مدیریت ریسک پروژه به مجموعه اقداماتی گفته میشود که برای شناسایی، ارزیابی، اولویتبندی و کنترل عدمقطعیتهای یک پروژه انجام میشوند. این عدمقطعیتها ممکن است به شکل تهدیدهایی باشند که زمان، هزینه، کیفیت یا محدوده پروژه را تحت تأثیر قرار میدهند یا فرصتهایی باشند که میتوانند نتایج پروژه را بهبود دهند.
مدیریت ریسک فقط به معنای واکنش به مشکلات بعد از وقوع آنها نیست؛ هدف اصلی این است که تیم پروژه تا حد امکان ریسکها را پیش از وقوع شناسایی کند، احتمال و تأثیر آنها را بسنجد و برای نحوه پاسخ به آنها برنامه داشته باشد. به همین دلیل، مدیریت ریسک یکی از فعالیتهای مستمر در سراسر چرخه عمر پروژه است.
در این مقاله با مفهوم، مراحل، انواع و روشهای مدیریت ریسک پروژه، ماتریس ریسک و رویکرد PRINCE2 آشنا میشوید.
فهرست مطالب:
- مدیریت ریسک پروژه چیست؟
- مراحل مدیریت ریسک پروژه
- ماتریس ریسک پروژه چیست؟
- نمونه فهرست ریسک پروژه
- روشهای پاسخ به ریسک پروژه
- مثال کاربردی مدیریت ریسک پروژه
- چرا پروژهها دارای ریسک هستند؟
- ریسک پروژه چیست؟
- انواع ریسک پروژه
- مدیریت ریسک پروژه در PRINCE2
- عوامل موثر بر رویکرد مدیریت ریسک پروژه
- نکات مهم برای مدیریت موثر ریسک پروژه
- مدیریت ریسک پروژه با بهتایم و پندار
- نتیجهگیری
مدیریت ریسک پروژه چیست؟
مدیریت ریسک پروژه فرایندی مستمر برای شناسایی، ارزیابی، اولویتبندی و پاسخ به عدمقطعیتهایی است که میتوانند بر اهداف پروژه تأثیر بگذارند. این ریسکها ممکن است زمانبندی، هزینه، محدوده، کیفیت، منابع یا نتیجه نهایی پروژه را تحت تأثیر قرار دهند.
ریسک پروژه همیشه به معنای یک اتفاق منفی نیست. برخی ریسکها به شکل تهدید ظاهر میشوند و میتوانند مانع دستیابی به اهداف پروژه شوند؛ در مقابل، برخی عدمقطعیتها میتوانند فرصت ایجاد کنند و باعث کاهش هزینه، کوتاهتر شدن زمان اجرا یا بهبود نتایج پروژه شوند.
هدف مدیریت ریسک این است که تیم پروژه پیش از وقوع مشکلات احتمالی، آنها را شناسایی و ارزیابی کند و برای نحوه برخورد با آنها تصمیم بگیرد. این فرایند معمولاً شامل شناسایی ریسکها، تحلیل احتمال و اثر، اولویتبندی، انتخاب پاسخ مناسب و پایش مستمر ریسکها در طول اجرای پروژه است.
مراحل مدیریت ریسک پروژه
مدیریت ریسک پروژه یک فعالیت یکباره نیست، بلکه فرایندی مستمر است که از ابتدای پروژه آغاز میشود و تا پایان آن ادامه دارد. هدف این فرایند، شناسایی بهموقع عدمقطعیتها و انتخاب پاسخ مناسب برای کاهش تهدیدها و استفاده از فرصتهاست. مراحل اصلی مدیریت ریسک پروژه عبارتاند از:
1. شناسایی ریسکها
در اولین مرحله باید رویدادها و شرایطی را که ممکن است بر اهداف پروژه تأثیر بگذارند شناسایی کنید. ریسکها میتوانند به زمانبندی، هزینه، منابع، محدوده، کیفیت، فناوری، تأمینکنندگان یا سایر عوامل پروژه مربوط باشند.
ریسک شناساییشده باید تا حد امکان واضح توصیف شود؛ بهطوریکه علت ریسک، رویداد احتمالی و اثر آن بر پروژه مشخص باشد.
2. تحلیل و ارزیابی ریسکها
پس از شناسایی، هر ریسک از نظر احتمال وقوع و شدت تأثیر آن بر پروژه ارزیابی میشود. این ارزیابی کمک میکند مشخص شود کدام ریسکها نیازمند توجه فوری هستند و کدام موارد را میتوان با اولویت پایینتری مدیریت کرد.
برای این کار معمولاً از ماتریس احتمال و اثر استفاده میشود.
3. اولویتبندی ریسکها
همه ریسکها اهمیت یکسانی ندارند. پس از ارزیابی، ریسکها براساس احتمال وقوع، شدت اثر و میزان اهمیت آنها برای اهداف پروژه اولویتبندی میشوند.
ریسکهایی که احتمال و تأثیر بالاتری دارند باید زودتر بررسی شوند و منابع بیشتری برای مدیریت آنها اختصاص داده شود.
4. برنامهریزی پاسخ به ریسک
برای ریسکهای مهم باید مشخص شود که تیم پروژه در صورت وقوع یا حتی پیش از وقوع آنها چه اقدامی انجام خواهد داد.
برای تهدیدها میتوان از راهکارهایی مانند اجتناب، کاهش، انتقال یا پذیرش استفاده کرد. در مقابل، برای فرصتها نیز میتوان اقداماتی برای افزایش احتمال وقوع یا بهرهبرداری بهتر از آنها برنامهریزی کرد.
5. تعیین مالک ریسک
هر ریسک مهم باید یک مسئول مشخص داشته باشد. مالک ریسک فردی است که وضعیت آن ریسک را پیگیری میکند و مسئول هماهنگی و اجرای اقدامات مربوط به پاسخ به ریسک است.
تعیین مسئول مشخص باعث میشود مدیریت ریسک از حالت یک فهرست نظری خارج شود و به اقدامات عملی تبدیل شود.
6. اجرای پاسخهای ریسک
پس از تعیین پاسخ مناسب، اقدامات برنامهریزیشده باید در زمان مناسب اجرا شوند. برای مثال ممکن است لازم باشد تأمینکننده جایگزین انتخاب شود، بخشی از بودجه بهعنوان ذخیره در نظر گرفته شود یا برنامه زمانبندی اصلاح شود.
7. پایش و کنترل ریسکها
شرایط پروژه دائماً تغییر میکند؛ بنابراین وضعیت ریسکها نیز باید بهطور منظم بررسی شود. برخی ریسکها ممکن است از بین بروند، شدت برخی افزایش یابد و ریسکهای جدیدی نیز ایجاد شوند.
به همین دلیل فهرست ریسک پروژه باید در طول اجرای پروژه بهروز شود و اثربخشی پاسخهای اجراشده نیز مورد ارزیابی قرار گیرد.
ماتریس ریسک پروژه چیست؟
ماتریس ریسک یکی از سادهترین ابزارها برای ارزیابی و اولویتبندی ریسکهای پروژه است. در این ماتریس، هر ریسک بر اساس دو عامل اصلی بررسی میشود:
- احتمال وقوع: چقدر احتمال دارد ریسک اتفاق بیفتد؟
- شدت اثر: در صورت وقوع، چه میزان بر اهداف پروژه تأثیر میگذارد؟
با ترکیب این دو عامل میتوان سطح اهمیت هر ریسک را مشخص کرد و تصمیم گرفت کدام ریسکها نیاز به اقدام فوری دارند.
نمونه ساده ماتریس ریسک
| احتمال وقوع ↓ / شدت اثر ← | کم | متوسط | زیاد |
|---|---|---|---|
| زیاد | متوسط | زیاد | بحرانی |
| متوسط | کم | متوسط | زیاد |
| کم | کم | کم | متوسط |
برای مثال، اگر احتمال وقوع یک ریسک «زیاد» و تأثیر آن نیز «زیاد» باشد، آن ریسک در سطح بحرانی قرار میگیرد و باید در اولویت مدیریت قرار گیرد.
امتیاز ریسک چگونه محاسبه میشود؟
در بسیاری از پروژهها برای هر یک از دو عامل احتمال و اثر، عددی از ۱ تا ۵ در نظر گرفته میشود و امتیاز ریسک از حاصلضرب این دو مقدار به دست میآید:
امتیاز ریسک = احتمال وقوع × شدت اثر
برای مثال، اگر احتمال وقوع تأخیر در تحویل تجهیزات ۴ از ۵ و شدت اثر آن ۵ از ۵ باشد، امتیاز ریسک برابر با ۲۰ خواهد بود. چنین ریسکی معمولاً در گروه ریسکهای با اولویت بالا قرار میگیرد.
البته مرز میان ریسکهای کم، متوسط و زیاد باید متناسب با نوع پروژه و میزان ریسکپذیری سازمان تعیین شود.
ماتریس ریسک چه کمکی به مدیر پروژه میکند؟
استفاده از ماتریس ریسک کمک میکند:
- ریسکهای مهمتر سریعتر شناسایی شوند.
- منابع پروژه روی ریسکهای با اولویت بالاتر متمرکز شوند.
- تصمیمگیری درباره پاسخ به ریسکها سادهتر شود.
- وضعیت ریسکهای پروژه به شکل روشنتری به ذینفعان گزارش شود.
ماتریس ریسک باید در طول پروژه بهروزرسانی شود؛ زیرا با تغییر شرایط، احتمال وقوع یا شدت اثر یک ریسک نیز ممکن است تغییر کند.
نمونه فهرست ریسک پروژه
فهرست ریسک یا Risk Register جدولی است که اطلاعات اصلی مربوط به ریسکهای شناساییشده پروژه در آن ثبت و بهروزرسانی میشود. این فهرست به مدیر پروژه کمک میکند وضعیت هر ریسک، میزان اهمیت آن، مسئول پیگیری و اقدامات لازم را بهصورت متمرکز مدیریت کند.
یک فهرست ریسک میتواند شامل اطلاعاتی مانند شرح ریسک، احتمال وقوع، شدت اثر، امتیاز ریسک، پاسخ پیشنهادی، مالک ریسک و وضعیت فعلی باشد.
نمونه فهرست ریسک
| ریسک | احتمال | اثر | امتیاز ریسک | پاسخ پیشنهادی | مالک ریسک |
|---|---|---|---|---|---|
| تأخیر در تحویل تجهیزات | 4 | 5 | 20 | انتخاب تأمینکننده جایگزین و پیگیری زودهنگام سفارش | مدیر تدارکات |
| افزایش هزینه مواد اولیه | 3 | 4 | 12 | پیشبینی ذخیره بودجه و بررسی تأمینکنندگان جایگزین | مدیر پروژه |
| خروج یکی از اعضای کلیدی تیم | 2 | 5 | 10 | مستندسازی دانش و تعیین نیروی جایگزین | مدیر تیم |
| تأخیر در تأیید مشتری | 3 | 3 | 9 | تعیین زمان مشخص برای بازخورد و یادآوری دورهای | مدیر پروژه |
| کاهش قیمت یک خدمت موردنیاز | 2 | 3 | 6 | بررسی امکان استفاده از فرصت برای کاهش هزینه | مدیر مالی |
در این مثال، احتمال و اثر هر ریسک از ۱ تا ۵ امتیازدهی شدهاند و حاصلضرب آنها امتیاز ریسک را مشخص میکند. هرچه این امتیاز بالاتر باشد، معمولاً ریسک باید با اولویت بیشتری بررسی شود.
فهرست ریسک چه زمانی باید بهروزرسانی شود؟
فهرست ریسک یک سند ثابت نیست و باید در طول اجرای پروژه مرتباً بازبینی شود. در جلسات کنترل پروژه یا هنگام ایجاد تغییرات مهم، بهتر است بررسی شود که:
- آیا ریسک جدیدی ایجاد شده است؟
- آیا احتمال یا اثر ریسکهای قبلی تغییر کرده است؟
- آیا پاسخ برنامهریزیشده اجرا شده است؟
- آیا ریسک بسته شده یا همچنان نیاز به پیگیری دارد؟
- آیا ریسک جدیدی باید به یک مسئول مشخص واگذار شود؟
بهروزرسانی منظم فهرست ریسک باعث میشود مدیریت ریسک به یک فعالیت مستمر و عملی تبدیل شود، نه صرفاً فهرستی که در ابتدای پروژه تهیه و فراموش میشود.
روشهای پاسخ به ریسک پروژه
پس از شناسایی و ارزیابی ریسکها، باید مشخص شود برای هر ریسک چه اقدامی انجام خواهد شد. انتخاب پاسخ مناسب به نوع ریسک، احتمال وقوع، شدت اثر و هزینه اجرای پاسخ بستگی دارد. از آنجا که ریسکهای پروژه میتوانند به شکل تهدید یا فرصت باشند، روش پاسخ به آنها نیز متفاوت است.
روشهای پاسخ به تهدیدها
اجتناب از ریسک:
در این روش، برنامه پروژه بهگونهای تغییر میکند که عامل ایجادکننده تهدید حذف شود. برای مثال، اگر استفاده از یک فناوری جدید ریسک زیادی برای پروژه ایجاد کند، ممکن است تصمیم گرفته شود از فناوری مطمئنتری استفاده شود.
کاهش ریسک:
هدف، کاهش احتمال وقوع ریسک یا شدت اثر آن است. برای مثال، انجام آزمایشهای بیشتر، آموزش اعضای تیم یا استفاده از تأمینکننده جایگزین میتواند احتمال یا اثر یک ریسک را کاهش دهد.
انتقال ریسک:
در این روش، بخشی از مسئولیت یا پیامد مالی ریسک به طرف دیگری منتقل میشود. استفاده از بیمه، قراردادهای مشخص یا برونسپاری برخی فعالیتها از نمونههای انتقال ریسک هستند.
پذیرش ریسک:
گاهی هزینه یا پیچیدگی مقابله با یک ریسک بیشتر از پیامد احتمالی آن است. در چنین شرایطی تیم پروژه ممکن است ریسک را بپذیرد و در صورت وقوع برای آن اقدام کند. برای برخی ریسکهای پذیرفتهشده نیز میتوان برنامه جایگزین یا ذخیره زمانی و مالی در نظر گرفت.
روشهای پاسخ به فرصتها
فرصتها نیز باید مانند تهدیدها مدیریت شوند؛ با این تفاوت که هدف، افزایش احتمال وقوع یا بهرهبرداری بهتر از پیامد مثبت آنهاست.
بهرهبرداری از فرصت: اقداماتی انجام میشود تا احتمال تحقق فرصت تا حد امکان افزایش یابد.
افزایش فرصت: تلاش میشود احتمال وقوع یا میزان اثر مثبت فرصت بیشتر شود.
اشتراک فرصت: از همکاری با فرد یا سازمان دیگری استفاده میشود تا احتمال تحقق یا منافع حاصل از فرصت افزایش پیدا کند.
پذیرش فرصت: ممکن است سازمان بدون انجام اقدام خاصی، فرصت را بپذیرد و در صورت تحقق از مزایای آن استفاده کند.
مثال کاربردی مدیریت ریسک پروژه
فرض کنید یک تیم نرمافزاری باید نسخه جدید یک سامانه را طی سه ماه تحویل دهد. یکی از توسعهدهندگان اصلی پروژه مسئول بخش مهمی از سیستم است و احتمال دارد پیش از پایان پروژه از تیم جدا شود.
این وضعیت را میتوان بهعنوان یک ریسک پروژه ثبت و مدیریت کرد.
1. شناسایی ریسک
ریسک: احتمال خروج توسعهدهنده کلیدی پیش از پایان پروژه.
علت: وابستگی بخش مهمی از پروژه به دانش و تجربه یک نفر.
اثر احتمالی: تأخیر در تحویل، افزایش هزینه و ایجاد مشکل در انتقال دانش.
2. ارزیابی ریسک
فرض کنیم احتمال وقوع این ریسک 3 از 5 و شدت اثر آن 5 از 5 برآورد شود.
بنابراین:
امتیاز ریسک = 3 × 5 = 15
با توجه به ماتریس ریسک پروژه، این ریسک در گروه ریسکهای با اولویت بالا قرار میگیرد و نباید بدون برنامه رها شود.
3. انتخاب پاسخ مناسب
برای این ریسک، تیم پروژه میتواند راهبرد «کاهش ریسک» را انتخاب کند. اقداماتی مانند موارد زیر میتوانند احتمال یا اثر این ریسک را کاهش دهند:
- مستندسازی بخشهای مهم سیستم
- انتقال دانش به یکی دیگر از اعضای تیم
- انجام Code Review توسط بیش از یک نفر
- تعیین نیروی جایگزین برای فعالیتهای حساس
- کاهش وابستگی پروژه به یک فرد
4. تعیین مالک ریسک
مدیر فنی پروژه بهعنوان مالک این ریسک تعیین میشود و مسئول پیگیری اجرای اقدامات پیشگیرانه و بررسی وضعیت آن خواهد بود.
5. ثبت در فهرست ریسک
اطلاعات ریسک در فهرست ریسک پروژه ثبت میشود:
| مورد | مقدار |
|---|---|
| ریسک | خروج توسعهدهنده کلیدی |
| احتمال | 3 از 5 |
| اثر | 5 از 5 |
| امتیاز ریسک | 15 |
| سطح ریسک | بالا |
| پاسخ | کاهش |
| مالک ریسک | مدیر فنی |
| اقدام اصلی | مستندسازی و انتقال دانش |
| وضعیت | فعال |
6. پایش ریسک
در جلسات دورهای پروژه، وضعیت این ریسک بررسی میشود. اگر انتقال دانش انجام شود و فرد جایگزین بتواند مسئولیت بخش موردنظر را بر عهده بگیرد، شدت اثر احتمالی ریسک کاهش پیدا میکند و امتیاز آن نیز باید در فهرست ریسک بهروزرسانی شود.
این مثال نشان میدهد که مدیریت ریسک فقط شناسایی یک مشکل احتمالی نیست؛ بلکه شامل ارزیابی، انتخاب پاسخ، تعیین مسئول، اجرای اقدام و پایش مستمر ریسک تا پایان پروژه است.
چرا پروژهها دارای ریسک هستند؟
پروژهها ذاتاً با عدمقطعیت همراهاند؛ زیرا هر پروژه تا حدی منحصربهفرد است و شرایط، منابع، زمانبندی، ذینفعان یا محیط اجرای آن میتواند با تجربههای قبلی متفاوت باشد. هرچه میزان این عدمقطعیت بیشتر باشد، احتمال وقوع رویدادهایی که بر اهداف پروژه تأثیر میگذارند نیز افزایش پیدا میکند.
برای مثال، در پروژه ساخت یک هتل جدید ممکن است عواملی مانند تغییر قیمت مصالح، تأخیر تأمینکنندگان، شرایط آبوهوایی، تغییر طراحی یا کمبود نیروی متخصص بر زمان و هزینه پروژه اثر بگذارند. برخلاف فعالیتهای تکراری و روزمره، پیشبینی همه این شرایط از ابتدا امکانپذیر نیست.
ریسک همیشه به معنای اتفاق منفی نیست. برخی عدمقطعیتها میتوانند به شکل فرصت ظاهر شوند؛ برای مثال کاهش قیمت مصالح ممکن است هزینه پروژه را کاهش دهد. بنابراین مدیریت ریسک هم تهدیدها و هم فرصتهای پروژه را در نظر میگیرد.
ریسک پروژه چیست؟
ریسک پروژه یک رویداد یا شرایط نامطمئن است که در صورت وقوع میتواند بر اهداف پروژه اثر بگذارد. این اثر ممکن است منفی یا مثبت باشد و زمان، هزینه، محدوده، کیفیت، منابع یا نتایج پروژه را تحت تأثیر قرار دهد.
برای ارزیابی یک ریسک معمولاً دو عامل اصلی بررسی میشوند:
- احتمال وقوع: چقدر احتمال دارد ریسک رخ دهد؟
- شدت اثر: در صورت وقوع، چه میزان بر اهداف پروژه تأثیر خواهد گذاشت؟
ریسکهایی که اثر منفی دارند تهدید و ریسکهایی که میتوانند نتایج مثبتی ایجاد کنند فرصت نامیده میشوند.
از آنجا که همه پروژهها با درجاتی از ریسک و عدمقطعیت مواجهاند، شناسایی و مدیریت آنها باید در تمام چرخه عمر پروژه ادامه داشته باشد.
انواع ریسک پروژه
ریسکهای پروژه بسته به ماهیت پروژه میتوانند بسیار متنوع باشند. مهمترین انواع ریسک عبارتاند از:
هزینه:
احتمال افزایش هزینهها یا عبور پروژه از بودجه تعیینشده؛ برای مثال افزایش قیمت مواد اولیه یا برآورد نادرست هزینهها.
دربارهی مدیریت هزینه پروژه بخوانید.
زمانبندی:
رویدادهایی که میتوانند باعث تأخیر در فعالیتها یا تاریخ پایان پروژه شوند؛ مانند تأخیر تأمینکننده یا طولانی شدن یک فعالیت کلیدی.
دربارهی مدیریت زمان پروژه بخوانید.
محدوده:
تغییرات کنترلنشده در نیازمندیها یا محدوده پروژه که میتوانند زمان و هزینه اجرای پروژه را افزایش دهند.
کیفیت و عملکرد:
احتمال اینکه خروجی پروژه نتواند استانداردها، نیازمندیها یا سطح عملکرد مورد انتظار را تأمین کند.
منابع:
مشکلات مربوط به در دسترس نبودن نیروی انسانی، تجهیزات یا سایر منابع موردنیاز پروژه.
فنی:
عدمقطعیتهای مرتبط با فناوری، طراحی، زیرساخت یا پیچیدگیهای فنی پروژه.
ذینفعان و سازمانی:
ریسکهایی مانند تغییر اولویتهای سازمان، تأخیر در تصمیمگیری، مقاومت ذینفعان یا ضعف ارتباطات پروژه.
مدیریت ریسک پروژه در PRINCE2
PRINCE2 یک روش ساختاریافته برای مدیریت پروژه است که بر مدیریت فعال عدمقطعیتها تأکید دارد. در این رویکرد، ریسک میتواند به شکل تهدید یا فرصت ظاهر شود و باید از ابتدای پروژه تا پایان آن بهطور مستمر شناسایی، ارزیابی، مدیریت و گزارش شود.
هدف این است که تیم پروژه به جای واکنش پس از وقوع مشکلات، ریسکهای مهم را زودتر شناسایی کند و برای کاهش تهدیدها یا بهرهبرداری از فرصتها برنامه داشته باشد.
الزامات PRINCE2 برای مدیریت ریسک پروژه
در PRINCE2 دو ابزار اصلی برای مدیریت ریسک مورد توجه قرار میگیرند:
رویکرد مدیریت ریسک:
مشخص میکند ریسکها در پروژه چگونه شناسایی و ارزیابی میشوند، پاسخ به آنها چگونه برنامهریزی و اجرا میشود، چه افرادی مسئول هستند و اطلاعات ریسک چگونه به ذینفعان گزارش میشود.
فهرست ریسک:
محلی برای ثبت و بهروزرسانی اطلاعات مربوط به تهدیدها و فرصتهای شناساییشده است. وضعیت ریسک، نتایج ارزیابی، مسئولیتها، پاسخهای انتخابشده و تغییرات آن در طول پروژه در این فهرست ثبت میشوند.
PRINCE2 همچنین تأکید دارد که اثر ریسکها بر توجیهپذیری پروژه بررسی شود؛ زیرا افزایش بیش از حد ریسک ممکن است ادامه پروژه را از نظر تجاری یا اجرایی زیر سؤال ببرد.
روش مدیریت ریسک در PRINCE2
فرایند مدیریت ریسک در PRINCE2 را میتوان در پنج فعالیت اصلی خلاصه کرد:
- شناسایی
- ارزیابی
- برنامهریزی
- پیادهسازی
- گزارشدهی
این مراحل خطی و یکباره نیستند. با تغییر شرایط یا دستیابی به اطلاعات جدید ممکن است لازم باشد ریسکها دوباره شناسایی یا ارزیابی شوند و پاسخهای قبلی نیز تغییر کنند.
1. شناسایی ریسک
اولین قدم، شناسایی تهدیدها و فرصتهایی است که ممکن است بر اهداف پروژه اثر بگذارند. ریسکها میتوانند در هر مرحلهای از پروژه توسط مدیر پروژه، اعضای تیم، مشتری یا سایر ذینفعان شناسایی شوند و بهتر است بلافاصله در فهرست ریسک ثبت شوند.
در شناسایی ریسک باید سه جزء بهروشنی مشخص شوند:
- علت ریسک: شرایط یا عاملی که میتواند ریسک را ایجاد کند.
- رویداد ریسک: اتفاق نامطمئنی که ممکن است رخ دهد.
- اثر ریسک: پیامدی که وقوع ریسک بر اهداف پروژه خواهد داشت.
برای مثال:
تهدید: اگر نیروی انسانی کافی در دسترس نباشد، ممکن است آموزش کاربران در زمان مقرر انجام نشود و در نتیجه تحویل پروژه به تأخیر بیفتد.
فرصت: اگر امکان استفاده از یک روش تأمین ارزانتر فراهم شود، ممکن است هزینه اجرای پروژه کاهش پیدا کند.
تکنیکهای شناسایی ریسک
برای شناسایی بهتر ریسکها میتوان از روشهای مختلفی استفاده کرد:
مرور درسآموختهها:
بررسی پروژههای قبلی کمک میکند تهدیدها و فرصتهایی که قبلاً رخ دادهاند دوباره نادیده گرفته نشوند.
چکلیست ریسک:
فهرستی از ریسکهای رایج یا ریسکهای مشاهدهشده در پروژههای مشابه است که به تیم کمک میکند بررسی ساختاریافتهتری انجام دهد.
فهرستهای سریع:
ریسکها را براساس موضوع یا منبع دستهبندی میکنند و باعث میشوند تیم بتواند منابع احتمالی عدمقطعیت را راحتتر شناسایی کند.
طوفان مغزی:
اعضای تیم و ذینفعان دیدگاههای مختلف خود را مطرح میکنند تا ریسکهایی شناسایی شوند که ممکن است از دید یک فرد پنهان مانده باشند.
ساختار شکست ریسک (RBS):
منابع بالقوه ریسک را به شکل سلسلهمراتبی دستهبندی میکند و به تیم پروژه کمک میکند ریسکها را بهصورت نظاممند بررسی کند.
همچنین مصاحبه با افراد باتجربه، بررسی دادههای پروژههای قبلی و تصور سناریوهای احتمالی آینده میتواند به شناسایی ریسکهای پنهان کمک کند.
2. ارزیابی ریسک
پس از شناسایی، ریسکها باید ارزیابی شوند تا مشخص شود کدامیک اهمیت بیشتری دارند.
در PRINCE2 هنگام ارزیابی معمولاً موارد زیر بررسی میشوند:
- احتمال وقوع تهدید یا فرصت
- شدت اثر آن بر اهداف پروژه
- تأثیر آن بر برنامه و توجیه تجاری پروژه
- میزان نزدیکی زمانی ریسک
- تغییر احتمال یا اثر ریسک در طول پروژه
- توانایی تیم پروژه برای مدیریت آن
نتایج ارزیابی باید در فهرست ریسک ثبت شوند تا بتوان ریسکها را براساس اهمیت آنها اولویتبندی کرد.
علاوه بر بررسی هر ریسک بهصورت جداگانه، باید اثر ترکیبی ریسکهای پروژه نیز مورد توجه قرار گیرد. اگر سطح کلی ریسک از میزان قابلقبول برای سازمان بیشتر شود، لازم است اقدامات کنترلی یا تصمیمات مدیریتی بیشتری در نظر گرفته شود.
3. برنامهریزی پاسخ به ریسک
پس از ارزیابی، برای ریسکهای مهم پاسخ مناسب انتخاب میشود. هدف از این مرحله، کاهش احتمال یا اثر تهدیدها و در مقابل افزایش احتمال تحقق یا اثر مثبت فرصتهاست.
اگر پس از اجرای پاسخ همچنان بخشی از ریسک باقی بماند، به آن ریسک پسماند گفته میشود. در ریسکهای مهم ممکن است لازم باشد بیش از یک اقدام برای کنترل ریسک برنامهریزی شود.
پاسخ انتخابشده، مسئول اجرا و اقدامات لازم باید در فهرست ریسک ثبت شوند.
4. پیادهسازی پاسخها
پاسخهای برنامهریزیشده باید اجرا و اثربخشی آنها بررسی شود. اگر یک اقدام نتیجه مورد انتظار را ایجاد نکند، باید پاسخ اصلاح یا اقدام دیگری جایگزین آن شود.
برای هر ریسک مهم PRINCE2 دو نقش را مشخص میکند:
مالک ریسک:
فردی که مسئولیت کلی مدیریت، پایش و کنترل یک ریسک مشخص را بر عهده دارد.
مجری ریسک:
فردی که اقدام یا اقدامات تعیینشده برای پاسخ به ریسک را اجرا میکند و در این زمینه با مالک ریسک همکاری دارد.
مشخص بودن این مسئولیتها باعث میشود ریسکها صرفاً در یک فهرست ثبت نشوند و اقدامات مربوط به آنها واقعاً پیگیری شوند.
5. گزارشدهی ریسک
گزارشدهی در تمام مراحل مدیریت ریسک جریان دارد. اطلاعات مربوط به تهدیدها، فرصتها، تغییر سطح ریسک و وضعیت اقدامات باید در زمان مناسب در اختیار مدیر پروژه، اعضای تیم و سایر ذینفعان مرتبط قرار گیرد.
به این ترتیب مدیریت ریسک در PRINCE2 یک فعالیت مقطعی نیست، بلکه چرخهای مستمر از شناسایی، ارزیابی، برنامهریزی، اقدام و گزارشدهی است که تا پایان پروژه ادامه پیدا میکند.
عوامل موثر بر رویکرد مدیریت ریسک پروژه
روش مدیریت ریسک برای همه پروژهها یکسان نیست. اندازه، پیچیدگی، نوع پروژه و میزان عدمقطعیت تعیین میکنند که مدیریت ریسک تا چه اندازه رسمی و گسترده باشد.
اندازه و پیچیدگی پروژه
رویکرد مدیریت ریسک باید متناسب با اندازه، مقیاس، پیچیدگی و سطح ریسک پروژه انتخاب شود. در یک پروژه کوچک ممکن است مدیر پروژه بتواند ریسکها را در یک فهرست ساده ثبت و پیگیری کند، اما در پروژههای بزرگ و پیچیده ممکن است به فرایندهای رسمیتر، ابزارهای تخصصی و حتی مدیر یا تیم مدیریت ریسک نیاز باشد.
مهم این است که روش انتخابشده به اندازه کافی دقیق باشد، بدون اینکه پیچیدگی غیرضروری به پروژه اضافه کند.
رویکرد تحویل پروژه
شیوه مدیریت ریسک باید با روش اجرای پروژه هماهنگ باشد. برای مثال، در پروژهای با رویکرد چابک و دورههای تحویل کوتاه، بررسی ماهانه ریسکها ممکن است کافی نباشد و لازم باشد ریسکها در فاصلههای زمانی کوتاهتری ارزیابی شوند.
بنابراین زمان و نحوه بازبینی ریسکها باید با سرعت تغییرات و چرخه تحویل پروژه متناسب باشد.
بودجه ریسک
برخی پاسخهای ریسک به هزینه نیاز دارند؛ بنابراین بهتر است بخشی از بودجه پروژه برای مدیریت ریسکها در نظر گرفته شود. این مبلغ میتواند برای اجرای اقدامات پیشگیرانه، پاسخ به تهدیدهای محققشده یا بهرهبرداری از فرصتها استفاده شود.
در طول پروژه ممکن است بعضی ریسکهای پیشبینیشده رخ ندهند و در مقابل ریسکهای جدیدی شناسایی شوند. به همین دلیل بودجه ریسک نیز باید همراه با تغییر شرایط پروژه بازبینی و در صورت نیاز اصلاح شود.
نکات مهم برای مدیریت موثر ریسک پروژه
برای اینکه مدیریت ریسک در عمل موثر باشد، رعایت چند اصل ساده اهمیت زیادی دارد:
- مدیریت ریسک را به فعالیتی مستمر در طول پروژه تبدیل کنید، نه کاری که فقط در ابتدای پروژه انجام میشود.
- فهرست ریسک را مرتباً بهروزرسانی کنید و ریسکهای جدید را به آن اضافه کنید.
- برای هر ریسک مهم، یک مالک مشخص تعیین کنید.
- ریسکها را براساس احتمال وقوع و شدت اثر اولویتبندی کنید.
- به جای واکنش پس از وقوع مشکل، تا حد امکان رویکرد پیشگیرانه داشته باشید.
- ریسکها، تصمیمها و اقدامات مرتبط با آنها را ثبت و پیگیری کنید.
- وضعیت ریسکهای مهم را در جلسات و گزارشهای پروژه با ذینفعان در میان بگذارید.
- اثربخشی پاسخهای انتخابشده را بررسی کنید و در صورت نیاز آنها را تغییر دهید.
مدیریت ریسک پروژه با بهتایم و پندار
مدیریت ریسک زمانی مؤثرتر است که اطلاعات پروژه بهروز، قابل مشاهده و قابل پیگیری باشند. استفاده از نرمافزار مدیریت پروژه کمک میکند مدیر پروژه بتواند وضعیت فعالیتها، زمانبندی، پیشرفت، هزینهها و مسئولیتها را در یک محیط یکپارچه بررسی کند و نشانههای ایجاد ریسک را زودتر تشخیص دهد.
در نرمافزار مدیریت پروژه بهتایم میتوانید برنامه پروژه را ثبت و بهروزرسانی کنید، پیشرفت فعالیتها را زیر نظر بگیرید و تغییراتی را که ممکن است باعث تأخیر، افزایش هزینه یا ایجاد گلوگاه در پروژه شوند بهتر شناسایی کنید.
گانت چارت برای شناسایی و کنترل ریسکهای زمانبندی
گانت چارت بهتایم نمایی تصویری از فعالیتها، زمان شروع و پایان، وابستگیها و وضعیت پیشرفت پروژه ارائه میدهد. با استفاده از این اطلاعات میتوانید تأخیرهای احتمالی و فعالیتهایی را که ممکن است برنامه پروژه را تحت تأثیر قرار دهند سریعتر شناسایی کنید.
همچنین با مشخص بودن مسئول هر فعالیت و ثبت اطلاعات مرتبط با آن، پیگیری اقدامات مربوط به کاهش ریسک سادهتر میشود.
کنترل پیشرفت پروژه و شناسایی انحرافها
یکی از نشانههای مهم ایجاد ریسک، فاصله گرفتن عملکرد واقعی از برنامه است. در بهتایم میتوانید پیشرفت برنامهای و واقعی پروژه را بررسی کنید و فعالیتهایی را که از برنامه عقب افتادهاند شناسایی کنید.
به این ترتیب مدیر پروژه میتواند قبل از آنکه یک انحراف کوچک به تأخیر جدی پروژه تبدیل شود، علت آن را بررسی کرده و اقدام اصلاحی مناسب انجام دهد.
ثبت اطلاعات و مستندات مرتبط با ریسک
برای مدیریت ریسک فقط شناسایی آن کافی نیست؛ تصمیمها و اقدامات مرتبط با هر ریسک نیز باید قابل پیگیری باشند. در بهتایم اعضای تیم میتوانند اطلاعات، گفتگوها، فایلها و مستندات مرتبط با فعالیتهای پروژه را ثبت کنند. این موضوع کمک میکند اطلاعات موردنیاز برای بررسی ریسکها در کنار خود پروژه باقی بماند و دسترسی به سابقه تصمیمها آسانتر باشد.
مدیریت ریسک پروژه با کمک پندار
پندار، هوش مصنوعی در مدیریت پروژه بهتایم، امکان گفتوگو با دادههای واقعی پروژهها و دریافت پاسخهای تحلیلی را فراهم میکند. مدیر پروژه میتواند به جای بررسی دستی حجم زیادی از اطلاعات، درباره وضعیت پروژهها سؤال کند و از پندار برای تحلیل دادههای ثبتشده کمک بگیرد.
برای مثال میتوان درباره مواردی مانند فعالیتهای عقبافتاده، وضعیت پیشرفت، نحوه توزیع بار کاری، تفاوت برنامه و عملکرد واقعی یا وضعیت هزینههای پروژه سؤال کرد. چنین تحلیلهایی میتوانند به مدیر پروژه در شناسایی زودهنگام نشانههایی که ممکن است به ریسک تبدیل شوند کمک کنند.
هوش مصنوعی بهتنهایی جایگزین فرایند مدیریت ریسک یا تصمیم مدیر پروژه نیست، اما میتواند بررسی دادهها و کشف نشانههای هشداردهنده را سریعتر کند و اطلاعات لازم برای تصمیمگیری را در اختیار مدیر قرار دهد.
از شناسایی ریسک تا اقدام اصلاحی
ترکیب برنامهریزی، گانت چارت، کنترل پیشرفت، ثبت اطلاعات پروژه و تحلیل دادهها با پندار باعث میشود مدیریت ریسک از یک فهرست جداگانه و ایستا به بخشی از فرایند روزمره مدیریت پروژه تبدیل شود.
در نتیجه مدیر پروژه میتواند تغییرات مهم را زودتر ببیند، علت انحرافها را بررسی کند، اقدامات اصلاحی را به افراد مسئول واگذار کند و وضعیت آنها را تا رفع یا کاهش ریسک پیگیری کند.
برای 7 روز بهتایم را به رایگان امتحان کنید.
نتیجهگیری
ریسک یک رویداد یا مجموعهای از رویدادهای نامشخص است که در صورت وقوع، بر دستیابی به اهداف تاثیر میگذارد. یک ریسک به شکل ترکیبی از احتمال یک تهدید یا وقوع یک فرصت، و میزان تأثیر آن بر اهداف اندازهگیری میشود. به دلیل ماهیت منحصر به فرد پروژهها، هنگام مدیریت آنها با تهدیدات و فرصتهای بالقوه زیادی روبرو خواهید شد. به جای اینکه منفعلانه منتظر تحقق این تهدیدها یا فرصتها باشید، از مدیریت ریسک برای رویارویی پیشگیرانه با آنها استفاده کنید.
مدیریت ریسک پروژه فرآیند شناسایی، تحلیل و سپس پاسخگویی به هر ریسکی است که در طول چرخه عمر یک پروژه ایجاد میشود و به پروژه در ماندن در مسیر خود و رسیدن به هدفش کمک میکند.
مراجع:
- projectmanager.com
- pmi.org
- David Hinde, 2017, PRINCE2 Study Guide
اشتباهات مدیریت پروژه را بخوانید.