چطور می‌توانیم کمکتان کنیم؟
زمان حضور کارکنان
سامانه بهتایم دو روش اصلی برای ثبت و مدیریت زمان حضور کارکنان در سازمان ارائه می‌دهد:
۱. ورود زمان حضور با فایل اکسل (برای سازمان‌های دارای سیستم حضور و غیاب)
اگر سازمان شما دارای سیستم حضور و غیاب مستقل است، می‌توانید خروجی آن را در قالب فایل اکسل به بهتایم وارد کنید.
نحوه بارگذاری:
- به مسیر مدیریت ← ورود زمان حضور کاربران با فایل مراجعه کنید. در منوی ریلی جدید، بخش «مدیریت» از طریق قسمت «بیشتر» در دسترس است.
- فایل اکسل حاوی اطلاعات حضور کارکنان را بارگذاری نمایید.
- نکته مهم: فرمت فایل اکسل شما باید دقیقاً مشابه فایل نمونه ارائه‌شده توسط بهتایم باشد تا فرآیند بارگذاری با موفقیت انجام شود.
۲. ورود زمان حضور با ماژول حضور و غیاب بهتایم (برای سازمان‌های فاقد سیستم حضور و غیاب)
در صورتی که سازمان شما سیستم حضور و غیاب مجزا ندارد، می‌توانید از ماژول داخلی حضور و غیاب بهتایم، استفاده کنید. برای فعال‌سازی و تنظیم این ماژول، مراحل زیر را دنبال کنید:
مرحله ۱: تنظیمات ورود و خروج کاربران
- به بخش تنظیمات (آیکون چرخ‌دنده در پایین قسمت خوش‌آمدگویی)، مراجعه کنید. در منوی ریلی جدید، «تنظیمات» از طریق بخش «پروفایل و تنظیمات کاربری» در دسترس است.
- در تب ورود/خروج، بر روی «تنظیمات ثبت ورود و خروج کاربران» کلیک کنید.
- یکی از روش‌های زیر را برای ثبت ورود و خروج انتخاب و تنظیمات لازم را اعمال کنید:
- ورود بدون محدودیت: کاربران می‌توانند بدون هیچ محدودیتی از هر مکانی ورود و خروج خود را ثبت کنند.
- ورود با آدرس IP: ثبت ورود و خروج فقط از آدرس‌های IP تعریف‌شده (مثلاً IP شبکه داخلی سازمان) امکان‌پذیر خواهد بود.
- ورود با مختصات جغرافیایی: کاربران تنها در محدوده جغرافیایی تعیین‌شده (با استفاده از GPS تلفن همراه) قادر به ثبت ورود و خروج خواهند بود.
مرحله ۲: ثبت ورود و خروج توسط کاربران
پس از اعمال تنظیمات فوق، کاربران شما می‌توانند با مراجعه به قسمت «ثبت ورود و خروج» در پنل کاربری خود، ساعت ورود و خروجشان را ثبت کنند. در منوی ریلی جدید، «ثبت ورود و خروج» از طریق بخش «کار» در دسترس است.
مزایای استفاده از ماژول بهتایم:
- گزارش‌گیری: سیستم به‌طور خودکار، گزارش ورود و خروج را برای شما آماده می‌کند.
- محاسبه دقیق زمان حضور: سیستم، زمان حضور محاسبه‌شده (بر اساس ورود و خروج واقعی) را در گزارش تایم‌شیت و زمان حضور در اختیار شما قرار می‌دهد تا بتوانید عملکرد کارکنان را به‌صورت دقیق بررسی کنید.
گزارش تایم‌شیت‌ها و زمان حضور
برای دسترسی به این گزارش جامع، به مسیر گزارش‌ها ← همه گزارش‌ها ← گزارش‌ها از زمان صرف شده مراجعه کنید. در منوی ریلی جدید، «گزارش‌ها» از طریق بخش «بینش‌ها» در دسترس است.
با استفاده از فیلترها می‌توانید کاربران مختلف را انتخاب کرده و در محدوده زمانی مورد نظر، به اطلاعات مفصلی از تایم‌شیت‌های ثبت‌شده توسط آن‌ها دست پیدا کنید.
اطلاعاتی که در این گزارش مشاهده می‌کنید:
- وضعیت تأیید تایم‌شیت: وضعیت تأیید یا عدم تأیید تایم‌شیت توسط مدیر.
- زمان برنامه‌ریزی‌شده: ساعاتی که کاربر برای انجام فعالیت‌ها در برنامه‌ریزی روزانه خود، تعیین کرده است.
- زمان واقعی: ساعاتی که کاربر عملاً برای فعالیت‌ها در تایم‌شیت خود ثبت کرده است.
- زمان حضور: ساعاتی که کاربر مورد نظر در سازمان حضور داشته است و
- مازاد حضور و کسری حضور.
زمان حضور:
بهتایم، زمان حضور فرد در سازمان را با توجه به ورود و خروج‌های ثبت شده محاسبه می‌کند و در گزارش تایم‌شیت‌ها و زمان حضور، اختلاف زمان واقعی با این عدد محاسبه شده را در ستون مازاد حضور و کسری حضور نمایش می‌دهد، مگر اینکه ادمین سیستم تصمیم بگیرد زمان حضور را با فایل اکسل وارد کند که در این صورت زمان وارد شده با فایل اکسل، مبنای محاسبات ستون‌های مازاد حضور و کسری حضور در این گزارش قرار می‌گیرد.
مازاد حضور: میزان زمانی که زمان حضور کاربر بیشتر از زمان ثبت‌شده در تایم‌شیت است. این مقدار نشان می‌دهد چه بخشی از زمان حضور کاربر، در تایم‌شیت به‌عنوان زمان انجام کار ثبت نشده است.
کسری حضور: میزان زمانی که زمان ثبت‌شده در تایم‌شیت بیشتر از زمان حضور کاربر است. این مقدار نشان می‌دهد زمان ثبت‌شده در تایم‌شیت، چه میزان بیشتر از زمان حضور کاربر بوده است.
