بدون برنامه ریزی پروژه کنترل مؤثری نخواهید داشت و بسیاری از پروژهها از همان ابتدا اشتباه پیش میروند. برنامه ریزی پروژه شما را در یافتن زودهنگام مشکلات یاری میکند تا بتوانید مشکلات را در مرحله برنامه ریزی حل کنید نه در پروژه.
معمولا افراد سعی میکنند برنامه ریزی پروژه را کاهش دهند یا بهطور کلی کنار بگذارند تا در زمان صرفهجویی کنند. اما تا زمانی که ندانید جایگاه شما در پروژه کجاست، نمیتوانید تشخیص دهید که از مسیر خارج شدهاید یا خیر. بخشی از مقاومت در برابر برنامهریزی، تجربه برنامهریزی بیش از حد در پروژههایی است که مدیران در ابتدای پروژه با انبوهی از اسناد و نمودارها روبرو شدهاند که پس از تایید، هرگز به آنها رجوع نکردهاند. اما پاسخ به مشکل برنامهریزی بیش از حد، برنامهریزی کم نیست. پاسخ، سطح صحیحی از برنامه ریزی پروژه است.
برنامه ریزی پروژه چیست؟
برنامه ریزی پروژه فرایندی است که در آن مشخص میکنیم برای رسیدن به اهداف یک پروژه، چه کارهایی باید انجام شوند، چه کسی مسئول انجام آنهاست، هر فعالیت چه زمانی باید انجام شود و چه منابع و بودجهای برای اجرای پروژه نیاز داریم. در این فرایند همچنین محدوده پروژه، محصولات قابل تحویل، زمانبندی، هزینهها، مسئولیت اعضای تیم، ریسکها و نحوه کنترل پیشرفت مشخص میشوند.
به بیان ساده، برنامه ریزی پروژه نقشه راه اجرای پروژه است. این برنامه به مدیر پروژه و اعضای تیم کمک میکند بدانند چه کاری، توسط چه کسی، در چه زمانی و با چه منابعی باید انجام شود و چگونه میتوان تشخیص داد که پروژه مطابق برنامه پیش میرود یا از مسیر اصلی خارج شده است.
یک برنامه پروژه مناسب معمولاً موارد زیر را مشخص میکند:
- اهداف و محدوده پروژه؛
- محصولات و نتایج قابل تحویل؛
- فعالیتها و وظایف موردنیاز؛
- ترتیب و وابستگی فعالیتها؛
- زمان شروع، پایان و نقاط عطف پروژه؛
- مسئول هر فعالیت و منابع موردنیاز؛
- هزینهها و بودجه پروژه؛
- ریسکهای احتمالی و نحوه مواجهه با آنها؛
- روش اندازهگیری و گزارش پیشرفت پروژه.
البته برنامهریزی به این معنا نیست که تمام جزئیات پروژه از ابتدا ثابت و غیرقابل تغییر باشند. یک برنامه مناسب باید به اندازه کافی دقیق باشد تا مسیر پروژه را مشخص کند و در عین حال امکان اصلاح آن در برابر تغییرات، ریسکها و اطلاعات جدید وجود داشته باشد. به همین دلیل، یکی از مهمترین تصمیمها در آغاز پروژه، انتخاب سطح صحیحی از برنامه ریزی پروژه است.
فهرست مطالب:
- برنامه ریزی پروژه چیست؟
- سطح صحیحی از برنامه ریزی پروژه
- در برنامه ریزی پروژه چه مواردی باید مشخص شوند؟
- جایگاه برنامه ریزی در چرخه عمر پروژه
- مراحل برنامه ریزی پروژه
- نمونه برنامه ریزی پروژه
- چرا برنامه ریزی پروژه مهم است؟
- روشها و ابزارهای برنامه ریزی پروژه
- برنامه ریزی پروژه در PRINCE2
- برنامه ریزی پروژه با نرم افزار بهتایم
سطح صحیحی از برنامه ریزی پروژه
پاسخ به مشکل برنامهریزی کم یا برنامهریزی بیش از حد، تفکر کافی برای رسیدن به سطح دقیقی از جزئیات است. برنامه ریزی بیش از حد به پروژه لطمه میزند: ترسیم برنامه در شروع پروژه بیشتر از حد لازم طول میکشد و سپس آن برنامه باید در طول پروژه درست حفظ شود که زمان بیشتری را هدر میدهد. برنامه ریزی کم به این معنی است که چیزهای مهم مورد توجه قرار نمیگیرند و تضادهای آشکار پیش میآیند و نتیجهی آن این است که مشکلات تا زمانی که مقابله با آنها بسیار سختتر میشود، دیده نمیشوند.
بنابراین ارزیابی شما از سطح برنامه ریزی پروژه و کنترلی که در هر پروژه خاص نیاز دارید، بسیار مهم است. شما این تصمیم را بر اساس ماهیت پروژه و محیطی که آن را اجرا میکنید، میگیرید، بنابراین نمیتوانید محاسبات آن را در یک کتاب جستجو کنید. این تصمیم یک موضوع قضاوتی است و مدیر پروژه و هیئت مدیره پروژه باید آن را بین خود بررسی کنند.
برای مثال، اگر پروژهای را اجرا میکنید که تقریباً شبیه به شش پروژه قبلی است که همه با موفقیت اجرا شدهاند، برنامهریزی پروژه شما ممکن است نسبتاً سبک باشد زیرا دقیقاً میدانید با چه چیزی سر و کار دارید. اگر با کارکنان بسیار باتجربه کار میکنید، ممکن است لازم باشد نسبت به زمانی که با افراد کمتجربه کار میکنید، اطلاعات کمتری در مورد ساخت محصولات قابل تحویل پروژهها به آنها بدهید. پروژهای که از نظر زمانی حیاتی است، نسبت به پروژهای که زمانبندی آن چندان حیاتی نیست، نیاز به برنامه ریزی دقیقتری دارد.
در برنامه ریزی پروژه چه مواردی باید مشخص شوند؟
پیش از اجرای پروژه باید تصویر روشنی از مسیر انجام کار وجود داشته باشد. یک برنامه پروژه خوب فقط شامل زمانبندی فعالیتها نیست؛ بلکه مشخص میکند پروژه با چه هدفی آغاز شده، چه کارهایی باید انجام شوند، چه منابعی در اختیار تیم قرار دارد، مسئولیت هر بخش بر عهده چه کسی است و پیشرفت پروژه چگونه کنترل خواهد شد.
مهمترین مواردی که در برنامه ریزی پروژه باید مشخص شوند عبارتاند از:
۱. اهداف و محدوده پروژه
ابتدا باید هدف پروژه، نتایج مورد انتظار و محدوده آن مشخص شود. تعیین محدوده روشن میکند چه کارهایی جزو پروژه هستند و چه مواردی خارج از آن قرار میگیرند. این کار از خزش محدوده و اضافهشدن فعالیتهای کنترلنشده در طول پروژه جلوگیری میکند.
۲. محصولات قابل تحویل و فعالیتهای موردنیاز
پس از مشخص شدن محدوده، باید محصولات و نتایج قابل تحویل پروژه تعیین شوند. سپس میتوان کارهای لازم برای تولید این خروجیها را به فعالیتها و بستههای کاری کوچکتر تقسیم کرد. ساختار شکست کار (WBS) یکی از ابزارهای مناسب برای انجام این کار است.
۳. زمانبندی و وابستگی فعالیتها
برای هر فعالیت باید مدت انجام، زمان شروع و پایان و در صورت نیاز وابستگی آن به سایر فعالیتها مشخص شود. تعیین نقاط عطف نیز به مدیر پروژه کمک میکند مراحل مهم پروژه و میزان پیشرفت آن را بهتر کنترل کند.
۴. منابع و مسئولیتها
در برنامه پروژه باید مشخص شود برای انجام هر فعالیت به چه منابع انسانی، تجهیزات یا مواد اولیهای نیاز است. همچنین مسئول انجام هر کار و نقش اعضای تیم باید بهوضوح تعیین شود تا مسئولیتها مبهم نباشند.
۵. هزینه و بودجه پروژه
هزینه فعالیتها و منابع موردنیاز باید برآورد شود تا بودجه پروژه مشخص شود. داشتن یک خط مبنای هزینه به مدیر پروژه کمک میکند در طول اجرا، هزینه واقعی را با هزینه برنامهریزیشده مقایسه کند.
۶. ریسکها و نحوه کنترل پروژه
ریسکهای احتمالی پروژه باید پیش از اجرا شناسایی و برای مهمترین آنها پاسخ مناسب در نظر گرفته شود. همچنین باید مشخص شود پیشرفت پروژه چگونه اندازهگیری و گزارش خواهد شد و در صورت ایجاد انحراف از برنامه، چه اقداماتی انجام میشود.
دربارهی مدیریت ریسک پروژه بخوانید.
بعد از مشخص شدن این موارد، میتوان برنامه پروژه را به مراحل اجرایی تبدیل کرد.
جایگاه برنامه ریزی در چرخه عمر پروژه
پروژهها معمولاً از چند فاز اصلی شامل آغاز، برنامهریزی، اجرا، کنترل و خاتمه تشکیل میشوند. هر یک از این فازها هدف مشخصی دارند، اما بخش مهمی از تصمیمهایی که بر موفقیت پروژه اثر میگذارند در فاز برنامه ریزی پروژه گرفته میشوند.
در این مرحله، اهداف و محدوده پروژه مشخص میشوند، فعالیتهای لازم شناسایی میشوند، زمانبندی و بودجه شکل میگیرد، منابع موردنیاز تعیین میشوند و ریسکهای اصلی مورد بررسی قرار میگیرند. نتیجه این فرایند، برنامهای است که مبنای اجرای پروژه و کنترل پیشرفت آن خواهد بود.
به همین دلیل، برنامهریزی فقط یک مرحله مستقل در چرخه عمر پروژه نیست؛ بلکه مبنایی برای اجرای منظم و کنترل مؤثر پروژه در مراحل بعدی نیز محسوب میشود.
برای آشنایی با تمام مراحل چرخه عمر پروژه، مقاله فازهای مدیریت پروژه را مطالعه کنید.
مراحل برنامه ریزی پروژه
برنامه ریزی پروژه برای موفقیت پروژه شما حیاتی است و به عنوان یک مدیر پروژه، باید به تمام عناصر تشکیل دهنده برنامه پروژه خود مانند کار، زمان، منابع و ریسکها فکر کنید.
- انگیزه تجاری (Business case) را تعیین کنید.
- با ذینفعان کلیدی ملاقات کنید.
- محدوده پروژه را تعریف کنید.
- تیم پروژه را جمعآوری کنید.
- بودجه پروژه را تعیین کنید.
- اهداف عینی (objectives) و آرمانهای پروژه (goals) را تعیین کنید.
- محصولات قابل تحویل پروژه را تعیین کنید.
- زمانبندی پروژه را ایجاد کنید.
- وظایف را به اعضای تیم پروژه اختصاص دهید.
- تحلیل ریسک انجام دهید.
- برنامه پروژه را ایجاد کنید.
- پیشرفت خود را گزارش دهید.
1) انگیزه تجاری را تعیین کنید.
اگر پروژهای دارید، دلیلی برای آن وجود دارد و این دلیل همان این انگیزه تجاری شماست. انگیزه تجاری دلایل شروع پروژه، مزایای آن و بازگشت سرمایه را بیان میکند. اگر مشکلی برای حل شدن وجود دارد، آن مشکل در اینجا مشخص میشود. انگیزه تجاری به کسانی که در سازمان شما تصمیم میگیرند ارائه میشود و توضیح میدهد که چه کاری باید انجام شود و چگونه، همچنین یک مطالعه امکانسنجی برای ارزیابی عملی بودن پروژه انجام میدهد. در صورت تایید، شما یک پروژه دارید.
2) با ذینفعان کلیدی ملاقات کنید.
هر پروژه دارای ذینفعانی است، کسانی که در پروژه منافع خاصی دارند. از کسانی که از آن سود میبرند گرفته تا اعضای تیم پروژه که مسئول موفقیت آن هستند. بنابراین، هر مدیر پروژه باید در طول فرآیند برنامه ریزی پروژه مشخص کند که این سهامداران کلیدی چه کسانی هستند. ملاقات با آنها برای به دست آوردن تصویری بهتر از آنچه برنامه پروژه باید شامل شود و آنچه از محصول نهایی انتظار میرود، بسیار مهم است. ذینفعان ممکن است شامل مدیر پروژه، مشتری یا تیم باشند. اولین قدم، شناسایی و ملاقات با ذینفعان برای بحث در مورد انتظارات آنها و تعیین محدوده پروژه است.
3) محدوده پروژه را تعریف کنید.
این مورد به کار مورد نیاز برای دستیابی به اهداف پروژه و تولید محصولات قابل تحویل (deliverables) مورد نیاز اشاره دارد. محدوده پروژه باید توسط یک ساختار شکست کار (WBS) تعریف و سازماندهی شود. بنابراین، محدوده پروژه شامل کارهایی که باید در پروژه انجام دهید (محصولات قابل تحویل، محصولات قابل تحویل فرعی، بستههای کاری، فعالیتها، وظایف) و همچنین موارد غیرضروری است. مورد دوم برای برنامه ریزی پروژه مهم است، زیرا دانستن آنچه که اولویت بالایی ندارد به جلوگیری از خزش محدوده کمک میکند. یعنی جلوگیری از استفاده از منابع ارزشمند برای چیزی که کلید موفقیت پروژه شما نیست. محدوده پروژه به تعیین مرزهای پروژه و مسئولیتهای هر یک از اعضای تیم کمک می کند.
4) تیم پروژه را جمعآوری کنید.
به یک تیم پروژه توانا نیاز دارید تا به شما در ایجاد برنامه پروژه و اجرای موفقیتآمیز آن کمک کنند. توصیه میشود گروهی متنوع از متخصصان با تجربه را برای ایجاد یک تیم جمعآوری کنید تا برنامه مدیریت پروژه شما را از دیدگاههای مختلف ببینند.
5) بودجه پروژه را تعیین کنید.
هنگامی که محدوده پروژه خود را مشخص کردید، لیست وظایفی خواهید داشت که باید تکمیل شوند تا پروژه شما با موفقیت ارائه شود. برای انجام این کار، به منابعی مانند تجهیزات، مواد، سرمایه انسانی و البته پول نیاز دارید. بودجه پروژه شما برای همه اینها پرداخت خواهد شد. اولین قدم برای ایجاد بودجه پروژه، برآورد هزینههای مربوط به هر کار است. هنگامی که هزینههای تخمین زده شده را داشته باشید، میتوانید مبنای بودجه پروژه خود را مشخص کنید.
6) اهداف عینی (objectives) و آرمانهای (goals) پروژه را تعیین کنید.
پس از مشخص شدن انتظارات ذینفعان، اهداف تعیین و اولویتبندی میشوند. هنگام برنامه ریزی پروژه اهداف و آرمانها متفاوت هستند. آرمانها نتایجی هستند که میخواهید به آنها برسید و معمولاً گسترده هستند. از سوی دیگر، اهداف مشخصتر هستند: اقدامات قابل اندازهگیری که باید برای رسیدن به آرمان خود انجام دهید. هنگام برنامه ریزی پروژه اهداف و آرمانها به طور طبیعی از انگیزه تجاری سرچشمه میگیرند، در این مرحله، جزئیات بیشتری را در نظر میگیرید. این اهداف و آرمانها در یک منشور پروژه جمعآوری میشوند که در طول چرخه عمر پروژه از آن استفاده خواهید کرد.
درباره منشور پروژه بیشتر بخوانید.
7) محصولات قابل تحویل پروژه را تعیین کنید.
یک پروژه میتواند محصولات قابل تحویل متعددی داشته باشد. محصولات قابل تحویل دلیل ایجاد پروژهها هستند. محصولات قابل تحویل میتوانند کالا، خدمات یا نتیجهای باشد که برای تکمیل یک کار، فرآیند، فاز، پروژه فرعی یا پروژه مورد نیاز است. به عنوان مثال، محصولات قابل تحویل نهایی دلیل پروژه است و پس از تولید این محصول، پروژه تکمیل میشود. همانطور که در محدوده پروژه تعریف شده است، اولین کاری که باید انجام دهید این است که تعیین کنید محصولات قابل تحویل چیستند، چگونه بهموقع تحویل داده میشوند و از کجا بدانید که کیفیت آنها انتظارات ذینفعان را برآورده کرده است.
8) زمانبندی پروژه را ایجاد کنید.
زمانبندی پروژه چیزی است که همه چیز به آن وابسته است. از وظایف گرفته تا بودجه، همه اینها با زمان مشخص میشوند. زمانبندیها با جمعآوری تمام وظایف مورد نیاز برای رسیدن به محصول نهایی و قرار دادن آنها در جدول زمانی پروژه که در سررسید به پایان میرسد، تشکیل میشوند. زمانبندیها به فازهایی تقسیم میشوند که با نقاط عطف مشخص میشوند. زمانبندی پروژه به اندازهگیری پیشرفت پروژه و تنظیم گزارشهای پیشرفت کمک میکند.
درباره زمانبندی و مدیریت زمان پروژه بیشتر بخوانید.
9) وظایف را به اعضای تیم پروژه اختصاص دهید.
برنامه ریزی پروژه نوشته شده است، اما تا زمانی که وظایف موجود در زمانبندی را به اعضای تیم واگذار نکنید، تکمیل نمیشود. نقشها و مسئولیتهای اعضای تیم باید به وضوح مشخص شود تا بدانند چه کاری انجام دهند.
10) تحلیل ریسک انجام دهید.
هر پروژه دارای سطحی از ریسک است. انواع مختلفی از ریسک مانند ریسک محدوده، ریسک فنی و ریسک زمانبندی وجود دارد. حتی اگر برنامه پروژه شما کامل باشد، عوامل داخلی و خارجی میتوانند بر زمان، هزینه و محدوده پروژه شما تأثیر بگذارند. بنابراین، باید برنامه ریزی پروژه را انعطافپذیر بدانید. راههای زیادی برای آماده شدن برای ریسک وجود دارد، مانند ایجاد یک برنامه مدیریت تغییر، اما مهمترین کاری که باید انجام دهید این است که با استفاده از گزارشهای وضعیت پروژه و/یا نرمافزار برنامهریزی پروژه، پیشرفت خود را در طول فاز پیادهسازی ردیابی کنید.
شناسایی ریسکها و در نظر گرفتن نحوه برخورد با آنها یک گام اساسی در برنامه ریزی پروژه است. باید اقدامات خاصی برای جلوگیری از وقوع ریسکها یا محدود کردن تأثیر آنها در نظر گرفته شود.
11) برنامه پروژه خود را ایجاد کنید.
بهطور کلی، برای ایجاد برنامه مدیریت پروژه به این اسناد اصلی نیاز دارید:
- منشور پروژه
- زمانبندی پروژه
- بودجه پروژه
- بیانیه محدوده پروژه
برنامه مدیریت:
- ریسک
- تغییر
- هزینه
- منابع
- ذینفعان
12) پیشرفت خود را گزارش دهید.
هدف نهاییتان اطمینان از یک پروژه موفق برای سهامداران است. آنها سرمایهگذاری کردهاند و بدون گزارشهای وضعیت پروژه برای ردیابی پیشرفت، راضی نمیشوند. با ساختن یک ساختار شکست کار (WBS) در فاز برنامهریزی پروژه، میتوانید پروژه را برای آنها تجزیه کنید تا بفهمند که برنامه پروژه شما چگونه اجرا میشود. آگاه نگه داشتن ذینفعان برای مدیریت انتظارات آنها و اطمینان از رضایت آنها مهم است. برگزاری جلسات منظم که در آن گزارشهای پیشرفت را ارائه میکنید، راهی عالی برای نشان دادن این موضوع است که همه چیز طبق برنامهریزی پیش میرود و هرگونه سؤال یا نگرانی را که ممکن است داشته باشند، حل کنید. برنامه مدیریت ذینفعان نحوه مشارکت ذینفعان در پروژه را مشخص میکند. باید یک برنامه ارتباطی برای بروزرسانی ذینفعان در مورد پیشرفت پروژه وجود داشته باشد. این کار را میتوان به صورت ماهانه، هفتگی یا روزانه انجام داد تا همه اعضای درگیر بتوانند پیشرفت را نظارت کنند.
نمونه برنامه ریزی پروژه
برای اینکه مراحل برنامه ریزی پروژه ملموستر شود، فرض کنید یک شرکت قصد دارد وبسایت جدید سازمانی خود را طراحی و راهاندازی کند. هدف پروژه این است که وبسایت جدید طی ۱۰ هفته آماده شود و بخشهایی مانند معرفی خدمات، صفحات محصولات، وبلاگ و فرمهای تماس را در اختیار کاربران قرار دهد.
در مرحله برنامهریزی، ابتدا محدوده و خروجیهای پروژه مشخص میشوند و سپس فعالیتها، مسئولیتها، مدت انجام و وابستگی میان کارها تعیین میشوند.
| فعالیت | مسئول | مدت تقریبی | پیشنیاز | خروجی |
|---|---|---|---|---|
| تعیین اهداف و نیازمندیهای وبسایت | مدیر پروژه و ذینفعان | ۳ روز | — | فهرست نیازمندیها و اهداف پروژه |
| تعیین محدوده پروژه | مدیر پروژه | ۲ روز | نیازمندیها | محدوده و خروجیهای مورد انتظار |
| طراحی ساختار و صفحات سایت | طراح UX/UI | ۵ روز | تعیین محدوده | نقشه سایت و وایرفریم |
| طراحی رابط کاربری | طراح UI | ۷ روز | تأیید وایرفریم | طرح نهایی صفحات |
| آمادهسازی محتوا | تیم محتوا | ۱۰ روز | تعیین ساختار صفحات | متن و تصاویر موردنیاز |
| توسعه وبسایت | تیم فنی | ۱۵ روز | طراحی رابط کاربری | نسخه قابل آزمایش سایت |
| ورود محتوا | تیم محتوا | ۵ روز | توسعه صفحات | صفحات تکمیلشده |
| آزمایش و رفع اشکال | تیم فنی و مدیر پروژه | ۵ روز | تکمیل توسعه | نسخه نهایی آزمایششده |
| تأیید نهایی ذینفعان | ذینفعان پروژه | ۲ روز | پایان آزمایش | تأییدیه راهاندازی |
| انتشار وبسایت | تیم فنی | ۱ روز | تأیید نهایی | وبسایت فعال |
این جدول فقط زمانبندی اولیه پروژه را نشان میدهد. یک برنامه پروژه کامل باید علاوه بر فعالیتها و تاریخها، منابع موردنیاز، بودجه، مسئولیتها، نقاط عطف، ریسکها و روش کنترل پیشرفت را نیز مشخص کند.
برای نمونه، یکی از ریسکهای این پروژه میتواند تأخیر در آمادهشدن محتوای صفحات باشد. مدیر پروژه میتواند با تعیین سررسید مشخص برای تولید محتوا و آغاز آن همزمان با طراحی رابط کاربری، احتمال ایجاد تأخیر در مرحله توسعه را کاهش دهد.
همچنین نقاط عطف پروژه میتوانند به این صورت تعریف شوند:
- تأیید نیازمندیها و محدوده پروژه؛
- تأیید طراحی رابط کاربری؛
- آمادهشدن نسخه اولیه وبسایت؛
- پایان آزمایش و رفع اشکال؛
- راهاندازی نهایی وبسایت.
در طول اجرای پروژه نیز باید پیشرفت واقعی با برنامه اولیه مقایسه شود. اگر فعالیتی دیرتر از زمان تعیینشده انجام شود یا منابع بیشتری مصرف کند، مدیر پروژه میتواند تأثیر آن را بر فعالیتهای بعدی بررسی کرده و برنامه را در صورت نیاز اصلاح کند.
این مثال نشان میدهد که برنامه ریزی پروژه فقط تهیه یک فهرست از کارها نیست؛ بلکه ارتباط میان محدوده، فعالیتها، زمان، مسئولیتها، منابع، ریسکها و کنترل پیشرفت را مشخص میکند.
چرا برنامه ریزی پروژه مهم است؟
برنامه ریزی پروژه نظارت بر بودجه و زمانبندی را در هر مرحله تضمین میکند. شامل زمانبندی است که اعضای تیم را در تکمیل وظایفشان راهنمایی میکند و به آنها کمک میکند بدانند به کدام ابزار و در چه زمانی نیاز دارند. برنامه پروژه تضمین میکند که همه اعضای تیم مشارکت فعال دارند.
برنامه ریزی یک پروژه تست بهموقع خروجی را در هر مرحله تضمین میکند و وقتی با موفقیت اجرا شود، همه اعضای تیم پروژه میتوانند مشکلات را قبل از وقوع پیشبینی کنند. این موضوع اجرای موفقیت آمیز برنامه را تضمین میکند.
علاوه بر این، برنامه ریزی پروژه به تحلیل، اولویتبندی و اطمینان از وجود برنامه مناسب برای انواع ریسکها کمک میکند. برنامه ریزی صحیح تضمین میکند که اگر بیش از یک ریسک وجود داشته باشد، میتوان آنها را اولویتبندی کرد و بر اساس آن با آنها برخورد کرد. برنامه باعث میشود تیم پروژه به راحتی تمام جزئیات و سررسیدهای حیاتی را به خاطر بسپارد.
روشها و ابزارهای برنامه ریزی پروژه
برای تهیه یک برنامه پروژه قابل اجرا، مدیر پروژه میتواند از روشها و ابزارهای مختلفی استفاده کند. بعضی از این ابزارها مانند ساختار شکست کار و گانت چارت برای سازماندهی و نمایش فعالیتها به کار میروند و برخی روشها مانند مسیر بحرانی و PERT به تحلیل زمانبندی و وابستگی فعالیتها کمک میکنند.
انتخاب ابزار مناسب به اندازه، پیچیدگی و نوع پروژه بستگی دارد و در بسیاری از پروژهها چند روش بهصورت همزمان استفاده میشوند.
ساختار شکست کار (WBS)
ساختار شکست کار یا WBS پروژه را از یک هدف بزرگ به بخشهای کوچکتر و قابل مدیریت تقسیم میکند. ابتدا خروجیهای اصلی پروژه مشخص میشوند و سپس هر یک به بستههای کاری و فعالیتهای کوچکتر شکسته میشوند.
WBS به مدیر پروژه کمک میکند مطمئن شود تمام کارهای لازم برای تکمیل پروژه شناسایی شدهاند و مبنای مناسبی برای تخمین زمان، هزینه، منابع و مسئولیتها در اختیار دارد.
به همین دلیل، ساختار شکست کار معمولاً یکی از اولین ابزارهایی است که در برنامه ریزی پروژه استفاده میشود.
گانت چارت
گانت چارت فعالیتهای پروژه را روی یک خط زمانی نمایش میدهد و به مدیر پروژه کمک میکند زمان شروع و پایان فعالیتها، مدت انجام کارها، نقاط عطف و وابستگی میان فعالیتها را بهصورت بصری مشاهده کند.
پس از اینکه فعالیتهای پروژه با استفاده از WBS مشخص شدند، میتوان آنها را وارد گانت چارت کرد و برنامه زمانی پروژه را ساخت. همچنین در طول اجرای پروژه میتوان پیشرفت واقعی فعالیتها را با برنامه اولیه مقایسه کرد.
گانت چارت بهخصوص برای پروژههایی که فعالیتهای متعدد و وابسته به یکدیگر دارند، یکی از مهمترین ابزارهای برنامه ریزی و زمانبندی پروژه است.
روش مسیر بحرانی (CPM)
روش مسیر بحرانی یا CPM برای شناسایی زنجیره فعالیتهایی استفاده میشود که مدت کل پروژه را تعیین میکنند. اگر یکی از فعالیتهای مسیر بحرانی با تأخیر انجام شود، تاریخ پایان پروژه نیز به تأخیر میافتد؛ مگر اینکه تأخیر در بخش دیگری جبران شود.
با استفاده از CPM میتوان فعالیتهای حساس پروژه را شناسایی کرد و توجه بیشتری به منابع، زمانبندی و کنترل آنها داشت.
این روش بهخصوص در پروژههایی که وابستگی میان فعالیتها زیاد است، برای تهیه یک برنامه زمانی واقعبینانه اهمیت دارد.
روش PERT
PERT یا تکنیک ارزیابی و بازبینی برنامه زمانی مفید است که مدت انجام فعالیتها با عدم قطعیت همراه باشد.
در این روش بهجای استفاده از تنها یک تخمین زمانی، معمولاً سه حالت برای مدت فعالیت در نظر گرفته میشود:
- زمان خوشبینانه؛
- زمان محتمل؛
- زمان بدبینانه.
این تخمینها به مدیر پروژه کمک میکنند مدت مورد انتظار فعالیت را واقعبینانهتر محاسبه کند. بنابراین PERT بیشتر برای پروژههایی مناسب است که زمان انجام بعضی از فعالیتهای آنها از قبل بهطور دقیق مشخص نیست.
نرم افزار برنامه ریزی پروژه
در پروژههای کوچک ممکن است بتوان بخشی از برنامهریزی را با جدول یا فایل اکسل انجام داد، اما با افزایش تعداد فعالیتها، اعضای تیم و وابستگی میان کارها، بهروزرسانی برنامه بهصورت دستی دشوار میشود.
نرم افزار برنامه ریزی پروژه میتواند اطلاعات مختلف برنامه را در یک محیط واحد جمع کند و امکاناتی مانند موارد زیر در اختیار مدیر پروژه قرار دهد:
- تعریف پروژه، بستههای کاری و فعالیتها؛
- تعیین مسئول و سررسید فعالیتها؛
- ایجاد ساختار شکست کار؛
- تعیین وابستگی میان فعالیتها؛
- تهیه گانت چارت؛
- شناسایی مسیر بحرانی؛
- برنامهریزی و تخصیص منابع؛
- مقایسه زمان برنامهریزیشده و زمان واقعی؛
- مشاهده و گزارش پیشرفت پروژه.
در نتیجه، نرمافزار جایگزین اصول برنامه ریزی پروژه نیست؛ بلکه اجرای برنامه، بهروزرسانی آن و کنترل پیشرفت را سادهتر میکند. یکی از کاربردهای جدید فناوری در این حوزه، هوش مصنوعی در برنامهریزی پروژه است که میتواند در تحلیل سوابق فعالیتها، تخمین زمان و بررسی وضعیت اجرای برنامه به مدیر پروژه کمک کند.
برنامه ریزی پروژه در PRINCE2
در متدولوژی PRINCE2، برنامه فقط یک جدول زمانبندی یا نمودار گانت نیست؛ بلکه ابزاری برای هدایت، کنترل و تصمیمگیری در طول پروژه است. برنامه مشخص میکند چه محصولاتی باید ایجاد شوند، چه فعالیتهایی برای تولید آنها لازم است، این فعالیتها در چه زمانی انجام میشوند، به چه منابعی نیاز دارند و مسئولیت اجرای آنها بر عهده چه کسانی است.
PRINCE2 تأکید میکند که میزان جزئیات برنامه باید متناسب با اندازه، پیچیدگی، مدت و ریسک پروژه باشد. بنابراین همه پروژهها به یک سطح یکسان از برنامهریزی نیاز ندارند؛ پروژههای کوچک میتوانند برنامهای سادهتر داشته باشند، در حالی که پروژههای بزرگ یا پرریسک به برنامهریزی دقیقتر و کنترلهای بیشتری نیاز دارند.
انواع برنامه در PRINCE2
در PRINCE2 ممکن است در سطوح مختلف پروژه از برنامههای متفاوتی استفاده شود:
- برنامه پروژه (Project Plan): تصویر کلی پروژه را از آغاز تا پایان نشان میدهد و مبنای کنترل پروژه در سطح مدیریت ارشد است.
- برنامه مرحله (Stage Plan): جزئیات فعالیتها، منابع و زمانبندی یک مرحله مدیریتی مشخص را ارائه میکند.
- برنامه تیم (Team Plan): در صورت نیاز، برای سازماندهی و کنترل فعالیتهای یک تیم یا بسته کاری تهیه میشود.
- برنامه استثنا (Exception Plan): زمانی تهیه میشود که پیشبینی شود پروژه یا یک مرحله از حدود توافقشده زمان، هزینه یا سایر محدودیتها عبور خواهد کرد.
این ساختار چندسطحی باعث میشود مدیران مجبور نباشند از ابتدای پروژه تمام جزئیات مراحل آینده را مشخص کنند و بتوانند متناسب با اطلاعات جدید، برنامهها را دقیقتر کنند.
رویکرد PRINCE2 برای تهیه برنامه پروژه
PRINCE2 برنامهریزی را بر مبنای محصولات و خروجیهای مورد انتظار پروژه انجام میدهد. ابتدا مشخص میشود پروژه باید چه محصولاتی تحویل دهد و سپس فعالیتها، وابستگیها، منابع و زمان لازم برای ایجاد آنها تعیین میشوند.
بهطور خلاصه، تهیه برنامه در PRINCE2 شامل این اقدامات است:
- محصولات و خروجیهای مورد انتظار را مشخص کنید.
- فعالیتهای لازم برای تولید هر محصول را تعیین کنید.
- وابستگی و ترتیب انجام فعالیتها را مشخص کنید.
- مدت زمان و منابع موردنیاز را برآورد کنید.
- برنامه زمانی فعالیتها را تهیه کنید.
- ریسکهای مرتبط با برنامه را بررسی کنید.
- برنامه را مستند و برای کنترل پیشرفت پروژه مبنا قرار دهید.
PRINCE2 همچنین اجازه میدهد تعداد و طول مراحل مدیریتی متناسب با شرایط پروژه تعیین شود. پروژههای ساده ممکن است تنها چند مرحله مدیریتی داشته باشند، در حالی که پروژههای بزرگ، پیچیده یا پرریسک معمولاً به مراحل کوتاهتر و کنترلهای بیشتری نیاز دارند.
درباره اصول PRINCE2 بیشتر بخوانید.
مسئولیتهای برنامه ریزی پروژه در PRINCE2
در PRINCE2، برنامهریزی مسئولیت یک فرد یا نقش واحد نیست و در سطوح مختلف پروژه میان هیئت پروژه، مدیر پروژه و مدیران تیم تقسیم میشود. مدیر پروژه مسئول تهیه و بهروزرسانی برنامههای اصلی پروژه و مراحل مدیریتی است و مدیران تیم نیز در صورت نیاز برنامههای تیمی را برای اجرای بستههای کاری تهیه میکنند. همچنین نقشها و مسئولیتهای مربوط به تهیه، بررسی، تأیید و کنترل برنامهها باید از ابتدا بهصورت شفاف مشخص شوند تا هر سطح مدیریتی بداند چه اطلاعاتی را تولید، بررسی یا گزارش کند.
برنامه ریزی پروژه با نرم افزار بهتایم
هرچه تعداد فعالیتها، اعضای تیم و وابستگیهای یک پروژه بیشتر شود، نگهداری و بهروزرسانی برنامه با فایلهای پراکنده یا ابزارهای ساده دشوارتر میشود. در نرم افزار مدیریت پروژه بهتایم میتوانید بخشهای مختلف برنامه پروژه را در یک محیط واحد تعریف کنید و در طول اجرای پروژه، وضعیت واقعی را با برنامه اولیه مقایسه کنید.
برای برنامه ریزی یک پروژه در بهتایم میتوانید ابتدا پروژه و ساختار آن را مشخص کنید و سپس فعالیتها را به بخشهای کوچکتر تقسیم کنید. به این ترتیب، برنامه از سطح کلی پروژه تا بستههای کاری و فعالیتهای اجرایی قابل مدیریت است.
ساختار شکست کار و تعریف فعالیتها
در بهتایم میتوانید با استفاده از ساختار شکست کار (WBS) پروژه را به بستههای کاری و فعالیتهای کوچکتر تقسیم کنید. برای هر فعالیت نیز میتوان مسئول، زمان موردنیاز و سررسید مشخص کرد.
این ساختار کمک میکند پیش از شروع اجرا، مشخص باشد برای تکمیل پروژه دقیقاً چه کارهایی باید انجام شوند و مسئول هر بخش چه کسی است.
زمانبندی و وابستگی فعالیتها
پس از تعریف فعالیتها، میتوانید ارتباط و وابستگی میان آنها را مشخص کنید. این موضوع بهخصوص در پروژههایی اهمیت دارد که شروع یک فعالیت به پایان فعالیت دیگری وابسته است.
برنامه زمانی پروژه را میتوان در گانت چارت بهتایم مشاهده کرد. گانت چارت تصویر واضحی از ترتیب فعالیتها، مدت آنها و ارتباط میان کارها ارائه میدهد و به مدیر پروژه کمک میکند اثر تغییر زمان یک فعالیت را بهتر درک کند.
همچنین با استفاده از مسیر بحرانی میتوان فعالیتهایی را شناسایی کرد که تأخیر در آنها مستقیماً تاریخ پایان پروژه را تحت تأثیر قرار میدهد.
برنامه ریزی کار اعضای تیم
یکی از بخشهای مهم برنامه ریزی پروژه، مشخص کردن مسئولیت اعضای تیم و زمانی است که باید برای فعالیتهای مختلف صرف کنند. در بهتایم میتوانید فعالیتها را به افراد تخصیص دهید و برنامه کاری اعضای تیم را مشاهده کنید.
این اطلاعات به مدیر پروژه کمک میکند قبل از ایجاد تأخیر یا فشار کاری، وضعیت تخصیص کارها را بررسی و در صورت نیاز برنامه را اصلاح کند.
مقایسه برنامه با عملکرد واقعی
برنامه زمانی زمانی ارزشمند است که بتوان عملکرد واقعی پروژه را با آن مقایسه کرد. اعضای تیم در بهتایم میتوانند زمان واقعی صرفشده برای فعالیتها را ثبت کنند و مدیر پروژه میتواند آن را با زمان برنامهریزیشده مقایسه کند.
به این ترتیب میتوان مشخص کرد:
- کدام فعالیتها مطابق برنامه پیش میروند؛
- کدام فعالیتها بیشتر از زمان پیشبینیشده وقت گرفتهاند؛
- چه فعالیتهایی با تأخیر مواجه شدهاند؛
- پیشرفت واقعی پروژه تا چه اندازه با برنامه اولیه تطابق دارد.
کنترل پیشرفت و اصلاح برنامه
برنامه پروژه یک سند ثابت نیست و ممکن است در طول اجرا نیاز به اصلاح داشته باشد. گزارشهای پیشرفت در بهتایم به مدیر پروژه کمک میکنند وضعیت پروژه را بررسی کند و در صورت مشاهده انحراف، پیش از آنکه مشکل بزرگتر شود برنامه را بازبینی کند.
به این ترتیب، بهتایم فقط برای تهیه برنامه اولیه پروژه استفاده نمیشود؛ بلکه برنامهریزی، اجرا و کنترل پروژه را به یکدیگر متصل میکند.
قابلیتهای تحلیلی و هوش مصنوعی بهتایم نیز میتوانند برای بررسی دادههای واقعی پروژه، وضعیت کارها، بار کاری اعضای تیم و سایر اطلاعات ثبتشده به مدیر پروژه کمک کنند تا تصمیمگیری درباره ادامه مسیر پروژه بر مبنای دادههای واقعی انجام شود.
میتوانید به رایگان در بهتایم ثبت نام کنید.
مراجع:
- projectmanager.com
- TSO (The Stationery Office), 2017, Managing Successful Projects with PRINCE2.