وقتی تعداد وظایف زیاد میشود، معمولاً نمیتوان همه آنها را همزمان و با اهمیت یکسان انجام داد. بعضی کارها سررسید نزدیکتری دارند، برخی تأثیر بیشتری بر اهداف ما میگذارند و بعضی دیگر، با وجود فوریبودن، ارزش چندانی ایجاد نمیکنند. در چنین شرایطی، اولویت بندی کارها کمک میکند تشخیص دهیم کدام وظیفه باید زودتر انجام شود و کدام کار را میتوان به زمان دیگری موکول، واگذار یا حتی حذف کرد.
اولویتبندی صحیح فقط به معنای انجام کارهای فوری نیست؛ بلکه باید اهمیت، سررسید، میزان تأثیر، پیامد انجام نشدن و وابستگی میان وظایف را نیز در نظر گرفت. با این کار میتوان زمان و انرژی را هدفمندتر صرف کرد، از عقبافتادن کارهای ضروری جلوگیری کرد و تمرکز بیشتری بر فعالیتهای نتیجهبخش داشت.
در این مقاله، مراحل اولویت بندی کارها، معیارهای تعیین اولویت و چند روش کاربردی مانند ماتریس آیزنهاور، ABCDE، آیوی لی و اصل پارتو را همراه با مثال بررسی میکنیم تا بتوانید متناسب با شرایط خود، روش مناسبتری انتخاب کنید.
برای ثبت، زمانبندی و پیگیری منظم کارهای خود نیز میتوانید از نرم افزار مدیریت پروژه و وظایف بهتایم استفاده کنید.
فهرست مطالب:
اولویت بندی کارها چیست؟
اولویت بندی کارها فرایندی است که در آن وظایف بر اساس معیارهایی مانند اهمیت، فوریت، سررسید، میزان تأثیر، پیامد انجام نشدن و منابع موردنیاز مرتب میشوند. نتیجه این فرایند مشخص میکند کدام کار باید ابتدا انجام شود، کدام فعالیت نیازمند برنامهریزی است و چه وظایفی را میتوان واگذار، به تعویق انداخت یا حذف کرد.
هدف از اولویتبندی این نیست که در مدت کوتاه، تعداد بیشتری کار انجام دهیم؛ بلکه هدف این است که کارهای درست را در زمان مناسب انجام دهیم. ممکن است یک وظیفه فوری باشد، اما تأثیر چندانی بر اهداف ما نداشته باشد. در مقابل، کاری که هنوز به سررسید آن نزدیک نشده است، میتواند برای موفقیت یک پروژه یا دستیابی به یک هدف بلندمدت بسیار مهم باشد.
اولویتها نیز همیشگی و ثابت نیستند. با تغییر سررسیدها، اهداف، شرایط پروژه یا حجم کاری، لازم است فهرست وظایف دوباره بررسی و ترتیب انجام آنها اصلاح شود. به همین دلیل، اولویت بندی کارها باید بخشی از برنامهریزی روزانه و هفتگی افراد و تیمها باشد.
چگونه کارها را اولویت بندی کنیم؟
برای اولویت بندی کارها، تنها توجه به نزدیکترین سررسید کافی نیست. لازم است اهمیت، فوریت، تأثیر، پیامد انجام نشدن و میزان تلاش موردنیاز برای هر وظیفه را در کنار هم بررسی کنید. مراحل زیر به شما کمک میکند ترتیب منطقیتری برای انجام کارها مشخص کنید.
۱) همه کارها را در یک فهرست ثبت کنید.
ابتدا تمام وظایف شخصی، کاری و پروژهای خود را در یک فهرست واحد قرار دهید. پراکنده بودن کارها میان یادداشتها، پیامها و حافظه باعث میشود بعضی وظایف فراموش شوند یا اهمیت آنها بهدرستی تشخیص داده نشود.
در این مرحله فقط کارها را ثبت کنید و هنوز نگران مرتبسازی آنها نباشید.
۲) هدف و نتیجه هر کار را مشخص کنید.
بررسی کنید انجام هر وظیفه چه نتیجهای ایجاد میکند و چگونه به اهداف شما یا تیم کمک میکند. کارهایی که ارتباط مستقیمی با اهداف مهم دارند، معمولاً باید اولویت بیشتری بگیرند.
برای هر وظیفه از خود بپرسید:
- انجام این کار چه نتیجهای ایجاد میکند؟
- آیا این کار به یکی از اهداف اصلی من یا پروژه مرتبط است؟
- آیا فعالیت دیگری به تکمیل آن وابسته است؟
۳) اهمیت و فوریت کارها را بسنجید.
اهمیت و فوریت یکسان نیستند. کار فوری باید در زمان کوتاهی انجام شود، اما کار مهم تأثیر زیادی بر اهداف و نتایج دارد.
برای تشخیص بهتر، این پرسشها را مطرح کنید:
- سررسید این کار چه زمانی است؟
- تأخیر در انجام آن چه پیامدی دارد؟
- چند نفر یا چند فعالیت به نتیجه آن وابستهاند؟
- آیا انجام آن ارزش قابلتوجهی ایجاد میکند؟
کارهایی که هم مهم و هم فوری هستند، معمولاً باید در ابتدای فهرست قرار بگیرند. کارهای مهم اما غیرفوری نیز باید زمانبندی شوند تا در آینده به بحران تبدیل نشوند.
۴) پیامد انجام نشدن هر کار را بررسی کنید.
گاهی بهترین راه تشخیص اولویت، بررسی نتیجه انجام ندادن یک کار است. وظیفهای که انجام نشدن آن باعث توقف پروژه، از دست رفتن یک فرصت، افزایش هزینه یا ایجاد مشکل برای دیگران میشود، معمولاً اولویت بالاتری دارد.
در مقابل، اگر به تعویق افتادن یا حذف یک کار پیامد قابلتوجهی ندارد، احتمالاً آن وظیفه در اولویت پایینتری قرار میگیرد.
۵) وابستگی میان وظایف را در نظر بگیرید.
ممکن است یک کار بهتنهایی بسیار مهم به نظر نرسد، اما چند فعالیت دیگر به تکمیل آن وابسته باشند. در چنین شرایطی، انجام آن میتواند مسیر کار دیگران یا ادامه پروژه را باز کند.
بنابراین، هنگام اولویت بندی کارها بررسی کنید:
- کدام کار مانع شروع یا تکمیل فعالیتهای دیگر شده است؟
- چه کسی منتظر نتیجه این وظیفه است؟
- انجام کدام کار بیشترین تعداد فعالیت بعدی را فعال میکند؟
۶) زمان و تلاش موردنیاز را تخمین بزنید.
مدتزمان، پیچیدگی و منابع لازم برای انجام هر کار را تخمین بزنید. این اطلاعات کمک میکند برنامهای واقعبینانه تنظیم کنید و تعداد زیادی کار سنگین را در یک روز قرار ندهید.
کارهای کوتاه و مهم را میتوان سریعتر تکمیل کرد؛ اما نباید فقط به دلیل آسان بودن، کارهای کماهمیت را جایگزین وظایف اثرگذار کرد.
دربارهی مدیریت زمان بخوانید.
۷) کارها را انجام، زمانبندی، واگذار یا حذف کنید.
پس از بررسی معیارها، برای هر وظیفه یکی از تصمیمهای زیر را بگیرید:
- انجام دهید: کارهای مهم و فوری را در اولین فرصت انجام دهید.
- زمانبندی کنید: برای کارهای مهم اما غیرفوری زمان مشخصی در نظر بگیرید.
- واگذار کنید: کارهایی را که لازم نیست شخصاً انجام دهید، به فرد مناسب بسپارید.
- حذف کنید: کارهای کمارزش و غیرضروری را از فهرست کنار بگذارید.
۸) اولویتها را بهطور منظم بازبینی کنید.
اولویتها ثابت نیستند. تغییر سررسید، اضافه شدن یک درخواست جدید، بروز مشکل در پروژه یا تغییر اهداف میتواند ترتیب کارها را عوض کند.
بهتر است در ابتدای هر روز فهرست کارهای روزانه و در ابتدای هر هفته وظایف مهمتر را مرور کنید. این بازبینی کمک میکند زمان خود را بر اساس شرایط واقعی صرف کنید، نه بر اساس فهرستی که دیگر بهروز نیست.
پس از طی این مراحل، میتوانید از روشهایی مانند ماتریس آیزنهاور، ABCDE، آیوی لی یا اصل پارتو برای دستهبندی و مرتبسازی دقیقتر وظایف استفاده کنید.
جدول اولویت بندی کارها همراه با مثال
جدول اولویت بندی کارها کمک میکند وظایف را فقط بر اساس نزدیک بودن سررسید مرتب نکنید و معیارهایی مانند اهمیت، فوریت، پیامد تأخیر، وابستگی و میزان تلاش را نیز در تصمیمگیری در نظر بگیرید.
برای تهیه این جدول، ابتدا همه وظایف را ثبت کنید و سپس برای هر کار، اطلاعات زیر را مشخص کنید:
- سررسید: کار تا چه زمانی باید تکمیل شود؟
- اهمیت: انجام کار تا چه اندازه بر اهداف شما یا پروژه تأثیر دارد؟
- پیامد تأخیر: انجام نشدن یا دیر انجام شدن کار چه مشکلی ایجاد میکند؟
- وابستگی: آیا افراد یا فعالیتهای دیگری منتظر تکمیل این کار هستند؟
- زمان موردنیاز: انجام وظیفه تقریباً چقدر زمان میبرد؟
- تصمیم نهایی: کار باید انجام، زمانبندی، واگذار یا حذف شود؟
نمونه جدول اولویت بندی کارها
فرض کنید مدیر یک تیم بازاریابی در ابتدای روز با وظایف زیر روبهرو است:
| کار | سررسید | اهمیت | پیامد تأخیر | وابستگی | زمان موردنیاز | اولویت | تصمیم |
| تکمیل گزارش کمپین برای جلسه مدیریت | امروز، ساعت ۱۲ | زیاد | جلسه بدون اطلاعات کافی برگزار میشود | مدیران برای تصمیمگیری به گزارش نیاز دارند | ۲ ساعت | ۱ | انجام فوری |
| رفع ایراد صفحه ثبتنام کمپین | امروز | زیاد | ثبتنام کاربران کاهش مییابد | ادامه کمپین به رفع مشکل وابسته است | ۱ ساعت | ۱ | انجام فوری |
| تدوین برنامه محتوایی ماه آینده | پایان هفته | زیاد | انتشار محتوا در ماه بعد با تأخیر شروع میشود | اعضای تیم محتوا منتظر برنامه هستند | ۳ ساعت | ۲ | زمانبندی |
| هماهنگی جلسه هفتگی تیم | فردا | متوسط | جلسه ممکن است با تأخیر هماهنگ شود | اعضای تیم باید زمان جلسه را بدانند | ۱۵ دقیقه | ۲ | انجام یا واگذاری |
| پاسخ به ایمیلهای عمومی | پایان هفته | متوسط | پاسخ مشتریان کمی به تأخیر میافتد | وابستگی مهمی ندارد | ۴۵ دقیقه | ۳ | زمانبندی |
| مرتبکردن فایلهای قدیمی | بدون سررسید | کم | پیامد فوری ندارد | هیچ فعالیتی به آن وابسته نیست | ۲ ساعت | ۴ | تعویق یا حذف |
چگونه عدد اولویت را تعیین کنیم؟
برای ساده نگه داشتن جدول میتوانید وظایف را در چهار سطح قرار دهید:
- اولویت ۱: کارهای مهم و فوری که باید در اولین فرصت انجام شوند.
- اولویت ۲: کارهای مهمی که باید برای آنها زمان مشخص تعیین شود.
- اولویت ۳: کارهای کماهمیتتر که میتوان آنها را واگذار یا پس از وظایف اصلی انجام داد.
- اولویت ۴: کارهای کمارزش و غیرفوری که باید به تعویق بیفتند یا حذف شوند.
راهکارهای اولویت بندی کارها
1) ماتریس آیزنهاور برای اولویت بندی کارها
افرادی که سرشان شلوغ است، وقتی میخواهند تصمیم بگیرند که روز کاریشان چگونه پیش برود، دو گزینه دارند، میتوانند صبر کنند تا کار اورژانسی پیش بیاید و نسبت به این موارد واکنش نشان دهند، یا کارهایی را که تصمیم میگیرند مهمتر است، در اولویت قرار داده و انجامشان دهند. تنها راه رسیدن به همه وظایف، اولویت بندی کارها به شیوهای صحیح و کاهش توجه به موارد فوری برای کار بر روی موارد مهم است.
بنابراین برای اولویت بندی کارها به شیوهای صحیح باید بین موارد فوری و مهم تفاوت قائل شویم.
وظایف فوری
شامل مواردی مانند یک ایمیل ترسناک است که نیاز به پاسخ فوری دارد. یک درخواست ناگهانی که به نظر میرسد فقط دو دقیقه طول میکشد، اما اغلب یک ساعت به طول میانجامد؛ مثلا گزارشی که باید قبل از جلسه بنویسید. بیشتر اوقات ترجیح میدهید موارد این چنینی را ابتدا انجام دهید زیرا از لیست کارهای پروژه فعلی شما آسانتر هستند. وظایف فوری معمولاً کوتاهمدت هستند و ما جذب آنها میشویم، چرا که ما را مشغول نگه میدارند و باعث میشوند احساس کنیم به ما نیاز است.
اما پرداختن به یک جریان مداوم از کارهای فوری، باعث میشود تا در پایان روز در حالی که بسیار خستهاید به لیست کارهای واقعی و مهم خود نگاه کنید و با تعجب از خود بپرسید با این همه زمانی که داشتهاید، چه کردهاید؟
وظایف مهم
از طرف دیگر، کارهای مهم، شما و کسب و کارتان را به سمت اهداف سوق میدهند. موارد مهم همانند درخواستهای فوری آدرنالین شما را بالا نمیبرند و گاهی کسالت آورند. از نظر شخصی، موارد مهم ممکن است شامل ورزش کردن باشد. در سطح شغلی، موارد مهم ممکن است کارهایی مانند ارزیابی عملکردتان باشد.
ماتریس آیزنهاور
من دو نوع فعالیت دارم: ضروری و مهم. مشکل این است که ضروریها مهم نیستند و مهمها هرگز ضروری نیستند.
– آیزنهاور
این نقل قول بود که ماتریس آیزنهاور را ایجاد کرد.
برای استفاده از این روش با استفاده از چک لیست زیر به دستهبندی سریع وظایف بپردازید:
چک لیست کارهای مهم:
- در صورت تکمیل نشدن، بر روی بسیاری از افراد یا پروژهها تأثیر خواهد گذاشت.
- سایر وظایف به اتمام آن بستگی دارد.
- ارزش زیادی ایجاد میکند.
- با تلاش کم به نتایج زیاد منجر میشود.
چک لیست کارهای فوری:
- به تأخیر افتاده است.
- به زودی موعد تحویل آن فرا میرسد.
- نیازمند توجه فوری است.
- عواقب عدم انجام آن فوری است.
برای اعمال این ماتریس در لیست کارهایتان، از برچسبها استفاده کنید.
- اولویت اول) فوری و مهم.
- اولویت دوم) مهم و غیر فوری.
- اولویت سوم) فوری و غیر مهم.
- اولویت چهارم) نه مهم و نه فوری.
بنابراین، وظایف مربوط به ربع اول اولویت شما است. پس از اتمام آنها به سراغ ربع دوم بروید. میتوانید کارهای ربع سوم را به همکاران خود محول کنید. در آخر وظایف ربع چهارم باید حذف شوند.
| دسته | تصمیم | مثال |
| مهم و فوری | همین حالا انجام دهید | رفع خطای مهم پیش از تحویل |
| مهم و غیرفوری | برنامهریزی کنید | تدوین برنامه سهماهه |
| فوری و غیرمهم | واگذار کنید | هماهنگی یک جلسه عادی |
| نه مهم و نه فوری | حذف کنید | بررسی مداوم پیامهای غیرضروری |
برای آشنایی بیشتر با ماتریس آیزنهاور این ویدئو را تماشا کنید.
2) روش ABCDE برای اولویت بندی کارها
روش ABCDE که توسط برایان تریسی معرفی شده است، به شما کمک میکند وظایف را با برچسبگذاری با حروفی که اهمیت و فوریت آنها را نشان میدهد، اولویت بندی کنید.
نحوه استفاده:
- وظایف خود را فهرست کنید: تمام کارهایی را که باید انجام دهید یادداشت کنید.
- هر کار را برچسب بزنید:
- وظایف A: حتما باید انجام شود. این موارد حیاتی هستند و در صورت تکمیل نشدن عواقب جدی دارند.
- وظایف B: باید انجام شود. مهم هست اما حیاتی نیست.
- وظایف C: خوب است انجام شود. در صورت عدم انجام عواقبی ندارد.
- وظایف D: محول شود. وظایفی که میتواند به شخص دیگری محول شود.
- وظایف E: حذف شود. کارهایی که ضروری نیستند.
فواید:
- سلسله مراتب واضحی از اهمیت کار ارائه میدهد.
- تفویض اختیار و حذف وظایف غیر ضروری را تشویق میکند.
مثال:
اگر لیست وظایف شما شامل تکمیل یک گزارش، شرکت در جلسه، پاسخ دادن به ایمیلهای غیر فوری و تعیین وقت دندانپزشکی است، میتوانید آنها را به صورت زیر مشخص کنید:
تکمیل گزارش: A
حضور در جلسه: B
پاسخ به ایمیل های غیر فوری: C
تعیین وقت دندانپزشکی: B
3) روش آیوی لی (Ivy Lee) برای اولویت بندی کارها
روش آیوی لی یک روتین روزانه ساده برای اولویت بندی وظایف است که بر برنامهریزی مهمترین وظایف برای روز بعد تمرکز دارد.
نحوه استفاده:
- شش مورد از وظایف خود را لیست کنید: در پایان هر روز کاری، شش وظیفه مهم را که باید روز بعد انجام دهید، یادداشت کنید.
- وظایف را اولویت بندی کنید: وظایف را بر اساس اهمیت آنها مرتب کنید.
- فقط روی یک کار تمرکز کنید: با اولین کار شروع کنید و روی آن تمرکز کنید تا زمانی که آن را کامل کنید، سپس به سراغ کار بعدی بروید.
- وظایف ناتمام را جابجا کنید: کار های ناتمام را به لیست روز بعد منتقل کنید.
فواید:
- تمرکز بر مهمترین وظایف را تضمین میکند.
- اجرای آن ساده و آسان است و نیاز به ابزار خاصی ندارد.
4) اصل پارتو يا قانون 80/20 برای اولویت بندی کارها
اصل پارتو که با عنوان قانون 80/20 هم شناخته میشود، روشی برای اولویت بندی وظایف است. از فرضیات این روش این است که 80٪ نتایج ناشی از 20٪ تلاشهاست.
نحوه استفاده:
- وظایف کلیدی را شناسایی کنید:
- تمام کارهایی را که باید تکمیل کنید، فهرست کنید.
- وظایفی را که بیشترین تأثیر را بر اهداف یا بهرهوری شما خواهند داشت، شناسایی کنید. این وظایف اغلب چالش برانگیزترین یا وقتگیرترین کارها هستند.
- موارد حیاتی را در اولویت قرار دهید:
- روی 20 درصد از کارهایی که بیشترین نتایج را به همراه خواهند داشت، تمرکز کنید.
- این وظایف باید بالاترین اولویت شما باشند و بیشتر وقت و انرژی خود را برایشان صرف کنید.
- موارد بیاهمیت را به حداقل برسانید:
- 80 درصد کارهای باقیمانده را که کمک قابل توجهی به اهداف شما ندارند، محول کنید، خودکار کنید یا حذف کنید.
- این وظایف دارای اولویت پایینتری هستند و فقط باید پس از تکمیل وظایف حیاتی به آنها پرداخته شود.
فواید:
- به شما کمک میکند تا روی آنچه واقعاً مهم است تمرکز کنید و مهمترین نتایج را به همراه دارد.
- زمان و تلاش هدر رفته برای کارهای کم تاثیر را کاهش میدهد.
5) اولویتبندی به روش «قورباغه را قورت بده!»
وقتی دو قورباغه دارید برای خوردن، ابتدا زشتترینشان را بخورید.
روش برایان تریسی بر احساسات شما نسبت به وظایف موجود در لیست متمرکز است. اگر هر روز یک قورباغه زنده برای صبحانه میل کنید، بقیه روز هیچ چیز بدتری نمیتواند رخ دهد. بنابراین، ایده اصلی این است که بدترین قورباغه را در اسرع وقت میل کنید و در طول روز آسوده باشید.
برای استفاده از این روش باید وظایف را به 4 دسته تقسیم کنید:
- کارهایی که شما نمیخواهید انجام دهید، و نیازی به انجام آنها هم نیست.
- کارهایی که شما نمیخواهید انجام دهید، اما باید انجام شوند.
- کارهایی که میخواهید انجام دهید و باید انجام شوند.
- کارهایی که میخواهید انجام دهید، اما نیازی به انجامشان نیست.
منطق این روش این است که اگر نمیخواهید کاری را انجام دهید، احتمالاً به این دلیل است که کار سختی است. خودتان میدانید که مهم است اما آن را به تعویق می اندازید. بزرگترین و زشتترین کار را هرچه زودتر از سر راه خود بردارید تا بقیه کارها راحت به نظر برسند.
6) روش ۱-۳-۵ برای اولویت بندی کارها
روش ۱-۳-۵ یک تکنیک ساده برای برنامهریزی و اولویت بندی کارهای روزانه است. در این روش، فهرست کارهای هر روز به سه گروه تقسیم میشود:
- ۱ کار بزرگ و مهم
- ۳ کار متوسط
- ۵ کار کوچک
در مجموع، برای هر روز ۹ وظیفه انتخاب میشود. هدف این روش آن است که فهرست کارهای روزانه متناسب با زمان و توان واقعی فرد تنظیم شود و به جای ثبت تعداد زیادی وظیفه، فقط کارهایی انتخاب شوند که احتمال انجام آنها وجود دارد.
چگونه از روش ۱-۳-۵ استفاده کنیم؟
برای اجرای این روش، ابتدا تمام کارهایی را که باید انجام دهید یادداشت کنید. سپس وظایف را بر اساس اهمیت، مدتزمان و میزان انرژی موردنیاز در سه گروه قرار دهید.
۱ کار بزرگ
مهمترین و معمولاً زمانبرترین وظیفه روز را انتخاب کنید. این کار باید تأثیر قابلتوجهی بر اهداف شما داشته باشد و انجام آن به تمرکز بیشتری نیاز داشته باشد.
نمونه کارهای بزرگ:
- تکمیل گزارش ماهانه
- آمادهسازی پیشنهاد یک پروژه
- طراحی برنامه بازاریابی
- تحلیل وضعیت یک پروژه
- نوشتن بخش اصلی یک مقاله
بهتر است انجام کار بزرگ را به زمانی از روز اختصاص دهید که انرژی و تمرکز بیشتری دارید.
۳ کار متوسط
سه وظیفه با اهمیت متوسط انتخاب کنید. این کارها نسبت به وظیفه اصلی زمان کمتری میگیرند، اما همچنان باید در همان روز انجام شوند.
نمونه کارهای متوسط:
- آمادهسازی دستور جلسه
- بررسی و تأیید یک گزارش
- پیگیری وضعیت یک فعالیت
- پاسخ به یک درخواست مهم
- برنامهریزی کارهای هفته آینده
۵ کار کوچک
در پایان، پنج کار کوتاه و ساده را در فهرست قرار دهید. انجام هرکدام از این وظایف معمولاً زمان زیادی نمیگیرد و میتوان آنها را بین کارهای اصلی یا در زمانهای کوتاه انجام داد.
نمونه کارهای کوچک:
- پاسخ به یک ایمیل
- ثبت زمان انجام کارها
- هماهنگی یک جلسه
- ارسال یک فایل
- بهروزرسانی وضعیت یک فعالیت
مثال روش ۱-۳-۵
فرض کنید یک مدیر پروژه میخواهد وظایف روزانه خود را با این روش اولویت بندی کند:
| اندازه کار | وظایف |
|---|---|
| ۱ کار بزرگ | تکمیل و ارسال گزارش پیشرفت پروژه |
| ۳ کار متوسط | بررسی فعالیتهای عقبافتاده، آمادهسازی جلسه تیم، بهروزرسانی برنامه زمانبندی |
| ۵ کار کوچک | پاسخ به دو ایمیل، تأیید تایمشیت، ارسال فایل جلسه، ثبت یک هزینه، پیگیری یک درخواست |
مزایای روش ۱-۳-۵
این روش چند مزیت مهم دارد:
- فهرست کارهای روزانه را واقعبینانهتر میکند.
- از ثبت تعداد زیادی وظیفه غیرقابل انجام جلوگیری میکند.
- میان کارهای بزرگ، متوسط و کوچک تعادل ایجاد میکند.
- باعث میشود مهمترین کار روز نادیده گرفته نشود.
- برای افرادی که با فهرستهای طولانی و پراکنده مواجهاند، ساده و قابل اجرا است.
- احساس پیشرفت را با تکمیل تدریجی وظایف افزایش میدهد.
محدودیتهای روش ۱-۳-۵
این روش برای همه شرایط مناسب نیست. در روزهایی که جلسات متعدد، درخواستهای فوری یا تغییرات پیشبینینشده وجود دارد، ممکن است انجام هر ۹ وظیفه ممکن نباشد.
همچنین اندازه یک کار همیشه نشاندهنده اهمیت آن نیست. ممکن است یک کار کوچک، فوری و بسیار مهم باشد یا یک کار بزرگ، تأثیر چندانی بر اهداف نداشته باشد. بنابراین بهتر است پیش از تقسیم وظایف به سه گروه، اهمیت و فوریت آنها را نیز بررسی کنید.
بهتایم برای اولویت بندی کارها
بهتایم نرم افزار مدیریت وظایف آنلاین است. این نرم افزار برای مدیریت و اولویتبندی کارها امکانات متعددی دارد، امکاناتی مانند برچسب، فیلد سفارشی، تسک بورد و…
در ادامه بخوانید، اولویت بندی کارها با بهتایم چگونه انجام میشود.
تعریف فیلد سفارشی برای اولویت بندی کارها در بهتایم
امکان تعریف فیلد سفارشی انتخابی در جدول فعالیتهای بهتایم فراهم شده است. مراحل زیر را طی کنید:
- بر روی آیکن چرخ دنده و سپس فیلد سفارشی کلیک کنید.
- بر روی + کلیک و عنوان فیلد را اولویت فعالیت وارد کنید. نوع فیلد را متنی انتخاب و سپس گزینه انتخابی را روشن کنید.
- اولویت فعالیتها را در هر سطح وارد کنید. به عنوان مثال: اولویت بالا، اولویت متوسط، اولویت پایین.
- هنگام تعریف فعالیت برای خود و دیگران میتوانید اولویت فعالیت را مشخص کنید. اولویت فعالیت برای افراد تیم نمایش داده میشود.
برچسب بهتایم برای اولویت بندی کارها
میتوانید اولویت فعالیتها را با برچسب مشخص کنید. برای تعریف برچسب برای فعالیتها هنگام تعریف یا ویرایش فعالیت میتوانید عنوان برچسب را در تب اطلاعات تکمیلی وارد کنید و آن را به فعالیت اختصاص دهید. برچسبها در تسک بورد به کاربران نمایش داده میشود تا اولویت فعالیت را با یک نگاه شناسایی کنند.
توجه کنید که در بهتایم میتوانید براساس برچسبها گزارش بگیرید. به عنوان مثال میتوانید در پایان هر ماه ببینید چقدر از زمان خود را صرف کارهای با اولویت بالا کردهاید و اگر این مقدار کم است این روند را اصلاح کنید.
چیدن فعالیتها بر حسب اولویت در بهتایم
چیدن فعالیتها برحسب اولویت در تسک بورد و منوی برنامه ریزی یا تایم شیت بهتایم با Drag and Drop امکانپذیر است. توجه کنید که اگر اولویت فعالیتها را با برچسب مشخص کنید، این برچسبها در تسک بورد هم نمایش داده میشود.
برای استفاده از امکانات بهتایم برای اولویت بندی کارها میتوانید به رایگان ثبت نام کنید.
بیشتر بخوانید: