در بیشتر پروژهها، فعالیتها مستقل از یکدیگر انجام نمیشوند. شروع یا پایان یک فعالیت ممکن است به شروع یا تکمیل فعالیت دیگری وابسته باشد و همین روابط بین فعالیتها ترتیب اجرای کارها و زمانبندی پروژه را مشخص میکنند. به این ارتباط میان فعالیتها، وابستگی بین فعالیتها نیز گفته میشود.
شناخت درست این روابط به مدیر پروژه کمک میکند توالی فعالیتها را دقیقتر مشخص کند، برنامه زمانبندی واقعبینانهتری بسازد، گلوگاههای احتمالی را زودتر شناسایی کند و تأثیر تأخیر هر فعالیت را بر سایر بخشهای پروژه بسنجد.
در این مقاله بررسی میکنیم روابط بین فعالیتها در مدیریت پروژه چیست، وابستگی بین فعالیتها چگونه شکل میگیرد و چهار رابطه اصلی پایان به شروع (FS)، شروع به شروع (SS)، پایان به پایان (FF) و شروع به پایان (SF) چگونه در برنامهریزی و زمانبندی پروژه استفاده میشوند.
فهرست مطالب:
- روابط بین فعالیتها در مدیریت پروژه چیست؟
- چرا شناسایی روابط بین فعالیتها مهم است؟
- مفاهیم مهم مرتبط با روابط بین فعالیتها
- انواع وابستگی بین فعالیتها در مدیریت پروژه
- تفاوت نوع وابستگی با نوع رابطه بین فعالیتها
- انواع روابط بین فعالیتها در مدیریت پروژه
- چگونه روابط و وابستگی بین فعالیتها را شناسایی کنیم؟
- مزایای مدیریت صحیح روابط و وابستگی بین فعالیتها
- نکاتی برای مدیریت بهتر روابط و وابستگی بین فعالیتها
- روابط بین فعالیتها را بهصورت عملی مدیریت کنید.
روابط بین فعالیتها در مدیریت پروژه چیست؟
روابط بین فعالیتها مشخص میکنند که شروع یا پایان یک فعالیت پروژه چه ارتباطی با شروع یا پایان فعالیت دیگری دارد. در بسیاری از پروژهها، یک فعالیت نمیتواند در هر زمانی آغاز یا تکمیل شود، بلکه باید منتظر شروع یا پایان فعالیت دیگری بماند.
به این ارتباط، وابستگی بین فعالیتها گفته میشود.
برای مثال، اگر فعالیت B تنها پس از تکمیل فعالیت A بتواند شروع شود، میان این دو فعالیت یک رابطه وابستگی وجود دارد.
فرض کنید در یک پروژه طراحی وبسایت، ابتدا طراحی رابط کاربری باید نهایی شود و سپس توسعه صفحات آغاز شود. در این حالت، فعالیت «توسعه صفحات» به فعالیت «طراحی رابط کاربری» وابسته است و رابطه مشخصی میان این دو فعالیت وجود دارد.
نمونههای دیگری از روابط و وابستگی بین فعالیتهای پروژه عبارتاند از:
- در یک پروژه ساختمانی، اجرای فونداسیون به پایان عملیات خاکبرداری وابسته است.
- در تولید یک ویدئوی آموزشی، تدوین نهایی پس از تکمیل فیلمبرداری انجام میشود.
- در راهاندازی یک محصول جدید، اجرای کمپین تبلیغاتی ممکن است به آماده شدن صفحه معرفی محصول وابسته باشد.
- در یک پروژه نرمافزاری، تست یک قابلیت معمولاً پس از تکمیل توسعه آن انجام میشود.
- در برگزاری یک رویداد، ارسال دعوتنامهها ممکن است به نهایی شدن زمان و محل برگزاری وابسته باشد.
بنابراین، روابط بین فعالیتها نقش مهمی در توالی و زمانبندی پروژه دارند. اگر این روابط بهدرستی مشخص نشوند، ممکن است فعالیتی زودتر از زمان مناسب شروع شود، منابع پروژه منتظر بمانند یا تأخیر در یک فعالیت، چند فعالیت دیگر را نیز به تعویق بیندازد.
چرا شناسایی روابط بین فعالیتها مهم است؟
شناسایی صحیح روابط بین فعالیتهای پروژه به مدیر پروژه کمک میکند ترتیب اجرای کارها را بهتر مشخص کند و برنامه زمانبندی دقیقتر و واقعبینانهتری داشته باشد.
با مشخص کردن وابستگی بین فعالیتها میتوان:
- ترتیب صحیح اجرای فعالیتهای پروژه را مشخص کرد.
- فعالیتهایی را که میتوانند بهصورت همزمان اجرا شوند، شناسایی کرد.
- گلوگاههای احتمالی پروژه را زودتر تشخیص داد.
- تأثیر تأخیر یک فعالیت بر فعالیتهای بعدی را بررسی کرد.
- مسیر بحرانی پروژه را دقیقتر محاسبه کرد.
- منابع و اعضای تیم را در زمان مناسب به فعالیتها اختصاص داد.
در پروژههای کوچک ممکن است تشخیص روابط بین فعالیتها ساده باشد، اما هرچه تعداد فعالیتها بیشتر شود، مدیریت این روابط نیز پیچیدهتر خواهد شد. به همین دلیل در پروژههای بزرگ معمولاً از ابزارهایی مانند نمودار گانت و نرمافزارهای مدیریت پروژه برای تعریف، نمایش و پیگیری وابستگی بین فعالیتها استفاده میشود.
مفاهیم مهم مرتبط با روابط بین فعالیتها
پیش از بررسی انواع روابط بین فعالیتها، آشنایی با چند مفهوم مرتبط کمک میکند تأثیر وابستگیها بر برنامهریزی و زمانبندی پروژه را بهتر درک کنیم.
محدودیتهای پروژه
هر پروژه با محدودیتهایی مانند زمان، هزینه و محدوده روبهرو است. روابط بین فعالیتها میتوانند مستقیماً بر این محدودیتها تأثیر بگذارند؛ زیرا تأخیر در یک فعالیت وابسته ممکن است زمان پایان پروژه را تغییر دهد، هزینه بیشتری ایجاد کند یا نیازمند بازنگری در برنامه اجرای پروژه باشد.
برای مثال، اگر شروع نصب تجهیزات به پایان عملیات ساختمانی وابسته باشد، تأخیر در عملیات ساختمانی میتواند هم زمان نصب را عقب بیندازد و هم هزینه نیروی انسانی و تجهیزات را افزایش دهد.
به همین دلیل، هنگام تعریف وابستگی بین فعالیتها باید محدودیتهای اصلی پروژه نیز در نظر گرفته شوند.
مسیر بحرانی
مسیر بحرانی یکی از مهمترین مفاهیم مرتبط با روابط بین فعالیتهای پروژه است. CPM از زنجیرهای از فعالیتهای وابسته تشکیل میشود که مدت زمان آنها، حداقل زمان لازم برای تکمیل پروژه را تعیین میکند.
اگر یکی از فعالیتهای مسیر بحرانی با تأخیر مواجه شود و شناوری کافی نداشته باشد، تاریخ پایان کل پروژه نیز به تعویق میافتد.
روش مسیر بحرانی یا CPM (Critical Path Method) به مدیر پروژه کمک میکند:
- فعالیتهای بحرانی و غیربحرانی را شناسایی کند.
- روابط و وابستگی بین فعالیتها را بررسی کند.
- طولانیترین مسیر فعالیتهای وابسته را پیدا کند.
- حداقل زمان لازم برای تکمیل پروژه را محاسبه کند.
- تأثیر تأخیر هر فعالیت را بر زمان پایان پروژه بسنجد.
نمودار گانت نیز یکی از ابزارهای مناسب برای نمایش روابط بین فعالیتها، ترتیب اجرای آنها و مسیر بحرانی پروژه است.
موانع و گلوگاهها
وجود رابطه وابستگی میان فعالیتها باعث میشود مانع یا تأخیر در یک فعالیت بتواند فعالیتهای بعدی را نیز تحت تأثیر قرار دهد.
برای مثال، اگر شروع فعالیت «نصب تجهیزات» به تحویل تجهیزات وابسته باشد و تأمینکننده سفارش را دیر تحویل دهد، فعالیت نصب نیز نمیتواند طبق برنامه شروع شود.
همچنین اگر چند فعالیت برای شروع به تکمیل یک فعالیت خاص وابسته باشند، تأخیر در آن فعالیت میتواند یک گلوگاه در پروژه ایجاد کند.
به همین دلیل، شناسایی روابط بین فعالیتها فقط برای مشخص کردن ترتیب کارها نیست؛ بلکه به مدیر پروژه کمک میکند نقاطی را که احتمال ایجاد تأخیر در آنها بیشتر است نیز زودتر شناسایی کند.
انواع وابستگی بین فعالیتها در مدیریت پروژه
وابستگی بین فعالیتهای پروژه را میتوان از جنبههای مختلف دستهبندی کرد. یکی از روشهای رایج، بررسی این وابستگیها از نظر اجباری یا اختیاری بودن و همچنین داخلی یا خارجی بودن آنهاست.
این دستهبندی با انواع روابط زمانی مانند FS، SS، FF و SF تفاوت دارد. اینجا درباره علت و منشأ وابستگی صحبت میکنیم، در حالی که FS، SS، FF و SF نحوه ارتباط زمانی دو فعالیت را مشخص میکنند.
وابستگی اجباری (Mandatory Dependency)
وابستگی اجباری زمانی وجود دارد که ترتیب انجام فعالیتها به دلیل ماهیت کار، الزامات فنی، قانونی یا قراردادی قابل تغییر نباشد.
به این نوع وابستگی گاهی Hard Logic نیز گفته میشود.
برای مثال:
- اجرای فونداسیون نمیتواند پیش از پایان خاکبرداری انجام شود.
- تست یک قابلیت نرمافزاری بدون توسعه آن قابلیت امکانپذیر نیست.
- نصب برخی تجهیزات نمیتواند پیش از آماده شدن زیرساخت مربوط به آنها انجام شود.
در این موارد، رابطه میان فعالیتها ناشی از یک الزام واقعی است و تیم پروژه نمیتواند صرفاً با تصمیم مدیریتی آن را حذف کند.
وابستگی اختیاری یا ترجیحی (Discretionary Dependency)
وابستگی اختیاری زمانی ایجاد میشود که انجام فعالیتها با ترتیب مشخص الزامی نیست، اما تیم پروژه براساس تجربه، روش کاری یا سیاست سازمان چنین ترتیبی را انتخاب میکند.
به این نوع وابستگی گاهی Soft Logic نیز گفته میشود.
برای مثال، تیم تولید محتوا ممکن است تصمیم بگیرد هر مقاله ابتدا توسط متخصص موضوعی بررسی و سپس ویرایش شود. ممکن است از نظر فنی امکان تغییر این ترتیب وجود داشته باشد، اما تیم این روش را به دلیل تجربه یا کنترل کیفیت ترجیح میدهد.
از آنجا که این وابستگیها الزام فنی ندارند، در صورت نیاز ممکن است برای کوتاه کردن زمان پروژه یا تغییر برنامه بازنگری شوند.
وابستگی داخلی (Internal Dependency)
وابستگی داخلی زمانی است که رابطه میان فعالیتها یا عوامل ایجادکننده آن، در محدوده کنترل تیم یا سازمان پروژه قرار داشته باشد.
برای مثال:
- تیم توسعه باید کار خود را تمام کند تا تیم تست فعالیتش را آغاز کند.
- واحد طراحی باید فایلها را آماده کند تا تیم بازاریابی بتواند کمپین را اجرا کند.
- فعالیت نصب به تکمیل کار تیم اجرایی همان پروژه وابسته باشد.
مدیر پروژه معمولاً کنترل بیشتری بر این نوع وابستگیها دارد و میتواند از طریق تغییر برنامه، منابع یا اولویتها آنها را مدیریت کند.
وابستگی خارجی (External Dependency)
وابستگی خارجی زمانی ایجاد میشود که یک فعالیت پروژه به عامل یا رویدادی خارج از کنترل مستقیم تیم پروژه وابسته باشد.
برای مثال:
- شروع عملیات اجرایی به دریافت مجوز از یک سازمان دولتی وابسته باشد.
- نصب تجهیزات به تحویل آنها توسط تأمینکننده بستگی داشته باشد.
- راهاندازی یک سرویس به دریافت تأیید از شرکت ثالث نیاز داشته باشد.
وابستگیهای خارجی معمولاً ریسک بیشتری برای زمانبندی ایجاد میکنند، زیرا مدیر پروژه کنترل مستقیمی بر زمان انجام عامل خارجی ندارد.
وابستگی ناشی از محدودیت منابع
علاوه بر دستهبندی بالا، در عمل ممکن است محدودیت منابع نیز میان فعالیتهایی که از نظر فنی مستقل هستند، وابستگی ایجاد کند.
برای مثال، فرض کنید دو فعالیت میتوانند همزمان انجام شوند، اما هر دو به یک دستگاه یا یک متخصص مشخص نیاز دارند. اگر تنها یک منبع در دسترس باشد، یکی از فعالیتها باید منتظر پایان فعالیت دیگر بماند.
در این حالت، وابستگی نه به دلیل ماهیت کار، بلکه به دلیل محدودیت منابع ایجاد شده است. اگر منابع بیشتری در اختیار پروژه قرار گیرد، ممکن است این وابستگی از بین برود.
یک نکته مهم درباره دستهبندی وابستگیها
«اجباری یا اختیاری بودن» و «داخلی یا خارجی بودن» دو ویژگی جداگانه هستند. بنابراین یک وابستگی میتواند ترکیبی از آنها باشد.
| نمونه | از نظر الزام | از نظر منشأ |
| بتنریزی پس از خاکبرداری | اجباری | داخلی |
| شروع کار پس از دریافت مجوز دولتی | اجباری | خارجی |
| بازبینی اضافه قبل از انتشار مقاله | اختیاری | داخلی |
| انتظار برای تأیید اختیاری یک مشاور خارجی | اختیاری | خارجی |
تفاوت نوع وابستگی با نوع رابطه بین فعالیتها
انواع وابستگی که در این بخش بررسی کردیم، دلیل ایجاد وابستگی بین فعالیتها را مشخص میکنند. اما برای زمانبندی پروژه باید مشخص کنیم این وابستگی از نظر شروع و پایان دو فعالیت چگونه عمل میکند.
برای مثال، ممکن است بین دو فعالیت یک وابستگی منطقی وجود داشته باشد و رابطه زمانی آنها از نوع «پایان به شروع» باشد؛ یعنی فعالیت دوم تنها پس از پایان فعالیت اول آغاز شود.
از نظر زمانبندی، چهار نوع اصلی روابط بین فعالیتها عبارتاند از:
- پایان به شروع (FS)
- شروع به شروع (SS)
- پایان به پایان (FF)
- شروع به پایان (SF)
در بخش بعدی، این چهار رابطه را با مثال بررسی میکنیم.
انواع روابط بین فعالیتها در مدیریت پروژه
در زمانبندی پروژه، فقط دانستن اینکه دو فعالیت به یکدیگر وابستهاند کافی نیست؛ باید مشخص شود رابطه بین فعالیتها از نظر زمان شروع و پایان چگونه تعریف میشود.
بهطور کلی، چهار نوع اصلی روابط وابستگی بین فعالیتها وجود دارد:
| نوع رابطه | تعریف | مثال |
| پایان به شروع (Finish to Start – FS) | فعالیت B تنها پس از پایان فعالیت A میتواند شروع شود. | توسعه نرمافزار پس از تکمیل طراحی رابط کاربری آغاز میشود. |
| شروع به شروع (Start to Start – SS) | فعالیت B تنها پس از شروع فعالیت A میتواند آغاز شود. | پس از شروع عملیات نصب، بازرسی مرحلهای نیز آغاز میشود. |
| پایان به پایان (Finish to Finish – FF) | فعالیت B نمیتواند پیش از پایان فعالیت A تکمیل شود. | تهیه گزارش نهایی پروژه نمیتواند پیش از پایان جمعآوری اطلاعات تکمیل شود. |
| شروع به پایان (Start to Finish – SF) | فعالیت B تنها پس از شروع فعالیت A میتواند پایان یابد. | شیفت فعلی تنها پس از شروع شیفت بعدی پایان مییابد. |
رابطه پایان به شروع (Finish to Start – FS)
پایان به شروع یا FS رایجترین نوع رابطه بین فعالیتها در مدیریت پروژه است.
در این رابطه، فعالیت دوم نمیتواند پیش از پایان فعالیت اول شروع شود.
به بیان ساده:
پایان فعالیتA ← شروع فعالیت B
برای مثال، در پروژه طراحی وبسایت، فعالیت توسعه صفحات ممکن است تنها پس از نهایی شدن طراحی رابط کاربری آغاز شود.
نمونههای دیگر:
- خاکبرداری باید تمام شود تا اجرای فونداسیون آغاز شود.
- تدوین ویدئو پس از پایان فیلمبرداری شروع میشود.
- تست یک قابلیت نرمافزاری پس از تکمیل توسعه آن آغاز میشود.
رابطه FS در برنامهریزی پروژه بسیار رایج است، زیرا در بسیاری از فعالیتها خروجی یک مرحله، ورودی مرحله بعدی محسوب میشود.
رابطه شروع به شروع (Start to Start – SS)
در رابطه شروع به شروع یا SS، فعالیت دوم نمیتواند پیش از شروع فعالیت اول آغاز شود.
پس از شروع فعالیت اول، هر دو فعالیت میتوانند بهصورت همزمان یا موازی ادامه پیدا کنند.
به بیان ساده:
شروع فعالیتA ← امکان شروع فعالیت B
برای مثال، در یک پروژه ساختمانی ممکن است پس از شروع عملیات نصب تجهیزات، فعالیت بازرسی و کنترل کیفیت نیز آغاز شود و همزمان با آن ادامه پیدا کند.
مثال دیگر، تولید محتوای یک رویداد است؛ پس از شروع برگزاری رویداد، تیم شبکههای اجتماعی نیز میتواند پوشش زنده آن را آغاز کند.
این نوع رابطه زمانی کاربرد دارد که شروع یک فعالیت، شرایط لازم برای شروع فعالیت دیگری را فراهم کند، اما لازم نباشد فعالیت اول به پایان برسد.
رابطه پایان به پایان (Finish to Finish – FF)
در رابطه پایان به پایان یا FF، فعالیت دوم نمیتواند پیش از پایان فعالیت اول تکمیل شود.
این رابطه الزاماً به این معنی نیست که دو فعالیت باید همزمان شروع یا تمام شوند؛ بلکه فقط مشخص میکند پایان یکی از فعالیتها به پایان فعالیت دیگر وابسته است.
به بیان ساده:
پایان فعالیت A ← امکان پایان فعالیت B
برای مثال، فرض کنید تهیه گزارش نهایی پروژه همزمان با اجرای پروژه شروع شده است. این گزارش ممکن است طی پروژه تکمیل شود، اما نسخه نهایی آن تا زمانی که جمعآوری اطلاعات پروژه پایان نیافته باشد، قابل تکمیل نیست.
نمونه دیگر، کنترل کیفیت یک فعالیت اجرایی است. کنترل کیفیت میتواند همزمان با اجرای کار انجام شود، اما تا زمانی که اجرای کار به پایان نرسیده باشد، فرآیند کنترل کیفیت نیز نمیتواند بهطور کامل بسته شود.
رابطه شروع به پایان (Start to Finish – SF)
شروع به پایان یا SF کمکاربردترین نوع رابطه بین فعالیتهاست.
در این رابطه، فعالیت دوم تا زمانی که فعالیت اول شروع نشده باشد، نمیتواند پایان یابد.
به بیان ساده:
شروع فعالیت A ←امکان پایان فعالیت B
یکی از مثالهای رایج این رابطه، تغییر شیفت کارکنان است. کارشناس شیفت فعلی نمیتواند کار خود را پایان دهد تا زمانی که کارشناس شیفت بعدی کار خود را شروع کند.
مثال دیگر میتواند انتقال مسئولیت در یک سیستم پشتیبانی باشد؛ تیم یا فرد قبلی تا زمانی که تیم جایگزین فعالیت خود را آغاز نکرده باشد، نمیتواند مسئولیت خود را خاتمه دهد.
رابطه SF نسبت به سه نوع دیگر کمتر در برنامهریزی پروژه استفاده میشود، اما در شرایطی که تحویل مسئولیت یا جایگزینی منابع مطرح است کاربرد دارد.
فاصله زمانی (Lag) و همپوشانی زمانی (Lead) در روابط بین فعالیتها
گاهی مشخص کردن نوع رابطه بین فعالیتها بهتنهایی کافی نیست و لازم است بین دو فعالیت فاصله زمانی ایجاد شود یا فعالیت بعدی پیش از تکمیل کامل فعالیت قبلی شروع شود. در این شرایط از Lag و Lead استفاده میشود.
Lag یا تأخیر زمانی چیست؟
Lag به فاصله زمانیای گفته میشود که عمداً بین دو فعالیت وابسته قرار میگیرد. یعنی پس از رسیدن فعالیت اول به نقطه موردنظر، فعالیت دوم بلافاصله شروع یا تمام نمیشود و باید مدتی منتظر بماند.
برای مثال، فرض کنید پس از بتنریزی فونداسیون باید ۳ روز برای خشک شدن بتن صبر کرد و سپس فعالیت بعدی آغاز شود. در این حالت میان دو فعالیت یک Lag سهروزه وجود دارد.
مثال دیگر:
- پایان رنگآمیزی دیوار
- ۲ روز فاصله زمانی برای خشک شدن رنگ
- شروع نصب تجهیزات
بنابراین، Lag باعث ایجاد یک فاصله زمانی برنامهریزیشده بین فعالیتهای وابسته میشود.
Lead یا همپوشانی زمانی چیست؟
Lead زمانی استفاده میشود که فعالیت بعدی بتواند پیش از تکمیل کامل فعالیت قبلی آغاز شود. در واقع بخشی از دو فعالیت بهصورت همزمان اجرا میشوند.
برای مثال، فرض کنید تهیه یک گزارش ۱۰ روز زمان میبرد، اما بازبینی آن میتواند ۲ روز پیش از پایان کامل تهیه گزارش آغاز شود. در این شرایط میان دو فعالیت همپوشانی زمانی یا Lead وجود دارد.
مثال دیگر، تولید یک ویدئو است. لازم نیست تدوینگر منتظر بماند تا تمام فیلمبرداری به پایان برسد؛ ممکن است تدوین بخشهای آمادهشده را در حالی شروع کند که فیلمبرداری بخشهای دیگر هنوز ادامه دارد.
استفاده صحیح از Lead میتواند مدت زمان پروژه را کاهش دهد، اما اگر فعالیت دوم بیش از حد زود شروع شود، احتمال دوبارهکاری یا ایجاد اختلال در برنامه افزایش پیدا میکند.
تفاوت Lead و Lag
بهطور ساده:
- Lag: بین دو فعالیت فاصله ایجاد میکند.
- Lead: باعث همپوشانی زمانی دو فعالیت میشود.
Lead و Lag را میتوان در کنار روابط بین فعالیتها مانند FS، SS، FF و SF به کار برد تا زمانبندی پروژه با شرایط واقعی اجرای کار هماهنگتر شود.
برای مثال، در یک رابطه پایان به شروع (FS)، ممکن است فعالیت B دقیقاً پس از پایان فعالیت A آغاز نشود، بلکه با ۲ روز Lag شروع شود. یا در بعضی پروژهها، فعالیت B با استفاده از Lead پیش از پایان کامل فعالیت A آغاز شود.
خلاصه انواع روابط بین فعالیتها
برای تشخیص نوع رابطه بین دو فعالیت میتوان این چهار سؤال را مطرح کرد:
- آیا فعالیت دوم باید منتظر پایان فعالیت اول بماند تا شروع شود؟ FS
- آیا فعالیت دوم باید منتظر شروع فعالیت اول بماند تا شروع شود؟ SS
- آیا فعالیت دوم باید منتظر پایان فعالیت اول بماند تا پایان یابد؟ FF
- آیا فعالیت دوم باید منتظر شروع فعالیت اول بماند تا پایان یابد؟ SF
شناخت صحیح این چهار نوع رابطه بین فعالیتها کمک میکند زمانبندی پروژه واقعیتر باشد و وابستگی میان فعالیتها بهدرستی در نمودار گانت و برنامه پروژه نمایش داده شود.
چگونه روابط و وابستگی بین فعالیتها را شناسایی کنیم؟
شناسایی روابط بین فعالیتها در مراحل اولیه برنامهریزی پروژه، برای تهیه یک زمانبندی واقعبینانه و جلوگیری از تأخیرهای غیرمنتظره ضروری است. اگر وابستگی بین فعالیتها بهدرستی مشخص نشود، ممکن است فعالیتی زودتر از زمان مناسب شروع شود یا تأخیر یک کار، چند فعالیت بعدی را نیز عقب بیندازد.
برای شناسایی روابط و وابستگیهای پروژه میتوانید مراحل زیر را طی کنید:
۱. همه فعالیتهای پروژه را فهرست کنید.
ابتدا تمام فعالیتهایی را که برای تکمیل پروژه لازم است مشخص کنید. این فهرست، مبنای بررسی ترتیب اجرا و شناسایی روابط بین فعالیتهای پروژه خواهد بود.
در این مرحله بهتر است فعالیتها به اندازه کافی جزئی باشند تا بتوان ارتباط میان آنها را بهوضوح تشخیص داد.
۲. رابطه میان فعالیتها را بررسی کنید.
برای هر فعالیت مشخص کنید که آیا شروع یا پایان آن به فعالیت دیگری وابسته است یا خیر.
برای این کار میتوانید این سؤالها را مطرح کنید:
- آیا برای شروع این فعالیت باید فعالیت دیگری ابتدا شروع یا تمام شود؟
- آیا این فعالیت میتواند همزمان با فعالیت دیگری انجام شود؟
- آیا پایان این فعالیت به پایان یا شروع فعالیت دیگری وابسته است؟
- اگر فعالیت قبلی با تأخیر مواجه شود، این فعالیت نیز به تعویق میافتد؟
پاسخ به این سؤالها کمک میکند نوع رابطه بین دو فعالیت را بهتر تشخیص دهید.
۳. دلیل ایجاد وابستگی را مشخص کنید.
پس از شناسایی وابستگی بین فعالیتها، بررسی کنید این وابستگی به چه دلیلی ایجاد شده است.
برای مثال، وابستگی ممکن است:
- منطقی باشد؛
- ناشی از محدودیت منابع باشد؛
- براساس روش یا ترجیح تیم ایجاد شده باشد؛
- یا به یک عامل خارجی وابسته باشد.
این دستهبندی کمک میکند مشخص شود کدام روابط اجتنابناپذیرند و در کدام موارد میتوان با تغییر منابع یا روش اجرا، وابستگی را کاهش داد.
۴. نوع رابطه زمانی را تعیین کنید.
پس از مشخص شدن وابستگی، باید نوع رابطه زمانی میان فعالیتها را نیز تعیین کنید.
بررسی کنید که رابطه موردنظر از کدام نوع است:
- پایان به شروع (FS)
- شروع به شروع (SS)
- پایان به پایان (FF)
- شروع به پایان (SF)
برای مثال، اگر تست نرمافزار فقط پس از تکمیل توسعه آغاز شود، رابطه میان این دو فعالیت از نوع پایان به شروع (FS) است.
۵. روابط بین فعالیتها را بهصورت بصری نمایش دهید.
نمایش تصویری وابستگیها باعث میشود ترتیب اجرای فعالیتها و تأثیر هر فعالیت بر فعالیتهای بعدی راحتتر دیده شود.
برای این کار میتوان از ابزارهایی مانند:
- نمودار گانت
- نمودار شبکه
- ماتریس وابستگی فعالیتها
استفاده کرد.
این نمایش بصری به شناسایی گلوگاهها، مسیرهای وابسته و فعالیتهای حساس پروژه نیز کمک میکند.
۶. روابط را با اعضای تیم بررسی کنید.
در پایان، روابط و وابستگیهای شناساییشده را با اعضای تیم مرور کنید.
افرادی که مستقیماً مسئول اجرای فعالیتها هستند، ممکن است وابستگیهایی را شناسایی کنند که در برنامه اولیه دیده نشدهاند یا ترتیب بهتری برای اجرای کارها پیشنهاد دهند.
بازبینی روابط بین فعالیتها با تیم، احتمال خطا در زمانبندی پروژه را کاهش میدهد و باعث میشود برنامه اجرایی با شرایط واقعی پروژه هماهنگتر باشد.
مزایای مدیریت صحیح روابط و وابستگی بین فعالیتها
مدیریت صحیح روابط بین فعالیتها باعث میشود ترتیب اجرای کارها شفافتر باشد و مدیر پروژه بتواند اثر هر تغییر یا تأخیر را بر فعالیتهای بعدی بهتر ارزیابی کند. هرچه وابستگی بین فعالیتها دقیقتر تعریف و پیگیری شود، احتمال ایجاد اختلال در زمانبندی پروژه نیز کمتر خواهد شد.
مهمترین مزایای مدیریت درست وابستگیها عبارتاند از:
کاهش تأخیرهای پروژه
وقتی روابط بین فعالیتها از قبل مشخص باشند، فعالیتهایی که احتمال ایجاد گلوگاه دارند زودتر شناسایی میشوند.
در نتیجه، مدیر پروژه میتواند پیش از ایجاد تأخیر، برای فعالیتهای حساس برنامه جایگزین در نظر بگیرد یا منابع بیشتری به آنها اختصاص دهد.
تهیه زمانبندی واقعبینانهتر
شناخت وابستگی بین فعالیتها کمک میکند تاریخ شروع و پایان هر فعالیت براساس شرایط واقعی پروژه تعیین شود.
برای مثال، اگر شروع یک فعالیت به پایان فعالیت دیگری وابسته باشد، نمیتوان بدون درنظر گرفتن این رابطه برای آن تاریخ شروع مستقلی تعیین کرد.
استفاده بهتر از منابع
بررسی روابط بین فعالیتها نشان میدهد چه زمانی به هر منبع، عضو تیم یا تجهیز نیاز داریم.
این موضوع از تخصیص همزمان یک منبع به چند فعالیت وابسته جلوگیری میکند و باعث میشود منابع پروژه مؤثرتر مورد استفاده قرار گیرند.
شناسایی بهتر گلوگاهها و ریسکها
اگر چند فعالیت به یک فعالیت مشخص وابسته باشند، تأخیر در آن فعالیت میتواند بخش بزرگی از پروژه را تحت تأثیر قرار دهد.
مشخص کردن روابط بین فعالیتها به مدیر پروژه کمک میکند این نقاط حساس را زودتر شناسایی و ریسک آنها را مدیریت کند.
هماهنگی بهتر اعضای تیم
وقتی اعضای تیم بدانند فعالیت آنها به کدام کارها وابسته است و خروجی کارشان پیشنیاز چه فعالیتهایی خواهد بود، هماهنگی میان آنها بیشتر میشود.
برای مثال، تیم طراحی میداند تأخیر در تحویل طرح میتواند شروع فعالیت تیم توسعه را نیز عقب بیندازد.
کنترل بهتر تغییرات پروژه
در طول اجرای پروژه ممکن است مدت زمان یک فعالیت، منابع یا ترتیب کارها تغییر کند. اگر وابستگیها بهدرستی تعریف شده باشند، مدیر پروژه راحتتر میتواند اثر این تغییر را بر سایر فعالیتها و تاریخ پایان پروژه بررسی کند.
در مجموع، مدیریت صحیح روابط و وابستگی بین فعالیتهای پروژه باعث میشود برنامه زمانبندی دقیقتر، استفاده از منابع منطقیتر و کنترل تأخیرها و ریسکها سادهتر شود.
نکاتی برای مدیریت بهتر روابط و وابستگی بین فعالیتها
مدیریت روابط بین فعالیتها فقط به مشخص کردن پیشنیاز و پسنیاز محدود نمیشود. برای اینکه وابستگیها باعث اختلال در زمانبندی پروژه نشوند، باید آنها را بهدرستی تعریف، نمایش و در طول اجرای پروژه پیگیری کرد.
۱. روابط بین فعالیتها را در نرمافزار مدیریت پروژه ثبت کنید.
در پروژههایی که تعداد فعالیتها زیاد است، نگهداری وابستگیها بهصورت ذهنی یا در فایلهای جداگانه دشوار میشود. بهتر است روابط بین فعالیتها مستقیماً در نرمافزار مدیریت پروژه تعریف شوند تا ترتیب اجرای کارها و تأثیر تغییرات بر زمانبندی مشخص باشد.
برای هر فعالیت باید بتوان پیشنیازها و پسنیازهای آن را مشخص کرد و ارتباط میان فعالیتها را همراه با برنامه زمانی پروژه مشاهده کرد.
۲. وابستگیها را در نمودار گانت مشاهده کنید.
یکی از بهترین ابزارها برای نمایش روابط بین فعالیتهای پروژه، نمودار گانت است. در گانت چارت میتوان علاوه بر تاریخ شروع، پایان و مدت زمان فعالیتها، ترتیب اجرای کارها و وابستگی میان آنها را نیز مشاهده کرد.
نمایش بصری روابط کمک میکند سریعتر تشخیص دهید:
- کدام فعالیتها باید قبل از سایر فعالیتها انجام شوند؛
- کدام کارها میتوانند همزمان پیش بروند؛
- تأخیر یک فعالیت چه اثری بر فعالیتهای بعدی دارد؛
- و کدام فعالیتها در مسیر بحرانی پروژه قرار دارند.
مدیریت روابط بین فعالیتها در گانت چارت بهتایم
در نرمافزار مدیریت پروژه بهتایم میتوانید روابط بین فعالیتهای پروژه را مستقیماً در گانت چارت تعریف و مشاهده کنید.
پس از تعریف پروژه و فعالیتهای آن، برای فعالیتها تاریخ شروع و پایان مشخص میکنید و بهتایم گانت چارت پروژه را ایجاد میکند.
برای ایجاد رابطه میان دو فعالیت در گانت چارت بهتایم:
- روی فعالیت پیشنیاز راستکلیک کرده و انتخاب را بزنید.
- بر روی فعالیت پسنیاز راستکلیک کرده و ایجاد ارتباط بین فعالیتها را انتخاب کنید. همچنین میتوانید با Drag & Drop بین فعالیتها رابطه ایجاد کنید.
- در صورت نیاز، Lead یا Lag را برای تنظیم همپوشانی یا فاصله زمانی بین فعالیتها در نظر بگیرید.
- رابطه ایجادشده در گانت چارت ثبت و بهصورت بصری نمایش داده میشود.
به این ترتیب میتوانید توالی فعالیتها و وابستگی میان آنها را بهصورت بصری مشاهده کنید و راحتتر متوجه شوید تأخیر در یک فعالیت چه اثری بر ادامه پروژه خواهد داشت.
بهتایم همچنین پس از مشخص شدن روابط بین فعالیتها، مسیر بحرانی پروژه را در گانت چارت نمایش میدهد و فعالیتهای مسیر بحرانی را با رنگ قرمز مشخص میکند.
۳. ریسک وابستگیها را از قبل بررسی کنید.
هنگام برنامهریزی پروژه، فقط خود رابطه بین فعالیتها را مشخص نکنید؛ بررسی کنید چه عواملی ممکن است این وابستگی را به یک گلوگاه تبدیل کنند.
برای مثال:
- آیا چند فعالیت به یک نیروی متخصص وابستهاند؟
- آیا شروع یک فعالیت به تحویل کالا از تأمینکننده بستگی دارد؟
- آیا یک تیم برای شروع کار خود منتظر خروجی تیم دیگری است؟
- آیا تأخیر در یک فعالیت میتواند چند فعالیت بعدی را متوقف کند؟
شناسایی چنین نقاطی به مدیر پروژه فرصت میدهد پیش از ایجاد تأخیر، منابع یا برنامه جایگزین در نظر بگیرد.
۴. تغییرات و تأخیرها را به تیم اطلاع دهید.
وابستگی میان فعالیتها باعث میشود تغییر در یک کار فقط همان فعالیت را تحت تأثیر قرار ندهد.
اگر فعالیتی که پیشنیاز چند کار دیگر است با تأخیر مواجه شود، اعضای تیم مرتبط باید سریعاً از این تغییر مطلع شوند تا برنامه خود را اصلاح کنند.
بنابراین علاوه بر تعریف صحیح روابط، ارتباط مستمر میان مدیر پروژه، اعضای تیم و ذینفعان نیز بخش مهمی از مدیریت وابستگیهاست.
روابط بین فعالیتها را بهصورت عملی مدیریت کنید.
شناخت انواع روابط بین فعالیتها زمانی ارزش واقعی پیدا میکند که این روابط در برنامه زمانبندی پروژه نیز ثبت و پیگیری شوند.
با تعریف پیشنیاز و پسنیاز فعالیتها، نمایش آنها در گانت چارت و بررسی مسیر بحرانی، مدیر پروژه میتواند بهتر تشخیص دهد هر فعالیت چه زمانی باید انجام شود، کدام کارها به یکدیگر وابستهاند و تأخیر در هر بخش چه اثری بر ادامه پروژه دارد.
در بهتایم میتوانید فعالیتهای پروژه را تعریف کنید، برنامه زمانی آنها را در گانت چارت ببینید، روابط بین فعالیتها را مشخص کنید و مسیر بحرانی پروژه را نیز بهصورت بصری مشاهده کنید.
رایگان در بهتایم ثبتنام کنید و روابط بین فعالیتها را در گانت چارت پروژه تعریف کنید.