتری برای اجرای این اصول در مدیریت وظایف و پروژهها ارائه میدهند.
درباره راهکارهای مدیریت تیم بخوانید.
دربارهی روش چابک بیشتر بخوانید.
مدیریت وظایف با اسکرام
اسکرام یکی از پرکاربردترین چهارچوبهای چابک برای مدیریت و پیشبرد کارهای پیچیده است. در این چهارچوب، محصول یا پروژه به بخشهای کوچکتر تقسیم میشود و تیم آنها را در دورههای زمانی کوتاهی به نام «اسپرینت» انجام میدهد. این روش به تیم کمک میکند بازخوردها را سریعتر دریافت کند، تغییرات را زودتر در برنامه اعمال کند و نتیجه کار را بهصورت تدریجی تحویل دهد.
وظایف و نیازمندیهای پروژه ابتدا در فهرستی به نام «بکلاگ محصول» ثبت و اولویتبندی میشوند. در آغاز هر اسپرینت، تیم بخشی از کارهای مهمتر را انتخاب میکند و درباره هدف اسپرینت و نحوه انجام آنها به توافق میرسد. مجموعه کارهای انتخابشده نیز «بکلاگ اسپرینت» را تشکیل میدهد.
اعضای تیم اسکرام
تیم اسکرام از سه مسئولیت اصلی تشکیل میشود:
- مالک محصول: نیازهای ذینفعان را مشخص میکند، بکلاگ محصول را مدیریت میکند و ترتیب انجام کارها را براساس ارزش و اهمیت آنها تعیین میکند.
- اسکرام مستر: به اجرای درست اسکرام کمک میکند، جلسات را تسهیل میکند و برای برطرفشدن موانع و حفظ تمرکز تیم تلاش میکند.
- توسعهدهندگان: وظایف انتخابشده را سازماندهی و اجرا میکنند و مسئول تحویل نتیجه قابل استفاده در پایان اسپرینت هستند.
رویدادهای اصلی اسکرام
هر اسپرینت با برنامهریزی آغاز میشود و در طول آن، تیم با بررسی مستمر پیشرفت و دریافت بازخورد، برنامه خود را اصلاح میکند. رویدادهای اصلی اسکرام عبارتاند از:
- برنامهریزی اسپرینت: تعیین هدف اسپرینت و انتخاب وظایف قابل انجام
- اسکرام روزانه: بررسی کوتاه پیشرفت کارها و شناسایی موانع
- مرور اسپرینت: ارائه نتیجه کار و دریافت بازخورد از ذینفعان
- بازنگری اسپرینت: بررسی روش همکاری تیم و یافتن فرصتهای بهبود
در جلسه مرور اسپرینت، تمرکز بر نتیجه و محصول ایجادشده است؛ درحالیکه جلسه بازنگری اسپرینت بر فرایند انجام کار و نحوه همکاری اعضای تیم تمرکز دارد.
اسکرام با ایجاد شفافیت در وظایف، بررسی مداوم پیشرفت و سازگاری با تغییرات، به تیمها کمک میکند کارهای پیچیده را در بخشهای کوچکتر مدیریت کنند و در پایان هر اسپرینت نتیجهای قابل ارزیابی ارائه دهند.
دربارهی روش اسکرام بیشتر بخوانید.
مدیریت وظایف با کانبان
کانبان روشی بصری برای مدیریت جریان کار است که به تیمها کمک میکند وضعیت وظایف، حجم کار و مراحل انجام فعالیتها را بهروشنی مشاهده کنند. در این روش، هر وظیفه بهصورت یک کارت روی بورد کانبان نمایش داده میشود و با پیشرفت کار، کارت از یک مرحله به مرحله بعد منتقل میشود.
کانبان برای تیمهایی مناسب است که میخواهند بدون ایجاد فرایندهای پیچیده، کارهای در حال انجام را کنترل کنند، گلوگاهها را سریعتر تشخیص دهند و جریان انجام وظایف را بهصورت مستمر بهبود دهند. این روش در تیمهای نرمافزاری، تولیدی، بازاریابی، پشتیبانی و بسیاری از فرایندهای خدماتی کاربرد دارد.
بورد کانبان چیست؟
بورد کانبان نمایی تصویری از فرایند انجام کارهاست. هر ستون بورد یکی از مراحل کار را نشان میدهد و هر کارت نماینده یک وظیفه یا فعالیت است. یک بورد ساده میتواند شامل ستونهای زیر باشد:
- منتظر انجام: وظایفی که هنوز شروع نشدهاند.
- در حال انجام: وظایفی که اعضای تیم مشغول انجام آنها هستند.
- انجامشده: وظایفی که تکمیل شدهاند.
با شروع هر فعالیت، کارت آن از ستون «منتظر انجام» به «در حال انجام» منتقل میشود و پس از تکمیل، در ستون «انجامشده» قرار میگیرد. تیمها میتوانند متناسب با فرایند کاری خود، ستونهای بیشتری مانند «در انتظار بررسی»، «نیازمند اصلاح» یا «آماده تحویل» نیز به بورد اضافه کنند.
اصول اصلی کانبان
کانبان فقط نمایش وظایف روی چند ستون نیست. برای استفاده مؤثر از این روش، بهتر است اصول زیر رعایت شوند:
- جریان کار را قابل مشاهده کنید: تمام وظایف و مراحل انجام آنها روی بورد مشخص باشند.
- کارهای در حال انجام را محدود کنید: آغاز همزمان تعداد زیادی وظیفه باعث کاهش تمرکز و افزایش کارهای نیمهتمام میشود.
- گلوگاهها را شناسایی کنید: تجمع کارتها در یک ستون میتواند نشانه کندی یا وجود مشکل در همان مرحله باشد.
- جریان انجام کار را بررسی کنید: تیم باید ببیند وظایف با چه سرعتی از مراحل مختلف عبور میکنند.
- فرایند را بهصورت مستمر بهبود دهید: ستونها، محدودیتها و روش انجام کار باید براساس تجربه تیم اصلاح شوند.
یکی از مهمترین ویژگیهای کانبان، محدودکردن کارهای در حال انجام یا WIP است. بهجای اینکه اعضای تیم چندین وظیفه را همزمان آغاز کنند، ابتدا روی تکمیل کارهای موجود تمرکز میکنند. این موضوع باعث کاهش چندوظیفگی، افزایش تمرکز و کوتاهترشدن زمان انجام فعالیتها میشود.
بورد کانبان میتواند بهصورت فیزیکی روی تخته یا بهصورت آنلاین استفاده شود. بورد آنلاین برای تیمهای دورکار و مجموعههایی که نیاز به پیگیری لحظهای وظایف دارند مناسبتر است؛ زیرا اعضا میتوانند مسئول هر کار، سررسید، فایلها، دیدگاهها و وضعیت پیشرفت را در کنار همان کارت مشاهده کنند.
در تسک بورد بهتایم نیز میتوانید وظایف را در مراحل مختلف مشاهده کنید، آنها را میان ستونها جابهجا کنید و جریان انجام کارهای شخصی و تیمی را به روش کانبان پیگیری کنید.
دربارهی روش کانبان بیشتر بخوانید.
برای مدیریت بهتر کارها از نرم افزار مدیریت وظایف استفاده کنید
وقتی تعداد وظایف افزایش پیدا میکند، مدیریت آنها با فهرستهای پراکنده، پیامها و یادداشتهای جداگانه دشوار میشود. یک نرم افزار مدیریت وظایف مناسب کمک میکند کارها را در یک محیط مشخص ثبت و سازماندهی کنید، مسئول هر وظیفه را تعیین کنید، برای آن تاریخ شروع و سررسید قرار دهید و وضعیت انجام آن را پیگیری کنید.
همچنین میتوانید اطلاعات موردنیاز هر کار، فایلها، چکلیستها و گفتگوهای مرتبط را در کنار همان وظیفه نگه دارید. ابزارهایی مانند تسک بورد، تقویم، گانت چارت، تایمشیت و گزارشهای عملکرد نیز دید روشنتری از کارهای در حال انجام، وظایف تکمیلشده و زمان صرفشده در اختیار شما قرار میدهند.
برای تعریف، تخصیص و پیگیری کارهای فردی و تیمی میتوانید نرم افزار مدیریت وظایف بهتایم را بهصورت رایگان امتحان کنید.