برنامه ریزی اسپرینت (Sprint Planning) یکی از رویدادهای مهم چهارچوب اسکرام (Scrum) است که در آن اعضای تیم مشخص می‌کنند در اسپرینت پیش رو چه هدفی دارند، چه فعالیت‌هایی را انجام می‌دهند و چگونه آن‌ها را به نتیجه می‌رسانند.
در این مقاله با مراحل برنامه ریزی اسپرینت، نقش اعضای تیم، نکات کاربردی و اشتباهات رایج آشنا می‌شویم و نحوه برنامه ریزی اسپرینت با نرم افزار مدیریت پروژه بهتایم را بررسی می‌کنیم.
فهرست مطالب:
- برنامه ریزی اسپرینت چیست؟
- هدف از برگزاری جلسه برنامه ریزی اسپرینت چیست؟
- چه کسانی در جلسه برنامه ریزی اسپرینت شرکت می‌کنند؟
- جلسه برنامه ریزی اسپرینت چه زمانی برگزار می‌شود و چقدر طول می‌کشد؟
- چگونه برای جلسه برنامه ریزی اسپرینت آماده شویم؟
- مراحل برنامه ریزی اسپرینت
- ورودی‌ها و خروجی‌های برنامه ریزی اسپرینت
- مثال عملی برنامه‌ریزی یک اسپرینت دو هفته‌ای
- اشتباهات رایج در برنامه ریزی اسپرینت
- چگونه با بهتایم برای اسپرینت برنامه‌ریزی کنیم؟
برنامه ریزی اسپرینت چیست؟
برنامه ریزی اسپرینت (Sprint Planning) یکی از رویدادهای اصلی چهارچوب اسکرام (Scrum) است که در ابتدای هر اسپرینت برگزار می‌شود. در این جلسه، اعضای تیم با بررسی بک‌لاگ محصول (Product Backlog)، اهداف و فعالیت‌های اسپرینت پیش رو را مشخص می‌کنند.
تیم با درنظرگرفتن اولویت‌ها و ظرفیت کاری اعضا، فعالیت‌های قابل انجام را انتخاب می‌کند و درباره نحوه اجرای آن‌ها تصمیم می‌گیرد. اسکرام مستر (Scrum Master) نیز به برگزاری مؤثر جلسه کمک می‌کند.
هدف اصلی برنامه ریزی اسپرینت ایجاد یک برنامه مشترک و واقع‌بینانه است تا همه اعضای تیم بدانند چه کارهایی باید انجام دهند، روی چه هدفی تمرکز کنند و موفقیت اسپرینت چگونه ارزیابی می‌شود.
Scrum و Kanban دو روش رایج برای اجرای اصول مدیریت پروژه چابک هستند.
هدف از برگزاری جلسه برنامه ریزی اسپرینت چیست؟
هدف اصلی جلسه برنامه‌ریزی اسپرینت، ایجاد درک مشترک میان اعضای تیم درباره اهداف، اولویت‌ها و فعالیت‌های اسپرینت پیش رو است. این جلسه کمک می‌کند تیم با برنامه‌ای واقع‌بینانه کار را آغاز کند و از سردرگمی، دوباره‌کاری و تأخیر جلوگیری شود.
مهم‌ترین اهداف و مزایای برنامه ریزی اسپرینت عبارت‌اند از:
- ایجاد هماهنگی میان اعضای تیم: همه اعضا می‌دانند چه کارهایی باید انجام شود و چگونه فعالیت‌هایشان به هدف مشترک تیم کمک می‌کند.
- انتخاب فعالیت‌های اولویت‌دار: تیم با بررسی بک‌لاگ محصول، فعالیت‌هایی را انتخاب می‌کند که بیشترین ارزش را ایجاد می‌کنند.
- افزایش تمرکز: تعیین یک هدف روشن باعث می‌شود اعضای تیم روی کارهای مهم تمرکز کنند و از فعالیت‌های غیرضروری فاصله بگیرند.
- استفاده بهینه از ظرفیت تیم: حجم کارهای انتخاب‌شده با زمان و توان واقعی اعضا هماهنگ می‌شود تا احتمال ناتمام‌ماندن فعالیت‌ها کاهش یابد.
- افزایش تعهد و مسئولیت‌پذیری: مشارکت اعضای تیم در تصمیم‌گیری باعث می‌شود نسبت به دستیابی به هدف اسپرینت احساس مسئولیت بیشتری داشته باشند.
- تحویل مستمر ارزش: برنامه‌ریزی منظم در اسپرینت‌های متوالی کمک می‌کند تیم خروجی‌های ارزشمند و قابل استفاده را به‌صورت مستمر ارائه دهد.
چه کسانی در جلسه برنامه ریزی اسپرینت شرکت می‌کنند؟
جلسه برنامه ریزی اسپرینت با حضور تمام اعضای تیم اسکرام برگزار می‌شود. هر یک از اعضا مسئولیت مشخصی دارند و با همکاری یکدیگر، هدف و برنامه اسپرینت آینده را تعیین می‌کنند.
| نقش | مسئولیت در برنامه ریزی اسپرینت |
| مالک محصول (Product Owner) | معرفی اولویت‌های بک‌لاگ محصول، شفاف‌سازی نیازمندی‌ها و توضیح ارزش فعالیت‌های پیشنهادی |
| اسکرام مستر (Scrum Master) | تسهیل جلسه، کمک به مشارکت اعضا و اطمینان از برگزاری مؤثر برنامه‌ریزی |
| توسعه‌دهندگان (Developers) | بررسی ظرفیت تیم، تخمین میزان کار، انتخاب فعالیت‌های قابل انجام و برنامه‌ریزی برای اجرای آن‌ها |
| ذینفعان (در صورت نیاز) | ارائه اطلاعات تخصصی یا توضیحات تکمیلی به دعوت تیم، بدون دخالت در تصمیم‌گیری‌های آن |
در این جلسه، مالک محصول اولویت‌ها و ارزش موردانتظار را روشن می‌کند، توسعه‌دهندگان درباره حجم کار قابل انجام و نحوه اجرای آن تصمیم می‌گیرند و اسکرام مستر به برگزاری مؤثر جلسه کمک می‌کند.
هدف این همکاری، رسیدن به برنامه‌ای مشترک و واقع‌بینانه است که همه اعضای تیم درک روشنی از آن داشته باشند.
جلسه برنامه ریزی اسپرینت چه زمانی برگزار می‌شود و چقدر طول می‌کشد؟
جلسه برنامه ریزی اسپرینت (Sprint Planning) در ابتدای هر اسپرینت جدید و پیش از شروع فعالیت‌های آن برگزار می‌شود. مدت‌زمان جلسه به طول اسپرینت بستگی دارد؛ هرچه اسپرینت طولانی‌تر باشد، معمولاً زمان بیشتری برای برنامه‌ریزی نیاز است.
| طول اسپرینت | زمان پیشنهادی جلسه |
| یک هفته | حداکثر 2 ساعت |
| دو هفته | حداکثر 4 ساعت |
| یک ماه | حداکثر 8 ساعت |
طبق راهنمای رسمی اسکرام، جلسه برنامه‌ریزی برای یک اسپرینت یک‌ماهه حداکثر ۸ ساعت زمان دارد. برای اسپرینت‌های کوتاه‌تر، زمان جلسه معمولاً کمتر است. زمان‌های پیشنهادی جدول بر اساس قاعده رایج دو ساعت برنامه‌ریزی به‌ازای هر هفته اسپرینت در نظر گرفته شده‌اند و الزام رسمی اسکرام نیستند.
البته اگر بک‌لاگ محصول از قبل آماده باشد و اولویت‌ها مشخص شده باشند، تیم می‌تواند جلسه را در زمان کوتاه‌تری برگزار کند.
چگونه برای جلسه برنامه ریزی اسپرینت آماده شویم؟
برای برگزاری جلسه‌ای مؤثر، بهتر است اقدامات زیر پیش از شروع آن انجام شوند:
۱. مسئولیت افراد در جلسه را مشخص کنید.
پیش از برگزاری جلسه، مشخص کنید هر یک از اعضای تیم چه مسئولیتی دارند. مالک محصول (Product Owner) باید اولویت‌ها و نیازمندی‌های محصول را توضیح دهد، اسکرام مستر (Scrum Master) به برگزاری منظم و مؤثر جلسه کمک کند و توسعه‌دهندگان (Developers) با بررسی فعالیت‌ها و ظرفیت کاری خود، درباره نحوه انجام کارها تصمیم بگیرند.
۲. بک‌لاگ محصول را آماده کنید.
پیش از جلسه، بک‌لاگ محصول (Product Backlog) را بررسی و به‌روزرسانی کنید. فعالیت‌های مهم باید اولویت‌بندی شده و توضیحات آن‌ها روشن باشد. در صورت نیاز، فعالیت‌های بزرگ را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم کنید تا انتخاب و تخمین آن‌ها آسان‌تر شود.
درباره اولویت‌بندی فعالیت‌ها بخوانید.
۳. ظرفیت کاری تیم را بررسی کنید.
میزان زمان در دسترس اعضای تیم را با درنظرگرفتن تعطیلات، مرخصی‌ها، جلسات و سایر تعهدات کاری مشخص کنید. این اطلاعات کمک می‌کند تیم فعالیت‌هایی متناسب با ظرفیت واقعی خود انتخاب کند.
۴. بر ارزش فعالیت‌ها برای محصول تمرکز کنید.
به‌جای تمرکز صرف بر تعداد فعالیت‌ها، بررسی کنید هر فعالیت چه ارزشی برای کاربر یا محصول ایجاد می‌کند. استفاده از داستان‌های کاربری (User Stories) می‌تواند به درک بهتر نیازهای کاربران و انتخاب فعالیت‌های مؤثرتر کمک کند.
با انجام این اقدامات، اعضای تیم با آمادگی بیشتری وارد جلسه می‌شوند و می‌توانند زمان برنامه‌ریزی را صرف تصمیم‌گیری درباره هدف و فعالیت‌های اسپرینت کنند.
داستان کاربری (User Story): شرح کوتاه و ساده‌ای از یک نیاز یا قابلیت محصول از دیدگاه کاربر است که مشخص می‌کند کاربر چه چیزی می‌خواهد و چرا به آن نیاز دارد.
مثال: «به‌عنوان کاربر، می‌خواهم قبل از سررسید فعالیت‌ها یادآوری دریافت کنم تا کارهای مهم را فراموش نکنم.»
مراحل برنامه ریزی اسپرینت
برای برگزاری یک جلسه مؤثر Sprint Planning باید فرآیندی مشخص و منظم داشته باشید. در ادامه، هفت مرحله اصلی برنامه ریزی اسپرینت را بررسی می‌کنیم.
۱. بررسی بک‌لاگ محصول
در ابتدای جلسه، اعضای تیم بک‌لاگ محصول (Product Backlog) را بررسی می‌کنند. مالک محصول اولویت‌ها را توضیح می‌دهد و به سؤالات اعضای تیم درباره نیازمندی‌ها و فعالیت‌ها پاسخ می‌دهد.
بک‌لاگ محصول باید از قبل به‌روز و پالایش شده باشد تا تیم بتواند روی انتخاب مهم‌ترین فعالیت‌ها تمرکز کند.
۲. تعیین هدف اسپرینت
تیم با همکاری مالک محصول، هدفی مشخص و قابل دستیابی برای اسپرینت تعیین می‌کند.
هدف اسپرینت (Sprint Goal) نشان می‌دهد تیم قرار است در پایان این دوره چه ارزش یا نتیجه‌ای ایجاد کند. این هدف باید با اهداف کلی محصول هماهنگ باشد و مبنای انتخاب فعالیت‌های اسپرینت قرار گیرد.
۳. بررسی ظرفیت کاری تیم
پیش از انتخاب نهایی فعالیت‌ها، توسعه‌دهندگان ظرفیت کاری تیم را بررسی می‌کنند.
برای این کار باید زمان در دسترس اعضا، تعطیلات، مرخصی‌ها، جلسات و سایر تعهدات کاری در نظر گرفته شود. همچنین عملکرد اسپرینت‌های گذشته می‌تواند به برآورد واقع‌بینانه‌تر ظرفیت تیم کمک کند.
این بررسی مانع از انتخاب فعالیت‌هایی می‌شود که انجام آن‌ها خارج از توان تیم است.
۴. انتخاب فعالیت‌های اسپرینت
توسعه‌دهندگان با همکاری مالک محصول، فعالیت‌هایی را از بک‌لاگ محصول انتخاب می‌کنند که با هدف اسپرینت هماهنگ باشند و بتوان آن‌ها را در بازه زمانی تعیین‌شده انجام داد.
این فعالیت‌ها ممکن است شامل داستان‌های کاربری (User Stories)، توسعه قابلیت‌های جدید یا رفع مشکلات محصول باشند.
در این مرحله باید میان اهمیت فعالیت‌ها، میزان کار موردنیاز و ظرفیت واقعی تیم تعادل برقرار شود.
۵. تقسیم فعالیت‌ها و تخمین میزان کار
پس از انتخاب فعالیت‌های اصلی، توسعه‌دهندگان درباره نحوه اجرای آن‌ها تصمیم می‌گیرند و در صورت نیاز، هر فعالیت را به کارهای کوچک‌تر و قابل اجرا تقسیم می‌کنند.
سپس میزان تلاش موردنیاز با استفاده از روش‌هایی مانند امتیاز داستان کاربری (Story Points) یا تخمین زمانی برآورد می‌شود.
در این مرحله، وابستگی میان فعالیت‌ها نیز بررسی می‌شود تا تیم بتواند ترتیب مناسبی برای انجام کارها در نظر بگیرد. تقسیم مسئولیت‌ها نیز بر اساس مهارت‌ها و ظرفیت اعضا و با تصمیم خود تیم انجام می‌شود.
درباره‌ی مدیریت بار کاری تیم بخوانید.
امتیاز داستان کاربری (Story Points): معیاری نسبی برای تخمین میزان تلاش لازم برای انجام یک داستان کاربری است که عواملی مانند حجم کار، پیچیدگی و عدم قطعیت را در نظر می‌گیرد.
مثال: تیم ممکن است برای یک فعالیت ساده ۲ امتیاز و برای فعالیتی پیچیده‌تر ۸ امتیاز در نظر بگیرد. این امتیازها مستقیماً نشان‌دهنده ساعت یا زمان انجام کار نیستند.
۶. شناسایی ریسک‌ها و موانع احتمالی
تیم چالش‌هایی را که ممکن است اجرای اسپرینت را مختل کنند بررسی می‌کند؛ مانند وابستگی به تیم‌های دیگر، محدودیت منابع یا مشکلات فنی.
شناسایی زودهنگام این موانع کمک می‌کند راهکارهای مناسبی برای کاهش اثر آن‌ها در نظر گرفته شود و برنامه اسپرینت واقع‌بینانه‌تر باشد.
۷. نهایی‌کردن بک‌لاگ اسپرینت
در پایان جلسه، اعضای تیم برنامه را مرور می‌کنند تا مطمئن شوند هدف اسپرینت، فعالیت‌های انتخاب‌شده و نحوه اجرای آن‌ها روشن است.
خروجی این جلسه، بک‌لاگ اسپرینت (Sprint Backlog) است که شامل هدف اسپرینت، فعالیت‌های انتخاب‌شده و برنامه انجام آن‌ها می‌شود.
تفاوت بک‌لاگ محصول و بک‌لاگ اسپرینت در این است که Product Backlog فهرست مرتب‌شده تمام کارهای موردنیاز برای بهبود محصول است، اما Sprint Backlog فقط فعالیت‌های انتخاب‌شده برای اسپرینت جاری و برنامه اجرای آن‌ها را در بر می‌گیرد.
بک‌لاگ اسپرینت در طول اجرای اسپرینت نیز می‌تواند با کسب اطلاعات جدید به‌روزرسانی شود، به شرط آنکه تغییرات، هدف اسپرینت را به خطر نیندازند.
ورودی‌ها و خروجی‌های برنامه ریزی اسپرینت
برای برگزاری یک جلسه مؤثر Sprint Planning، تیم باید اطلاعات لازم را از قبل آماده کند و در پایان جلسه به برنامه‌ای مشخص برای اجرای اسپرینت برسد.
ورودی‌های برنامه ریزی اسپرینت چیست؟
مهم‌ترین اطلاعات موردنیاز برای جلسه عبارت‌اند از:
- بک‌لاگ محصول (Product Backlog): فهرست مرتب‌شده فعالیت‌ها و نیازمندی‌های محصول که موارد مهم آن پیش از جلسه پالایش و شفاف‌سازی شده‌اند.
- ظرفیت کاری تیم: میزان توان و زمان در دسترس اعضای تیم برای انجام فعالیت‌ها در اسپرینت آینده.
- آخرین خروجی محصول (Product Increment): وضعیت فعلی محصول و قابلیت‌های تکمیل‌شده که به تصمیم‌گیری درباره کارهای بعدی کمک می‌کند.
- تعریف انجام‌شده (Definition of Done): معیارهای کیفی مشخصی که نشان می‌دهند یک خروجی محصول چه زمانی واقعاً تکمیل شده و قابل استفاده است.
خروجی‌های برنامه ریزی اسپرینت چیست؟
خروجی اصلی این جلسه، بک‌لاگ اسپرینت (Sprint Backlog) است که شامل سه بخش می‌شود:
- هدف اسپرینت (Sprint Goal): مشخص می‌کند تیم در طول اسپرینت قصد دارد چه ارزش یا نتیجه‌ای ایجاد کند.
- فعالیت‌های انتخاب‌شده: آیتم‌هایی از بک‌لاگ محصول که توسعه‌دهندگان برای انجام در اسپرینت انتخاب کرده‌اند.
- برنامه اجرای فعالیت‌ها: نحوه انجام کارها و اقدامات لازم برای تبدیل فعالیت‌های انتخاب‌شده به یک خروجی قابل استفاده.
این خروجی به اعضای تیم کمک می‌کند با درک مشترکی از هدف و برنامه، اسپرینت را آغاز کنند.
مثال عملی برنامه‌ریزی یک اسپرینت دو هفته‌ای
برای درک بهتر مراحل Sprint Planning، فرض کنید یک تیم نرم‌افزاری قصد دارد قابلیت «یادآوری سررسید فعالیت‌ها» را به نرم‌افزار مدیریت پروژه خود اضافه کند. این تیم تصمیم می‌گیرد در یک اسپرینت دوهفته‌ای، نسخه اولیه این قابلیت را آماده کند.
۱. تعیین هدف اسپرینت
در ابتدای جلسه، تیم با همکاری مالک محصول هدف زیر را تعیین می‌کند:
«کاربران بتوانند پیش از رسیدن سررسید فعالیت‌های خود، یک اعلان یادآوری دریافت کنند.»
این هدف مشخص می‌کند که در پایان اسپرینت چه قابلیت قابل استفاده‌ای باید ایجاد شود.
۲. بررسی بک‌لاگ و انتخاب فعالیت‌ها
مالک محصول نیازمندی‌های مربوط به قابلیت یادآوری را از بک‌لاگ محصول معرفی می‌کند. توسعه‌دهندگان نیز با توجه به اولویت‌ها و ظرفیت کاری تیم، فعالیت‌های زیر را برای اسپرینت انتخاب می‌کنند:
| فعالیت | زمان تخمینی |
| طراحی تنظیمات یادآوری | ۶ ساعت |
| امکان انتخاب زمان یادآوری | ۸ ساعت |
| پیاده‌سازی ارسال اعلان | ۱۶ ساعت |
| نمایش وضعیت یادآوری در فعالیت | ۶ ساعت |
| تست و رفع اشکالات | ۱۲ ساعت |
| مجموع | ۴۸ ساعت |
زمان‌های جدول فرضی هستند و فقط برای توضیح نحوه برنامه‌ریزی در نظر گرفته شده‌اند.
۳. بررسی ظرفیت کاری تیم
فرض کنید تیم شامل دو توسعه‌دهنده است و هر نفر در طول اسپرینت دوهفته‌ای، پس از کسر جلسات و سایر تعهدات، ۳۰ ساعت برای این قابلیت زمان دارد.
بنابراین ظرفیت قابل استفاده تیم ۶۰ ساعت است. با توجه به اینکه مجموع زمان تخمینی فعالیت‌ها ۴۸ ساعت است، برنامه در محدوده ظرفیت تیم قرار دارد و مقداری زمان نیز برای مشکلات پیش‌بینی‌نشده باقی می‌ماند.
۴. تهیه بک‌لاگ اسپرینت
توسعه‌دهندگان فعالیت‌های انتخاب‌شده را در Sprint Backlog قرار می‌دهند و درباره ترتیب اجرا، وابستگی‌ها و نحوه انجام کارها تصمیم می‌گیرند.
برای مثال، ابتدا تنظیمات یادآوری طراحی می‌شود، سپس امکان انتخاب زمان و ارسال اعلان پیاده‌سازی می‌شود و در ادامه تست‌های لازم انجام می‌گیرد.
۵. اجرای اسپرینت و بررسی پیشرفت
پس از شروع اسپرینت، اعضای تیم فعالیت‌ها را طبق برنامه پیش می‌برند و در جلسات روزانه اسکرام (Daily Scrum)، پیشرفت خود را نسبت به هدف اسپرینت بررسی می‌کنند.
اگر در اجرای یک فعالیت مشکلی ایجاد شود، توسعه‌دهندگان می‌توانند برنامه انجام کارها را اصلاح کنند، بدون اینکه هدف اسپرینت به خطر بیفتد.
۶. بررسی نتیجه اسپرینت
در پایان اسپرینت، تیم بررسی می‌کند که قابلیت یادآوری مطابق معیارهای تعریف انجام‌شده (Definition of Done) تکمیل شده باشد؛ برای مثال، اعلان‌ها به‌درستی ارسال شوند و تست‌های ضروری با موفقیت انجام شده باشند.
سپس در جلسه Sprint Review، نتیجه کار با ذینفعان بررسی می‌شود و بازخوردهای آن‌ها می‌تواند برای برنامه‌ریزی اسپرینت‌های بعدی استفاده شود.
نتیجه مثال: در این اسپرینت، تیم به‌جای تلاش برای پیاده‌سازی تمام امکانات مرتبط با یادآوری، روی یک قابلیت مشخص و ارزشمند تمرکز کرده است. برنامه‌ریزی بر اساس هدف، اولویت‌ها و ظرفیت واقعی تیم کمک می‌کند احتمال دستیابی به نتیجه موردانتظار افزایش یابد.
اگر برای برنامه‌ریزی اسپرینت‌ها و مدیریت فعالیت‌های تیم خود به دنبال ابزار مناسبی هستید، مقاله بهترین نرم افزار مدیریت پروژه می‌تواند به شما در مقایسه گزینه‌ها و انتخاب نرم‌افزار مناسب کمک کند.
اشتباهات رایج در برنامه ریزی اسپرینت
حتی تیم‌های باتجربه نیز ممکن است هنگام برنامه ریزی اسپرینت دچار اشتباه شوند. شناخت این اشتباهات و راه‌های پیشگیری از آن‌ها کمک می‌کند تیم با برنامه‌ای واقع‌بینانه‌تر کار را آغاز کند.
- تعیین اهداف مبهم: هدف‌هایی مانند «پیشرفت در پروژه» مسیر مشخصی به تیم نمی‌دهند. هدف اسپرینت باید روشن و ارزش‌محور باشد تا اعضا بدانند قرار است به چه نتیجه‌ای برسند. مقاله هدف‌گذاری اسمارت به بررسی این موضوع می‌پردازد.
- نادیده‌گرفتن ظرفیت واقعی تیم: انتخاب فعالیت‌های بیش از توان اعضا باعث ناتمام‌ماندن کارها و افزایش فشار کاری می‌شود. برای جلوگیری از این مشکل، زمان در دسترس تیم را بررسی کنید و محدودیت‌ها و مسائل پیش‌بینی‌نشده را در نظر بگیرید.
- آماده‌نبودن بک‌لاگ محصول: اگر فعالیت‌ها پیش از جلسه پالایش و شفاف‌سازی نشده باشند، زمان زیادی صرف رفع ابهام می‌شود. بهتر است بک‌لاگ محصول پیش از جلسه بررسی و موارد مهم آن آماده شوند.
- بی‌توجهی به نظر اعضای تیم: تعیین یک‌طرفه فعالیت‌ها بدون مشارکت توسعه‌دهندگان می‌تواند به برنامه‌های غیرواقع‌بینانه منجر شود. انتخاب فعالیت‌ها و برنامه‌ریزی نحوه اجرای آن‌ها باید با مشارکت توسعه‌دهندگان انجام شود.
- دخالت بیش از حد ذینفعان: نظر ذینفعان می‌تواند مفید باشد، اما دخالت مستقیم آن‌ها در تصمیم‌گیری‌های تیم ممکن است فرآیند برنامه‌ریزی را مختل کند. بهتر است مشارکت آن‌ها به ارائه اطلاعات و توضیحات موردنیاز محدود شود. درباره‌ی مدیریت ذینفعان بخوانید.
- افزایش بی‌رویه محدوده کار (Scope Creep): اضافه‌کردن فعالیت‌های جدید یا تغییر مداوم اولویت‌ها بدون بررسی ظرفیت تیم می‌تواند برنامه اسپرینت را مختل کند. تغییرات باید با توجه به هدف اسپرینت و با همکاری اعضای تیم مدیریت شوند. درباره‌ی مدیریت محدوده‌ی پروژه بخوانید.
با پرهیز از این اشتباهات، تیم می‌تواند برنامه‌ای شفاف‌تر و قابل اجرا تهیه کند و احتمال دستیابی به هدف اسپرینت را افزایش دهد.
چگونه با بهتایم برای اسپرینت برنامه‌ریزی کنیم؟
برای برنامه ریزی اسپرینت، تیم باید هدف مشخصی داشته باشد، فعالیت‌های موردنیاز را انتخاب کند و بتواند اجرای آن‌ها را پیگیری کند. نرم‌افزار مدیریت پروژه بهتایم با امکانات برنامه‌ریزی اهداف، مدیریت جلسات، مدیریت فعالیت‌ها، تسک‌بورد، هوش مصنوعی و گزارش‌دهی به تیم‌ها کمک می‌کند این مراحل را در محیطی یکپارچه انجام دهند.
برای آشنایی با نحوه استفاده از این امکانات، فرض کنید یک تیم نرم‌افزاری قصد دارد در یک اسپرینت دوهفته‌ای، قابلیت «یادآوری سررسید فعالیت‌ها» را پیاده‌سازی کند.
۱. تعیین هدف اسپرینت با افزونه برنامه‌ریزی اهداف بهتایم
اولین قدم، تعیین هدفی روشن و قابل ارزیابی برای اسپرینت است. در این مثال، هدف تیم این است:
«کاربران بتوانند پیش از رسیدن سررسید فعالیت‌های خود، اعلان یادآوری دریافت کنند.»
در بهتایم، با استفاده از افزونه برنامه‌ریزی اهداف پروژه می‌توانید این هدف را ثبت کنید، میزان اهمیت آن را مشخص کنید و در صورت نیاز، آن را به اهداف کوچک‌تر تقسیم کنید.
برای این کار از منوی «کار» وارد بخش «پروژه‌ها» شوید، پروژه موردنظر را انتخاب کنید و در تب «اهداف پروژه»، هدف جدیدی تعریف کنید.
یکی از قابلیت‌های مهم بهتایم، امکان اتصال فعالیت‌ها به اهداف پروژه است. می‌توانید فعالیت‌های مرتبط با هدف اسپرینت را به آن متصل کنید و با تعیین وزن هر فعالیت، سهم آن را در تحقق هدف مشخص کنید.
با تکمیل فعالیت‌ها، میزان تحقق هدف بر اساس وزن‌های تعیین‌شده محاسبه می‌شود. همچنین می‌توانید ساختار اهداف را به‌صورت نمودار درختی مشاهده کنید.
به این ترتیب، تیم علاوه بر پیگیری فعالیت‌ها، می‌تواند میزان پیشرفت هدف تعریف‌شده را نیز مشاهده کند.
۲. برگزاری جلسه Sprint Planning با افزونه مدیریت جلسات
پس از مشخص‌شدن هدف، نوبت به برگزاری جلسه برنامه ریزی اسپرینت می‌رسد.
با استفاده از افزونه مدیریت جلسات بهتایم می‌توانید جلسه Sprint Planning را تعریف کنید و تمام اطلاعات مربوط به آن را در یک محل نگهداری کنید.
برای این کار از بخش «تیم» وارد منوی «جلسات» شوید و روی «+ جلسه جدید» کلیک کنید.
عنوان جلسه را «برنامه‌ریزی اسپرینت یادآوری سررسید فعالیت‌ها» قرار دهید و پروژه مرتبط، دبیر جلسه، تاریخ و ساعت برگزاری را مشخص کنید.
سپس دستور جلسه را با موضوعاتی مانند بررسی هدف اسپرینت، انتخاب فعالیت‌ها، تخمین زمان و بررسی ظرفیت تیم تنظیم کنید.
بهتایم هنگام انتخاب شرکت‌کنندگان، تداخل زمان جلسه با برنامه‌ریزی آن‌ها را با علامت هشدار نمایش می‌دهد. همچنین می‌توانید برای جلسه یادآوری تنظیم کنید تا اعضا از زمان برگزاری آن مطلع شوند.
پس از انتشار جلسه، دعوت‌نامه برای شرکت‌کنندگان ارسال می‌شود و جلسه در تقویم کاری آن‌ها نمایش داده خواهد شد.
۳. ثبت تصمیم‌ها و تبدیل مصوبات جلسه به فعالیت
در جلسه Sprint Planning، اعضای تیم فعالیت‌های موردنیاز برای دستیابی به هدف اسپرینت را بررسی می‌کنند.
برای مثال، تیم ممکن است درباره انجام فعالیت‌های زیر به توافق برسد:
- طراحی تنظیمات یادآوری
- پیاده‌سازی امکان انتخاب زمان یادآوری
- توسعه قابلیت ارسال اعلان
- نمایش وضعیت یادآوری در فعالیت
- انجام تست و رفع اشکالات
یکی از امکانات کاربردی مدیریت جلسات بهتایم، ثبت مصوبات جلسه و تبدیل آن‌ها به فعالیت است.
پس از برگزاری جلسه، می‌توانید مصوبات را ثبت کنید، برای هر مصوبه مسئول مشخص کنید و فعالیت‌های مرتبط را مستقیماً از روی مصوبات ایجاد کنید.
این قابلیت کمک می‌کند تصمیم‌های جلسه به اقدامات قابل پیگیری تبدیل شوند و کارهای توافق‌شده فراموش نشوند.
استفاده از هوش مصنوعی پندار در مدیریت جلسات
اگر افزونه هوش مصنوعی بهتایم را نیز فعال کرده باشید، می‌توانید فایل صوتی جلسه را بارگذاری کنید یا جلسه را ضبط کنید.
دستیار هوش مصنوعی پندار می‌تواند گفت‌وگوهای جلسه را رونویسی کند، خلاصه‌ای از نکات و تصمیم‌های مهم ارائه دهد و فعالیت‌های مطرح‌شده را استخراج و پیشنهاد کند.
به این ترتیب، ثبت و پیگیری تصمیم‌های جلسه ساده‌تر می‌شود و اعضای تیم می‌توانند تمرکز بیشتری بر برنامه‌ریزی داشته باشند.
۴. برنامه‌ریزی فعالیت‌های اسپرینت
پس از ثبت فعالیت‌ها، توسعه‌دهندگان می‌توانند زمان موردنیاز هر کار را تخمین بزنند، مسئولیت‌ها را مشخص کنند و با درنظرگرفتن ظرفیت تیم، برنامه اجرای اسپرینت را تنظیم کنند.
در بهتایم امکان تعریف فعالیت‌ها، تعیین زمان‌بندی، اولویت‌بندی و مشخص‌کردن روابط و وابستگی میان آن‌ها وجود دارد.
همچنین اعضای تیم می‌توانند با استفاده از برنامه‌ریزی روزانه، کارهای خود را در روزهای مختلف اسپرینت سازماندهی کنند.
۵. پیگیری پیشرفت اسپرینت با تسک‌بورد بهتایم
پس از شروع اسپرینت، اعضای تیم باید بتوانند وضعیت فعالیت‌های انتخاب‌شده را مشاهده کنند و از میزان پیشرفت کارها مطلع شوند.
تسک‌بورد بهتایم فعالیت‌ها را به‌صورت کارت‌های بصری نمایش می‌دهد و به اعضای تیم کمک می‌کند کارهای خود را بر اساس وضعیت انجام آن‌ها پیگیری کنند.
برای مثال، در اسپرینت مربوط به قابلیت یادآوری سررسید فعالیت‌ها، می‌توان وضعیت کارها را به شکل زیر مشاهده کرد:
با استفاده از تسک‌بورد، اعضای تیم می‌توانند:
- فعالیت‌های در انتظار انجام، در حال انجام و تکمیل‌شده را مشاهده کنند.
- وضعیت و پیشرفت کارهای خود را پیگیری کنند.
- فعالیت‌هایی را که به توجه بیشتری نیاز دارند شناسایی کنند.
- درک مشترکی از وضعیت اجرای اسپرینت داشته باشند.
این قابلیت به‌ویژه در جلسات روزانه اسکرام (Daily Scrum) کاربرد دارد. اعضای تیم می‌توانند با بررسی تسک‌بورد، پیشرفت فعالیت‌ها را نسبت به هدف اسپرینت ارزیابی کنند و در صورت نیاز، برنامه روزانه خود را اصلاح کنند.
۶. بررسی نتیجه اسپرینت با گزارش‌ها و اهداف بهتایم
در پایان اسپرینت، تیم باید بررسی کند چه فعالیت‌هایی تکمیل شده‌اند و تا چه اندازه به هدف تعیین‌شده نزدیک شده است.
با استفاده از تایم‌شیت بهتایم می‌توانید زمان واقعی صرف‌شده برای فعالیت‌ها را ثبت و با زمان تخمینی مقایسه کنید.
گزارش‌های مدیریتی نیز به شناسایی فعالیت‌های تکمیل‌شده، کارهای عقب‌افتاده و بررسی عملکرد اعضای تیم کمک می‌کنند.
از طرف دیگر، در بخش اهداف پروژه می‌توانید میزان تحقق هدف را بر اساس فعالیت‌های متصل‌شده و وزن آن‌ها مشاهده کنید.
البته درصد تحقق هدف بر اساس پیشرفت فعالیت‌ها، لزوماً به معنای دستیابی به نتیجه موردانتظار محصول نیست. برای مثال، تیم باید علاوه بر تکمیل فعالیت‌ها، بررسی کند که قابلیت یادآوری واقعاً درست کار می‌کند و معیارهای Definition of Done را برآورده کرده است.
این اطلاعات می‌توانند در جلسات بررسی اسپرینت (Sprint Review) و بازنگری اسپرینت (Sprint Retrospective) برای ارزیابی نتایج و بهبود برنامه‌ریزی اسپرینت‌های آینده استفاده شوند.
برنامه‌ریزی اسپرینت در یک محیط یکپارچه
با ترکیب افزونه برنامه‌ریزی اهداف پروژه، مدیریت جلسات، هوش مصنوعی پندار، مدیریت فعالیت‌ها، تسک‌بورد و تایم‌شیت بهتایم می‌توانید بخش مهمی از فرآیند برنامه‌ریزی و پیگیری اسپرینت‌ها را در یک محیط متمرکز انجام دهید.
به این ترتیب، از تعیین هدف و برگزاری جلسه گرفته تا ثبت تصمیم‌ها، اجرای فعالیت‌ها و بررسی نتایج، اطلاعات در دسترس اعضای تیم قرار می‌گیرد و برنامه‌ریزی اسپرینت‌های بعدی نیز بر اساس داده‌های واقعی انجام می‌شود.
برای آشنایی بیشتر با امکانات بهتایم و شروع مدیریت فعالیت‌های تیم، می‌توانید به‌صورت رایگان در بهتایم ثبت‌نام کنید.
مراجع:
- www.wrike.com
- asana.com