پروژه چیست؟ آشنایی با مفاهیم ابتدایی در پروژه

پروژه چیست؟

پروژه مجموعه‌ای از وظایف است که برای رسیدن به یک هدف یا نتیجه خاص، باید تکمیل شوند. بسته به اندازه و محدوده پروژه، این وظایف ممکن است ساده یا پیچیده باشند، اما همه پروژه‌ها را می‌توان به اهداف و کارهایی که برای دستیابی به آنها باید انجام داد، تقسیم کرد. به‌طور کلی، پروژه به عنوان دنباله‌ای از وظایف تعریف می‌‎شود که باید برای دستیابی به یک نتیجه خاص تکمیل شوند. طبق تعریف مؤسسه مدیریت پروژه (PMI)، پروژه یک تلاش موقت است که برای ایجاد یک محصول، خدمت یا نتیجه منحصربه‌فرد انجام می‌شود. بنابراین پروژه شروع و پایان مشخصی دارد و برای دستیابی به یک نتیجه مشخص اجرا می‌شود.

پروژه چیست 1: ویژگی‌های پروژه

هر پروژه، فارغ از موضوع یا اندازه آن، ویژگی‌هایی دارد که آن را از فعالیت‌های روزمره و فرایندهای تکرارشونده متمایز می‌کند. چهار ویژگی اصلی پروژه عبارت‌اند از:

1. پروژه موقتی است و تاریخ شروع و پایان دارد

پروژه یک فعالیت دائمی نیست. هر پروژه در زمان مشخصی آغاز می‌شود و پس از دستیابی به هدف، تحویل خروجی یا تصمیم برای خاتمه آن، پایان می‌یابد. البته موقتی بودن به معنای کوتاه بودن پروژه نیست؛ برخی پروژه‌ها ممکن است چند ماه یا حتی چند سال ادامه داشته باشند.

2. پروژه برای ایجاد یک نتیجه منحصربه‌فرد انجام می‌شود

هر پروژه برای ایجاد یک محصول، خدمت یا نتیجه مشخص انجام می‌شود. حتی اگر پروژه‌ای مشابه پروژه‌های قبلی باشد، عواملی مانند نیازهای مشتری، شرایط اجرا، اعضای تیم، محدودیت‌ها و خروجی مورد انتظار می‌توانند آن را منحصربه‌فرد کنند.

3. پروژه هدف و خروجی مشخص دارد

پروژه باید برای رسیدن به یک هدف مشخص تعریف شود. این هدف در طول پروژه به فعالیت‌ها و موارد قابل تحویل (Deliverables) تبدیل می‌شود. اسناد، طرح‌ها، گزارش‌ها، محصولات، خدمات یا نتایجی که در طول پروژه تولید می‌شوند می‌توانند جزو موارد قابل تحویل پروژه باشند.

4. پروژه با محدودیت‌هایی روبه‌رو است

هیچ پروژه‌ای منابع نامحدود ندارد. مدیر پروژه باید پروژه را با درنظرگرفتن محدودیت‌هایی مانند زمان، هزینه، محدوده و منابع مدیریت کند.

مهم‌ترین محدودیت‌های پروژه عبارت‌اند از:

• محدوده پروژه (Scope): چه کارهایی باید انجام شوند و چه کارهایی خارج از پروژه هستند.
• زمان: پروژه چه زمانی باید تکمیل شود و فعالیت‌ها چه سررسیدی دارند.
• هزینه: چه بودجه‌ای برای اجرای پروژه در اختیار است.
• منابع انسانی: چه افرادی و با چه میزان ظرفیت در پروژه مشارکت می‌کنند.
• سایر منابع: تجهیزات، مواد، فناوری و سایر امکانات موردنیاز پروژه.

تغییر در هر یک از این محدودیت‌ها می‌تواند روی سایر بخش‌های پروژه نیز اثر بگذارد. برای مثال، افزایش محدوده پروژه ممکن است به زمان، هزینه یا منابع بیشتری نیاز داشته باشد.

درباره‌ی مدیریت محدوده بخوانید.

تفاوت پروژه و فرایند چیست؟

پروژه و فرایند یکسان نیستند. پروژه موقتی و دارای خروجی مشخص و منحصربه‌فرد است، اما فرایند معمولاً مجموعه‌ای از فعالیت‌های تکرارشونده و مستمر برای انجام یک کار مشخص است.

برای مثال، طراحی و راه‌اندازی یک وب‌سایت جدید یک پروژه است؛ اما بررسی و پاسخ‌دادن روزانه به درخواست‌های پشتیبانی مشتریان یک فرایند محسوب می‌شود.

پروژه چیست 2: 7 اصطلاح کلیدی مرتبط با پروژه که باید بدانید

اصطلاحات جهانی در پروژه وجود دارند که صرف نظر از نوع پروژه، اندازه پروژه یا هر عامل دیگری استفاده می‌شوند:

1. چرخه عمر پروژه – Project Lifecycle

یکی از رایج‌ترین مدل‌ها برای توضیح مسیر مدیریت پروژه، آن را در قالب آغاز، برنامه‌ریزی، اجرا، نظارت و کنترل و خاتمه توضیح می‌دهد.

1-1. آغازین – Initiation

اولین مرحله در چرخه عمر پروژه است. در این مرحله، یک پروژه به طور رسمی راه‌اندازی می‌شود: پروژه نام‌گذاری شده و برنامه‌ای گسترده برای آن تعریف می‌شود. اهداف به همراه محدودیت‌ها، ریسک‌ها و ذینفعان پروژه شناسایی می‌شوند. در این مرحله، ذینفعان تصمیم می‌گیرند که آیا می‌خواهند به پروژه متعهد شوند یا خیر.

بسته به پروژه، ممکن است مطالعاتی برای امکان‌سنجی آن انجام شود.

1-2. برنامه‌ریزی – Planning

نقشه راهی که تیم‌ها را در اجرای پروژه تا خاتمه پروژه راهنمایی می‌کند، به طور جامع در مرحله برنامه‌ریزی پروژه ایجاد می‌شود. در این مرحله، باید سررسیدها تعیین شوند و منابع تخصیص داده شوند. همچنین تقسیم وظایف به فعالیت‌های کوچکتر و قابل مدیریت که مدیریت ریسک‌های پروژه، هزینه‌ها، کیفیت، زمان و غیره را آسان‌تر می‌کند، هم در این مرحله صورت می‌گیرد.

1-3. اجرا – Execution

برنامه پروژه در این مرحله اجرا می‌شود. در این مرحله، تیم‌ها روی موارد قابل تحویل کار خواهند کرد تا اطمینان حاصل کنند که پروژه الزامات لازم را برآورده می‌کند.

1-4. نظارت و کنترل – Monitoring and Controlling

مرحله نظارت و کنترل پروژه همزمان با مرحله اجرا انجام می‌شود. این وظیفه مدیر پروژه است که بر عملیات نظارت کند و مطمئن شود که همه چیز طبق برنامه و در جهت درست پیش می‌رود.

علاوه بر نظارت بر عملکرد پروژه، مدیران پروژه باید منابع، مدیریت ریسک‌ها، جلسات بررسی وضعیت و گزارش‌ها و غیره را کنترل کنند. در صورت بروز مسائل پیش‌بینی نشده، مدیر پروژه ممکن است مجبور باشد برنامه‌ و همچنین زمانبندی پروژه را اصلاح کند.

1-5. خاتمه – Closing

مرحله نهایی چرخه عمر مدیریت پروژه که به عنوان مرحله خاتمه پروژه شناخته می‌شود. این مرحله تنها ارائه خروجی نیست. مدیران پروژه باید تمام موارد قابل تحویل را ثبت کنند، اسناد را در یک مکان متمرکز سازماندهی کنند و پروژه را به مشتری یا تیم مسئول نظارت بر عملیات، تحویل دهند.

تیم‌ها برای یک جلسه نهایی گرد هم می‌آیند تا درباره دروسی که آموخته‌اند گفتگو کنند و به تلاش هر یک از اعضا پاداش دهند.

درباره مراحل پروژه بیشتر بخوانید.

2. محدوده پروژه – Project Scope

تعیین محدوده پروژه یک جنبه کلیدی از مرحله برنامه‌ریزی پروژه است. تعیین محدوده پروژه مستلزم آن است که مدیر پروژه و تیم او اهداف و مقاصد را تعیین کنند، جزئیات موارد قابل تحویل را مشخص کنند، وظایف را ایجاد کنند و تاریخ‌های مهم و موارد دیگر را تعیین کنند. محدوده پروژه، نتایج مورد نظر و همه عوامل خاصی را که بر رسیدن به آنها تأثیر می‌گذارد، تعریف می‌کند.

3. ذینفعان – Stakeholder

ذینفع به هر کسی که در پروژه دخیل است، اشاره دارد. ذینفع می‌تواند در هر مرحله از پروژه یا فقط در یک مرحله خاص درگیر پروژه شود. تحلیل ذینفعان به دسته‌بندی اینکه چگونه سرمایه‌گذاران، اعضای تیم، فروشندگان، پیمانکاران و موارد دیگر می‌توانند بر پروژه شما تأثیر بگذارند، کمک می‌کند.

درباره‌ی مدیریت ذینفعان بخوانید.

4. موارد قابل تحویل – Deliverable

موارد قابل تحویل به نتیجه (های) خاصی که یک پروژه ایجاد می‌کند، اشاره دارد، در حقیقت محصول، نتیجه یا قابلیتی منحصر به فرد و قابل ارزیابی است که وجودش برای تکمیل یک فرآیند، فاز یا پروژه لازم است. کالاهای تحویلی می‌توانند «محسوس» یا «نامحسوس» باشند، به این معنی که می‌توانند یک محصول فیزیکی یا چیزی مفهومی باشند. به طور معمول، موارد قابل تحویل همان نیازی است که در وهله اول الهام‌بخش پروژه بوده است. اگر شخصی برای طراحی و ساخت یک فضای اداری با سازنده قرارداد ببندد، فضای اداری یک مورد قابل تحویل محسوس است.

5. نقطه عطف – Milestone

نقاط عطف دستاوردهای از پیش تعیین شده‌ای هستند که به پیگیری پیشرفت پروژه کمک می‌کنند. نقاط عطف را به عنوان نقاط کنترل در نظر بگیرید. درباره نقاط کنترل قبل از شروع پروژه تصمیم‌گیری می‌شود، تا مدیر پروژه و تیم بدانند در مسیر رسیدن به موارد قابل تحویل هستند یا خیر. بدون نقاط عطف، تشخیص اینکه آیا پروژه در مسیر موفقیت قرار دارد یا نیاز به تغییر مسیر هست، دشوار است.

6. منابع – Resources

منبع هر چیزی است که برای تکمیل یک پروژه لازم است. در یک پروژه ساختمانی، مصالح یک منبع ضروری هستند. با این حال، منابع دیگر مانند زمان، نیروی کار و تجهیزات به همان اندازه مهم هستند. یک مدیر پروژه باید بتواند تمام منابع پروژه را شناسایی کند تا یک برنامه برای منابع ایجاد کند و منابع را بر اساس آن مدیریت کند.

7. وابستگی‌ها – Dependencies

وابستگی‌ها (Dependencies) روابط بین فعالیت‌ها یا وظایف پروژه هستند که مشخص می‌کنند انجام یک فعالیت چگونه به شروع یا پایان فعالیت دیگری وابسته است. برای مثال، در یک پروژه ساختمانی نمی‌توان رنگ‌آمیزی دیوار را پیش از پایان گچ‌کاری آغاز کرد. شناسایی وابستگی‌ها به مدیر پروژه کمک می‌کند ترتیب صحیح فعالیت‌ها و زمان‌بندی پروژه را مشخص کند.

پروژه چیست 3: انواع پروژه

پروژه‌ها را می‌توان بر اساس موضوع، صنعت، ساختار تیم یا شیوه اجرا دسته‌بندی کرد. در ادامه چند نمونه از دسته‌بندی پروژه‌ها بر اساس شیوه اجرا و سازمان‌دهی تیم را می‌بینید:

سنتی: این پروژه‌ها به صورت فازهای متوالی اجرا می‌شوند. این فازها معمولاً شروع، برنامه‌ریزی، اجرا، نظارت و بسته شدن هستند.

چابک: این پروژه‌ها تیم-محور و سازگارتر هستند. همچنین معمولاً رویکردی تکرار شونده دارند.

راه دور (ریموت): مدیریت پروژه از راه دور معمولاً توسط تیم‌هایی که در سایت‌های مختلف قرار دارند، استفاده می‌شود.

برون‌سپاری شده: پروژه‌های برون‌سپاری شده به شرکت‌هایی برون‌سپاری می‌شوند که پروژه‌هایی با چندین مشتری دارند. پروژه‌های بازاریابی معمولاً برون‌سپاری می‌شوند.

پروژه چیست 4: انواع متدولوژی مدیریت پروژه

• چابک Agile
• اسکرام
• کانبان
• اسکرام‌بان
• ناب
• Extreme Programming
• آبشاری
• PRINCE2
• PMBOK

نکته: همه موارد این فهرست از یک جنس نیستند. برای مثال Scrum و Kanban چارچوب‌ها و روش‌های اجرای کار هستند، در حالی که PMBOK یک راهنما و استاندارد دانش مدیریت پروژه است و نباید آن را به معنای دقیق کلمه یک متدولوژی مستقل دانست.

پروژه چیست 5: چگونه مدیریت پروژه به شما در مدیریت پروژه‌ها کمک می‌کند؟

پروژه‌ها می‌توانند تعهدات بسیار پیچیده‌ای باشند که به تلاش و منابع زیادی نیاز دارند. مهم نیست که هدف پروژه چیست، استفاده از اصول مدیریت پروژه به اجرای روان آن کمک می‌کند. بدون اصول مدیریت پروژه مناسب، پروژه‌ها به طور تصادفی مدیریت می‌شوند و ریسک موارد زیر بیشتر می‌شود:

• شکست پروژه،
• تاخیر در پروژه، و
• خارج شدن از بودجه تعیین شده.

دانستن اصول مدیریت پروژه شانس فرد را برای تکمیل موفقیت‌آمیز پروژه افزایش می‌دهد. مهم نیست که یک سازمان در چه صنعت یا جایگاهی قرار دارد، متدولوژی‌ها و چارچوب‌های مدیریت پروژه به او امکان می‌دهد پروژه را در مسیر درست هدایت کند.

مدیریت پروژه چیست؟

فرآیند مدیریت پروژه با درک پروژه شروع می‌شود و تا پایان چرخه عمر پروژه ادامه می‌یابد. این امر مستلزم دانش دقیق از منابع شرکت و نحوه تخصیص آنها به منظور تکمیل وظایف است. در حقیقت، مدیریت پروژه قوانینی است برای شروع، برنامه‌ریزی، اجرا، کنترل و خاتمه کار یک تیم برای دستیابی به اهداف خاص و برآورده کردن معیارهای موفقیت مشخص.

طیف گسترده‌ای از صنایع برای اجرای پروژه‌ها به روش‌ها و ابزارهای مدیریت پروژه متکی هستند. چند نمونه از این صنایع عبارتند از ساخت و ساز، فناوری اطلاعات، مهندسی، بازاریابی و تبلیغات. هر تیمی که برای رسیدن به یک هدف مشترک با هم کار می‌کنند، درگیر نوعی مدیریت پروژه هستند.

درباره مدیریت پروژه بیشتر بخوانید.

مدیر پروژه چه کاری انجام می‌دهد؟

مدیر پروژه فراتر از یک مدیر سنتی است. این فرد رهبر تیم پروژه است و بر هر جنبه‌ای از پروژه، از ابتدا تا انتها نظارت می‌کند. مدیر پروژه معمولاً برنامه پروژه را می‌نویسد، جلسات تیم را برگزار می‌کند، وظایف را تخصیص داده و بر اجرای برنامه، هماهنگی تیم، مدیریت ریسک‌ها، کیفیت و پیشرفت پروژه نظارت می‌کند، تا مطمئن شود همه چیز به خوبی اجرا می‌شود. با این حال، یک مدیر پروژه نمی‌تواند کل بار کاری پروژه را بر دوش بکشد. یکی از وظایف کلیدی او این است که بداند چگونه مسئولیت‌های مختلف را به اعضای تیم بسپارد.

مدیران پروژه با کمک تیم خود، برنامه و بودجه پروژه را ایجاد کرده و همچنین گزارش‌های پروژه را در طول چرخه عمر پروژه آماده می‌کنند.

درباره وظایف مدیر پروژه بیشتر بخوانید.

پروژه چیست 6: چه زمانی یک پروژه موفق تلقی می‌شود؟

تحویل به‌موقع و رعایت بودجه دو معیار مهم موفقیت پروژه هستند، اما موفقیت پروژه فقط به زمان و هزینه محدود نمی‌شود. یک پروژه را می‌توان بر اساس معیارهای زیادی ارزیابی کرد:

• آیا الزامات تجاری را برآورده کرده است؟
• آیا طبق زمان‌بندی و در محدوده بودجه تحویل داده شده است؟
• آیا ارزش و بازگشت سرمایه مورد انتظار (ROI) را ارائه کرده است؟

آنچه یک پروژه موفق را تعریف می‌کند بر اساس نوع پروژه تغییر می‌کند. به همین دلیل است که تعریف موفقیت پروژه در مراحل شروع و برنامه‌ریزی یک پروژه مهم است.

پروژه چیست 7: بهترین تکنیک‌ها برای مدیریت پروژه

صرف نظر از پروژه، اندازه تیم یا هر چیز دیگری، تکنیک‌های ساده‌ای وجود دارند که شانس موفقیت را افزایش می‌دهند:

تیم را به طور منظم بررسی کنید

زمانی که یک پروژه شروع می‌شود، یافتن زمان برای ملاقات با اعضای تیم، سخت‌تر می‌شود. بنابراین، جلسات منظمی را حتی پیش از اینکه پروژه شروع شود، برنامه‌ریزی کنید. این جلسات به‌عنوان بررسی حضوری عمل می‌کنند که در آن اعضای تیم می‌توانند یکدیگر را در جریان ‌بروزرسانی‌ها قرار بدهند، نگرانی‌های خود را ابراز کنند، سؤال بپرسند و در صورت نیاز تغییرات لازم را انجام دهند.

محول کنید

بخشی از آنچه که یک پروژه را تعریف می‌کند، نحوه تفویض اختیار یا محول کردن کارهاست. چه مدیر پروژه باشید و چه یکی از اعضای تیم، بالاخره برای انجام یک کار نیاز به کمک خواهید داشت. هریک از اعضای تیم شما نقاط قوت و ضعف خاص خودش را دارد. بعضی از آن‌ها ممکن است توانایی‌هایی داشته باشند که شما ندارید و بعضی از آن‌ها ممکن است نیاز داشته باشند مهارت‌های خاصی را بهبود ببخشند. از توانایی اعضای با مهارت و با تجربه بهره ببرید و به آن‌هایی که نیاز دارند تا استعدادهایشان را بهبود ببخشند، کمک کنید. با محول‌ کردن هوشمندانه کارها علاوه بر این‌که وقت آزاد به دست می‌آورید، باعث پیشرفت کارکنانتان هم می‌شوید.

تیم را بشناسید

همه اعضای تیم مدیریت پروژه باید با نقاط قوت، ضعف و تخصص یکدیگر آشنا باشند. برای مثال، اگر یکی از اعضای تیم به اطلاعاتی از بخش دیگری نیاز دارد، باید دقیقا بداند که از چه کسی بپرسد. این آشنایی زمان‌های هدر رفته را کاهش می‌دهد. به ویژه برای مدیر پروژه بسیار مهم است که تیم خود را بشناسد.

وقتی اعضای پروژه این اطلاعات را بدانند، می‌توانند تصمیماتی بگیرند که با نقاط قوت اعضای تیمشان مطابقت داشته باشد. شناخت تیم جنبه بزرگی از ایجاد فرهنگ مثبت در پروژه است، چرا که توانایی‌های هر فرد را ستایش می‌کند.

نقاط عطف را جشن بگیرید

وقتی از فرهنگ مثبت صحبت می‌کنیم، نباید قدرت تجلیل یک نقطه عطف را دست کم بگیریم. رسیدن به یک نقطه عطف، به این معنی است که تیم پیشرفت قابل توجهی داشته است و پروژه هنوز در مسیر موفقیت است. حداقل، اعلام رسیدن به نقاط عطف در هنگام بررسی تیم مهم است. این کار کارایی تیم را بهبود می‌بخشد.

پروژه چیست 8: یک ابزار مدیریت پروژه مناسب انتخاب کنید.

مدیریت پروژه یک کار بسیار پیچیده است. بدون ابزار مناسب، اشتباه کردن، بی‌نظمی و حتی شکست در تکمیل پروژه آسان است. بهترین راه برای محافظت از پروژه خود در برابر این اشتباهات، انتخاب ابزارهایی است که کل فرآیند را ساده می‌کند.

در نرم‌افزار مدیریت پروژه بهتایم می‌توانید فعالیت‌ها، مسئول هر کار، زمان‌بندی، وابستگی‌ها، پیشرفت، زمان واقعی صرف‌شده و گزارش‌های پروژه را در یک محیط یکپارچه مدیریت کنید.

به رایگان بهتایم را امتحان کنید

چگونه بهتایم مدیریت پروژه‌ها را آسان می‌کند؟

بهتایم یک نرم افزار مدیریت پروژه فارسی است که مدیریت پروژه‌ها را آسان‌تر از همیشه می‌کند. نرم‌افزار تحت وب بهتایم،  به کل تیم امکان می‌دهد تا در هر مکانی که هستند، روی پروژه کار کنند. بهتایم ابزاری کاربر پسند و آسان است و این بدان معناست که دیگر برای استفاده از یک ابزار جدید وقت خود را هدر نمی‌دهید و زمان بیشتری را برای تکمیل پروژه خود صرف می‌کنید.

• بر روی گانت چارت برنامه‌ریزی کنید.

پروژه‌های خود را از ابتدا تا انتها با نمودار قدرتمند گانت چارت برنامه‌ریزی کنید. نمودار گانت به شما امکان می‌دهد وظایف پروژه را در مراحل مختلف ترسیم، روابط بین فعالیت‌ها را مشخص و در نهایت مسیر بحرانی پروژه را مشاهده کنید. کار کردن با گانت تعاملی بهتایم بسیار آسان است و تغییر بازه زمانی انجام کارها و تاریخ شروع و پایان آنها با حرکت موس امکان‌پذیر است.

• پیشرفت پروژه‌ها را به کمک داشبورد ردیابی کنید.

با کار کردن تیم پروژه بر روی وظایف مختلف آن، مدیران پروژه می‌توانند هر بروزرسانی را که در وضعیت پروژه پیش می‌آید، بلافاصله در داشبورد مدیریتی بهتایم، ردیابی کنند. به کمک نمودارهای رنگارنگ و آسان، زیر نظر گرفتن پیشرفت پروژه هرگز از این آسان‌تر نبوده است!

مراجع:

• projectmanager.com
• kissflow.com