مایکروسافت اکسل یکی از پرکاربردترین ابزارها برای برنامه‌ریزی و مدیریت پروژه‌هاست. انعطاف‌پذیری بالا، آشنایی کاربران با محیط آن و هزینه اولیه پایین باعث شده بسیاری از شرکت‌ها از اکسل برای مدیریت فعالیت‌های خود استفاده کنند.
اما با افزایش تعداد پروژه‌ها، پیچیده‌تر شدن فعالیت‌ها و بزرگ‌تر شدن تیم‌ها، مدیریت پروژه با اکسل ممکن است دشوار و زمان‌بر شود. در چنین شرایطی، نرم‌افزارهای تخصصی مدیریت پروژه مانند بهتایم می‌توانند با امکاناتی مانند برنامه‌ریزی، تخصیص منابع، همکاری تیمی و گزارش‌گیری، مدیریت پروژه‌ها را ساده‌تر کنند.
اما اکسل یا نرم افزار مدیریت پروژه؛ کدام انتخاب بهتری است؟ در این مقاله، مزایا، معایب و تفاوت‌های این دو ابزار را بررسی می‌کنیم تا بتوانید متناسب با نیازهای پروژه و سازمان خود تصمیم بگیرید.
فهرست مطالب: اکسل یا نرم افزار مدیریت پروژه؟
- اکسل یا نرم افزار مدیریت پروژه: تفاوت در چیست؟
- مزایای استفاده از اکسل برای مدیریت پروژه
- چرا اکسل برای مدیریت پروژه، همیشه انتخاب مناسبی نیست؟
- نرم‌افزار مدیریت پروژه چگونه محدودیت‌های اکسل را برطرف می‌کند؟
- ۳. همکاری تیمی و مدیریت متمرکز اطلاعات
- ۷. خودکارسازی فرآیندها و استفاده از هوش مصنوعی
- اکسل یا نرم افزار مدیریت پروژه: مقایسه در یک نگاه
- چه زمانی اکسل برای مدیریت پروژه کافی است؟
- ۵ نشانه که زمان مهاجرت از اکسل به نرم‌افزار مدیریت پروژه رسیده است
- هزینه واقعی اکسل برای مدیریت پروژه چقدر است؟
- چگونه از اکسل به نرم‌افزار مدیریت پروژه مهاجرت کنیم؟
- بالاخره اکسل یا نرم افزار مدیریت پروژه؟
اکسل یا نرم افزار مدیریت پروژه: تفاوت در چیست؟
اکسل و نرم‌افزارهای مدیریت پروژه هر دو برای سازمان‌دهی اطلاعات، برنامه‌ریزی و پیگیری کارها استفاده می‌شوند؛ اما تفاوت اصلی آن‌ها در هدف طراحی، امکانات تخصصی و میزان خودکارسازی فرآیندها است.
اکسل در اصل ابزاری برای ثبت، محاسبه و تحلیل داده‌هاست، در حالی که نرم‌افزار مدیریت پروژه برای برنامه‌ریزی، اجرا، کنترل و هماهنگی فعالیت‌های پروژه طراحی شده است.
نرم‌افزار مدیریت پروژه چیست؟
نرم‌افزار مدیریت پروژه ابزاری تخصصی است که به مدیران و اعضای تیم کمک می‌کند پروژه‌ها را برنامه‌ریزی کنند، مسئولیت‌ها را تقسیم کنند و پیشرفت فعالیت‌ها را پیگیری کنند.
این نرم‌افزارها معمولاً امکاناتی مانند مدیریت فعالیت‌ها و وابستگی‌ها، زمان‌بندی پروژه، تخصیص منابع، همکاری تیمی، ثبت زمان کارکرد، کنترل هزینه‌ها و گزارش‌گیری مدیریتی را در محیطی یکپارچه ارائه می‌کنند.
به این ترتیب، اعضای تیم می‌توانند به اطلاعات و مسئولیت‌های خود دسترسی داشته باشند و مدیر پروژه نیز بدون نیاز به جمع‌آوری اطلاعات از فایل‌های مختلف، وضعیت پروژه‌ها را بررسی کند.
نرم‌افزارهای مدیریت پروژه از نظر امکانات، سهولت استفاده، هزینه و قابلیت‌های تخصصی با یکدیگر تفاوت دارند. بنابراین، انتخاب نرم‌افزار مناسب به اندازه تیم، نوع پروژه‌ها و نیازهای سازمان بستگی دارد. اگر قصد دارید با گزینه‌های مختلف آشنا شوید و آن‌ها را مقایسه کنید، پیشنهاد می‌کنیم مقاله نرم افزار مدیریت پروژه را مطالعه کنید.
اکسل چیست و چه کاربردی در مدیریت پروژه دارد؟
اکسل یک نرم‌افزار صفحه گسترده است که برای ثبت، سازمان‌دهی، محاسبه و تحلیل اطلاعات طراحی شده است. امکاناتی مانند فرمول‌ها، جدول‌ها، نمودارها و جدول‌های محوری (Pivot Tables) آن را به ابزاری قدرتمند برای کار با داده‌ها تبدیل کرده‌اند.
مدیریت پروژه با اکسل نیز امکان‌پذیر است. برای مثال، می‌توان فهرست فعالیت‌ها، مسئول هر فعالیت، تاریخ شروع و پایان، درصد پیشرفت و هزینه‌های پروژه را در جدول‌های مختلف ثبت و پیگیری کرد. همچنین با استفاده از فرمول‌ها و نمودارها می‌توان گزارش‌های مدیریتی تهیه کرد.
با این حال، اکسل امکانات تخصصی مدیریت پروژه را به‌صورت پیش‌فرض و یکپارچه ارائه نمی‌کند. بنابراین، با افزایش پیچیدگی پروژه‌ها، مدیریت وابستگی فعالیت‌ها، هماهنگی اعضای تیم و به‌روزرسانی اطلاعات ممکن است به زمان و تلاش بیشتری نیاز داشته باشد.
مزایای استفاده از اکسل برای مدیریت پروژه
اکسل با وجود اینکه نرم‌افزاری تخصصی برای مدیریت پروژه نیست، امکاناتی دارد که آن را به گزینه‌ای مناسب برای برنامه‌ریزی و پیگیری پروژه‌های کوچک و ساده تبدیل می‌کند. دسترسی آسان، انعطاف‌پذیری و ابزارهای قدرتمند تحلیل اطلاعات از مهم‌ترین دلایل استفاده گسترده از اکسل در مدیریت پروژه هستند.
۱. آشنایی کاربران و سهولت شروع کار
بسیاری از کارکنان و مدیران با محیط اکسل آشنا هستند و می‌توانند بدون نیاز به آموزش طولانی، فهرست فعالیت‌ها، زمان‌بندی و اطلاعات اولیه پروژه را در آن ثبت کنند. همچنین قالب‌های آماده متعددی برای مدیریت پروژه با اکسل وجود دارد که شروع کار را ساده‌تر می‌کنند.
۲. انعطاف‌پذیری و امکان شخصی‌سازی
یکی از مهم‌ترین مزایای اکسل، انعطاف‌پذیری بالای آن است. کاربران می‌توانند با استفاده از فرمول‌ها، جدول‌ها، نمودارها و قالب‌بندی شرطی، فایل‌هایی متناسب با نیازهای پروژه خود طراحی کنند؛ از فهرست فعالیت‌ها و برنامه زمان‌بندی گرفته تا بودجه و گزارش پیشرفت.
۳. هزینه اولیه پایین
بسیاری از سازمان‌ها از قبل اشتراک یا مجوز استفاده از مجموعه Microsoft Office را دارند. در چنین شرایطی، استفاده از اکسل برای مدیریت پروژه معمولاً هزینه نرم‌افزاری جدیدی ایجاد نمی‌کند. این مزیت به‌ویژه برای کسب‌وکارهای کوچک و تیم‌هایی که بودجه محدودی دارند، اهمیت دارد.
۴. امکانات قدرتمند محاسبات و تحلیل داده‌ها
اکسل ابزارهای متنوعی مانند فرمول‌ها، نمودارها و جدول‌های محوری (Pivot Tables) برای محاسبه و تحلیل اطلاعات ارائه می‌کند. با استفاده از این امکانات می‌توان هزینه‌های پروژه را محاسبه کرد، داده‌ها را دسته‌بندی کرد و گزارش‌های تحلیلی تهیه کرد.
۵. امکان استفاده بدون اینترنت
نسخه دسکتاپ اکسل برای ثبت، مشاهده و ویرایش اطلاعات به اتصال دائمی اینترنت نیاز ندارد. این ویژگی برای تیم‌هایی که در مناطق دورافتاده فعالیت می‌کنند یا به اینترنت پایدار دسترسی ندارند، مزیت مهمی محسوب می‌شود.
۶. اشتراک‌گذاری و همکاری هم‌زمان
در نسخه‌های پشتیبانی‌شده اکسل، کاربران می‌توانند فایل‌های ذخیره‌شده در سرویس‌هایی مانند OneDrive و SharePoint را به اشتراک بگذارند و به‌صورت هم‌زمان ویرایش کنند. همچنین امکان ثبت نظر و مشاهده تاریخچه نسخه‌ها وجود دارد که به همکاری اعضای تیم در پروژه‌های ساده کمک می‌کند.
در مجموع، اکسل برای مدیریت پروژه، برای تیم‌های کوچک، پروژه‌های ساده و شرایطی که به امکانات تخصصی و هماهنگی گسترده نیاز نیست، می‌تواند انتخابی کاربردی و مقرون‌به‌صرفه باشد. با این حال، با افزایش پیچیدگی پروژه‌ها، برخی از این مزایا ممکن است برای پاسخ‌گویی به نیازهای مدیریتی کافی نباشند.
چرا اکسل برای مدیریت پروژه، همیشه انتخاب مناسبی نیست؟
اگرچه اکسل ابزاری قدرتمند و انعطاف‌پذیر برای سازمان‌دهی و تحلیل اطلاعات است، اما برای مدیریت پروژه‌های پیچیده طراحی نشده است. با افزایش تعداد فعالیت‌ها، اعضای تیم و حجم اطلاعات، محدودیت‌های مدیریت پروژه با اکسل بیشتر آشکار می‌شوند و ممکن است بخش زیادی از وقت مدیر پروژه صرف کارهای دستی، هماهنگی اطلاعات و تهیه گزارش‌ها شود.
در ادامه، مهم‌ترین مشکلات استفاده از اکسل برای مدیریت پروژه را بررسی می‌کنیم.
۱. دشواری برنامه‌ریزی و مدیریت وابستگی فعالیت‌ها
اکسل امکان ثبت فعالیت‌ها و تهیه برنامه زمان‌بندی را فراهم می‌کند، اما طراحی و نگهداری یک برنامه زمان‌بندی پیچیده در آن ممکن است دشوار و زمان‌بر باشد.
برای مثال، اگر بخواهید نمودار گانت پروژه را در اکسل ایجاد کنید، باید فعالیت‌ها، تاریخ‌ها و مدت‌زمان انجام کارها را در جدول ثبت کرده و با استفاده از نمودارها یا قالب‌بندی شرطی، زمان‌بندی پروژه را نمایش دهید.
مشکل اصلی زمانی ایجاد می‌شود که برنامه پروژه تغییر کند. فرض کنید اجرای یک فعالیت پنج روز به تأخیر افتاده و چند فعالیت دیگر به تکمیل آن وابسته هستند. در یک فایل معمولی اکسل، بررسی تأثیر این تأخیر و اصلاح زمان‌بندی فعالیت‌های وابسته نیازمند محاسبات و تغییرات دستی است؛ مگر اینکه از قبل ساختارهای پیشرفته‌ای برای این کار طراحی کرده باشید.
در مقابل، نرم‌افزارهای تخصصی مدیریت پروژه امکانات مشخصی برای تعریف وابستگی فعالیت‌ها و بررسی تأثیر تغییرات زمان‌بندی دارند.
۲. دشواری همکاری و هماهنگی اعضای تیم
در پروژه‌هایی که چند نفر یا چند تیم به‌طور هم‌زمان فعالیت می‌کنند، هماهنگی و دسترسی به اطلاعات به‌روز اهمیت زیادی دارد.
نسخه‌های جدید اکسل امکان ویرایش هم‌زمان فایل‌های ذخیره‌شده در فضای ابری را فراهم می‌کنند، اما همکاری تیمی در پروژه فقط به ویرایش مشترک یک فایل محدود نمی‌شود.
اعضای تیم باید بتوانند مسئولیت‌های خود را مشاهده کنند، درباره فعالیت‌ها گفتگو کنند، تغییرات را پیگیری کنند و از وضعیت کارهای مرتبط مطلع شوند.
برای مثال، در اکسل می‌توانید نام مسئول هر فعالیت را در یک ستون ثبت کنید، اما معمولاً باید از طریق ایمیل یا پیام‌رسان، جزئیات کار و تغییرات آن را نیز به فرد اطلاع دهید.
وقتی اطلاعات پروژه در فایل‌های اکسل، ایمیل‌ها و پیام‌رسان‌های مختلف پراکنده باشد، احتمال ناهماهنگی، فراموش شدن تصمیم‌ها و استفاده از اطلاعات قدیمی افزایش می‌یابد.
۳. دشواری مدیریت پروژه‌های بزرگ و حجم زیاد اطلاعات
یک پروژه بزرگ ممکن است شامل صدها فعالیت، منابع مختلف، هزینه‌ها، زمان‌بندی‌ها و مستندات متعدد باشد.
می‌توان همه این اطلاعات را در یک فایل اکسل ثبت کرد، اما با افزایش حجم داده‌ها، پیدا کردن اطلاعات مورد نیاز و بررسی ارتباط میان آن‌ها دشوارتر می‌شود.
راه دیگر، نگهداری اطلاعات در برگه‌ها یا فایل‌های جداگانه است؛ مثلاً یک جدول برای بودجه، جدولی برای برنامه زمان‌بندی و جدول دیگری برای مسئولان فعالیت‌ها.
این روش نیز ممکن است باعث پراکندگی اطلاعات شود. در نتیجه، برای بررسی وضعیت یک فعالیت یا تهیه گزارش کلی پروژه، باید اطلاعات چندین جدول را با یکدیگر ترکیب کنید.
با افزایش تعداد پروژه‌ها، این مشکل جدی‌تر می‌شود؛ به‌ویژه زمانی که چند پروژه از منابع مشترک استفاده می‌کنند و لازم است وضعیت آن‌ها به‌صورت یکپارچه بررسی شود.
۴. افزایش احتمال خطای انسانی و وابستگی به افراد
مدیریت پروژه با اکسل معمولاً به ورود دستی اطلاعات، فرمول‌ها و ساختارهایی وابسته است که کاربران طراحی کرده‌اند.
یک فرمول اشتباه، حذف ناخواسته داده‌ها یا ثبت اطلاعات در سلولی نادرست می‌تواند محاسبات مربوط به زمان‌بندی، هزینه‌ها یا پیشرفت پروژه را تحت تأثیر قرار دهد.
البته اکسل امکاناتی مانند اعتبارسنجی داده‌ها و محافظت از سلول‌ها دارد که می‌توانند بعضی خطاها را کاهش دهند، اما با پیچیده‌تر شدن فایل‌ها، شناسایی و اصلاح اشتباهات دشوارتر می‌شود.
مشکل دیگر، وابستگی فایل‌های پیچیده به افرادی است که آن‌ها را طراحی کرده‌اند.
فرض کنید یکی از کارکنان شرکت، فایل اکسل پیشرفته‌ای با فرمول‌های متعدد و گزارش‌های سفارشی برای مدیریت پروژه‌ها ساخته است. اگر آن فرد شرکت را ترک کند، آیا سایر کارکنان می‌توانند به‌راحتی ساختار فایل و منطق محاسبات آن را درک کنند؟
چنین وابستگی‌هایی می‌توانند نگهداری و توسعه ابزارهای مدیریت پروژه را در بلندمدت با مشکل مواجه کنند.
۵. گزارش‌گیری زمان‌بر و دشواری مشاهده وضعیت پروژه
اکسل ابزارهای قدرتمندی برای محاسبه، تحلیل داده‌ها و تهیه نمودار دارد، اما ایجاد گزارش‌های تخصصی مدیریت پروژه معمولاً به طراحی و نگهداری جدول‌ها، فرمول‌ها و نمودارهای مختلف نیاز دارد.
برای مثال، ممکن است مدیر پروژه بخواهد علاوه بر درصد پیشرفت، وضعیت تأخیر فعالیت‌ها، حجم کاری اعضای تیم، زمان صرف‌شده و هزینه‌های پروژه را بررسی کند.
تهیه چنین گزارش‌هایی در اکسل امکان‌پذیر است، اما اگر اطلاعات در فایل‌ها یا برگه‌های مختلف نگهداری شوند، جمع‌آوری و ترکیب آن‌ها می‌تواند زمان زیادی بگیرد.
از طرف دیگر، اطلاعات پروژه دائماً تغییر می‌کنند. اگر داده‌های ورودی گزارش‌ها به‌موقع به‌روزرسانی نشوند، خروجی آن‌ها نیز وضعیت واقعی پروژه را نشان نخواهد داد.
در نتیجه، مدیر پروژه ممکن است به‌جای تحلیل اطلاعات و تصمیم‌گیری، بخش زیادی از وقت خود را صرف تهیه و اصلاح گزارش‌ها کند.
۶. دشواری مدیریت منابع و کنترل هزینه‌های پروژه
یکی از چالش‌های مهم مدیریت پروژه، تخصیص مناسب منابع و کنترل هزینه‌هاست.
برای مثال، مدیر پروژه باید بداند هر یک از اعضای تیم چه مقدار کار بر عهده دارند، چه زمانی ظرفیت پذیرش فعالیت جدید دارند و چه میزان از بودجه پروژه مصرف شده است.
در اکسل می‌توان با استفاده از جدول‌ها و فرمول‌ها این اطلاعات را ثبت و محاسبه کرد، اما ارتباط دادن حجم کاری افراد، زمان‌بندی فعالیت‌ها، هزینه‌های نیروی انسانی و بودجه پروژه ممکن است به طراحی ساختارهای پیچیده نیاز داشته باشد.
فرض کنید یکی از کارکنان به‌طور هم‌زمان در سه پروژه فعالیت می‌کند. برای بررسی مجموع حجم کاری او و جلوگیری از تخصیص بیش از ظرفیت، باید اطلاعات فعالیت‌های هر سه پروژه را با یکدیگر ترکیب کنید.
همین مسئله درباره هزینه‌ها نیز وجود دارد. اگر زمان انجام یک فعالیت یا میزان استفاده از منابع تغییر کند، ممکن است لازم باشد محاسبات هزینه و گزارش‌های مالی مرتبط نیز اصلاح شوند.
نرم‌افزارهای تخصصی مدیریت پروژه با ارتباط دادن اطلاعات فعالیت‌ها، منابع و هزینه‌ها می‌توانند این فرآیندها را ساده‌تر کنند.
۷. محدودیت در خودکارسازی فرآیندهای مدیریت پروژه
بسیاری از کارهای روزمره مدیریت پروژه تکراری هستند؛ از اطلاع‌رسانی درباره فعالیت‌ها و یادآوری موعد انجام کارها گرفته تا پیگیری تأخیرها و به‌روزرسانی گزارش‌ها.
در یک فایل معمولی اکسل، تغییر وضعیت یک فعالیت به «تکمیل‌شده» لزوماً باعث اطلاع‌رسانی به سایر افراد مرتبط نمی‌شود. همچنین تأخیر در یک فعالیت، به‌صورت پیش‌فرض موجب بررسی خودکار تأثیر آن بر برنامه سایر فعالیت‌ها نخواهد شد.
البته اکسل امکاناتی برای خودکارسازی دارد. با استفاده از ماکروها، Office Scripts و ابزارهایی مانند Power Automate می‌توان بسیاری از فرآیندها را خودکار کرد؛ اما پیاده‌سازی و نگهداری این راهکارها ممکن است به دانش فنی و صرف زمان نیاز داشته باشد.
در مقابل، نرم‌افزارهای تخصصی مدیریت پروژه معمولاً امکاناتی مانند یادآوری، اطلاع‌رسانی، مدیریت گردش کار و گزارش‌گیری را در ساختار اصلی خود ارائه می‌کنند.
در مجموع، مشکل اصلی اکسل ناتوانی در ثبت یا تحلیل اطلاعات پروژه نیست؛ بلکه زمان و تلاشی است که برای تبدیل آن به یک سیستم یکپارچه مدیریت پروژه نیاز دارید. هرچه پروژه‌ها پیچیده‌تر شوند، این هزینه پنهان می‌تواند افزایش پیدا کند.
نرم‌افزار مدیریت پروژه چگونه محدودیت‌های اکسل را برطرف می‌کند؟
نرم‌افزارهای تخصصی مدیریت پروژه برخلاف اکسل، از ابتدا برای برنامه‌ریزی، اجرا و کنترل پروژه‌ها طراحی شده‌اند. این ابزارها امکاناتی مانند مدیریت فعالیت‌ها، زمان‌بندی، تخصیص منابع، همکاری تیمی و گزارش‌گیری را در یک محیط یکپارچه فراهم می‌کنند.
به این ترتیب، مدیران پروژه می‌توانند به‌جای صرف زمان برای طراحی و به‌روزرسانی فایل‌های متعدد، تمرکز بیشتری بر پیشبرد فعالیت‌ها، حل مشکلات و تصمیم‌گیری داشته باشند. در ادامه، مهم‌ترین مزایای استفاده از نرم‌افزار مدیریت پروژه را با مثال‌هایی از امکانات بهتایم بررسی می‌کنیم.
۱. برنامه‌ریزی و زمان‌بندی یکپارچه پروژه‌ها
یکی از مهم‌ترین مزایای نرم‌افزار مدیریت پروژه، امکان برنامه‌ریزی فعالیت‌ها و مدیریت زمان‌بندی در محیطی مشترک است.
در بهتایم می‌توانید پروژه‌ها و فعالیت‌های زیرمجموعه آن‌ها را تعریف کنید، ساختار شکست کار (WBS) ایجاد کنید، تاریخ شروع و سررسید فعالیت‌ها را مشخص کنید و وابستگی میان آن‌ها را مدیریت کنید.
همچنین با استفاده از نمودار گانت می‌توانید برنامه زمان‌بندی پروژه را به‌صورت بصری مشاهده کنید، ارتباط میان فعالیت‌ها را بررسی کنید و تأثیر تغییرات زمانی را بر برنامه پروژه ارزیابی کنید.
این امکانات به‌ویژه زمانی اهمیت پیدا می‌کنند که چند پروژه را هم‌زمان مدیریت می‌کنید یا اجرای یک فعالیت به تکمیل فعالیت‌های دیگر وابسته است.
علاوه بر این، امکاناتی مانند دسته‌بندی فعالیت‌ها، برچسب‌ها و فیلدهای سفارشی به شما کمک می‌کنند اطلاعات پروژه را متناسب با نیازهای سازمان خود سازمان‌دهی کنید.
۲. تخصیص فعالیت‌ها و مدیریت منابع انسانی
مدیریت منابع انسانی در پروژه تنها به مشخص کردن مسئول هر فعالیت محدود نمی‌شود. مدیر پروژه باید بداند هر فرد چه وظایفی بر عهده دارد، چه مقدار از ظرفیت کاری او درگیر است و چه زمانی می‌تواند مسئولیت جدیدی بپذیرد.
در بهتایم می‌توانید فعالیت‌ها را به اعضای تیم تخصیص دهید و اطلاعاتی مانند شرح فعالیت، زمان‌بندی، حجم کاری تخمینی و پیش‌نیازها را مشخص کنید.
همچنین امکانات مدیریت حجم کاری (Workload Management) به شما کمک می‌کنند میزان کار تخصیص‌یافته به اعضای تیم را بررسی کنید و هنگام تقسیم وظایف، ظرفیت افراد را در نظر بگیرید.
از طرف دیگر، هر کاربر می‌تواند از طریق بخش «فعالیت‌های من» و تسک‌بورد، وظایف مربوط به خود را مشاهده کند، اولویت‌های کاری را بررسی کند و از وضعیت فعالیت‌هایش مطلع شود.
این قابلیت‌ها باعث شفاف‌تر شدن مسئولیت‌ها، توزیع متعادل‌تر حجم کاری و کاهش نیاز به پیگیری‌های مکرر می‌شوند.
۳. همکاری تیمی و مدیریت متمرکز اطلاعات
یکی از مشکلات مدیریت پروژه با فایل‌های مختلف، پراکندگی اطلاعات و گفتگوهای مرتبط با فعالیت‌هاست. نرم‌افزارهای مدیریت پروژه با ایجاد محیطی مشترک، به هماهنگی بهتر اعضای تیم کمک می‌کنند.
برای مثال، در بهتایم اعضای تیم می‌توانند به اطلاعات فعالیت‌ها، شرح کار، تاریخ‌های سررسید، فایل‌های پیوست و دیدگاه‌های ثبت‌شده دسترسی داشته باشند.
همچنین می‌توانند در بخش دیدگاه‌ها و گفتگوهای مرتبط با فعالیت‌ها درباره مسائل کاری تبادل نظر کنند و اطلاعات مورد نیاز را با سایر اعضای تیم به اشتراک بگذارند.
وقتی مسئول یک فعالیت، تاریخ سررسید یا وضعیت پیشرفت آن تغییر می‌کند، اطلاعات جدید در همان محیط ثبت می‌شود و کاربران دارای مجوز می‌توانند آخرین وضعیت را مشاهده کنند.
به این ترتیب، اطلاعات و سوابق مربوط به فعالیت‌ها در یک محل نگهداری می‌شوند و وابستگی تیم به ایمیل‌ها، پیام‌رسان‌ها و فایل‌های پراکنده کاهش می‌یابد.
۴. پیگیری پیشرفت و گزارش‌گیری مدیریتی
برای مدیریت مؤثر پروژه، ثبت اطلاعات به‌تنهایی کافی نیست؛ مدیر پروژه باید بتواند وضعیت پیشرفت، تأخیرها و عملکرد اعضای تیم را نیز بررسی کند.
نرم‌افزارهای مدیریت پروژه معمولاً ابزارهای مختلفی برای نمایش اطلاعات و تهیه گزارش‌های مدیریتی ارائه می‌کنند.
در بهتایم می‌توانید اطلاعات پروژه را از طریق جدول فعالیت‌ها، بورد کانبان و نمودار گانت مشاهده کنید. هر یک از این نماها به بررسی جنبه متفاوتی از پروژه کمک می‌کنند.
همچنین با استفاده از گزارش‌ها، نمودارها و داشبوردهای مدیریتی می‌توانید اطلاعاتی مانند درصد پیشرفت پروژه‌ها، زمان صرف‌شده برای فعالیت‌ها، هزینه‌ها و عملکرد اعضای تیم را بررسی کنید.
این امکانات باعث می‌شوند مدیر پروژه بدون نیاز به جمع‌آوری دستی اطلاعات از چندین فایل، تصویر روشن‌تری از وضعیت پروژه داشته باشد و مشکلات احتمالی را سریع‌تر شناسایی کند.
البته دقت گزارش‌ها همچنان به ثبت صحیح و به‌موقع اطلاعات توسط کاربران وابسته است.
۵. مدیریت و کنترل هزینه‌های پروژه
کنترل هزینه‌ها یکی از بخش‌های مهم مدیریت پروژه است. مدیر پروژه باید بتواند هزینه‌های انجام‌شده را بررسی کند و ارتباط آن‌ها را با فعالیت‌ها و منابع مصرف‌شده تشخیص دهد.
در بهتایم می‌توانید هزینه‌های مرتبط با پروژه‌ها و فعالیت‌ها را ثبت و بررسی کنید. همچنین با استفاده از تایم‌شیت‌ها، زمان صرف‌شده توسط اعضای تیم برای انجام فعالیت‌ها ثبت می‌شود.
نگهداری اطلاعات مربوط به فعالیت‌ها، زمان کارکرد و هزینه‌ها در یک محیط مشترک، بررسی وضعیت مالی پروژه را آسان‌تر می‌کند.
به این ترتیب، مدیران می‌توانند دید دقیق‌تری نسبت به منابع مصرف‌شده و هزینه‌های پروژه داشته باشند و از این اطلاعات برای کنترل هزینه‌ها و تصمیم‌گیری بهتر استفاده کنند.
۶. امنیت اطلاعات و کنترل سطوح دسترسی
اطلاعات پروژه‌ها ممکن است شامل قراردادها، مستندات محرمانه، اطلاعات مالی و برنامه‌های اجرایی سازمان باشند. بنابراین، مشخص بودن اینکه هر فرد به چه اطلاعاتی دسترسی دارد، اهمیت زیادی دارد.
در بهتایم می‌توان با تعریف مجوزها و سطوح دسترسی، مشخص کرد هر کاربر به کدام بخش‌ها، پروژه‌ها و امکانات دسترسی داشته باشد.
این قابلیت به سازمان کمک می‌کند اطلاعات حساس را متناسب با نقش و مسئولیت کاربران مدیریت کند و دسترسی‌های غیرضروری را محدود سازد.
البته امنیت اطلاعات تنها به کنترل دسترسی محدود نمی‌شود و به عواملی مانند سیاست‌های امنیتی سازمان، شیوه نگهداری داده‌ها و مدیریت حساب‌های کاربری نیز بستگی دارد.
۷. خودکارسازی فرآیندها و استفاده از هوش مصنوعی
بسیاری از کارهای روزمره مدیریت پروژه، مانند پیگیری فعالیت‌ها، اطلاع‌رسانی درباره تغییرات، یادآوری موعد انجام کارها و تهیه گزارش‌ها، تکراری و زمان‌بر هستند.
نرم‌افزارهای تخصصی مدیریت پروژه با ارائه امکاناتی مانند گردش کار، یادآوری و اطلاع‌رسانی می‌توانند بخشی از این فعالیت‌های دستی را کاهش دهند.
برای مثال، در بهتایم می‌توانید مراحل گردش کار فعالیت‌ها را تعریف و مدیریت کنید. همچنین امکانات یادآوری و اطلاع‌رسانی به اعضای تیم کمک می‌کنند از تغییرات و رویدادهای مهم مرتبط با وظایف خود مطلع شوند.
علاوه بر این، هوش مصنوعی در مدیریت پروژه می‌تواند در تحلیل اطلاعات و کاهش بخشی از کارهای زمان‌بر نقش داشته باشد.
در بهتایم، هوش مصنوعی می‌تواند برای پیشنهاد زمان تخمینی و برچسب‌های مناسب فعالیت‌ها، تحلیل اطلاعات پروژه و تهیه برخی گزارش‌ها و خلاصه‌های مدیریتی مورد استفاده قرار گیرد.
این قابلیت‌ها به مدیر پروژه کمک می‌کنند زمان کمتری را صرف جمع‌آوری و پردازش اطلاعات کند و تمرکز بیشتری بر شناسایی مشکلات، ارزیابی شرایط و تصمیم‌گیری داشته باشد.
در مجموع، مهم‌ترین مزیت نرم‌افزار مدیریت پروژه نسبت به اکسل، یکپارچگی اطلاعات و وجود امکانات تخصصی برای مدیریت فرآیندهای پروژه است. این ابزارها به سازمان‌ها کمک می‌کنند از مدیریت پروژه با فایل‌ها و جدول‌های پراکنده به روشی منظم‌تر، شفاف‌تر و قابل پیگیری حرکت کنند.
اکسل یا نرم افزار مدیریت پروژه: مقایسه در یک نگاه
تا اینجا با مزایا و محدودیت‌های مدیریت پروژه با اکسل و امکانات نرم‌افزارهای تخصصی آشنا شدیم. اما برای انتخاب بهتر، لازم است تفاوت این دو ابزار را در مهم‌ترین معیارهای مدیریت پروژه به‌صورت مستقیم مقایسه کنیم.
جدول زیر نشان می‌دهد اکسل و نرم‌افزارهای مدیریت پروژه مانند بهتایم در زمینه برنامه‌ریزی، همکاری تیمی، مدیریت منابع، کنترل هزینه‌ها و گزارش‌گیری چه تفاوت‌هایی دارند.
| معیار مقایسه | اکسل | نرم‌افزار مدیریت پروژه |
| برنامه‌ریزی فعالیت‌ها | ثبت فعالیت‌ها و زمان‌بندی در جدول‌ها؛ نیازمند تنظیمات دستی برای برنامه‌های پیچیده | تعریف ساختار شکست کار، زمان‌بندی و مدیریت فعالیت‌ها در محیطی یکپارچه |
| مدیریت وابستگی‌ها | نیازمند فرمول‌ها یا ساختارهای اختصاصی برای مدیریت روابط فعالیت‌ها | امکان تعریف و مدیریت وابستگی فعالیت‌ها |
| همکاری تیمی | ویرایش هم‌زمان فایل و ثبت نظر؛ ارتباطات پروژه معمولاً به ابزارهای مکمل نیاز دارد | تخصیص فعالیت‌ها، ثبت دیدگاه‌ها، اشتراک‌گذاری مستندات و پیگیری تغییرات |
| مدیریت منابع | ثبت ظرفیت افراد و محاسبه حجم کاری با فرمول‌ها | تخصیص فعالیت‌ها و بررسی حجم کاری اعضای تیم |
| زمان‌بندی و نمودار گانت | امکان ایجاد گانت چارت با قالب‌های آماده یا تنظیمات اختصاصی | نمودار گانت و سایر نماهای تخصصی مدیریت فعالیت‌ها |
| کنترل هزینه‌ها | محاسبه بودجه و هزینه‌ها با جدول‌ها و فرمول‌ها | ثبت و بررسی هزینه‌ها در ارتباط با پروژه‌ها و فعالیت‌ها |
| گزارش‌گیری | ابزارهای قدرتمند تحلیل داده؛ نیازمند طراحی و نگهداری گزارش‌های اختصاصی | گزارش‌ها، نمودارها و داشبوردهای مخصوص مدیریت پروژه |
| خودکارسازی | امکان استفاده از ماکروها، اسکریپت‌ها و ابزارهای مکمل | امکانات اختصاصی مانند گردش کار، یادآوری و اطلاع‌رسانی |
| امنیت و کنترل دسترسی | رمزگذاری فایل، محافظت از برگه‌ها و کنترل اشتراک‌گذاری | تعریف نقش‌ها و مجوزهای دسترسی متناسب با مسئولیت کاربران |
| هزینه | ممکن است بدون هزینه نرم‌افزاری جدید قابل استفاده باشد، اما طراحی و نگهداری فایل‌ها زمان‌بر است | معمولاً نیازمند پرداخت اشتراک، اما با امکان کاهش کارهای دستی و هزینه‌های عملیاتی |
نتیجه مقایسه: اکسل برای مدیریت پروژه‌های کوچک و ساده می‌تواند انتخاب مناسبی باشد، به‌خصوص زمانی که اعضای تیم با آن آشنا هستند و نیاز به امکانات تخصصی ندارند. اما با افزایش تعداد پروژه‌ها، پیچیدگی فعالیت‌ها و نیاز به همکاری تیمی و گزارش‌گیری مستمر، نرم‌افزارهای تخصصی مدیریت پروژه معمولاً کارآمدتر خواهند بود.
چه زمانی اکسل برای مدیریت پروژه کافی است؟
با وجود محدودیت‌هایی که بررسی کردیم، همیشه لازم نیست برای مدیریت پروژه از نرم‌افزار تخصصی استفاده کنید. در بسیاری از شرایط، اکسل می‌تواند نیازهای شما را به‌خوبی برطرف کند؛ به‌ویژه زمانی که پروژه‌ها ساده هستند و مدیریت آن‌ها به هماهنگی و امکانات پیچیده نیاز ندارد.
اکسل برای مدیریت پروژه، معمولاً در شرایط زیر انتخاب مناسبی است:
- پروژه‌های کوچک و ساده: وقتی تعداد فعالیت‌ها محدود است، وابستگی‌های پیچیده‌ای میان آن‌ها وجود ندارد و برنامه پروژه به‌ندرت تغییر می‌کند.
- تیم‌های کوچک: زمانی که افراد کمی در پروژه مشارکت دارند و هماهنگی میان آن‌ها بدون نیاز به سیستم تخصصی امکان‌پذیر است.
- پروژه‌های شخصی و فعالیت‌های مستقل: وقتی مسئولیت بیشتر کارها بر عهده یک نفر است و نیازی به تخصیص وظایف یا پیگیری عملکرد اعضای تیم وجود ندارد.
- پروژه‌های کوتاه‌مدت یا کم‌تعداد: زمانی که در طول سال فقط چند پروژه ساده اجرا می‌کنید و ایجاد یک سیستم مدیریت پروژه توجیه اقتصادی ندارد.
- نیازهای محدود به ثبت و تحلیل اطلاعات: وقتی هدف اصلی، تهیه فهرست فعالیت‌ها، ثبت تاریخ‌ها، محاسبه هزینه‌ها و تهیه گزارش‌های ساده است.
در مجموع، اگر مدیریت پروژه با اکسل زمان زیادی از شما نمی‌گیرد، اطلاعات به‌راحتی به‌روز می‌شوند و اعضای تیم در هماهنگی فعالیت‌ها مشکلی ندارند، احتمالاً نیازی به تغییر ابزار ندارید.
اما اگر شرایط تغییر کرده و مدیریت پروژه‌ها به‌تدریج پیچیده و زمان‌بر شده است، بهتر است بررسی کنید که آیا زمان مهاجرت به یک نرم‌افزار تخصصی مدیریت پروژه فرا رسیده است یا نه.
۵ نشانه که زمان مهاجرت از اکسل به نرم‌افزار مدیریت پروژه رسیده است
ممکن است مدت‌ها با اکسل پروژه‌هایتان را مدیریت کرده باشید، اما به‌تدریج احساس کنید این کار زمان‌بر و دشوار شده است. اگر با نشانه‌های زیر روبه‌رو هستید، شاید وقت آن رسیده باشد که استفاده از یک نرم‌افزار تخصصی مدیریت پروژه را بررسی کنید.
۱. تعداد اعضای تیم و فعالیت‌ها افزایش یافته است
وقتی افراد بیشتری روی یک پروژه کار می‌کنند، پیگیری مسئولیت‌ها، تغییرات و پیشرفت فعالیت‌ها دشوارتر می‌شود. اگر برای هماهنگی اعضای تیم مرتباً مجبور به بررسی و به‌روزرسانی فایل‌های اکسل هستید، احتمالاً به ابزار مناسب‌تری نیاز دارید.
۲. تأخیرها و اشتباهات بیشتر شده‌اند
اگر اعضای تیم از تغییرات برنامه مطلع نمی‌شوند، فعالیت‌ها فراموش می‌شوند یا اطلاعات قدیمی باعث اشتباه و دوباره‌کاری شده‌اند، روش فعلی مدیریت پروژه ممکن است دیگر پاسخگوی نیازهای شما نباشد.
۳. فایل‌های پروژه بزرگ و نامنظم شده‌اند
اگر برای پیدا کردن اطلاعات یک فعالیت باید چندین فایل یا برگه اکسل را بررسی کنید، یا تهیه یک گزارش ساده زمان زیادی می‌گیرد، احتمالاً مدیریت اطلاعات پروژه بیش از اندازه پیچیده شده است.
۴. زمان زیادی صرف پیگیری و گزارش‌گیری می‌شود
اگر مدیر پروژه و اعضای تیم بخش قابل توجهی از وقت خود را صرف به‌روزرسانی فایل‌ها، پیگیری وضعیت فعالیت‌ها و تهیه گزارش می‌کنند، این زمان از کارهای اصلی پروژه کم می‌شود.
۵. برای مدیریت پروژه به چندین ابزار مختلف نیاز دارید
اگر فعالیت‌ها را در اکسل ثبت می‌کنید، گفتگوها را در پیام‌رسان انجام می‌دهید، زمان‌بندی را در ابزار دیگری نگه می‌دارید و گزارش‌ها را جداگانه تهیه می‌کنید، احتمالاً اطلاعات پروژه بیش از اندازه پراکنده شده‌اند.
در چنین شرایطی، استفاده از یک نرم‌افزار مدیریت پروژه مانند بهتایم می‌تواند به یکپارچه‌سازی اطلاعات، کاهش کارهای دستی و هماهنگی بهتر اعضای تیم کمک کند.
با ثبت نام رایگان در بهتایم، برای 7 روز از تمام امکانات آن استفاده کنید.
هزینه واقعی اکسل برای مدیریت پروژه چقدر است؟
یکی از مهم‌ترین دلایل استفاده از اکسل برای مدیریت پروژه، هزینه اولیه پایین آن است. بسیاری از شرکت‌ها از قبل اکسل را در اختیار دارند و تصور می‌کنند استفاده از آن هزینه‌ای برایشان ندارد. اما هزینه واقعی اکسل برای مدیریت پروژه، فقط به قیمت نرم‌افزار محدود نمی‌شود.
زمانی که کارکنان صرف ورود و به‌روزرسانی اطلاعات، هماهنگی فعالیت‌ها، تهیه گزارش‌ها و اصلاح اشتباهات می‌کنند نیز بخشی از هزینه مدیریت پروژه است.
۱. هزینه پنهان ورود اطلاعات و تهیه گزارش‌ها
فرض کنید در یک شرکت، سه نفر از کارکنان هر هفته به‌طور متوسط دو ساعت از وقت خود را صرف به‌روزرسانی فایل‌های اکسل، جمع‌آوری اطلاعات پروژه‌ها و تهیه گزارش‌های مدیریتی می‌کنند.
در این صورت، مجموع زمان صرف‌شده برابر است با:
۳ نفر × ۲ ساعت × ۴٫۳۳ هفته = حدود ۲۶ ساعت در ماه
حالا اگر هزینه هر ساعت کار این افراد را به‌طور فرضی ۲۰۰ هزار تومان در نظر بگیریم، هزینه ماهانه این فعالیت‌ها حدود ۵ میلیون و ۲۰۰ هزار تومان خواهد بود؛ یعنی بیش از ۶۲ میلیون تومان در سال.
این اعداد صرفاً یک مثال فرضی هستند، اما نشان می‌دهند کارهایی که در ظاهر هزینه‌ای ندارند، ممکن است در طول زمان بخش قابل توجهی از منابع سازمان را مصرف کنند.
البته استفاده از نرم‌افزار مدیریت پروژه تمام این زمان را حذف نمی‌کند، اما می‌تواند بخشی از کارهای دستی و تکراری را کاهش دهد.
۲. هزینه اشتباهات، دوباره‌کاری و تأخیرها
هزینه مدیریت پروژه با اکسل فقط به زمان ورود اطلاعات محدود نمی‌شود. ثبت اشتباه داده‌ها، استفاده از نسخه‌های قدیمی فایل‌ها یا اطلاع‌رسانی دیرهنگام درباره تغییرات ممکن است باعث دوباره‌کاری و تأخیر در اجرای فعالیت‌ها شود.
برای مثال، اگر یکی از اعضای تیم بر اساس برنامه زمان‌بندی قدیمی فعالیتی را شروع کند یا مدیر پروژه دیر متوجه تأخیر یک فعالیت وابسته شود، ممکن است بخشی از کارها نیاز به اصلاح داشته باشند.
محاسبه دقیق هزینه این اتفاقات همیشه آسان نیست، اما اثر آن‌ها بر زمان، منابع و بودجه پروژه می‌تواند قابل توجه باشد.
۳. آیا خرید نرم‌افزار مدیریت پروژه صرفه اقتصادی دارد؟
برای پاسخ به این سؤال، باید هزینه اشتراک، راه‌اندازی و آموزش نرم‌افزار را با صرفه‌جویی احتمالی در زمان و هزینه‌های مدیریت پروژه مقایسه کنید.
برای مثال، اگر استفاده از یک نرم‌افزار تخصصی بتواند در همان شرکت فرضی، زمان صرف‌شده برای کارهای دستی را ۵۰ درصد کاهش دهد، ماهانه حدود ۱۳ ساعت زمان کاری آزاد خواهد شد که با فرض هزینه ساعتی ۲۰۰ هزار تومان، معادل ۲ میلیون و ۶۰۰ هزار تومان است.
البته این صرفه‌جویی تنها زمانی به منفعت اقتصادی واقعی تبدیل می‌شود که زمان آزادشده به کارهای ارزشمند دیگری اختصاص یابد یا باعث کاهش هزینه‌های عملیاتی شود.
در مقابل، باید هزینه اشتراک نرم‌افزار، آموزش کارکنان و زمان لازم برای استقرار آن را نیز محاسبه کرد.
در نهایت، سؤال اصلی این نیست که اکسل ارزان‌تر است یا نرم‌افزار مدیریت پروژه؛ بلکه این است که کدام ابزار با در نظر گرفتن تمام هزینه‌های مستقیم و پنهان، مدیریت پروژه را برای سازمان شما به‌صرفه‌تر می‌کند؟
چگونه از اکسل به نرم‌افزار مدیریت پروژه مهاجرت کنیم؟
یکی از نگرانی‌های مدیرانی که سال‌ها از اکسل برای مدیریت پروژه استفاده کرده‌اند، دشواری انتقال اطلاعات و عادت کردن اعضای تیم به یک نرم‌افزار جدید است. اما مهاجرت از اکسل به نرم‌افزار مدیریت پروژه لزوماً نباید پیچیده یا زمان‌بر باشد. با یک برنامه‌ریزی مناسب و انتقال تدریجی اطلاعات، می‌توان این تغییر را با کمترین اختلال در فعالیت‌های جاری انجام داد.
۱. اطلاعات پروژه‌ها را آماده و سازمان‌دهی کنید
پیش از مهاجرت، فایل‌های اکسل موجود را بررسی کنید و اطلاعات ضروری مانند نام پروژه‌ها، فهرست فعالیت‌ها، مسئولان، تاریخ شروع و سررسید و درصد پیشرفت را مشخص کنید.
اطلاعات تکراری یا قدیمی را حذف کنید و مطمئن شوید داده‌های مورد نیاز صحیح و کامل هستند. اگر فعالیت‌ها ساختار سلسله‌مراتبی یا وابستگی مشخصی دارند، این ارتباطات را نیز مستند کنید.
۲. نرم‌افزار مناسب را انتخاب و آزمایش کنید
پیش از انتخاب نهایی، نیازهای تیم خود را مشخص کنید. بررسی کنید که نرم‌افزار مورد نظر امکانات مورد نیاز شما برای برنامه‌ریزی، مدیریت فعالیت‌ها، تخصیص منابع، همکاری تیمی و گزارش‌گیری را داشته باشد. همچنین امکان انتقال اطلاعات از اکسل را بررسی کنید تا مجبور نباشید همه داده‌های قبلی را دوباره وارد کنید.
برای مثال، در بهتایم می‌توانید فعالیت‌های پروژه، اطلاعات مشتریان و قراردادها را از طریق فایل اکسل وارد کنید. این قابلیت فرآیند انتقال اطلاعات را ساده‌تر می‌کند و نیاز به ورود دستی داده‌ها را کاهش می‌دهد.
پیشنهاد می‌کنیم ابتدا بهتایم را با یکی از پروژه‌های واقعی اما کم‌ریسک سازمان آزمایش کنید تا پیش از مهاجرت کامل، با امکانات نرم‌افزار آشنا شوید و تناسب آن را با فرآیندهای کاری خود ارزیابی کنید.
۳. پروژه‌ها را به‌تدریج منتقل کنید و اعضای تیم را آموزش دهید
بهتر است به‌جای انتقال هم‌زمان تمام پروژه‌ها، ابتدا یک پروژه کوچک را انتخاب کنید و اطلاعات آن را در نرم‌افزار جدید ثبت کنید.
بسته به امکانات نرم‌افزار، انتقال اطلاعات ممکن است از طریق ورود فایل یا ثبت مستقیم داده‌ها انجام شود. پس از انتقال، صحت اطلاعات، زمان‌بندی، وابستگی فعالیت‌ها و مسئولیت کاربران را بررسی کنید.
سپس اعضای تیم را با امکانات مورد نیازشان آشنا کنید و به‌تدریج سایر پروژه‌ها را منتقل کنید. بهتر است تا زمان اطمینان از صحت انتقال اطلاعات، نسخه پشتیبان فایل‌های اکسل را نیز نگهداری کنید.
نکته مهم این است که مهاجرت به نرم‌افزار مدیریت پروژه فقط انتقال اطلاعات از یک ابزار به ابزار دیگر نیست؛ بلکه فرصتی برای بازنگری و بهبود روش برنامه‌ریزی، همکاری و پیگیری فعالیت‌ها در سازمان است.
بالاخره اکسل یا نرم افزار مدیریت پروژه؟
پاسخ این سؤال به اندازه و پیچیدگی پروژه‌ها و نیازهای تیم شما بستگی دارد. اگر پروژه‌های ساده‌ای دارید، تعداد اعضای تیم محدود است و به امکانات پیشرفته نیاز ندارید، اکسل برای مدیریت پروژه می‌تواند انتخابی مناسب و کم‌هزینه باشد.
اما با افزایش تعداد پروژه‌ها، فعالیت‌ها و اعضای تیم، مدیریت پروژه به چیزی فراتر از ثبت اطلاعات در جدول‌ها نیاز دارد. در چنین شرایطی، نرم‌افزارهای تخصصی مانند بهتایم با امکاناتی مانند برنامه‌ریزی و زمان‌بندی، تخصیص منابع، همکاری تیمی، مدیریت هزینه‌ها و گزارش‌گیری می‌توانند به مدیریت مؤثرتر پروژه‌ها کمک کنند.
نکته مهم این است که هنگام انتخاب میان اکسل یا نرم افزار مدیریت پروژه، فقط هزینه خرید یا اشتراک نرم‌افزار را در نظر نگیرید. زمانی را هم که صرف به‌روزرسانی فایل‌ها، پیگیری فعالیت‌ها، هماهنگی اعضای تیم و تهیه گزارش‌ها می‌شود، محاسبه کنید. گاهی هزینه پنهان مدیریت پروژه با اکسل، بیشتر از هزینه استفاده از یک نرم‌افزار تخصصی است.
اگر احساس می‌کنید مدیریت پروژه‌ها با اکسل بیش از اندازه وقت‌گیر شده است، می‌توانید با بررسی امکانات بهتایم و استفاده آزمایشی از آن، ارزیابی کنید که آیا مهاجرت به یک نرم‌افزار تخصصی برای تیم شما به‌صرفه است یا نه.
مراجع: