نرم افزار برنامه ریزی کارها ابزاری است که به شما کمک میکند وظایف خود را ثبت، اولویتبندی و زمانبندی کنید، برای آنها سررسید و یادآور تعیین کنید و روند انجام کارها را زیر نظر داشته باشید. برخی از این نرمافزارها برای مدیریت کارهای شخصی طراحی شدهاند و برخی دیگر امکانات پیشرفتهتری برای همکاری تیمی، مدیریت پروژه و گزارشگیری ارائه میدهند.
در این مقاله، 7 نرم افزار برنامه ریزی کارها شامل Todoist ،Monday ،Trello ،Asana ،Habitica ،Any.do و بهتایم را از نظر مدیریت وظایف، تقویم، یادآوری، همکاری تیمی، ردیابی زمان، گزارشها و سهولت استفاده بررسی و مقایسه میکنیم تا بتوانید براساس نیاز خود انتخاب دقیقتری داشته باشید.
بهتایم یکی از محصولات معرفیشده در این مقاله و محصول مجموعه ماست. برای شفافیت بیشتر، تلاش کردهایم همه ابزارها را براساس معیارهای یکسان بررسی کنیم.
برای آشنایی با روش تنظیم و اجرای برنامه، میتوانید راهنمای آموزش برنامهریزی روزانه را نیز بخوانید.
فهرست مطالب
نرم افزار برنامه ریزی کارها چیست؟
نرم افزار برنامه ریزی کارها ابزاری است که به افراد و تیمها کمک میکند وظایف خود را ثبت، دستهبندی، اولویتبندی و زمانبندی کنند. در این نرمافزارها معمولاً میتوان برای هر کار مسئول، تاریخ شروع، سررسید، میزان اهمیت، یادآور و وضعیت انجام مشخص کرد و روند پیشرفت فعالیتها را زیر نظر گرفت.
برخی نرمافزارهای برنامهریزی فقط برای مدیریت کارهای شخصی و تهیه فهرست وظایف طراحی شدهاند؛ درحالیکه ابزارهای پیشرفتهتر امکاناتی مانند همکاری تیمی، تقویم، بورد کانبان، ردیابی زمان، مدیریت پروژه و گزارشگیری را نیز ارائه میدهند. به همین دلیل، بهترین نرم افزار برنامه ریزی کارها برای هر فرد یا تیم به نوع فعالیتها، تعداد کاربران و امکانات موردنیاز بستگی دارد.
مقایسه بهترین نرم افزارهای برنامه ریزی کارها
برای انتخاب نرم افزار مناسب، نباید فقط به ظاهر یا تعداد امکانات آن توجه کرد. سهولت استفاده، مدیریت وظایف، تقویم، یادآوری، همکاری تیمی، ردیابی زمان، گزارشگیری، پشتیبانی از زبان و تقویم فارسی و هزینه استفاده از مهمترین معیارهای مقایسه این ابزارها هستند.
در جدول زیر، نرمافزارهای Todoist ،Monday ،Trello ،Asana ،Habitica ،Any.do و بهتایم را براساس مهمترین قابلیتهای موردنیاز برای برنامهریزی و مدیریت کارها مقایسه کردهایم. پس از جدول نیز امکانات و کاربرد مناسب هر نرمافزار را بهصورت جداگانه بررسی میکنیم.
| نرم افزار | مدیریت وظایف | همکاری تیمی | ردیابی زمان | گزارشها | تقویم فارسی |
| Todoist | دارد | دارد | از طریق ابزارهای جانبی | محدود | ندارد |
| Monday | دارد | دارد | دارد؛ بسته به پلن | دارد | ندارد |
| Trello | دارد | دارد | با افزونه یا ابزار جانبی | محدود | ندارد |
| Asana | دارد | دارد | دارد؛ بسته به پلن | دارد | ندارد |
| Habitica | دارد | محدود | ندارد | محدود | ندارد |
| Any.do | دارد | محدود | ندارد | محدود | ندارد |
| بهتایم | دارد | دارد | دارد | گزارشها متنوع گزارشساز | دارد |
راهنمای جدول: بعضی امکانات نرمافزارها ممکن است فقط در پلنهای پولی یا از طریق افزونهها و ابزارهای جانبی ارائه شوند. پیش از انتخاب نهایی، امکانات و محدودیتهای آخرین نسخه هر محصول را در وبسایت رسمی آن بررسی کنید.
برای انتخاب نرم افزار برنامه ریزی به چه امکاناتی توجه کنیم؟
1. رابط کاربری آسان و جذاب
رابط کاربری آسان و جذاب برای اطمینان از اینکه کاربران میتوانند وظایف خود را بدون دردسر و بهطور موثر مدیریت کنند، بسیار مهم است. توجه کنید کار کردن با نرم افزاری که انتخاب میکنید باید آسانتر از برنامهریزی بر روی کاغذ باشد تا برای کاربران ارزش یادگیری داشته باشد.
2. مدیریت وظایف
توانایی ایجاد، تخصیص و ردیابی وظایف یک ویژگی اساسی برای این دسته از نرم افزارهاست. این ویژگی شامل امکاناتی مانند جدول وظایف، ابزار برنامهریزی، تقویم و بورد کانبان است.
3. لینک شدن تقویم
لینک شدن تقویم این نرم افزارها با تقویمهای محبوب مانند Google Calendar برای برنامهریزی درست کارها و سررسیدها ضروری است. این ویژگی به کاربران این امکان را میدهد تا وظایفشان را در چارچوب برنامه کلی خود ببینند و از همپوشانیها جلوگیری میکند.
4. ردیابی زمان
کاربران زمان صرف شده برای کارهای خود را ردیابی میکنند. این کار به آنها سرنخی در مورد نحوه استفاده از زمانشان ارائه میدهد و همچنین به تدریج میتوانند زمانی را که هر کار طول میکشد، برای برنامهریزی بهتر شناسایی کنند.
5. یادآوریها
اعلانها و یادآوریهای خودکار باعث میشوند که سررسیدهای مهم از دست نروند و وظایف بهموقع انجام شوند.
6. گزارشها
گزارشها و تحلیلهای دقیق در مورد پیشرفت کارها و زمانهای صرف شده، بینش ارزشمندی را برای بهبود کارایی و تصمیمگیری آگاهانه ارائه میدهد.
گنجاندن این ویژگیها در نرمافزار برنامهریزی کارها میتواند به میزان قابل توجهی بهرهوری را افزایش داده، جریانهای کاری را سادهتر و مدیریت مؤثر وظایف را برای افراد و تیمها آسانتر کند.
معرفی بهترین نرم افزارهای برنامه ریزی کارها
نرم افزار برنامه ریزی کارها Todoist
مناسب برای: مدیریت ساده کارهای شخصی
مهمترین مزیت: ثبت سریع و ساده وظایف
قابلیتهای مهم:
تعریف فعالیت: در اين نرم افزار میتوانید وظایف را به سرعت و همان لحظه که به ذهنتان رسید تعریف کنید. (Add Task را بزنید.) امکان تعیین سررسید، تخصیص به کاربران دیگر، مشخص کردن اولویت و تعیین ریمایندر یا یادآور برای فعالیت در همین قسمت فراهم شده است، البته این موضوع جزئی از امکانات پولی نرم افزار است.
برچسب و توضیحات: امکان برچسب زدن به فعالیتها هم با انتخاب گزینه Label وجود دارد. در قسمت description هم ميتوانید توضیحات لازم را به فعالیت اضافه کنید.
کارهای زیرمجموعه: اگر کار شما به کارهای کوچکتر تجزیه میشود، میتوانید از امکان Add subtask استفاده کنید.
فعالیت تکرارشونده: در Todoist میتوانید کار با سررسیدهای تکرارشونده هم تعریف کنید. برای استفاده از این امکان کافیست در عنوان فعالیتِ تکرارشونده، دورهی تکرار را مشخص کنید. به عنوان مثال عنوان یک فعالیت را به شکل زیر بنویسید:
Meeting Every Monday, at 10 A.M
نمای آینده یا Upcoming view: به شما امکان میدهد کارهای آینده خود را در یک مکان مشاهده و سازماندهی کنید.
امكان مشخص کردن پروژه برای فعالیتها هم وجود دارد. فعالیتهای پروژه را در سه نمای جدول، بورد و تقویم میتوانید مشاهده کنید. البته نمای تقویم امکان رایگانی نیست. با زدن گزینه Share امکان به اشتراکگذاری پروژه با دیگران هم وجود دارد.
ردیابی زمان با Todoist: گفتیم که ردیابی زمان برای نرم افزار برنامه ریزی کارها ویژگی ضروری است، اما باید توجه کنید که ردیابی زمان با نرمافزار Todoist آسان نیست و باید آن را به ابزارهایی مانند Toggl Track متصل کرد.
قیمت Todoist: کاربر ماهی 5€
نرم افزار برنامه ریزی کارها Monday
مناسب برای: تیمها، پروژهها و گردش کارهای سازمانی
مهمترین مزیت: سفارشیسازی گردش کار و نماهای متنوع
قابلیتهای مهم:
Monday.com یک سیستم انعطافپذیر است که به شما امکان میدهد وظایف، پروژهها و گردش کار را به آسانی مدیریت کنید. برای استفاده از آن برای برنامهریزی مراحل زیر را طی کنید:
یک Board ایجاد کنید: با ایجاد یک بورد جدید برای پروژه یا گردش کار خود شروع کنید. به این بورد ستونهای لازم برای تعریف فعالیتها را با کلیک بر روی + اضافه کنید. به عنوان مثال، وضعیت، تاریخ سررسید، یا ردیاب زمان.
افزودن وظیفه: itemهایی را برای نمایش وظایف به بورد اضافه کنید.
تعیین تاریخ سررسید: از ستون date برای تعیین تاریخ سررسید برای هر کار استفاده کنید.
تخصیص وظایف: از ستون Person برای تخصیص وظایف به اعضای تیم استفاده کنید.
افزودن وظایف فرعی: با افزودن وظایف فرعی، وظایف را به مراحل کوچکتر تقسیم کنید. بر روي > مقابل هر آیتم کلیک کنید.
نمای تقویم: به نمای تقویم بروید تا همه کارهای دارای سررسید را ببینید. این کار به برنامهریزی وظایف شما کمک میکند.
نمای گانت: از نمای گانت استفاده کنید تا وظایف را در قالب جدول زمانی ببینید. این کار به شما کمک میکند تا جدول زمانی پروژه و وابستگیها را تجسم کنید.
نظرات و بروزرسانیها: از بخش Updates برای برقراری ارتباط با تیم خود و افزودن بروزرسانی به وظایف استفاده کنید.
اتوماسیون: Automation را برای ساده کردن وظایف تکراری تنظیم کنید. به عنوان مثال، ارسال یادآوری هنگام نزدیک شدن به سررسید.
قیمت monday: به ازای هر کاربر در ماه 13$
دربارهی جایگزین نرم افزار Monday در ایران بیشتر بخوانید.
نرم افزار برنامه ریزی کارها Trello
Trello یک ابزار مدیریت پروژه محبوب است که به سادگی و انعطافپذیری شناخته میشود. Trello از سیستم کانبان برای کمک به سازماندهی بصری کارها استفاده میکند.
مناسب برای: مدیریت بصری کارها با بورد کانبان
مهمترین مزیت: رابط کاربری ساده و بصری
قابلیتهای مهم:
ایجاد بورد: با ایجاد یک بورد جدید شروع کنید. آن را با توجه به پروژه یا گردش کار خود نامگذاری کنید.
ایجاد لیست: برای نمایش مراحل مختلف گردش کاری خود، لیست به بورد اضافه کنید. به عنوان مثال، کارهای منتظر انجام، در حال انجام و انجام شده.
افزودن کارت (فعالیت): کارتهایی را در زیر هر لیست برای نمایش فعالیتها تعریف کنید.
تعیین تاریخ سررسید: روی یک کارت کلیک کنید تا باز شود، سپس بر روی Due Date کلیک کنید تا برای کار مهلت تعیین کنید.
افزودن چک لیست: اگر یک کار دارای چندین مرحله است، برای آن چک لیست تعریف کنید.
تعیین تیم فعالیت: با اضافه کردن اعضا به کارت، وظایف را به اعضای تیم اختصاص دهید.
Calendar Power–Up: برای مشاهده وظایف خود در قالب تقویم، Calendar Power-Up را فعال کنید تا به شما کمک کند تاریخهای سررسید را ببینید و برنامهریزی کنید.
Drag&Drop: به راحتی کارتها را بین لیستها جابجا کنید تا پیشرفت را ردیابی کنید.
نظرات و پیوستها: از بخش Comment برای بحث در مورد وظایف با تیم خود و از قسمت Attachment برای پیوست فایلهای مربوطه استفاده کنید.
قیمت Trello: به ازای هر کاربر در ماه 5$
دربارهی جایگزین ترلو در ایران بخوانید.
نرم افزار برنامه ریزی کارها ASANA
آسانا یک ابزار مدیریت پروژه قوی است که به تیمها کمک میکند کار خود را ردیابی و پروژهها را بهطور موثر مدیریت کنند. این ابزار ویژگیهای پیشرفتهای را برای برنامهریزی دقیق ارائه میدهد.
مناسب برای: مدیریت وظایف و پروژههای تیمی
مهمترین مزیت: مدیریت منظم وظایف و وابستگیها
قابلیتهای مهم:
ایجاد پروژه: با ایجاد یک پروژه جدید شروع کنید. یک الگو را انتخاب کنید یا یک قالب سفارشی ایجاد کنید. نمای مورد نظر خود را انتخاب کنید. به عنوان مثال نمای بورد.
افزودن وظایف: اکنون میتوانید در بوردی که مشاهده میکنید، به تعریف فعالیتها بپردازید. امکان ویرایش عنوان ستونهای بورد هم وجود دارد. طبیعتا برای تعریف فعالیتهای یک پروژه باید بر روی Add task کلیک کنید. با درگ اند دراپ میتوانید فعالیتها را در ستونهای مختلف جابجا کنید.
تعیین تاریخ و زمان سررسید: برای تعیین سررسید فعالیتها کافی است، موس را بر روی فعالیت مورد نظر برده و گزینه Add due date را انتخاب کنید.
اختصاص وظایف: وظایفی را به اعضای تیم اختصاص دهید تا مشخص شود چه کسی مسئول هر کار است.
افزودن وظایف فرعی: وظایف پیچیده را با استفاده از وظایف فرعی به مراحل کوچکتر تقسیم کنید.
گانت چارت: از نمای timeline برای مشاهده وظایفی که در قالب نمودار گانت تنظیم شدهاند، استفاده کنید. این نما به شما کمک میکند تا زمانبندی پروژه و وابستگیها را تجسم کنید.
نمای تقویم: به نمای تقویم بروید تا همه وظایف دارای سررسید را در قالب تقویم ببینید. تقویم به برنامهریزی و بهتر وظایف شما کمک میکند.
نظرات و پیوستها: از بخش نظرات برای برقراری ارتباط با تیم خود و پیوست فایلهای مرتبط به وظایف استفاده کنید.
قیمت آسانا: $10.99 به ازای هر کاربر در ماه
درباره جایگزین آسانا بیشتر بخوانید.
نرم افزار برنامه ریزی کارها Habitica
مناسب برای: ایجاد عادت و مدیریت سرگرمکننده کارهای شخصی
مهمترین مزیت: تبدیل انجام کارها به بازی و ایجاد انگیزه
قابلیتهای مهم:
وظایف را تعریف کنید.
روی «To-Dos» کلیک کنید و وظایف را اضافه کنید. از برچسبها (که در task creation یافت میشود) برای گروهبندی وظایف استفاده کنید. با کلیک بر روی نماد تقویم، سررسید تعیین کنید. کارهای بزرگتر را با استفاده از گزینه چک لیست، به مراحل کوچکتر تقسیم کنید.
از Dailies برای کارهای تکرارشونده مانند «ورزش صبحگاهی» یا «بررسی ایمیل» استفاده کنید. تاریخ شروع و تکرارها را اضافه کنید.
به کمک Habits عادات خوب (کتاب خواندن) را ایجاد یا عادات بد (حذف صبحانه) را حذف کنید. برای عادات خوب به خود هدیه دهید. (Reward)
قیمت: $4.99 به ازای هر کاربر در ماه
نرم افزار برنامه ریزی کارها Any.do
مناسب برای: فهرست کارهای شخصی و برنامهریزی روزمره
مهمترین مزیت: سادگی و استفاده مناسب در موبایل
قابلیتهای مهم:
با ایجاد لیستهای مختلف (به عنوان مثال، کار، شخصی، پروژه) شروع کنید. با فشار دادن دکمه “Add task” وظایف را به لیست خود اضافه کنید. میتوانید سررسید تعیین کنید، برچسب بزنید، به هر کار یادداشت، فعالیتهای زیر مجموعه و فایل اضافه کنید.
میتوانید فعالیتها را برای روزهای مختلف تنظیم کنید.
میتوانید وظایف خود را در نمای تقویم هم مشاهده کنید.
قیمت Any.do: به ازای هر کاربر در ماه $4.99
نرم افزار برنامه ریزی کارها بهتایم
نرمافزار مدیریت پروژه آنلاین بهتایم، امکانات فوقالعادهای برای برنامهریزی ارائه میدهد. شما میتوانید از بهتایم برای برنامهریزی پروژهها و سازماندهی روزهای خود استفاده کنید. این نرمافزار به شما کمک میکند تا با دقت و کارایی بیشتری، برنامههای خود را تنظیم و اجرا کنید.
مناسب برای: برنامهریزی شخصی، مدیریت کارهای تیمی و پروژهها
مهمترین مزیت: ترکیب برنامهریزی، مدیریت پروژه، تایمشیت و گزارشگیری
مراحل برنامه ریزی با بهتایم
تعریف فعالیتها
ابتدا فعالیتها به صورت دقیق و جزئی تعریف میشوند تا اعضا به خوبی به وظایف خود آگاه شوند.
تخصیص مسئولیتها
این تخصیص با توجه به مهارتها و توانمندیهای اعضای تیم انجام میشود تا بهرهوری به حداکثر برسد. پس از تخصیص فعالیتها، بهتایم به طور خودکار هشدارهایی را به افراد مربوطه ارسال میکند تا آنها از فعالیتهای تخصیص داده شده آگاه شوند و بتوانند برنامهریزی لازم را انجام دهند.
تعیین تاریخهای شروع و سررسید
برای هر فعالیت، تاریخ شروع و سررسید و زمان تخمینی مشخص میشود.
منوی برنامهریزی روزانه
در منوی برنامهریزی روزانه فعالیتهایی که به فرد اختصاص یافته برای او لیست میشوند. کاربر فعالیتهایی که از تاریخ شروعشان گذشته و هنوز انجام نداده را مشاهده کرده و برای آنها در روز جاری و با توجه به صلاحدید مدیر برای روزهای آینده برنامهریزی میکند. او میتواند حتی از این هم ریزتر شود و بگوید که قصد دارد در چه بازه زمانی، روی چه فعالیتی کار کند. به عنوان مثال میتواند مشخص کند فردا از ساعت ۸ تا ۱۰:۳۰ قرار است روی چه فعالیتی کار کند. بازههای زمانی ثبت شده توسط کاربر در تقویم هم نمایش داده میشود.
گزارش برنامهریزی روزانه پروژه
برای کنترل بهتر برنامهریزی افراد، گزارشی تحت عنوان گزارش برنامهریزی روزانه پروژه در بهتایم وجود دارد. در این گزارش، مدیر میتواند زمان برنامهریزی شده برای پروژههای مختلف را کنترل کند. او میتواند این گزارش را روی یک پروژه خاص و یا یک کاربر خاص فیلتر کند. به عنوان مثال، اگر برای پروژهای که اولویت سازمان است در روزهای آتی برنامهریزی نشده باشد، مدیر میتواند این موضوع را فوراً پیگیری کند. این گزارش خاصیت ریز شدن به جزئیات یا Drill down دارد. با کلیک روی نام هر پروژه، مدیر متوجه خواهد شد که برای هر یک از فعالیتهای آن پروژه در روزهای مختلف چقدر برنامهریزی شده است.
برنامهریزی برای فعالیت از طریق تقویم فارسی
امکان ثبت برنامهریزی از تقویم هم وجود دارد. (کافیست روی + در تاریخ مورد نظر کلیک کنید.) با توجه به نمایش تاریخ شروع و پایان و سایر اطلاعات فعالیتهایی که به فرد اختصاص پیدا کرده، برنامهریزی از تقویم هم جذابیت خاصی دارد. لازم به ذکر است وضعیت برنامهریزی فعالیتها و حتی بازههای زمانی ثبت شده برای برنامهریزی آنها هم در این تقویم نمایش داده میشود تا دید کاملی برای افراد فراهم کند. مدیر یک فرد میتواند با مراجعه به تقویم و فیلتر روی فرد مورد نظر برنامه کاری او را از طریق تقویم پیگیری کند. لازم است بدانید که بهتایم با گوگل کلندر لینک میشود. بنابراین بازههای ثبت شده در برنامهریزی و تقویم بهتایم از طریق گوگل کلندر به فرد اطلاعرسانی میشود و این موضوع باعث میشود که فرد با فراموشی سهوی کارها برای همیشه خداحافظی کند.
قیمت بهتایم: میتوانید برای 7 روز از تمامی امکانات بهتایم به رایگان استفاده کنید و پس از این مدت با پذیرش محدودیتهایی همچنان به استفاده رایگان از آن ادامه دهید. قیمت پایه بهتایم از ماهانه ۷۳٬۷۸۰ تومان به ازای هر کاربر در ماه آغاز میشود.
اگر امکانات بهتایم برای برنامهریزی را مفید میدانید، فرصت را از دست ندهید و ثبت نام کنید.