اضافهکاری همیشه به معنای بهرهوری بیشتر نیست. در بسیاری از سازمانها، افزایش ساعات حضور کارکنان بدون بهبود واقعی در خروجی، کیفیت کار یا سرعت انجام فعالیتها اتفاق میافتد؛ وضعیتی که گاهی از آن با عنوان «اضافهبیکاری» یاد میشود. در چنین شرایطی، کارکنان زمان بیشتری در محل کار میمانند، اما خستگی، کاهش تمرکز، افزایش خطاها و ضعف در برنامهریزی باعث میشود نتیجه نهایی حتی ضعیفتر شود.
البته اضافهکاری در بعضی دورهها، مانند زمان تحویل پروژه، افزایش موقت حجم سفارشها یا شرایط اضطراری، اجتنابناپذیر است. مشکل از جایی شروع میشود که اضافهکاری به یک روال دائمی تبدیل شود و بهجای حل ضعفهای مدیریتی، کمبود منابع، برآورد نادرست زمان یا گردش کار ناکارآمد مورد استفاده قرار گیرد.
در این مقاله، ابتدا پیامدهای اضافهکاری طولانیمدت با تمرکز بر تجربه ژاپن بررسی میشود و سپس به پدیده اضافهبیکاری در سازمانهای ایرانی، دلایل شکلگیری آن و راهکارهای کاهش آن میپردازیم. هدف این است که ببینیم چگونه میتوان بهجای افزایش بیهدف ساعات کار، بر کارایی، برنامهریزی بهتر و استفاده مؤثرتر از زمان تمرکز کرد.
اضافه کاری در ژاپن
تعدادِ ژاپنیهایی که ساعات زیادی در هفته کار میکنند بیشتر از هر کشور دیگریست. بهترین راه بهبود بهرهوری، استراحت دادن به کارکنان است. با این حال متقاعد کردن مدیران کار دشواریست. در واقع مدیران نگرانند که اگر ساعات کاری را محدود کنند، ممکن است بهرهوری کاهش یافته و شانس رقابتشان را از دست بدهند. اضافه کاری نه تنها کارکنان را خسته میکند، بلکه باعث میشود سود شرکت کاهش یابد و به مالیاتدهندگان هزینههای پنهان تحمیل شود.
دلایل تجاری مخالفت با اضافه کاری
1) یک روز کاری طولانی هزینههای پنهان بسیاری دارد.
این فرض اشتباه است که هرچه کارکنان بیشتر کار کنند، مولدتر هستند. ساعات کار و نتایج آن با هم ارتباط مستقیم ندارند، در واقع، گاهی حتی رابطه معکوسی مشاهده شده است. بعضی از شرکتها حتی پس از کاهش ساعتهای اضافه کاری درآمد بیشتری کسب کردند.
2) کارمند خستگی ناپذیر یک افسانه است.
مغز ما میتواند مدت محدودی پس از بیدار شدن، تمرکز کند. بعد از آن، تمرکز ما به بدی یک راننده مست است. تصمیمات ضعیف میگیریم و اشتباه میکنیم. کارکنانی که بیش از حد کار میکنند، بیشتر زمان خود در دفتر کار را صرف بر طرف کردن خطاهایی میکنند که میتوانستند اصلا آنها را مرتکب نشوند.
در واقع وقتی به افرادتان اضافه کاری میدهید، برای زمانی که افراد اشتباهات بیشتر و ایدههای کمتری دارند، پول دادهاید. هرچه زمان بیشتری کار کنند، نتایجشان بدتر میشود.
3) چرخه معیوب خستگی
به محض اینکه درآمد شرکتها کاهش مییابد، به فکر تحمیل ساعتهای کاری طولانی به کارکنان میافتند، و این آغاز یک چرخهی معیوب است. مهم نیست که چقدر زمان در یک جلسه میگذرانند، بدون ایدههای جدید و صحیح جلسه به خوبی پیش نخواهد رفت، نمیتوانند به خانه بروند، محصولات به فروش نمیرسند و این چرخه معیوب پایانی ندارد. در بدترین حالت، کارفرما شروع به اخراج کارگران و تحمیل فشار کاری به باقی کارکنان میکند و در نهایت معلوم میشود که هزینههای ناشی از اضافه کاری بیشتر از صرفهجویی حاصل از اخراج کردن افراد است.
4) اضافه کاری کارکنان در واقع باید، مالیاتدهندگان را نگران کند.
هزینههای اضافه کاری به خانه هم منتقل میشود، چرا که خانوادهها درگیر پیدا کردن پرستار برای کودکان و والدین سالخورده میشوند. در نهایت به مالیاتدهندگان فشار اضافی تحمیل میشود. اول به خاطر اینکه برای مراقبت از والدین سالخورده خود وقت ندارند، از دولت امکانات 24 ساعته برای مراقبت از سالمندان درخواست میکنند، که بار مالی بیشتری بر دولت تحمیل میکند. همچنین درخواست میدهند که زمانی که بچهها بتوانند در مدرسه بمانند را افزایش دهند، چرا که نمیتوانند قبل از بسته شدن مدرسه، سراغ بچهها بروند.
مراقبت از سالمندان به خصوص در ژاپن، کشوری که جمعیت آن به سرعت رو به پیری میرود، به چالش تبدیل شده است. بنابراين، بايد سبک کسب و کار خود را به گونهای تغییر دهند که در مدت زمان کوتاهتری، مولدتر باشند.
اضافه بیکاری در ایران
کارکنان اداری در سرتاسر جهان تمایل دارند که زیاد کار کنند. در کشور ما نیز به دلیل مشکلات مالی و اقتصادی کارمندان علاقه زیادی به انجام اضافه کاری دارند. در برخی از سازمانها این موضوع به «اضافه بیکاری» هم شهرت پیدا کردهاست! بدون اغراق میتوان گفت این بدین معنی است که کارکنان میخواهند تنها ساعات کاری خود را افزایش دهند، زیرا در بسیاری از سازمانها (اگر نگوییم همه) این وقت کارکنان است که به سازمان فروخته میشود و نه کار آنها.
امروزه اخلاقهای کاری جدید به طور گسترده پذیرفته شده و ۶۰-۸۰ ساعت کار در هفته (که هرساله میزان آن رو به افزایش است) تبدیل به یک عادت برای کارکنان شده است. بسیاری از کارکنان تمایل دارند که تعطیلات خود را کوتاهتر کنند و یا حتی از مرخصیهایشان کمتر استفاده کنند تا اینکه بتوانند ساعات بیشتری را کار کنند. اما آیا واقعاً این هزینهای که برای اضافهکاری پرداخت میشود، به شرکت بازمیگردد؟
اضافهکاری در حالت کلی نرمال نیست، بهرهوری طی ساعات اضافهکاری به شدت افت میکند و متعاقباً تعداد اشتباهات افزایش مییابد. از طرفی اضافهکاریهای مداوم کارکنان، واقعاً نشاندهنده مدیریت بد، گردش کار نامناسب و برآورد غیر واقعی از زمان لازم برای انجام کارها است.
جلوگیری از اضافهبیکاری با برنامهریزی و ردیابی دقیق زمان
برای تشخیص اضافهکاری واقعی از «اضافهبیکاری»، صرفاً دانستن ساعت ورود و خروج کارکنان کافی نیست. مدیران باید بدانند زمان کاری هر فرد دقیقاً صرف کدام پروژه، فعالیت یا مشتری شده، چه میزان از کار طبق برنامه پیش رفته و چه مقدار از زمان به انتظار، دوبارهکاری، جلسات غیرضروری یا فعالیتهای کماولویت اختصاص یافته است.
استفاده از نرمافزار ردیابی زمان کمک میکند ساعات صرفشده برای هر پروژه و فعالیت بهصورت شفاف ثبت شود. با مقایسه زمان برنامهریزیشده با زمان واقعی میتوان مشخص کرد که اضافهکاری ناشی از افزایش واقعی حجم کار است یا عواملی مانند برآورد نادرست، توزیع نامتوازن وظایف، ضعف فرایندها و مدیریت نامناسب زمان باعث آن شدهاند.
بهتایم چگونه به کاهش اضافهکاری غیرضروری کمک میکند؟
بهتایم با یکپارچهکردن برنامهریزی، مدیریت فعالیتها و تایمشیت، تصویر دقیقتری از نحوه مصرف زمان در سازمان ارائه میدهد. برخی از قابلیتهای کاربردی آن عبارتاند از:
- ثبت تایمشیت برای پروژهها و فعالیتها: کارکنان مشخص میکنند چه مقدار زمان برای انجام هر فعالیت صرف کردهاند.
- مقایسه برنامه روزانه با عملکرد واقعی: مدیران میتوانند اختلاف میان زمان برنامهریزیشده و زمان ثبتشده را بررسی کنند.
- تأیید تایمشیتها: ساعات ثبتشده پیش از نهاییشدن توسط مدیر یا مسئول مربوط بررسی و تأیید میشوند.
- گزارشگیری بر اساس کاربر، پروژه و فعالیت: مشخص میشود اضافهکاری بیشتر در کدام واحد، پروژه یا نوع فعالیت اتفاق میافتد.
- بررسی بار کاری اعضای تیم: توزیع نامتوازن وظایف شناسایی میشود تا فشار کاری فقط روی چند نفر متمرکز نباشد.
- مقایسه ساعات حضور با زمان صرفشده برای کارها: با کنار هم قرار دادن اطلاعات ورود و خروج و تایمشیت میتوان تفاوت میان حضور در محل کار و زمان مفید کاری را بهتر تحلیل کرد.
- محاسبه هزینه زمانی پروژهها: ثبت هزینه ساعتی کاربران کمک میکند تأثیر مالی اضافهکاری و افزایش زمان اجرای فعالیتها مشخص شود.
- گزارشها و تحلیلهای مدیریتی: مدیران میتوانند روند بهرهوری، تمرکز، اجرای برنامه و تعادل بار کاری را در دورههای مختلف بررسی کنند.
این اطلاعات به مدیران کمک میکند بهجای برخورد کلی با اضافهکاری، علت اصلی آن را پیدا کنند. گاهی راهحل، کاهش ساعات کار نیست؛ بلکه باید اولویتها روشنتر شوند، وظایف بهتر توزیع شوند، برآورد زمان اصلاح شود یا مراحل غیرضروری فرایند حذف شوند.
بهتایم یک نرمافزار مدیریت پروژه و ردیابی زمان است که با شفافکردن نحوه مصرف زمان، به سازمانها کمک میکند اضافهکاری ضروری را از اضافهبیکاری تشخیص دهند و بهجای افزایش ساعات حضور، بر کارایی و نتیجه واقعی تمرکز کنند.
مراجع:
با سلام
راهکارهای ارائه شده در خصوص مدیریت اضافه کاری بسیار کارآمد و راهبردی بود .
با تشکر
با سلام، ضمن تشکر از توجه شما به سایت بهتایم، بسیار خوشحالیم که مطالب ما برای شما مفید بوده است.