چطور میتوانیم کمکتان کنیم؟
صندوق اطلاعرسانی
بهتایم دارای یک صندوق اطلاعرسانی مرکزی است که مهمترین رویدادها و اعلانهای سیستمی را در اختیار شما قرار میدهد. این اعلانها کمک میکنند همیشه از وضعیت فعالیتها، پروژهها و تغییرات مهم مطلع باشید.
مواردی که از این طریق اطلاعرسانی میشوند:
در صندوق اطلاعرسانی، رویدادهای زیر نمایش داده میشوند:
- اختصاص فعالیت
- نزدیک شدن به سررسیدها و یا گذشتن از آنها
- پروژه خاتمهیافته با کارهای تکمیل نشده
- پروژه رو به اتمام با کارهای تکمیل نشده
- قرارداد خاتمهیافته با کارهای تکمیل نشده
- قرارداد رو به اتمام با کارهای تکمیل نشده
- تایم شیت رد شده یا برگردانده شده
- منشن شدن در گفتگوها و یا دیدگاهها
- تغییرات فعالیتها
- یادآوری فعالیتها
- اعلانهای مربوط به جلسات
- انتقال فعالیتها بین مراحل مختلف گردش کار
دسترسی به صندوق اطلاعرسانی
برای مشاهده اعلانها، پس از ورود به بهتایم، روی آیکن زنگوله (مطابق تصویر) کلیک کنید.
با کلیک بر روی نوشته «تغییر همه به خوانده شده» میتوانید همه اطلاعیههای خوانده نشده را به خوانده شده تغییر دهید.
اطلاعرسانی از طریق ایمیل و پیامک
برخی از اعلانها علاوه بر صندوق اطلاعرسانی، به انتخاب شما از طریق ایمیل یا پیامک نیز ارسال میشوند:
- برای ایمیل از مسیر پروفایل ← تنظیمات کاربری گزینه «دریافت گزارشات روزانه» را فعال کنید.
- برای پیامک ابتدا افزونه اطلاعرسانی پیامکی را فعال کرده و سپس در همان مسیر، گزینه «دریافت گزارشات روزانه» و «اطلاعرسانی پیامکی» را روشن کنید.
مواردی که از این طریق اطلاعرسانی میشوند:
- تخصیص وظایف جدید
- نزدیک شدن به سررسید فعالیتهای تکمیلنشده
- سررسید شدن فعالیتها
- یادآوریهای مربوط به جلسات
همچنین با استفاده از تنظیم یادآور (Reminder) برای فعالیتها، میتوانید اعلانهای زمانبندیشده را نیز بهصورت پیامکی دریافت کنید.
در قسمت تنظیمات سیستم میتوانید ساعت ارسال گزارش روزانه بهتایم را مشخص کنید.
امکان دریافت هشدار برای تغییرات ایجاد شده در فعالیتها
کافیست در قسمت ویرایش پروژه و فعالیت و یا در قسمت مشاهده جزئیات فعالیت (آیکن i)، بر روی آیکن زنگوله کلیک کنید و دکمه تغییرات فعالیت را به من اطلاع بده را روشن کنید. به این ترتیب میتوانید انتخاب کنید از بین فعالیتهای مختلف، تغییرات کدام یک، به شما اطلاعرسانی شود.
میتوانید تصمیم بگیرید چه نوع تغییری به شما اطلاعرسانی شود:
پس از روشن کردن زنگوله برای هر پروژه یا فعالیت با انتخاب گزینههای موجود در مودال باز شده، تصمیم میگیرید کدام موضوعات به شما اطلاعرسانی شود.
- اطلاعرسانی حذف فعالیت (همچنین اضافه شدن فعالیت به پروژهها)
- تغییرات عنوان یا توضیحات
- تغییرات تاریخ شروع و سررسید و زمان تخمینی
- تغییرات وضعیت فعالیت
- تغییرات زمان کل واقعی یا برنامهریزی شده یا درصد پیشرفت
- تغییرات دیدگاههای فعالیت
- تغییرات چک لیست فعالیت
- تغییرات فایلهای فعالیت
میتوانید مواردی را که اطلاعرسانی میشوند، در صندوق اطلاعرسانی سیستم مشاهده کنید.
یادآور فعالیت
در قسمت ویرایش پروژه و فعالیت و یا در قسمت مشاهده جزئیات فعالیت (آیکن i)، بر روی آیکن زنگوله کلیک کنید تا تب یادآور فعالیت را مشاهده کنید. در این تب میتوانید مشخص کنید چند روز قبل یا بعد از تاریخ شروع یا سررسید و در چه ساعتی بهتایم فعالیت را به شما یادآوری کند، کافیست بر روی دکمهی + یادآور فعالیت جدید، کلیک کنید. یادآوری از طریق ارسال نوتیفیکیشن داخل برنامه، ایمیل، پیامک، تلگرام و بله ارسال میشود. میتوانید تعیین کنید که این یادآوری برای شخص شما ارسال شود و یا برای کل تیم فعالیت.
دریافت اعلانها در بله یا تلگرام
امکان دریافت اطلاعرسانیهای بهتایم از طریق پیامرسانهای بله و تلگرام نیز فراهم شده است.
نحوه فعالسازی دریافت اعلانها در بله یا تلگرام
برای فعالسازی این قابلیت، کافی است:
- وارد بخش پروفایل و تنظیمات کاربری شوید.
- به تب اطلاعرسانیها مراجعه کنید.
- گزینه دریافت اطلاعرسانیها در تلگرام یا بله را فعال کنید.
- مراحل نمایشداده شده در راهنما را (تصویر زیر) تکمیل نمایید.
پس از فعالسازی، اطلاعرسانیهای سیستم بهصورت خودکار از طریق پیامرسان انتخابی برای شما ارسال خواهد شد.
چه اعلانهایی از این طریق ارسال میشوند؟
پس از فعالسازی، موارد زیر از طریق بله یا تلگرام به اطلاع شما میرسند:
- تخصیص فعالیت جدید
- دعوت به جلسه
- یادآوری جلسه
- حذف شدن از جلسه یا سایر تغییرات مهم در جلسه
- گزارش روزانه بهتایم (در صورت فعال بودن دریافت گزارشات روزانه)، شامل:
- عبور از تاریخ سررسید فعالیت
- نزدیک شدن به تاریخ سررسید فعالیت
این قابلیت به شما کمک میکند بدون نیاز به ورود مداوم به سامانه، از مهمترین رویدادها و تغییرات پروژههای خود مطلع بمانید و کنترل بهتری بر وظایف و زمانبندی داشته باشید.