چطور می‌توانیم کمکتان کنیم؟
افزونه هوش مصنوعی
با هوش مصنوعی بهتایم، وظایف را هوشمندانه‌تر مدیریت کنید، زمان را دقیق‌تر برآورد کنید، جلسات را به خروجی واقعی تبدیل کنید و داده‌های تایم‌شیت را به تحلیل‌های مدیریتی قابل اتکا تبدیل نمایید.
هوش مصنوعی به‌صورت یک افزونه (ماژول) ارائه می‌شود:
- در صورتی که لایسنس فعال دارید، از بخش مدیریت لایسنس و ارتقای لایسنس می‌توانید این ماژول را فعال کنید. در منوی ریلی جدید، «مدیریت لایسنس» از طریق بخش «بیشتر» در دسترس است.
- اگر هنوز لایسنس تهیه نکرده‌اید، هنگام خرید می‌توانید افزونه هوش مصنوعی را به بسته خود اضافه نمایید.
پندار، هوش مصنوعی بهتایم
بهتایم دستیار هوش مصنوعی خود را با نام «پندار» ارائه کرده است. پندار برخلاف ابزارهای عمومی هوش مصنوعی، می‌تواند داده‌های ثبت‌شده در بهتایم را متناسب با سطح دسترسی هر کاربر بررسی کند.
به این ترتیب، مدیران به‌جای جست‌وجوی دستی میان گزارش‌ها، جدول‌ها و نمودارهای مختلف، می‌توانند سؤال خود را به زبان طبیعی مطرح کنند؛ برای مثال:
- کدام پروژه‌ها به توجه بیشتری نیاز دارند؟
- چه فعالیت‌هایی از برنامه عقب افتاده‌اند؟
- پیشرفت واقعی با برنامه‌ریزی چه تفاوتی دارد؟
- بار کاری اعضای تیم چگونه توزیع شده است؟
- کدام پروژه‌ها با انحراف زمانی یا هزینه‌ای مواجه‌اند؟
پندار داده‌های مرتبط را بررسی می‌کند و نتیجه را به‌صورت توضیح، جدول یا نمودار در اختیار کاربر قرار می‌دهد.
برای گفتگو با پندار، بر روی آیکن نمایش داده شده در شکل زیر کلیک کنید و سوالات خود را از او بپرسید.
شناسایی پروژه‌ها و فعالیت‌های نیازمند توجه
یکی از کاربردهای پندار، تحلیل وضعیت پروژه‌ها و شناسایی موارد نیازمند پیگیری است.
این دستیار می‌تواند پیشرفت برنامه‌ریزی‌شده و واقعی پروژه‌ها را مقایسه کند، فعالیت‌های تأخیردار یا بدون تاریخ پایان را تشخیص دهد و انحراف‌های زمانی، اجرایی یا هزینه‌ای را مشخص کند.
در نتیجه، مدیران به‌جای بررسی دستی تمام پروژه‌ها، می‌توانند سریع‌تر متوجه شوند کدام پروژه یا فعالیت به بررسی بیشتری نیاز دارد.
تحلیل بار کاری و ظرفیت اعضای تیم
توزیع نامتوازن فعالیت‌ها می‌تواند باعث فشار کاری بیش از حد روی برخی اعضای تیم و استفاده‌نشدن از ظرفیت سایر افراد شود.
پندار برنامه کاری، فعالیت‌های واگذارشده و ظرفیت اعضای تیم را بررسی می‌کند تا مشخص شود چه افرادی با اضافه‌بار مواجه هستند و چه کسانی ظرفیت پذیرش فعالیت جدید را دارند.
این تحلیل می‌تواند به مدیران برای واگذاری دقیق‌تر وظایف، مدیریت منابع انسانی و جلوگیری از ایجاد فشار کاری نامتوازن کمک کند.
مقایسه برنامه‌ریزی با عملکرد واقعی
برنامه‌ریزی پروژه زمانی ارزشمند است که بتوان آن را با عملکرد واقعی مقایسه کرد.
پندار اطلاعات برنامه‌ریزی‌شده را در کنار زمان واقعی ثبت‌شده، پیشرفت فعالیت‌ها و تایم‌شیت اعضای تیم قرار می‌دهد. به این ترتیب، مدیر می‌تواند تفاوت میان تخمین اولیه و عملکرد واقعی را مشاهده و نقاط ضعف برنامه‌ریزی یا اجرا را شناسایی کند.
این اطلاعات برای اصلاح زمانبندی ادامه پروژه و انجام تخمین‌های واقع‌بینانه‌تر در پروژه‌های بعدی کاربرد دارد.
پیش‌بینی ریسک‌های آینده پروژه
پندار اکنون می‌تواند اطلاعات و وضعیت فعلی پروژه را بررسی کند و ریسک‌هایی را که ممکن است در ادامه مسیر پروژه ایجاد شوند، شناسایی کند. این قابلیت به مدیر پروژه کمک می‌کند به‌جای اینکه فقط پس از ایجاد مشکل واکنش نشان دهد، زودتر از نشانه‌های خطر مطلع شود و اقدامات پیشگیرانه انجام دهد.
برای مثال، پندار می‌تواند با بررسی وضعیت فعالیت‌ها، تأخیرها، وابستگی‌ها، حجم کار و سایر اطلاعات پروژه، مواردی را که احتمال دارد در آینده بر زمانبندی یا اجرای پروژه اثر بگذارند، برجسته کند.
خلاصه هوشمند و اولویت‌بندی‌شده موارد نیازمند توجه
یکی از مهم‌ترین قابلیت‌های جدید پندار، تهیه یک خلاصه اولویت‌بندی‌شده از مواردی است که به توجه شما نیاز دارند. پندار به‌جای نمایش حجم زیادی از اطلاعات، شرایط مختلف را بررسی می‌کند و مهم‌ترین موارد را با اولویت بالاتر در اختیار شما قرار می‌دهد.
در تهیه این خلاصه، مواردی مانند این‌ها بررسی می‌شوند:
- فعالیت‌هایی که از سررسید آنها گذشته است؛
- فعالیت‌های مسدودشده؛
- مایلستون‌هایی که زمان آنها نزدیک است؛
- تایم‌شیت‌هایی که ثبت نشده یا ناقص مانده‌اند؛
- روزهایی که بار کاری افراد از ظرفیت تعریف‌شده بیشتر شده است؛
- اعلان‌های مهمی که هنوز خوانده نشده‌اند.
نتیجه، یک نمای خلاصه و کاربردی از مهم‌ترین موضوعاتی است که در آن لحظه به پیگیری یا تصمیم شما نیاز دارند؛ بدون اینکه مجبور باشید بخش‌های مختلف سیستم را جداگانه بررسی کنید.
جستجو و بررسی جلسات با کمک هوش مصنوعی
ابزارهای جدیدی برای جستجو، بررسی و تحلیل جلسات و مصوبات مرتبط به پندار اضافه شده است.
به این ترتیب می‌توانید در گفتگو با پندار درباره جلسات سؤال کنید، اطلاعات موردنظر را میان جلسات و مصوبات پیدا کنید و سریع‌تر به تصمیم‌ها، موضوعات مطرح‌شده و اطلاعات مرتبط دسترسی داشته باشید.
این قابلیت به‌خصوص در پروژه‌هایی که جلسات متعدد و حجم زیادی از مصوبات دارند، می‌تواند زمان جستجو و مرور اطلاعات را به میزان قابل‌توجهی کاهش دهد.
ساخت نمودار توسط هوش مصنوعی در چت
پندار حالا می‌تواند در جریان گفتگو، علاوه بر پاسخ متنی، نمودار نیز ایجاد کند و نمایش دهد.
اگر پاسخ یک سؤال با نمایش بصری اطلاعات قابل‌فهم‌تر باشد، پندار می‌تواند داده‌های مرتبط را به شکل نمودار ارائه کند.
این قابلیت به شما کمک می‌کند روندها، مقایسه‌ها و وضعیت پروژه را سریع‌تر درک کنید و برای بسیاری از تحلیل‌ها نیازی به تهیه دستی نمودار نداشته باشید.
تکمیل تحلیل سلامت پروژه و فعالیت‌ها
ابزارهای مربوط به بررسی سلامت پروژه نیز در این به‌روزرسانی توسعه پیدا کرده‌اند.
پندار می‌تواند ابعاد مختلف وضعیت یک پروژه را بررسی کند و تصویری کلی از سلامت آن ارائه دهد؛ همچنین امکان بررسی دقیق‌تر سلامت فعالیت‌های یک پروژه نیز به این ابزارها اضافه شده است.
به این ترتیب مدیر پروژه می‌تواند سریع‌تر تشخیص دهد:
- کدام بخش‌های پروژه در وضعیت مناسبی قرار دارند؛
- کدام فعالیت‌ها نیازمند توجه بیشتری هستند؛
- چه نشانه‌هایی از تأخیر، فشار کاری یا مشکل در اجرا وجود دارد؛
- و تمرکز مدیریتی بهتر است در کدام قسمت پروژه قرار بگیرد.
گزارش‌های تحلیلی با هوش مصنوعی (AI)
گزارش ریز تایم‌شیت
گزارش ریز تایم‌شیت نمای کاملی از تمام فعالیت‌های ثبت شده‌ی هر کاربر را در اختیار شما قرار می‌دهد. در این گزارش می‌توانید به‌صورت دقیق موارد زیر را مشاهده کنید:
- نام پروژه
- فعالیت انجام‌شده
- زمان واقعی صرف‌شده و زمان برنامه‌ریزی‌شده
- توضیحات ثبت‌شده توسط کاربر
- بازه زمانی هر فعالیت
به‌طور خلاصه، این گزارش تمام جزئیات ثبت شده در تایم‌شیت روزانه‌ی کاربران را به‌شکل شفاف و قابل تحلیل نمایش می‌دهد.
برای مشاهده این گزارش به مسیر زیر مراجعه کنید:
گزارش‌ها، همه گزارش‌ها، گزارش‌ها از زمان صرف‌شده و گزارش ریز تایم‌شیت
در منوی ریلی جدید، «گزارش‌ها» از طریق بخش «بینش‌ها» در دسترس است.
در صورتی که مجوز مشاهده‌ی تمام گزارش‌ها را داشته باشید، می‌توانید ریز تایم‌شیت تمام کاربران را ببینید. همچنین برای بررسی فعالیت‌های یک کاربر خاص، کافی است گزارش را بر اساس نام آن کاربر فیلتر کنید.
تحلیل هوشمند با کمک هوش مصنوعی
در این بخش، هوش مصنوعی بر اساس داده‌های ثبت‌شده در تایم‌شیت، تحلیل‌های مدیریتی و عملیاتی ارائه می‌دهد. برای مشاهده این تحلیل‌ها کافی است روی آیکن خلاصه‌سازی با هوش مصنوعی کلیک کرده و زمینه‌ی تحلیل موردنظر را انتخاب کنید.
زمینه‌های تحلیلی شامل موارد زیر هستند:
● تعادل کار
تعادل کار به این معناست که بررسی کنیم آیا حجم وظایف بین اعضای تیم به‌صورت متعادل توزیع شده است یا خیر. این تحلیل نشان می‌دهد آیا برخی افراد بیش از حد تحت فشار هستند یا برخی دیگر کمتر از ظرفیت خود درگیر شده‌اند و آیا برنامه‌ریزی انجام‌شده واقع‌بینانه بوده یا نیاز به اصلاح دارد. در این بخش ابتدا شاخص‌های کلیدی معرفی می‌شوند، سپس یافته‌های سیستم نمایش داده می‌شود و در نهایت توصیه‌هایی عملی برای بهبود تعادل کار ارائه می‌گردد.
● کارایی و تمرکز
این تحلیل نشان می‌دهد که آیا زمان صرف‌شده در عمل با برنامه‌ریزی انجام‌شده هم‌خوانی دارد یا بخش قابل‌توجهی از زمان به شکل غیرمؤثر مصرف شده است. بدون ثبت و تحلیل زمان واقعی، برنامه‌ریزی صرفاً یک تصویر ذهنی باقی می‌ماند و امکان ارزیابی آن وجود ندارد.
● بهینه‌سازی هزینه
در این بخش مشخص می‌شود هر ساعت کار چه هزینه‌ای برای سازمان دارد و آیا این هزینه با ارزشی که ایجاد شده متناسب است یا خیر. این تحلیل به شما کمک می‌کند تصمیمات مالی دقیق‌تر و مبتنی بر داده بگیرید.
● انسجام در عملکرد
این تحلیل میزان هم‌خوانی بین تخمین‌ها و اجرای واقعی را بررسی می‌کند. هرچه این انسجام بیشتر باشد، نشان‌دهنده‌ی واقع‌بینانه‌تر بودن برنامه‌ریزی و دقت بالاتر تیم در برآورد زمان است.
● تحلیل برنامه و اجرا
در این بخش آنچه برنامه‌ریزی شده با آنچه در عمل اتفاق افتاده مقایسه می‌شود. این مقایسه به شما کمک می‌کند شکاف بین برنامه و اجرا را شناسایی کرده و فرآیندهای تصمیم‌گیری را بهبود دهید.
● انسجام گزارش‌دهی
این تحلیل میزان ثبات و نظم کاربران در ثبت زمان و اطلاعات مربوط به وظایف را بررسی می‌کند. این انسجام برای ارزیابی عملکرد، صدور صورتحساب دقیق و تحلیل صحیح پروژه‌ها ضروری است.
پیشنهاد برچسب برای فعالیت‌ها با هوش مصنوعی (AI)
بهتایم برای دسته‌بندی سریع‌تر و دقیق‌تر وظایف، به کمک هوش مصنوعی برچسب‌های مرتبط را به‌صورت خودکار پیشنهاد می‌دهد. کافی است هنگام ایجاد یا ویرایش یک فعالیت، وارد تب «اطلاعات تکمیلی» شوید و روی نماد AI کنار بخش برچسب‌ها کلیک کنید. با این کار بهتایم هم برچسب‌های مرتبط موجود را پیشنهاد می‌دهد و هم در صورت نیاز برچسب‌های جدید و مناسب برای فعالیت شما تولید می‌کند.
این ویژگی به شما در موارد زیر کمک می‌کند:
- دسته‌بندی وظایف در چند ثانیه
- گزارش‌ها و نمودارهای دقیق‌تر مبتنی بر برچسب‌ها
- یکپارچگی و سازماندهی بهتر وظایف
می‌توانید برچسب‌ها را هر زمان که خواستید از مسیر زیر، مدیریت، ویرایش یا حذف کنید:
تعاریف پایه سیستم، برچسب‌ها
در منوی ریلی جدید، «تعاریف پایه سیستم» از طریق بخش «بیشتر» در دسترس است.
برآورد زمان تخمینی فعالیت با هوش مصنوعی (AI)
همان‌طور که می‌دانید، تخمین صحیح زمان فعالیت‌ها یکی از مهم‌ترین چالش‌های مدیریت پروژه است. این فاکتور نقش مهمی در برنامه‌ریزی، زمانبندی، تخصیص منابع و محاسبات هزینه ایفا می‌کند.
در بهتایم، هنگام تعریف وظایف در تب زمانبندی و پیشرفت، می‌توانید زمان تخمینی فعالیت را برحسب ساعت را وارد کنید. این مقدار در بهتایم کاربردهای مهمی دارد؛ از جمله:
- محاسبه‌ی پیشرفت واقعی فعالیت و پروژه،
- سنجش ظرفیت آزاد کاربران هنگام تخصیص وظایف،
- و برآورد هزینه‌ها بر اساس زمان موردنیاز هر فعالیت
با این حال، برای بسیاری از مشتریان ما، تخمین دقیق زمان فعالیت همیشه دشوار بوده است. به همین دلیل قابلیت زیر در بهتایم وجود دارد:
برآورد زمان تخمینی با هوش مصنوعی
این قابلیت چگونه کار می‌کند؟
- هنگام ایجاد یک فعالیت، روی نماد AI کنار فیلد زمان تخمینی کلیک کنید.
- بهتایم، تاریخچه فعالیت‌های مشابه در پروژه‌های شما را تحلیل کرده و زمان مورد نیاز را هوشمندانه پیش‌بینی می‌کند.
- فهرستی از فعالیت‌های مشابه نمایش داده می‌شود تا بتوانید مناسب‌ترین آنها را انتخاب کنید.
- برای فعالیت‌های تکمیل‌شده، از زمان واقعی استفاده می‌شود و برای فعالیت‌های تکمیل نشده، از زمان تخمینی کمک گرفته می‌شود.
مزایای این امکان جدید:
- تخمین‌های هوشمندانه‌تر، دقیق‌تر و مبتنی بر داده
- افزایش احتمال تکمیل پروژه‌ها در زمان مقرر
با این ویژگی، مدیران می‌توانند با اطمینان بیشتری برنامه‌ریزی کنند، تیم‌ها می‌توانند حجم کاری متعادلی را حفظ کنند و پروژه‌ها می‌توانند به موقع تکمیل شوند.
مدیریت جلسات با هوش مصنوعی (AI)
ماژول مدیریت جلسات، امکانات متنوعی را برای بهبود فرآیند جلسات ارائه می‌دهد که شامل موارد زیر است:
- ایجاد دستور جلسه: ایجاد و اشتراک‌گذاری دستور جلسه با شرکت‌کنندگان، که به سازماندهی بهتر جلسه کمک می‌کند.
- زمانبندی جلسات: یافتن بهترین زمان برگزاری جلسات، با بررسی برنامه‌ریزی اعضای جلسه.
- حضور و غیاب: حضور و غیاب شرکت‌کنندگان.
- تخصیص وظایف: امکان تعیین وظایف از روی مصوبات جلسه و پیگیری انجام آنها.
- ابزارهای همکاری: امکاناتی مانند به اشتراک گذاشتن اسناد و برقراری ارتباط برای تسهیل همکاری در حین و بعد از جلسه.
- پیگیری و یادآوری‌ها: پیگیری‌های خودکار و یادآوری‌ها برای اطمینان از تکمیل کارهای تعریف شده.
و اما مدیریت جلسات با هوش مصنوعی؟
در بهتایم می‌توانید جلسات تیمی خود را ضبط کنید و اجازه دهید هوش مصنوعی به طور خودکار بحث‌ها را به فعالیت‌ها و بینش‌های ساختاریافته تبدیل کند. دیگر نیازی به یادداشت‌برداری دستی نیست و مهمتر اینکه کارهای تعریف شده در جلسه فراموش نمی‌شوند.
ویژگی‌های مدیریت جلسات با هوش مصنوعی:
- ضبط آسان
جلسات را مستقیماً ضبط کنید یا فایل‌های صوتی جلسه را آپلود کنید.
- رونویسی دقیق
رونویسی دقیق از جلسات، با تشخیص گوینده دریافت کنید.
- استخراج خودکار وظایف
هوش مصنوعی فعالیت‌ها را از مباحث جلسه استخراج و معرفی می‌کند.
- خلاصه جلسه
خلاصه‌ای مفید و مختصر از نکات و تصمیمات کلیدی دریافت کنید.
خلاصه‌سازی گفتگوها با هوش مصنوعی (AI)
در بهتایم می‌توانید به‌صورت آنلاین با تیم خود در گروه‌های مرتبط با هر پروژه یا فعالیت گفتگو کنید، فایل ارسال کنید، همدیگر را منشن کنید و ارتباط مؤثر داشته باشید.
با اضافه شدن هوش مصنوعی، حالا می‌توانید:
- خلاصه‌ای از گفتگوها داشته باشید.
- فعالیت‌های حاصل از گفتگو را مشاهده کنید.
- از هدر رفتن زمان جلوگیری کنید.
کافیست در گفتگوی آنلاین، بر روی آیکون AI کلیک کنید و تجربه‌ای سریع و هوشمند از مکالمات تیمی داشته باشید.
