ساختار شکست کار یا WBS یک تجزیه سلسلهمراتبی از کل محدوده پروژه است که پروژه و اقلام تحویلی آن را به اجزای کوچکتر تقسیم میکند. این تجزیه تا جایی ادامه پیدا میکند که هر بخش، به یک بسته کاری قابل برآورد، واگذاری، اجرا و کنترل تبدیل شود. ساختار شکست کار (WBS) به شما کمک میکند به سؤالات مهم در مورد نحوه تخصیص مقدار مناسب زمان و هزینه پاسخ دهید.
پیش از مطالعه مقاله میتوانید در نرم افزار مدیریت پروژه بهتایم ثبت نام کنید و از ساختار شکست آن برای تعریف پروژههای خود استفاده کنید.
فهرست مطالب:
ساختار شکست کار (WBS) در مدیریت پروژه چیست؟
دستیابی به اهداف پروژه نیازمند درک دقیق محدوده و تمام خروجیهایی است که باید تحویل داده شوند. برای این منظور، مدیر پروژه محدوده پروژه را به اجزای کوچکتر و قابل مدیریت تقسیم میکند. این اجزا باید:
- محدوده و خروجی مشخصی داشته باشند.
- قابل برآورد از نظر زمان، هزینه و منابع باشند.
- بتوان مسئولیت اجرای آنها را واگذار کرد.
- امکان اندازهگیری و کنترل پیشرفت آنها وجود داشته باشد.
یکی از مهمترین اقدامات در برنامهریزی پروژه، تهیه ساختار شکست کار (Work breakdown structure) است. WBS یک ساختار سلسلهمراتبی و تحویلدادنیمحور است که کل محدوده پروژه را از سطح پروژه تا اجزای کوچکتر و بستههای کاری نمایش میدهد.
ساختار شکست کار مبنایی برای فعالیتهای زیر فراهم میکند:
- مشخصکردن کامل محدوده پروژه
- شناسایی اقلام تحویلی و بستههای کاری
- برآورد زمان، هزینه و منابع مورد نیاز
- تخصیص مسئولیتها
- تهیه برنامه زمانبندی پروژه و بودجه
- کنترل پیشرفت و عملکرد پروژه
مدیران پروژه با استفاده از WBS میتوانند ساختار پروژه و ارتباط میان خروجیهای اصلی و اجزای تشکیلدهنده آن را بهصورت واضح برای اعضای تیم و ذینفعان نمایش دهند.
WBS چه چیزی نیست؟
ساختار شکست کار، نمایی سلسلهمراتبی از محدوده و اقلام تحویلی پروژه است. با وجود ارتباط نزدیک WBS با برنامهریزی، زمانبندی و کنترل پروژه، نباید آن را با ابزارها و اسناد زیر یکسان دانست:
| مورد | کاربرد | تفاوت با WBS |
| فهرست وظایف | کارهایی را که اعضای تیم باید انجام دهند، فهرست میکند. | WBS فقط فهرستی از فعالیتها نیست؛ بلکه کل محدوده پروژه را بر اساس اقلام تحویلی و بستههای کاری بهصورت سلسلهمراتبی تقسیم میکند. |
| برنامه زمانبندی | تاریخ شروع و پایان فعالیتها، مدت انجام و وابستگی میان آنها را مشخص میکند. | WBS مشخص میکند چه بخشهایی از محدوده پروژه باید انجام شوند؛ برنامه زمانبندی تعیین میکند این کارها چه زمانی و با چه ترتیبی اجرا شوند. |
| گانت چارت | فعالیتها، مدت اجرا، سررسیدها، وابستگیها و پیشرفت آنها را روی محور زمان نمایش میدهد. | WBS ساختار محدوده پروژه را نشان میدهد، اما گانت چارت ساختار زمانی اجرای پروژه را نمایش میدهد. معمولاً فعالیتها و بستههای کاری WBS مبنای تهیه گانت چارت قرار میگیرند. |
| چارت سازمانی | ساختار واحدها، نقشها و روابط گزارشدهی افراد را نشان میدهد. | چارت سازمانی بر افراد و واحدهای سازمان تمرکز دارد؛ در حالی که WBS ساختار کار، اقلام تحویلی و بستههای کاری پروژه را نمایش میدهد. |
| بودجه پروژه | هزینههای پیشبینیشده پروژه را برای فعالیتها، منابع یا بخشهای مختلف مشخص میکند. | WBS خودِ بودجه پروژه نیست، اما میتوان هزینه هر بسته کاری را برآورد کرد و از ساختار آن برای تهیه و کنترل بودجه استفاده کرد. |
بنابراین، WBS پایهای برای تهیه فهرست فعالیتها، برنامه زمانبندی، گانت چارت، تخصیص مسئولیتها و بودجه پروژه فراهم میکند؛ اما هیچکدام از این موارد بهتنهایی ساختار شکست کار محسوب نمیشوند.
اهمیت ساختار شکست کار (WBS)
ساختار شکست کار به مدیر پروژه کمک میکند تمام محدوده پروژه، اقلام تحویلی و بستههای کاری را بهصورت روشن و منظم مشخص کند. وقتی WBS ناقص یا مبهم باشد، ممکن است بخشی از کارهای ضروری نادیده گرفته شود، مسئولیتها بهدرستی تعیین نشوند یا اعضای تیم برداشت متفاوتی از محدوده پروژه داشته باشند.
تهیه یک WBS دقیق میتواند احتمال بروز مشکلات زیر را کاهش دهد:
- جا افتادن بخشی از محدوده یا اقلام تحویلی پروژه
- ابهام در مسئولیت اعضای تیم
- خزش و تغییرات مکرر محدوده
- برآورد نادرست زمان، هزینه و منابع
- تأخیر در تحویل پروژه
- افزایش هزینهها و عبور از بودجه
- دشواری در اندازهگیری و کنترل پیشرفت
- تحویل خروجیهایی که با الزامات پروژه مطابقت ندارند
در واقع، WBS با ایجاد تصویری مشترک از کل کار پروژه، مبنای مناسبی برای برآورد، زمانبندی، بودجهبندی، تخصیص مسئولیتها و کنترل پیشرفت فراهم میکند.
نحوه تهیه ساختار شکست کار (WBS)
۱. محدوده و هدف پروژه را مشخص کنید.
ابتدا باید هدف نهایی، محدوده و خروجیهای مورد انتظار پروژه مشخص شوند. برای این کار، الزامات پروژه را با مشارکت ذینفعان بررسی کنید و تعیین کنید که در پایان پروژه چه محصول، خدمت یا نتیجهای باید تحویل داده شود.
۲. اقلام تحویلی اصلی را شناسایی کنید.
در مرحله بعد، خروجی نهایی پروژه را به اقلام تحویلی اصلی تقسیم کنید. اقلام تحویلی باید نتایج مشخص و قابل ارزیابی پروژه باشند؛ مانند طراحی، توسعه، آزمایش و تحویل در یک پروژه نرمافزاری.
۳. اقلام تحویلی را به اجزای کوچکتر تجزیه کنید.
هر قلم تحویلی اصلی را به زیرتحویلدادنیها و اجزای کوچکتر تقسیم کنید. این تجزیه باید بهصورت سلسلهمراتبی ادامه پیدا کند تا محدوده هر بخش کاملاً روشن شود.
در این مرحله، تمرکز بر این است که چه خروجیهایی باید تولید شوند، نه اینکه فعالیتها دقیقاً در چه زمان و با چه ترتیبی اجرا شوند.
۴. بستههای کاری را تعیین کنید.
تجزیه هر شاخه را تا جایی ادامه دهید که به بسته کاری برسید. بسته کاری پایینترین سطح قابل مدیریت در WBS است و باید بتوان آن را:
- از نظر زمان، هزینه و منابع برآورد کرد.
- به یک فرد یا تیم واگذار کرد.
- اجرا و کنترل کرد.
- از نظر پیشرفت و نتیجه نهایی ارزیابی کرد.
تجزیه بیش از حد نیز مناسب نیست؛ زیرا میتواند مدیریت پروژه را پیچیده و زمانبر کند.
۵. قانون ۱۰۰ درصد را بررسی کنید.
ساختار شکست کار باید ۱۰۰ درصد محدوده پروژه را پوشش دهد. به این معنا که هیچ خروجی ضروری از قلم نیفتد و هیچ کاری خارج از محدوده پروژه نیز به آن اضافه نشود.
قانون ۱۰۰ درصد در WBS چیست؟
قانون ۱۰۰ درصد میگوید ساختار شکست کار باید تمام محدوده مصوب پروژه را پوشش دهد؛ نه بخشی از کار حذف شود و نه کاری خارج از محدوده به آن اضافه شود.
این قانون در تمام سطوح WBS برقرار است؛ یعنی مجموع اجزای سطح پایینتر باید ۱۰۰ درصد محدوده عنصر والد را تشکیل دهد.
برای رعایت این قانون باید:
- همه اقلام تحویلی و کارهای لازم پروژه ثبت شوند.
- فعالیتهای مدیریت پروژه نیز در نظر گرفته شوند.
- بین بستههای کاری همپوشانی وجود نداشته باشد.
- کاری خارج از محدوده مصوب وارد WBS نشود.
برای مثال، اگر «طراحی وبسایت» یک قلم تحویلی است، اجزای زیرمجموعه آن باید تمام کار مورد نیاز برای تکمیل طراحی وبسایت را پوشش دهند.
۶. عناصر WBS را کدگذاری کنید.
برای مشخصکردن جایگاه هر عنصر در ساختار، میتوان از کدهای سلسلهمراتبی استفاده کرد. برای مثال:
- ۱.۰ پروژه طراحی وبسایت
- ۱.۱ تحلیل نیازمندیها
- ۱.۲ طراحی رابط کاربری
- ۱.۳ توسعه فنی
- ۱.۴ آزمون و تحویل
این کدها شناسایی، گزارشگیری و ارجاع به بستههای کاری را آسانتر میکنند.
۷. لغتنامه WBS را تهیه کنید.
نمودار WBS فقط نمایی خلاصه از ساختار پروژه ارائه میدهد و فضای کافی برای توضیح جزئیات هر عنصر ندارد. به همین دلیل، اطلاعات تکمیلی عناصر WBS در سندی به نام لغتنامه WBS ثبت میشوند.
لغتنامه WBS معمولاً برای هر بسته کاری اطلاعات زیر را در بر میگیرد:
- کد و نام بسته کاری
- شرح محدوده و کار مورد انتظار
- خروجی یا قلم تحویلی
- مسئول یا مالک بسته کاری
- معیارهای پذیرش و تأیید
- برآورد زمان و هزینه
- منابع مورد نیاز
- محدودیتها و فرضیات
- نقاط عطف مرتبط
- وابستگیها
- روش اندازهگیری پیشرفت
لغتنامه WBS به اعضای تیم کمک میکند درباره محدوده، مسئولیتها و خروجی مورد انتظار هر بسته کاری برداشت یکسانی داشته باشند.
پس از تأیید WBS، میتوان بر اساس بستههای کاری آن، فعالیتهای اجرایی را تعریف کرد و برنامه زمانبندی، گانت چارت، بودجه و مسئولیتهای پروژه را تهیه کرد.
ویژگیهای یک ساختار شکست کار مؤثر
یک WBS مناسب باید ویژگیهای زیر را داشته باشد:
- کل محدوده پروژه را بر اساس قانون ۱۰۰ درصد پوشش دهد.
- اقلام تحویلی اصلی و فرعی را در یک ساختار سلسلهمراتبی نمایش دهد.
- تا سطح بستههای کاری قابل برآورد، واگذاری و کنترل تجزیه شود.
- با مشارکت اعضای تیم و افرادی که در اجرای پروژه نقش دارند، تهیه شود.
- محدوده هر بخش را بهصورت روشن و بدون همپوشانی مشخص کند.
- بهاندازه کافی جزئی باشد، اما از تجزیه بیش از حد و پیچیدگی غیرضروری جلوگیری کند.
تعداد سطوح WBS ثابت نیست و باید متناسب با اندازه، پیچیدگی و نیازهای کنترلی پروژه تعیین شود.
اجزای اصلی ساختار شکست کار (WBS)
ساختار شکست کار، کل محدوده پروژه را در قالب یک ساختار سلسلهمراتبی نمایش میدهد. در بالاترین سطح، کل پروژه یا محصول نهایی قرار میگیرد و در سطوح پایینتر، اقلام تحویلی، زیرتحویلدادنیها و بستههای کاری مشخص میشوند.
اجزای اصلی ساختار شکست کار معمولاً شامل موارد زیر هستند:
۱. پروژه یا محصول نهایی
بالاترین سطح WBS، کل پروژه یا نتیجه نهایی مورد انتظار را نشان میدهد. تمام اجزای سطوح پایینتر باید بخشی از این محدوده باشند.
۲. اقلام تحویلی اصلی
اقلام تحویلی، خروجیهای اصلی و قابل ارزیابی پروژه هستند. هر قلم تحویلی باید نتیجه مشخصی داشته باشد که بتوان تکمیل و پذیرش آن را بررسی کرد.
۳. زیرتحویلدادنیها
هر قلم تحویلی اصلی میتواند به اجزای کوچکتر یا زیرتحویلدادنیها تقسیم شود. این تجزیه تا جایی ادامه پیدا میکند که محدوده هر بخش بهاندازه کافی روشن و قابل مدیریت باشد.
۴. بستههای کاری
بسته کاری پایینترین سطح هر شاخه از WBS است. هر بسته کاری باید بهاندازهای مشخص باشد که بتوان آن را برآورد، واگذار، اجرا و کنترل کرد.
یک بسته کاری مناسب معمولاً دارای خروجی مشخص، مسئول اجرا و معیار پذیرش است و امکان برآورد زمان، هزینه و منابع آن وجود دارد.
۵. حسابهای کنترل
در پروژههای بزرگ، ممکن است چند بسته کاری مرتبط در یک حساب کنترل گروهبندی شوند. حساب کنترل نقطهای برای تجمیع و بررسی محدوده، هزینه، زمان و پیشرفت بخش مشخصی از پروژه است.
۶. کدهای WBS
برای مشخصکردن جایگاه هر عنصر در ساختار، معمولاً از کدهای سلسلهمراتبی استفاده میشود. برای مثال:
- ۱.۰ پروژه طراحی وبسایت
- ۱.۱ تحلیل نیازمندیها
- ۱.۲ طراحی رابط کاربری
- ۱.۲.۱ طراحی صفحه اصلی
- ۱.۲.۲ طراحی صفحات داخلی
کدگذاری WBS، شناسایی، گزارشگیری و ارجاع به عناصر مختلف پروژه را سادهتر میکند.
تاریخ شروع و پایان، وضعیت انجام، وابستگی فعالیتها و میزان پیشرفت، اجزای اصلی خود نمودار WBS نیستند. این اطلاعات معمولاً پس از تهیه WBS در برنامه زمانبندی، گانت چارت یا نرمافزار مدیریت پروژه ثبت و کنترل میشوند.
انواع ساختار شکست کار (WBS)
ساختار شکست کار را میتوان به چند روش تهیه کرد:
۱. محصولمحور
پروژه براساس محصولات و اقلام تحویلی اصلی تقسیم میشود. این روش برای پروژههایی با خروجیهای مشخص مناسب است.
۲. فازمحور
پروژه براساس مراحل اصلی مانند تحلیل، طراحی، اجرا، آزمون و تحویل تقسیم میشود.
۳. فرایندمحور
ساختار پروژه براساس فرایندهای اصلی کار تنظیم میشود. در این روش نیز باید خروجیها و بستههای کاری هر فرایند مشخص باشند.
۴. سازمانمحور
بخشهای پروژه براساس تیمها یا واحدهای مسئول دستهبندی میشوند. این روش باید با احتیاط استفاده شود، زیرا ممکن است WBS را به چارت سازمانی شبیه کند.
در بسیاری از پروژهها از ترکیب این روشها استفاده میشود؛ برای مثال، سطح اول فازمحور و سطوح پایینتر محصولمحور هستند.
سطوح ساختار شکست کار (WBS)
تعداد سطوح ساختار شکست کار ثابت نیست و به اندازه، پیچیدگی و نیازهای کنترلی پروژه بستگی دارد. هر عنصر در یک سطح، در سطح پایینتر به اجزای کوچکتر تقسیم میشود تا در نهایت به بستههای کاری قابل مدیریت برسیم.
برای مثال، ساختار شکست کار یک پروژه طراحی وبسایت میتواند سه سطح داشته باشد:
سطح ۱: کل پروژه
بالاترین سطح WBS، کل پروژه یا نتیجه نهایی مورد انتظار را نشان میدهد.
مثال:
طراحی وبسایت جدید
سطح ۲: اقلام تحویلی اصلی
در سطح دوم، پروژه به خروجیها یا بخشهای اصلی تقسیم میشود.
مثال:
- تحلیل و برنامهریزی
- طراحی رابط کاربری
- توسعه فنی
- آزمون و تحویل
سطح ۳: زیرتحویلدادنیها و بستههای کاری
در سطح سوم، هر قلم تحویلی به اجزای کوچکتر و قابل مدیریت تقسیم میشود.
مثال برای بخش طراحی رابط کاربری:
- طراحی صفحه اصلی
- طراحی صفحات داخلی
- طراحی نسخه موبایل
- تأیید نهایی طرحها
در پروژههای بزرگتر ممکن است سطوح بیشتری لازم باشد. تجزیه باید تا جایی ادامه پیدا کند که هر بسته کاری قابل برآورد، واگذاری، اجرا و کنترل باشد.
نمونه ساختار شکست کار (WBS)
در مثال زیر، پروژه بازطراحی یک وبسایت به اقلام تحویلی و بستههای کاری کوچکتر تقسیم شده است:
سطح ۱: کل پروژه
۱.۰ بازطراحی وبسایت سازمان
سطح ۲: اقلام تحویلی اصلی
- ۱.۱ تحلیل و برنامهریزی
- ۱.۲ طراحی رابط کاربری
- ۱.۳ تولید محتوا
- ۱.۴ توسعه فنی
- ۱.۵ آزمون و تحویل
سطح ۳: بستههای کاری
۱.۱ تحلیل و برنامهریزی
- ۱.۱.۱ بررسی وبسایت فعلی
- ۱.۱.۲ جمعآوری نیازمندیها
- ۱.۱.۳ تهیه ساختار صفحات
۱.۲ طراحی رابط کاربری
- ۱.۲.۱ تعیین رنگها و هویت بصری
- ۱.۲.۲ طراحی صفحه اصلی
- ۱.۲.۳ طراحی صفحات داخلی
- ۱.۲.۴ طراحی نسخه موبایل
۱.۳ تولید محتوا
- ۱.۳.۱ بازنویسی متن صفحات
- ۱.۳.۲ تهیه تصاویر
- ۱.۳.۳ بررسی و تأیید محتوا
۱.۴ توسعه فنی
- ۱.۴.۱ پیادهسازی قالب
- ۱.۴.۲ توسعه امکانات مورد نیاز
- ۱.۴.۳ ورود محتوا
۱.۵ آزمون و تحویل
- ۱.۵.۱ آزمون فنی
- ۱.۵.۲ بررسی نسخه موبایل
- ۱.۵.۳ رفع خطاها
- ۱.۵.۴ تحویل نهایی
اطلاعاتی مانند مسئول هر بسته کاری، زمان، بودجه، وضعیت و معیار پذیرش در لغتنامه WBS یا برنامه مدیریت پروژه ثبت میشوند، نه در ساختار اصلی WBS.
تعداد سطوح و میزان جزئیات WBS به اندازه و پیچیدگی پروژه بستگی دارد.
ساختار شکست کار (WBS) در نرم افزار مدیریت پروژه بهتایم
در نرمافزار مدیریت پروژه بهتایم میتوانید ساختار پروژه را بهصورت درختی نمایش دهید و آن را به بستههای کاری، زیرمجموعهها و فعالیتهای قابل مدیریت تقسیم کنید.
برای ایجاد WBS در بهتایم:
- برای استفاده از این امکان در بهتایم به منوی پروژهها مراجعه کنید و پروژه جدید را تعریف کنید.
- پس از تعریف پروژه و دعوت اعضای تیم پروژه، روی نام پروژه کلیک کنید و به صفحه ساختار شکست کار (WBS) مراجعه کنید.
- در این صفحه باید بستههای کاری و فعالیتهای لازم برای تکمیل بستههای کاری را تعریف کنید. توجه بفرمایید که در بهتایم امکان تعریف بینهایت سطح برای پروژه وجود دارد. همانطور که گفته شد تعداد سطوح بستگی به پیچیدگی و جزئیات پروژه شما دارد.
- برای هر فعالیتِ بسته کاری، تیم فعالیت، زمان شروع و پایان و زمان تخمینی مشخص کنید.
- ساختار شکست کار شما آماده است.
- پس از تعریف WBS در ساختار درختی، گانت چارت برای شما آماده میشود.
تعداد سطوح ساختار به اندازه و پیچیدگی پروژه بستگی دارد. پس از تعریف فعالیتها و زمانبندی آنها، میتوانید ساختار پروژه را در گانت چارت مشاهده و کنترل کنید.
امکانات بهتایم برای مدیریت WBS:
- نمایش سلسلهمراتبی پروژه و بستههای کاری
- تعریف سطوح مختلف برای ساختار پروژه
- تعیین مسئول، زمان تخمینی و سررسید فعالیتها
- نمایش فعالیتها و بستههای کاری در گانت چارت
- مشاهده وضعیت و پیشرفت پروژه
- تغییر بازه زمانی فعالیتها با جابهجایی آنها در گانت چارت
برای ایجاد ساختار شکست کار و استفاده از گانت چارت بهتایم، میتوانید بهصورت رایگان ثبتنام کنید.
مراجع:
- pmi.org
- instagantt.com