مراحل مدیریت پروژه

توضیحات کامل درباره مراحل مدیریت پروژه

مدیریت پروژه صرف نظر از مقیاس آن، کار آسانی نیست. از برنامه‌ریزی جزییات گرفته تا رسیدگی به خواسته‌های دائماً در حال تغییر مشتریان، بسیاری از موارد ممکن است اشتباه پیش بروند. وقتی پروژه را به مراحل قابل مدیریت تقسیم می‌کنید که هر کدام اهداف و موارد قابل تحویل خاص خود را دارند، کنترل پروژه و کیفیت خروجی آن، آسان‌تر می‌شود.

اگر به نوعی در موقعیتی هستید که از شما انتظار می‌رود پروژه‌ها را برای سازمان خود مدیریت کنید، بهتر است شروع به یادگیری مراحل چرخه عمر پروژه کنید.

در رویکرد گروه‌های فرایندی مدیریت پروژه، فعالیت‌های مدیریت پروژه در پنج گروه اصلی شروع، برنامه‌ریزی، اجرا، نظارت و کنترل و خاتمه دسته‌بندی می‌شوند. این گروه‌ها الزاماً فازهای جداگانه و متوالی چرخه عمر پروژه نیستند و برخی از آن‌ها، به‌ویژه اجرا و نظارت و کنترل، می‌توانند هم‌زمان انجام شوند.

اگر می‌خواهید پروژه را از دید چرخه عمر آن بررسی کنید، راهنمای فازهای مدیریت پروژه را بخوانید.

مراحل مدیریت پروژه کدام است؟

5 مرحله اساسی در فرآیند مدیریت پروژه عبارتند از:

1. شروع پروژه
2. برنامه‌ریزی پروژه
3. اجرای پروژه
4. نظارت و کنترل پروژه
5. خاتمه پروژه

برای درک سریع‌تر مراحل مدیریت پروژه، در جدول زیر هدف، مهم‌ترین فعالیت‌ها و خروجی هر مرحله را با هم مقایسه کرده‌ایم.

مرحله مدیریت پروژه	هدف اصلی	مهم‌ترین فعالیت‌ها	خروجی اصلی
شروع پروژه	مشخص‌کردن چرایی و چارچوب کلی پروژه	تعریف هدف و محدوده اولیه، شناسایی ذینفعان، تعیین مدیر پروژه و تشکیل تیم اولیه	منشور پروژه و تأیید اولیه
برنامه‌ریزی پروژه	مشخص‌کردن مسیر اجرای پروژه	تعریف محدوده، WBS، زمان‌بندی، تخصیص منابع، برآورد هزینه، مدیریت ریسک و برنامه ارتباطات	برنامه جامع پروژه
اجرای پروژه	تبدیل برنامه به خروجی واقعی	انجام فعالیت‌ها، هماهنگی تیم و منابع، مدیریت ارتباطات، کیفیت و تغییرات	خروجی‌ها و تحویل‌دادنی‌های پروژه
نظارت و کنترل پروژه	مقایسه عملکرد واقعی با برنامه و اصلاح انحراف‌ها	بررسی پیشرفت، زمان، هزینه، محدوده، کیفیت، ریسک‌ها و شاخص‌های عملکرد	گزارش وضعیت و اقدامات اصلاحی
خاتمه پروژه	تحویل رسمی و بستن پروژه	تأیید نهایی خروجی‌ها، بستن قراردادها، ثبت درس‌آموخته‌ها و آزادسازی منابع	پذیرش نهایی و مستندات خاتمه

مراحل مدیریت پروژه 1: شروع پروژه

مرحله شروع پروژه اولین مرحله از تبدیل یک ایده انتزاعی به یک هدف معنادار است. در این مرحله، شما باید انگیزه تجاری را توسعه دهید و پروژه را در سطح وسیعی تعریف کنید. فعالیت‌های کلیدی در این مرحله عبارتند از:

تعریف پروژه: تعریف هدف، محدوده و محصولات قابل تحویل پروژه. این مرحله هدف پروژه را شفاف می‌کند.

منشور پروژه: منشور پروژه یک سند مهم است که شامل جزئیاتی مانند محدودیت‌های پروژه، اهداف، انتصاب مدیر پروژه، بودجه، جدول زمانی مورد انتظار و غیره است. در حالی که هدف مشخص از پروژه در این مرحله تعیین می‌شود، منشور پروژه حاوی هیچ جزئیات فنی مرحله برنامه‌ریزی نیست. به عنوان مثال یک خودروساز را در نظر بگیرید که وظیفه تولید یک وسیله نقلیه الکتریکی را بر عهده دارد. انتخاب طراحی، ظرفیت و توان باتری خودرو بخشی از مرحله شروع نخواهد بود. در این مرحله تنها قطعیت این است که یک وسیله نقلیه الکتریکی در چارچوب زمانی و بودجه معین توسعه خواهد یافت.

درباره منشور پروژه بیشتر بخوانید.

شناسایی ذینفعان: هنگامی که اهداف و محدوده پروژه را شناسایی کردید، نوبت به شناسایی ذینفعان کلیدی پروژه و افرادی است که قرار است در پروژه شرکت کنند.

تشکیل تیم: جمع‌آوری تیم پروژه، تعیین نقش‌ها و شفاف‌سازی مسئولیت‌ها.

مرحله شروع پروژه پایه و اساس پروژه را تشکیل می‌دهد و درک روشنی از آنچه باید انجام شود، ارائه می‌دهد. پس از تکمیل این مرحله، پروژه می‌تواند به سمت مراحل برنامه‌ریزی، اجرا، نظارت و خاتمه حرکت کند.

مراحل مدیریت پروژه 2: برنامه‌ریزی پروژه

مرحله برنامه‌ریزی پروژه یک مرحله حیاتی در فرآیند مدیریت پروژه است که پس از مرحله شروع انجام می‌شود. در طول این مرحله، مدیران پروژه و تیم‌ها یک برنامه پروژه دقیق برای هدایت اجرای پروژه ایجاد می‌کنند. فعالیت‌های کلیدی در مرحله برنامه‌ریزی عبارتند از:

تعریف محدوده

تعیین محدوده پروژه یک جنبه کلیدی از مرحله برنامه‌ریزی پروژه است. تعیین محدوده پروژه مستلزم آن است که مدیر پروژه و تیم او اهداف و مقاصد را تعیین کنند، جزئیات موارد قابل تحویل را مشخص کنند، وظایف را ایجاد کنند و تاریخ‌های مهم و موارد دیگر را تعیین کنند. محدوده پروژه، نتایج مورد نظر و همه عوامل خاصی را که بر رسیدن به آنها تأثیر می‌گذارد، تعریف می‌کند.

ساختار شکست کار (WBS)

مدیران پروژه یک ساختار شکست کار (WBS) هم ایجاد می‌کنند، یک نمایش بصری که کل پروژه را به بخش‌های مجزا تقسیم می‎‌کند تا به مدیریت تیم کمک کند. WBS در واقع تجزیه پروژه به وظایف کوچکتر و قابل مدیریت و ایجاد یک ساختار سلسله مراتبی برای سازماندهی و مدیریت کار است.

درباره ساختار شکست کار بیشتر بخوانید.

توالی فعالیت‌ها

تعیین ترتیبی که وظایف پروژه باید تکمیل شوند و ایجاد وابستگی بین آنها.

تخصیص منابع

شناسایی منابع (انسانی، مالی، تجهیزات و غیره) مورد نیاز برای هر کار و اطمینان از در دسترس بودن آنها در صورت نیاز.

زمان‌بندی

در مرحله برنامه‌ریزی، داشتن جدول زمانی دقیق پروژه که نشان می‌دهد هر قسمت از پروژه چه زمانی انجام می‌شود، بسیار مهم است. این جدول زمانی به مدیران پروژه کمک می‌کند تا برنامه‌ای برای نحوه ارتباط آنها با ذینفعان پروژه در زمان مناسب ایجاد کنند.

برآورد هزینه

برآورد بودجه پروژه بر اساس منابع مورد نیاز و برنامه زمانبندی پروژه.

درباره‌ی روش‌های برآورد هزینه بیشتر بخوانید.

مدیریت ریسک

شناسایی ریسک‌های بالقوه و تدوین یک برنامه مدیریت ریسک برای کاهش یا پاسخ به آنها. کاهش ریسک جزء حیاتی مدیریت پروژه در مرحله برنامه‌ریزی است. نقش مدیر پروژه استفاده از اطلاعات تاریخی برای پیش‌بینی ریسک‌های بالقوه در مدیریت پروژه و طراحی برنامه‌ای برای کاهش تأثیر آنها است.

درباره مدیریت ریسک بیشتر بخوانید.

برنامه‌ریزی کیفیت

ایجاد استانداردهای کیفیت برای اطمینان از اینکه محصولات تحویلی پروژه با سطوح کیفی مورد نیاز مطابقت دارند.

کنترل کیفیت پروژه در PRINCE2

برنامه ارتباطی

توسعه برنامه‌ای که نحوه انتقال اطلاعات پروژه به اعضای تیم، ذینفعان و سایر طرف‌های مرتبط را مشخص می‌کند.

مدیریت ارتباطات پروژه چیست و چه فرآیندی دارد؟

مدیریت تغییر

به عنوان یک مدیر پروژه، باید آماده باشید که تغییراتی را در پروژه اعمال کنید تا از تنگناها و تاخیرهای پروژه جلوگیری کنید. در غیاب یک برنامه مدیریت تغییر موثر، خزش از محدوده اتفاق می‌افتد و مشکلات بزرگی را برای تیم پروژه در مراحل بعدی پروژه ایجاد می‌کند. بنابراین، بهتر است تا حد امکان احتمال تغییرات پیش‌بینی نشده را کاهش دهید.

تعیین اهداف پروژه

روش‌های مختلفی برای تعیین اهداف پروژه وجود دارد اما S.M.A.R.T و C.L.E.A.R محبوب‌ترین آنها هستند.

اهداف S.M.A.R.T:

معیارهای “SMART” تضمین می‌کند اهدافی که برای پروژه خود تعیین می‌کنید در یک بازه زمانی مشخص، قابل دستیابی هستند. این یک روش تثبیت شده است که ریسک را کاهش می‌دهد و به مدیران پروژه اجازه می‌دهد تا اهداف مشخص و قابل دستیابی تعیین کنند.

اسمارت مخفف موارد زیر است:

• Specific : به خاطر داشته باشید که هدف اسمارت (SMART) باید یک هدف مشخص باشد.
• Measurable : اهداف شما باید نوعی روش عینی برای اندازه‌گیری داشته باشند، مانند یک سررسید، یک درصد تغییر یا یک پارامتر قابل اندازه‌گیری دیگر.
• Achievable : باید مطمئن شوید اهدافی را تعیین می‌کنید که می‌توانید به آنها دست پیدا کنید.
• Realistic : اهداف شما باید واقع‌بینانه باشند.
• Time-bound: هدف SMART شما باید سررسید داشته باشد.

درباره اهداف SMART بیشتر بخوانید.

اهداف C.L.E.A.R:

“اهداف C.L.E.A.R” چارچوبی برای تعیین اهداف موثر است.

CLEAR مخفف موارد زیر است:

• Collaborative: این امر بر اهمیت مشارکت ذینفعان یا اعضای تیم در تعیین هدف و کار کردن برای رسیدن به آن تأکید می‌کند.
• Limited: تعیین محدودیت یا چارچوب زمانی برای دستیابی به یک هدف بسیار مهم است.
• Emotional: وقتی افراد با هدفی ارتباط عاطفی دارند، بیشتر اوقات انگیزه بیشتری برای پیگیری آن پیدا می‌کنند.
• Appreaciable: تقسیم اهداف بزرگتر به اجزای کوچکتر و قابل مدیریت‌تر می‌تواند آنها را دست‌یافتنی‌تر کند. اهداف محسوس آنهایی هستند که می‌توانند به وظایف کوچکتر یا نقاط عطف تقسیم شوند.
• Refinable: اهداف می‌توانند و باید با تغییر شرایط اصلاح و تنظیم شوند.

مراحل مدیریت پروژه 3: اجرای پروژه

مرحله اجرای پروژه جایی است که تیم شما کار واقعی را انجام می‌دهد. به عنوان یک مدیر پروژه، وظیفه شما ایجاد گردش کار کارآمد و نظارت دقیق بر پیشرفت تیمتان است. یکی دیگر از مسئولیت‌های مدیر پروژه در این مرحله حفظ همکاری موثر بین ذینفعان پروژه است. این موضوع تضمین می‌کند که همه در جریان امور قرار بگیرند و پروژه بدون هیچ مشکلی اجرا شود. می‌توانید از بهترین ابزارهای همکاری پروژه مانند بهتایم کمک بگیرید. این ابزارها نه تنها زندگی شما را آسان‌تر می‌کنند، بلکه کارایی و بهره‌وری تیم را نیز افزایش می‌دهند.

فعالیت‌های کلیدی در مرحله اجرای پروژه

در مرحله اجرای پروژه، برنامه‌هایی که در مرحله قبل تدوین شده‌اند وارد عمل می‌شوند و بخش اصلی کار پروژه انجام می‌شود. مهم‌ترین فعالیت‌های این مرحله عبارت‌اند از:

• انجام فعالیت‌های پروژه: اعضای تیم وظایف تعیین‌شده را مطابق برنامه، زمان‌بندی و محدوده پروژه انجام می‌دهند.
• هماهنگی تیم و منابع: مدیر پروژه باید مطمئن شود افراد، تجهیزات و سایر منابع موردنیاز در زمان مناسب در دسترس هستند.
• مدیریت ارتباطات: اطلاعات موردنیاز باید به‌موقع بین اعضای تیم، مدیر پروژه و ذینفعان ردوبدل شود تا از سوءتفاهم و تأخیر جلوگیری شود.
• مدیریت کیفیت: خروجی‌های پروژه باید در طول اجرا با استانداردها و معیارهای کیفی تعیین‌شده مقایسه شوند.
• مدیریت مسائل و تغییرات: مشکلات، موانع و درخواست‌های تغییر باید ثبت، بررسی و در صورت تأیید مدیریت شوند.
• ثبت پیشرفت واقعی: اطلاعات مربوط به پیشرفت فعالیت‌ها، زمان صرف‌شده، هزینه‌ها و وضعیت کارها باید ثبت شود تا در مرحله نظارت و کنترل بتوان عملکرد واقعی پروژه را با برنامه مقایسه کرد.

در واقع، هدف اصلی مرحله اجرا این است که برنامه پروژه به خروجی واقعی تبدیل شود؛ در حالی که مدیر پروژه هم‌زمان هماهنگی تیم، منابع، کیفیت و ارتباطات را مدیریت می‌کند.

مراحل مدیریت پروژه 4: نظارت و کنترل پروژه

در فرآیند مدیریت پروژه، فاز سوم و چهارم ماهیت متوالی ندارند. مرحله نظارت و کنترل پروژه به طور همزمان با اجرای پروژه اجرا می‌شود تا اطمینان حاصل شود که اهداف و موارد قابل تحویل پروژه برآورده می‌شوند. به عنوان یک مدیر پروژه، می‌توانید با ایجاد عوامل حیاتی موفقیت (CSF) و شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) مطمئن شوید که هیچکس از برنامه اصلی منحرف نمی‌شود.

در مرحله نظارت، مدیر پروژه این نقش را دارد که دو جنبه کلیدی را زیر نظر داشته باشد: میزان کار انجام شده (تلاش) و پولی که هزینه می‌شود (هزینه). این ردیابی یک هدف دوگانه را دنبال می‌کند:

اولا، کمک می‌کند تا اطمینان حاصل شود پروژه از بودجه تخصیص یافته به آن تجاوز نمی‌کند. با نظارت بر تلاش و هزینه در حین پیشرفت پروژه، مدیر می‌تواند تشخیص دهد آیا نشانه‌هایی از هزینه بیش از حد وجود دارد یا اینکه پروژه منابع بیشتری از برنامه‌ریزی اولیه مصرف می‌کند یا خیر. این کار باعث می‌شود تا اصلاحات به موقع برای حفظ پروژه در محدوده بودجه تعیین شده انجام شود.

ثانیا، ردیابی کمی تلاش و هزینه، داده‌های ارزشمندی را برای پروژه‌های آینده فراهم می‌کند. این کار به مدیر پروژه و سازمان اجازه می‌دهد تا از عملکرد پروژه فعلی یاد بگیرند. این داده‌ها را می‌توان تحلیل کرد تا تشخیص داده شود چه چیزی خوب کار کرده، چه چیزی خوب نبوده و چه قسمت‌هایی را می‌توان در پروژه‌های آینده بهتر انجام داد. در واقع به عنوان یک ابزار یادگیری برای بهبود شیوه‌های مدیریت پروژه و تضمین نتایج بهتر در تلاش‌های بعدی عمل می‌کند.

در مرحله نظارت و کنترل چه مواردی بررسی می‌شوند؟

در مرحله نظارت و کنترل پروژه، مدیر پروژه عملکرد واقعی را با برنامه پروژه مقایسه می‌کند تا انحراف‌ها به‌موقع شناسایی و اصلاح شوند. مهم‌ترین مواردی که در این مرحله بررسی می‌شوند عبارت‌اند از:

• پیشرفت پروژه: میزان پیشرفت واقعی فعالیت‌ها با پیشرفت برنامه‌ریزی‌شده مقایسه می‌شود تا تأخیرها یا عقب‌ماندگی‌ها مشخص شوند.
• زمان‌بندی پروژه: سررسید فعالیت‌ها، نقاط عطف و تأخیرهای احتمالی بررسی می‌شوند تا مشخص شود پروژه مطابق برنامه زمانی پیش می‌رود یا خیر.
• هزینه و بودجه: هزینه‌های واقعی با بودجه و هزینه‌های برنامه‌ریزی‌شده مقایسه می‌شوند تا انحراف هزینه در مراحل ابتدایی شناسایی شود.
• محدوده پروژه: تغییرات ایجادشده در محدوده و درخواست‌های جدید بررسی می‌شوند تا از خزش محدوده و افزایش کنترل‌نشده کار جلوگیری شود.
• ریسک‌ها و مسائل: ریسک‌های شناسایی‌شده، مشکلات جدید و اقدامات اصلاحی پیگیری می‌شوند.
• کیفیت خروجی‌ها: نتایج و تحویل‌دادنی‌های پروژه با معیارهای کیفی تعیین‌شده مقایسه می‌شوند.
• عملکرد پروژه: شاخص‌های کلیدی عملکرد مانند پیشرفت، زمان، هزینه و بهره‌وری تیم بررسی می‌شوند تا تصویر دقیق‌تری از وضعیت پروژه به دست آید.

هدف این مرحله فقط ثبت انحراف‌ها نیست؛ بلکه مدیر پروژه باید بر اساس اطلاعات به‌دست‌آمده، اقدامات اصلاحی یا پیشگیرانه لازم را انجام دهد تا پروژه دوباره در مسیر برنامه قرار گیرد.

مراحل مدیریت پروژه 5: خاتمه پروژه

این مرحله نهایی در فرآیند مدیریت پروژه است. مرحله خاتمه پروژه نشان دهنده پایان پروژه پس از تحویل نهایی است. فعالیت‌های کلیدی در مرحله بسته شدن پروژه عبارتند از:

تحویل نهایی: حصول اطمینان از تکمیل شدن تمامی محصولات تحویلی پروژه و رعایت استانداردهای کیفی مورد نیاز.

پذیرش مشتری یا ذینفعان: اخذ پذیرش رسمی نتایج پروژه از سوی مشتری یا ذینفعان مربوطه.

مستندسازی: سازماندهی و بایگانی تمام اسناد مربوط به پروژه، از جمله برنامه‌ها، گزارش‌ها و سوابق پروژه.

آزادسازی منابع پروژه: آزادسازی منابع پروژه، مانند اعضای تیم، تجهیزات و امکانات که دیگر برای پروژه مورد نیاز نیستند.

خاتمه مالی: تکمیل فعالیت‌های مالی از جمله نهایی کردن صورتحساب‌ها، تسویه حساب‌ها و بستن سوابق مالی مربوط به پروژه.

درس‌های آموخته شده: انجام یک بررسی پروژه برای شناسایی آنچه به خوبی پیش رفت، آنچه می‌توانست بهتر انجام شود و مستندسازی درس‌های آموخته شده برای پروژه‌های آینده.

گزارش پایان پروژه: این مرحله شامل بررسی کامل کل پروژه و تولید یک گزارش جامع است که همه جنبه‌ها را در بر می‌گیرد. تمام داده‌های ضروری در مکانی که در دسترس مدیران پروژه است، ذخیره می‌شوند.

بازخورد و ارزیابی: جمع‌آوری بازخورد از ذینفعان و اعضای تیم برای ارزیابی موفقیت پروژه و شناسایی زمینه‌های بهبود. اکثر تیم‌ها پس از اتمام پروژه یک جلسه بازتاب برگزار می‌کنند تا به موفقیت‌ها و شکست‌های خود در طول پروژه فکر کنند. این یک روش موثر برای اطمینان از بهبود مستمر در سازمان برای افزایش بهره‌وری کلی تیم در آینده است.

خاتمه قرارداد: در صورت وجود قراردادها یا توافقات، اطمینان از انجام کلیه تعهدات قراردادی و بستن قراردادها. گاهی برای پروژه‌ها کارشناسان خارجی به صورت قراردادی استخدام می‌شوند. فسخ این قراردادها و تکمیل مدارک لازم نیز بر عهده مدیر پروژه است.

فرآیند مدیریت پروژه خود را ساده کنید.

به کمک تقسیم پروژه به مراحل مدیریت پروژه، انجام پروژه را ساده‌سازی کنید. فراموش نکنید که امروزه استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه، اجتناب‌ناپذیر است. این ابزارها شما را در موفقیت پروژه به خوبی یاری می‌کنند. بهتایم نرم افزار آنلاین مدیریت پروژه و تایم شیت است. ثبت نام و استفاده از بهتایم برای 7 روز رایگان است، آن را امتحان کنید.

ثبت نام در بهتایم

مراجع:

kissflow.com